RESOLUCIÓN 234 DE 1998

(marzo 25)

por la cual se reglamenta el trámite interno de los derechos de petición y otras solicitudes.

El Director Ejecutivo del Instituto de Desarrollo Urbano, en ejercicio de sus facultades legales, en especial de las que le confiere el Acuerdo 19 de 1972 y la Resolución 018 de 1974, y

Que la Constitución Política de Colombia consagra en su artículo 23 del Derecho Fundamental de toda persona a presentar peticiones respetuosas a las autoridades por motivos de interés general o particular, y a obtener pronta resolución.

Que el Derecho de petición incluye el de información, consagrado igualmente en el artículo 20 de la Constitución Política.

Que el artículo 74 de la Constitución Política establece el derecho a acceder a los documentos públicos salvo los casos que establece la Ley.

Que los artículos 5 al 42 del Código Contencioso Administrativo regulan en ejercicio de estos Derechos.

Que el artículo 17 del Acuerdo 19 de 1972 y las Resoluciones 18 de 1974 y 15 de 1997 facultan al Director para expedir actos, dirigir y coordinar el trabajo de los empleados.

Que las consideraciones anteriores están en concordancia con el Acuerdo 3 de 1987 y el Decreto 1421 de 1993.

Que es un deber de las Instituciones y las personas cumplir con la Constitución y las Leyes.

Que se hace necesario la expedición de un reglamento interno que permita dar respuesta a las peticiones y solicitudes de manera ágil, eficaz y veraz.

Artículo 1º.- Objeto. Reglamentar el procedimiento para trámite de solicitudes formuladas a la Entidad.

Artículo 2º.- Formulación de Peticiones. Las solicitudes que se presente ante el Instituto de Desarrollo Urbano, en ejercicio de los Derechos de Petición, Información, o en general cualquier comunicación que le sea dirigida exige respuesta y podrán formularse verbalmente o por escrito.

Parágrafo 1º.- Las solicitudes podrán estar motivadas indistintamente por intereses particulares o generales, pero deberán referirse a la gestión cumplida por la entidad de acuerdo a las funciones que le asigna la Ley.

Parágrafo 2º.- Cuando la solicitud se haga de manera verbal, y a criterio del funcionario sea conveniente que la solicitud se realice por escrito, ya porque él no es el competente para dar la información o lo solicitado exige respuesta escrita, éste le proporcionará al peticionario todos los medios e información necesaria para tal fin.

Las peticiones escritas deberán contener:

1. La designación de la autoridad a quien se dirige.
2. Los nombres y apellidos completos del peticionario y el del representante o apoderado si es el caso, con indicación del documento de identidad, el domicilio y la firma.
3. El objeto y las razones en que apoya la solicitud.
4. La relación de los documentos que se anexen.
5. La designación del Derecho ejercido, esto es, petición, información, consulta, quejas o reclamos.

Parágrafo 3º.- El escrito deberá radicarse en la dependencia de archivo y correspondencia, que verificará el cumplimiento de los requisitos señalados y le asignará un número de consecutivo con indicación de la fecha y la hora de presentación. Lo anterior para efectos de dar información al peticionario sobre el estado de su solicitud, y posterior control interno de las respuestas.

Parágrafo 4º.- Por ningún motivo los funcionarios del Instituto podrán recibir comunicaciones de particulares sin el cumplimiento de lo estipulado en el parágrafo anterior, con excepción de los trámites que se surtan ante la Oficina de Control Disciplinario.

Artículo 3º.- Facultades para Contestar. La capacidad y responsabilidad de responder las solicitudes de los particulares, así como la responsabilidad que se desprenda de su contenido, recae directamente en el Director Ejecutivo del Instituto, los Subdirectores, los Gerentes de Proyecto y los Jefes de Oficina. También tienen responsabilidad los funcionarios a quien les sea expresamente asignado por el superior la preparación de la respuesta, lo cual no implica cese en la responsabilidad del superior.

Artículo 4º.- Direccionalidad de las Solicitudes. La dependencia de archivo y correspondencia remitirá las comunicaciones a la dependencia que este dirigida. El responsable de dicho dependencia dará el trámite requerido de acuerdo con los siguientes parámetros:

1. Si la información o petición solicitada no corresponde a las funciones desarrolladas por la dependencia a la cual va dirigida, el responsable debe trasladarla, a más tardar al día siguiente de recibirla, sin que esto implique prórroga de términos, a la competente para su respuesta. Si dicha información no corresponde a las funciones desempeñadas por el Instituto, debe dar traslado inmediato a la Entidad competente e informar al solicitante, indicándole dicha remisión.

 

2. El Director podrá asignar la responsabilidad de preparar respuestas a las solicitudes en el Subdirector, Gerente de Proyecto o Jefe de Oficina encargada del tema motivo de la solicitud.

 

3. Cuando la respuesta requiera la información de varias dependencias del Instituto, es responsable de la coordinación de las informaciones y la contestación de la solicitud, el responsable del área a quien esté dirigida, o el delegado del Director si es el caso.

Artículo 5º.- Término para Respuesta. Teniendo en cuenta que todas la comunicaciones exigen respuesta por parte del Instituto, de acuerdo con el tipo de solicitud que contengan, deben tener contestación dentro de los siguientes plazos así:

1. Las comunicaciones que contengan la expresión "Derecho de Petición", sean de carácter general o particular, dentro de los quince (15) días siguientes a la fecha de su radicación en la entidad.

 

2. Las que de su contenido se desprenda que son en uso del Derecho de Información o contengan dicha expresión, dentro de los (10) siguientes a la fecha de radicación, en los términos que establece el artículo 22 del Código Contencioso Administrativo.

 

3. Las que su contenido se desprenda que son una Consulta o contengan dicha expresión, dentro de los (30) treinta días siguientes a la fecha de su radicación.

 

4. Las que contengan quejas o reclamos sobre funcionarios o fallas en el servicio, dentro de los quince (15) días siguientes a la fecha de radicación.

 

5. Las demás comunicaciones dentro de los veinte (20) días siguientes a la fecha de radicación.

Parágrafo 1º.- Cuando no fuere posible por la complejidad de la solicitud dar respuesta al peticionario dentro de los términos señalados anteriormente, es deber del funcionario responsable informar al peticionario dentro de los términos establecidos en esta Resolución, dicha imposibilidad indicándole el tiempo que demorará la respuesta.

Artículo 6º.- Términos para Responder Comunicaciones de Autoridades. Las comunicaciones de los organismos de control o de cualquier autoridad jurisdiccional, deben responderse en los términos, dispuestos en ellas. Si no indicaren el término, se resolverán dentro de los cinco (5) días siguientes al recibo de éstas.

Artículo 7º.- Control Interno. El cumplimiento de la presente Resolución estará a cargo del Jefe de la Oficina de Quejas y Reclamos, quien desarrollará mecanismos que permitan el estricto cumplimiento a los aquí reglamentado. El Jefe de la Oficina de Control Interno, realizará las evaluaciones respectivas.

Artículo 8º.- Sanciones. La no observancia de los preceptos constitucionales y del presente reglamento, acarreará las sanciones previstas por el Código Contencioso Administrativo, de la Ley 200 de 1995 y la Ley 190 de 1995.

Artículo 9º.- Vigencia. El presente reglamento rige a partir de la fecha de su expedición.

Comuníquese y cúmplase.

Dado en Santa Fe de Bogotá, D.C., a 25 de marzo de 1998.

El Director General, ANDRÉS CAMARGO ARDILA.