RESOLUCIÓN 34 DE 1999

(octubre 19)

por la cual se modifica parcialmente la Resolución Reglamentaria 7 de 1998, relacionada con el Sistema y Funcionamiento del Control Interno en la Contraloría de Santa Fe de Bogotá, D.C., y se dictan otras disposiciones.

El Contralor de Santa Fe de Bogotá, D.C., en ejercicio de sus atribuciones legales, en especial las que le confieren los artículos 10 y 12 del Acuerdo 16 de 1993 y,

CONSIDERANDO:

Que de conformidad con la Ley 87 de 1993 la Contraloría de Santa Fe de Bogotá, D.C., adoptó su sistema de control interno, cuyo funcionamiento se rige por las Resoluciones Reglamentarias 7 del 24 de junio de 1998 y 9 del 24 de agosto de 1998.

Que es responsabilidad del Contralor de Santa Fe de Bogotá, D.C., mantener y perfeccionar el Sistema de Control Interno de la Entidad, de acuerdo con la naturaleza, estructura y misión de la misma.

Que es necesario mejorar el sistema de control interno de la Contraloría, armonizándolo a las necesidades y requerimientos que demanda la gestión.

Que el Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno considera conveniente, promover el mejoramiento de los sistemas de comunicación e información interdependencial en pro de facilitar la toma de decisiones para optimizar el ejercicio del control fiscal.

Que el Comité y los Subcomités que intervienen en el Sistema de Control Interno de la Contraloría, requieren ajustarse permanentemente a las exigencias y requerimientos de la Entidad, con el fin de hacerlos más ágiles y eficientes en sus actuaciones.

Que dada la importancia e incidencia del Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno, es necesario modificar su composición para que en él intervengan y participen los directivos de la Contraloría y se discutan y analicen además de los temas correspondientes al Sistema de Control Interno de la Entidad, los de planeación, administración y todos aquellos que permitan mejorar y racionalizar la gestión de la misma y el ejercicio del control fiscal.

RESUELVE:

Artículo 1º.- Modificar el artículo 8 de la Resolución Reglamentaria 7 de 1998, el cual quedará así:

"Artículo 8º.- Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno. El Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno como órgano coordinador y asesor en la materia, estará integrado por los siguientes funcionarios:

a.      El Contralor o el Contralor Auxiliar, quien lo presidirá.

b.      El Secretario General.

c.      Los dieciséis Jefes de Unidad.

El Jefe de la Unidad de Control Interno asistirá con derecho a voz pero sin voto y actuará como Secretario Técnico del Comité.

Parágrafo.- A las reuniones del Comité de Coordinación podrán ser invitados, con derecho a voz más no a voto, los funcionarios que en concepto de los miembros del Comité, deban participar en las sesiones según los asuntos a tratar.

Artículo 2º.- Modificar el artículo 9 de la Resolución Reglamentaria 7 de 1998, el cual quedará así:

"Artículo 9º.- Objetivos del Comité. Son objetivos del Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno:

a.      Propender por el fortalecimiento del Sistema de Control Interno de la Entidad, de conformidad con las normas constitucionales y legales.

b.      Fortalecer la comunicación y coordinación entre las diferentes dependencias de la Contraloría, generando información confiable y oportuna para la toma de decisiones.

c.      Promover la consolidación de la cultura de la planeación y el autocontrol en la Institución.

d.      Conocer el desarrollo de los Sistemas de Control Interno y de planeación estratégica para facilitar los correctivos necesarios.

e.      Propender por el mejoramiento continuo del proceso de control fiscal.

f.        Propender por la racionalización y mejoramiento de la gestión administrativa.

Artículo 3º.- Modificar el artículo 10 de la Resolución Reglamentaria 7 de 1998, el cual quedará así:

"Artículo 10º.- Funciones del Comité. El Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno desarrollará las siguientes funciones:

a.      Recomendar pautas para el mejoramiento permanente del Sistema de Control Interno, de conformidad con las normas vigentes y la función fiscalizadora de la Entidad.

b.      Fijar políticas y directrices generales para la evaluación del Sistema de Control Interno de la Entidad.

c.      Recomendar políticas y acciones tendientes a fomentar e implementar la cultura del autocontrol y de la planeación entre los funcionarios en todos los niveles de la Entidad.

d.      Asesorar al Contralor en la definición de la planeación estratégica de la Contraloría y en la evaluación del estado de cumplimiento de los logros, objetivos y metas allí propuestos, tanto de la Entidad como de cada dependencia.

e.      Analizar el proceso de planeación estratégica que se cumple en la Entidad, recomendando al Contralor las medidas y acciones que permitan su cumplimiento y desarrollo.

f.        Recomendar prioridades para la adopción, adaptación, adecuado funcionamiento y optimización de los sistemas de información gerencial, estadística, financiera, de planeación y de evaluación de procesos, así como para la utilización de indicadores de gestión generales y por áreas.

g.      Proponer métodos, procedimientos, herramientas o sistemas que permitan agilizar y mejorar la calidad del proceso de control fiscal.

h.      Promover mecanismos de participación ciudadana en el ejercicio del control fiscal y evaluar los resultados.

i.        Revisar el proceso de control fiscal y formular recomendaciones para garantizar el ejercicio de la auditoría integral.

j.         Discutir los problemas logísticos, administrativos y de personal que se presenten para el desarrollo de los planes, programas y proyectos asignados, determinando soluciones y alternativas que permitan superarlos.

k.      Presentar a consideración del señor Contralor propuestas de modificación a las normas vigentes sobre Control Interno y las demás que regulen el funcionamiento de las dependencias y el ejercicio del control fiscal.

l.         Efectuar el seguimiento y evaluación sobre las tareas y actividades que sean asignadas a las diferentes instancias de la Contraloría.

m.    Las demás funciones que de acuerdo con su naturaleza le sean asignadas por el señor Contralor.

Artículo 4º.- Reuniones. El Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno se reunirá ordinariamente dentro de la tercera semana de cada mes, en el día, lugar y hora que defina el Presidente del mismo. Así mismo, podrá sesionar en reuniones especializadas con algunos de los integrantes para discutir, analizar y decidir sobre los procesos de control, fiscal, administrativos y presupuestales.

También podrá reunirse de manera extraordinaria a solicitud del Contralor, del Presidente del Comité o de un número plural de miembros.

Artículo 5º.- Asistencia. Los integrantes del Comité, con excepción del Contralor, no podrán delegar en otros funcionarios su representación. La inasistencia sin justificación al Comité será considerada causal de mala conducta.

Artículo 6º.- Quórum Deliberatorio y Decisorio. El Comité requiere para deliberar la asistencia de por lo menos la mitad más uno de sus miembros y sus decisiones deberán ser aprobadas por consenso, o en su defecto por el voto favorable de por lo menos la mitad más uno de los miembros asistentes.

Artículo 7º.- Actas. De cada reunión del Comité se levantará un acta que será refrendada por el Presidente y su Secretario, copia de la cual se remitirá al Despacho del Contralor y a todos los integrantes, dentro de los 5 días hábiles siguientes a la fecha de la reunión.

Las observaciones al acta se presentarán mediante escrito dirigido a la Unidad de Control Interno con anterioridad a la siguiente sesión.

Artículo 8º.- Funciones del Presidente del Comité. El Presidente del Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno cumplirá las siguientes funciones:

1.      Presidir las reuniones del Comité.

2.      Cumplir y hacer cumplir el reglamento del Comité.

3.      Convocar y fijar la fecha, el lugar y la hora para las sesiones ordinarias, especializadas y extraordinarias, de acuerdo con el artículo 4 de la presente Resolución.

4.      Definir el orden del día para las reuniones.

5.      Limitar el tiempo de intervención de los participantes en las deliberaciones del Comité.

6.      Refrendar las Actas de las reuniones del Comité.

7.      Velar por el cumplimiento de las políticas y tareas fijadas por el Comité.

8.      Las demás que correspondan a la naturaleza del cargo.

Artículo 9º.- Funciones del Secretario. El Secretario Técnico del Comité cumplirá las siguientes funciones:

1.      Citar a los integrantes del Comité a las reuniones ordinarias o extraordinarias e invitar a las mismas a los funcionarios que en concepto de los miembros del Comité deban asistir.

2.      Aplicar mecanismos de control sobre el cumplimiento de las políticas y actividades acordadas en el Comité.

3.      Redactar las actas de las reuniones y enviarlas de acuerdo con lo previsto en esta Resolución.

4.      Expedir copias y certificaciones de los documentos y actas de reuniones del Comité.

5.      Llevar el archivo y custodiar la correspondencia, actas, libros y demás documentos que se alleguen al Comité.

6.      Las demás que le sean asignadas de acuerdo con la naturaleza de su cargo.

Artículo 10º.- Vigencia. La presente Resolución rige a partir de la fecha de su expedición y deroga los artículos 11, 12, 13, 14 y 15 de la Resolución Reglamentaria 7 de 1998, la Resolución Reglamentaria 9 del 24 de agosto de 1998, los reglamentos internos del Comité y los Subcomités de Control Interno y las demás disposiciones que le sean contrarias.

Publíquese, comuníquese y cúmplase.

Dada en Santa Fe de Bogotá D.C., a 19 de octubre de 1999.

El Contralor, JOSÉ OVIDIO CLAROS POLANCO

NOTA: La presente Resolución aparece publicada en el Registro Distrital No. 2013 de octubre 28 de 1999