CIRCULAR 013 DE 2020

 

(Diciembre 17)

 

PARA: SERVIDORES PÚBLICOS Y CONTRATISTAS DE LA SECRETARÍA JURÍDICA DISTRITAL

 

DE: DIRECCIÓN DE GESTIÓN CORPORATIVA

 

ASUNTO: CARGUE DE INFORMES DE EJECUCIÓN DE CONTRATOS EN EL SISTEMA ELECTRÓNICO DE CONTRATACIÓN PÚBLICA SECOP II

 

Radicado: 3-2020-8863

 

Teniendo en cuenta el artículo 3° de la Ley 1150 de 2007^[1], la sustanciación de las actuaciones, la expedición de los actos administrativos, los documentos, contratos y en general los actos derivados de la actividad precontractual y contractual, podrán tener lugar por medios electrónicos. Para el trámite, notificación y publicación de tales actos, podrán utilizarse soportes, medios y aplicaciones electrónicas, para lo cual el gobierno nacional desarrolló la plataforma transaccional del SECOP II.

 

De igual manera, el artículo 23° del Decreto-Ley 019 de 2012^[2], señala que los contratos estatales solo se publicarán en el Sistema Electrónico para la Contratación Pública- SECOP, que administra la Agencia Nacional de Contratación Pública - Colombia Compra Eficiente, en el cual las entidades y/o organismos de orden nacional y territorial garantizarán que la actividad y el desarrollo de los procesos contractuales se adelanten a través de esta plataforma.

 

Asimismo, el artículo 2.2.1.1.1.7.1 del Decreto Sectorial 1082 de 2015^[3], aduce que las Entidades y/o organismos de carácter Estatal están obligadas a publicar en el SECOP, los documentos del proceso y los actos administrativos, atendiendo con las obligaciones constitucionales y legales, en especial en sujeción al cumplimiento del principio de la publicidad en el ejercicio de la actividad contractual.

 

En relación con la actividad de supervisión e interventoría de contratos, el artículo 2.1.1.2.1.8 del Decreto Sectorial 1081 de 2015^[4], concordante con el literal g del artículo 11 de la Ley 1712 de 2014^[5], señala que los sujetos obligados deben publicar las aprobaciones, autorizaciones, requerimientos o informes del supervisor o interventor, que prueben la ejecución de lo contratos, esto a través de la plataforma transaccional del SECOP II.

 

De conformidad con lo anterior, la Guía de Colombia Compra Eficiente de supervisión y seguimiento a la ejecución de contratos^[6] señala que son obligaciones del supervisor del contrato las siguientes:

 

- Revisar que el expediente electrónico o físico del contrato esté completo, sea actualizado constantemente y cumpla con la normativa aplicable.

 

- Coordinar con el responsable en la Entidad Estatal la revisión y aprobación de garantías, la revisión de los soportes de cumplimiento de las obligaciones laborales, la revisión de las garantías.

 

- Revisar que la Entidad Estatal cumpla con los principios de publicidad de los Procesos de Contratación y de los Documentos del Proceso.

 

- Verificar el cumplimiento de las obligaciones del contratista en materia de seguridad social, salud ocupacional, planes de contingencia, normas ambientales, y cualquier otra norma aplicable de acuerdo con la naturaleza del contrato.

 

Asimismo, en la Circular N° 010 de 2018, expedida por esta Dirección, señala lo siguiente:

 

“La obligación de realizar el seguimiento a la ejecución contractual en el módulo “Ejecución del Contrato” del SECOP II, donde los supervisores y contratistas deben registrar el avance de la ejecución contractual”.

 

De lo anterior, se deberá realizar el cargue de todos los informes de ejecución contractual que se generen desde el inicio del contrato hasta la fecha de finalización del contrato, como requisito indispensable para la gestión de las cuentas de cobro.

En tal sentido, los informes de ejecución contractual deben tener su respectiva aprobación en  el SECOP II, para lo cual deben seguirse los siguientes pasos por parte de los contratistas y supervisores de la Secretaría Jurídica Distrital:

 

1. El/la contratista remitirá mediante memorando electrónico dirigido al supervisor del contrato el “Informe del Contratista-Supervisor” formato 197, junto con los anexos y los soportes de pago de seguridad social, para lo cual se debe crear el memorando electrónico a través de la plataforma SIGA:

 

 

2. Una vez se encuentre en la plataforma de SIGA, el/la contratista radicará el memorando electrónico, dirigido al supervisor del contrato:

 

 

3. Para realizar dicha actividad, se deberá descargar la plantilla y diligenciarla, tal y como se evidencia a continuación:

 

 

4. Adjuntar en el módulo de radicación electrónica la plantilla de memorando electrónico y cargar el formato “Informe del Contratista-Supervisor” formato 197 en PDF y los soportes de la Gestión desarrollada (comprimidos en formato ZIP) y el comprobante de pago de Aportes Seguridad Social en PDF.

 

 

Nota: Tener en cuenta que para cargar como adjunto los Soportes de la Gestión Contractual en formato ZIP o RAR se debe elegir la opción todos los archivos, en virtud que por defecto SIGA carga en formato PDF.

 

De igual manera, se debe considerar que los documentos en formato tanto ZIP como RAR que van a ser cargados en la plataforma SECOP II tienen restricción de 50 MB por archivo.

 

5. Se deben radicar los documentos en la plataforma de SIGA:

 

  

6. Una vez radicada la solicitud de pago del supervisor del contrato y el informe de pago “Informe del Contratista-Supervisor” formato 197 con los soportes correspondientes, la información señalada anteriormente (documentos con número de radicado en el SIGA) deberá cargarse por parte del contratista de manera obligatoria en el formulario 7 “Ejecución del Contrato” en la plataforma transaccional del SECOP II, para la aprobación por parte del supervisor, tal y como se evidencia a continuación:

 

6.1 En un primer momento, deberá ingresar a la plataforma transaccional del SECOP II.

 

6.2 Posteriormente, debe ingresar en detalle en información del contrato y dirigirse al formulario 7 “Ejecución del Contrato”, ubicar la sección “plan de pagos” y seleccionar la opción de “crear”:

 

 

 

6.3 Una vez seleccionada la opción “crear”, aparece la siguiente opción de registro de datos, denominada “registro de factura”. El contratista diligenciará todos los datos que aparecen en la siguiente imagen, siguiendo la información de apoyo que está al lado de cada ítem.

 

 

7. Cuando sean registrados todos los datos, se seleccionará la opción “anexar” que está en la parte inferior derecha de la opción “registro de factura” para iniciar el cargue de los documentos en la plataforma SECOP II, tal y como aparece a continuación:

 

 

 

8. Una vez cargado el documento, se selecciona la opción “anexar” y se da “cerrar” para cargar otro anexo. Se deberá anexar el Memorando de radicado SIGA del “Informe del Contratista- Supervisor” formato 197 remitido al supervisor del contrato, con sus soportes respectivos.

 

9. Para cargar los soportes de pago, tenga en cuenta que estos se pueden anexar con extensión ZIP o RAR y realizar el mismo procedimiento para anexar los mismos. El archivo comprimido tanto en ZIP o RAR debe nombrarse como (Soportes Pago “Mes”.ZIP o RAR)

 

10. Cuando se hayan cargado todos los soportes de pago, se selecciona la opción “confirmar” que está ubicada en la parte inferior derecha de la pestaña “registro de factura” y aparecen las siguientes opciones: a. Borrar, b. Registro y c. Enviar. Si el contratista tiene la seguridad de la información cargada en el aplicativo, seleccionará la opción “enviar”. En el caso que quiera hacer algún ajuste, lo puede realizar a través de la opción “registro”.

 

Recuerde que, una vez remitido el informe con los soportes, este no podrá ser editado.

 

 

11. El Supervisor revisará la información cargada por parte del contratista y en el caso que la misma corresponda a la ejecución de las obligaciones pactadas en el contrato y contenga los soportes de pago de seguridad social de acuerdo con el valor de los honorarios mensuales, aceptará el mismo en la plataforma.

 

Una vez sea esté aprobado, el/la contratista podrá imprimir el Formato “Informe del Contratista-Supervisor” (“FINANCIERA” formato 197, el cual debe ser firmado por el/la supervisor (a) y remitirse radicado por parte de él o ella mediante memorando electrónico con los comprobantes de aportes de seguridad social y el pantallazo de aprobación del informe de pago del contratista en la plataforma transaccional SECOP II a la Dirección de Gestión Corporativa para ordenar el respectivo pago.

 

12. En cuanto al cargue de los soportes de pago y los registros presupuestales en la plataforma transaccional del SECOP II, está será responsabilidad de la Dirección de Gestión Corporativa que garantizará que los mismos queden cargados en la plataforma, así como actualizar el estado de aprobado a marcar como pagado.

 

En el caso que los supervisores tengan a su cargo contrato celebrados con personas jurídicas, se deberá garantizar el cargue de los informes a través de la plataforma transaccional del SECOP II.

 

Con la expedición de la presente, queda sin efectos la Circular 014 de 2018 expedida por este Despacho.

 

Agradezco la atención prestada y cualquier inquietud será atendida oportunamente por esta Dirección.

 

Atentamente,

 

MAGDA MERCEDES ARÉVALO ROJAS

 

Directora de Gestión Corporativa

 

Proyecto: Carlos Andrés Acosta Naranjo, contratista de la Dirección de Gestión Corporativa.

                 Luis Gabriel Torres, contratista de la Dirección de Gestión Corporativa.

Revisó:     Jorge Ernesto Parra Leguizamón, profesional especializado de la Dirección de Gestión Corporativa.

                 Francisco Arias, contratista de la Dirección de Gestión Corporativa.

Aprobó:     Magda Mercedes Arévalo Rojas, Directora de Gestión Corporativa.