MEMORANDO 2020011201 DE 2020

(Abril 17)

PARA: Directores y Subdirectores Técnicos de Nivel Central y Local

DE: MIGUEL ANGEL BARRIGA TALERO Director Territorial

ASUNTO: Recolección de información Misional de prestación de servicios sociales durante la emergencia por COVID 19 y el aislamiento vital obligatorio – atenciones remotas

Cordial saludo para todos

En el marco de la emergencia por COVID 19, el aislamiento vital obligatorio y con el compromiso institucional por cumplir en el cierre de las metas del plan de desarrollo Bogotá Mejor para Todos, se ha identificado la necesidad apremiante de establecer unas formas nuevas de registro de información misional ya que, la totalidad de los servicios sociales se han registrado históricamente con firmas en físico en las Fichas SIRBE destinadas para tal fin. No obstante, en las actuales circunstancias que nos vemos obligados a atender a través de medios telefónicos y virtuales y tenemos claro, que la información que soporte esas atenciones debe ser de otras características, pero garantizando calidad y veracidad suficientes para demostrar la correcta asignación de recursos públicos a sus verdaderos destinatarios.

Teniendo en cuenta todo lo anterior y sin desconocer en ningún momento las disposiciones del procedimiento vigente de Recolección, Critica y Digitación PCD-PSS-022, el Manual Perfiles para recolectores, críticos y digitadores de la información misional de la SDIS MNL-PSS-006 y el Protocolo Digitación para el Sistema de Información Misional PTC-PSS-030, me permito remitir las siguientes instrucciones, que tendrán aplicabilidad perentoria únicamente hasta el final del aislamiento vital obligatorio:

1. En todos los casos y servicios sociales, se seguirá el implementando el manual de recolectores, críticos y digitadores de la información misional de la SDIS.

2. En todos los casos de atención, debe quedar registro formal de la misma, esto puede incluir instrumentos no controlados que se generen para tales fines, pero que deben ser generados por las dependencias responsables de su implementación con revisión por parte de la gestora del Proceso Prestación de Servicios Sociales para la Inclusión Social.

3. Cuando en el servicio social se cuente con FICHA SIRBE específica, se debe diligenciar y en los campos de diligenciamiento, tales como “Descripción de la problemática” o “Concepto Técnico/ Concepto Profesional” u “Observaciones” se debe dejar evidencia de que la atención es brindada durante los días de aislamiento vital obligatorio, la normatividad asociada: Decretos de orden Nacional, Distrital o Circulares institucionales que avalan el aislamiento de la población y por tanto se atiende a través de canales alternativos como los virtuales o telefónicos.

4. En los casos de los servicios que brindan formación, capacitación, aprovechamiento del tiempo libre y otras modalidades de servicios con acceso virtual y ante la imposibilidad de diligenciar las aclaraciones por ser una ficha tipo listado, sin las variables descripción o concepto técnico, se contará con una base de datos de los participantes, que contenga la información de ubicación suficiente para hacer verificación de los servicios prestados en cualquier momento por parte de los responsables del servicio y/o por parte de auditores internos y externos.

5. En los servicios sociales que hacen focalización a través del aplicativo institucional, se harán las entrevistas y diligenciamiento de encuestas y todos los instrumentos a través de medios telefónicos o virtuales. Se deberá incluir una observación que aclare que la atención se realiza de manera remota, debido al aislamiento vital y se menciona la normatividad asociada.

Resulta fundamental recordar que los administradores de las Fichas SIRBE específicas, son los gerentes de los servicios sociales, por lo que en caso de necesitarse una directriz puntual no incluida en las anteriormente listadas, será el Director o Subdirector Técnico que administra la ficha, quien haga las aclaraciones y alcances necesarios.

Teniendo en cuenta la importancia que tiene para la entidad y para la ciudad la información misional, se deben aunar esfuerzos para que la calidad, veracidad y oportunidad de la misma, sea la mejor en esta y en todas las oportunidades.

Cordialmente,

MIGUEL ANGEL BARRIGA TALERO

Director Territorial

Elaboró: Sandra Ávila Pérez – Gestora de Servicios Sociales para la Inclusión Social DT

Revisó: Juan Carlos Rodríguez – Asesor Jurídico - Dirección Territorial