CIRCULAR 012 DE 2020

(Diciembre 16)

Para: TODAS LAS DEPENDENCIAS DE LA SECRETARÍA JURÍDICA DISTRITAL.

De: DIRECCIÓN DE GESTIÓN CORPORATIVA

Asunto: ACTUALIZACIÓN DE INVENTARIOS

Radicado: 3-2020-8815

En cumplimiento de lo establecido en el numeral 2.2. Control para el Manejo de los bienes, capitulo 2 "LA GESTIÓN Y EL CONTROL DE LOS BIENES", de la Resolución No. 000001 de 2019, "Manual de Procedimientos Administrativos y Contables para el manejo y control de los bienes en las Entidades de Gobierno Distritales" y del procedimiento "Seguimiento y Control de Bienes" de código 2311500-PR-075 del proceso Gestión Administrativa, es necesario que todas las dependencias realicen la actualización de la información de los bienes muebles en servicio de propiedad de la Secretaría Jurídica Distrital a su cargo.

Para tal efecto, directores, jefes y los responsables de bienes en cada dependencia deben consultar la relación de bienes por dependencia a cargo de los servidores y contratistas en sus áreas, a través del siguiente enlace:

https://drive.google.com/file/d/lUMHAHiLmPTIpE35EDiY1mANZTCSiGnRE/view?usp=sharing

- En el listado deben realizar la verificación de la información frente a los reportes de información física de los bienes e identificar y verificar los responsables de los mismos.

- Los gestores de inventarios, quienes fueron designados por los jefes de dependencia, deben apoyar el proceso de actualización de la información de los inventarios, orientando a los servidores y contratistas en los traslados y reintegros que deban realizar, y posterior confrontación de los inventarios individuales frente al inventario general de la dependencia.

- Cuando en la dependencia existan bienes de uso común, serán cargados al jefe respectivo y no a sus subalternos y será a éste a quien se le apoye con el respectivo

control.

- Los servidores podrán revisar la información de sus bienes a cargo ingresando al enlace "Consulta de inventario" ubicado en la intranet a través de cual pueden consultar los inventarios por responsable. Es pertinente aclarar, que únicamente aplica a los bienes identificados en placas de la Secretaría Jurídica Distrital.

- De requerirse modificaciones o actualizaciones en la información a cargo, deben ser gestionadas utilizando el formato para traslado o reintegro 2311500-FT-136 "Traslado de Bienes entre Usuarios y/o Dependencias", disponible para descargar en el sistema SMART.

- De encontrar faltantes o sobrantes, comunicar inmediatamente al personal de almacén del proceso Gestión Administrativa y por último consolidar la información y enviarla junto con los soportes a la Dirección de Gestión Corporativa, mediante memorando electrónico suscrito por el jefe de dependencia.

- Revisada y actualizada la información, deben ser impresos y firmados para ser remitidos mediante memorando por el jefe de la dependencia a la Dirección de Gestión Corporativa a más tardar el jueves 24 de diciembre de 2020.

Los servidores del proceso de la Dirección de Gestión Corporativa, Juan Carlos Martínez (jcmartinezbasecretariaiuridica.qov.co) y Walter Ospina (wospinaasecretariaiuridica.gov.co), están atentos a resolver cualquier inquietud al respecto.

Atentamente,

MAGDA MERCEDES ARÉVALO ROJAS

Directora de Gestión Corporativa

NOTA: Ver Anexo.

Proyectó: Juan Carlos Martínez Bernal, Profesional Universitario, Gestión Corporativa.

Revisó: Dora Gutiérrez Hernández, Profesional Especializado, Gestión Corporativa.

Aprobó: Magda Mercedes Arévalo Rojas, Directora de Gestión Corporativa