RESOLUCIÓN ORGANIZACIONAL OGZ 783 DE 2021

(Junio 23)

Por la cual se definen los criterios y procedimientos para adelantar acciones conjuntas y coordinadas entre la Contraloría General de la República y las contralorías territoriales.

El Contralor General de la República

En ejercicio de sus facultades constitucionales y legales, en especial las previstas en el artículo 35 del Decreto-ley número 267 de 2000 y el artículo 17 del Decreto-ley número 403 de 2020, y

CONSIDERANDO:

Que el artículo 113 de la Constitución Política establece que además de los órganos que integran las ramas del poder público existen otros, autónomos e independientes, para el cumplimiento de las demás funciones del Estado y en todo caso, en la estructura del Estado los diferentes órganos tienen funciones separadas pero colaboran armónicamente para la realización de sus fines.

Que el artículo 267, inciso 1, de la Constitución Política preceptúa que la vigilancia y el control fiscal son una función pública que ejercerá la Contraloría General de la República, la cual vigila la gestión fiscal de la administración y de los particulares o entidades que manejen fondos o bienes públicos, en todos los niveles administrativos y respecto de todo tipo de recursos públicos. En consecuencia, dispone que la ley reglamentará el ejercicio de las competencias entre contralorías, en observancia de los principios de coordinación, concurrencia y subsidiariedad y que el control ejercido por la Contraloría General de la República será preferente.

Que el artículo 267, inciso 4°, de la misma Carta Política prescribe que la vigilancia de la gestión fiscal del Estado incluye el seguimiento permanente al recurso público, sin oponibilidad de reserva legal para el acceso a la información por parte de los órganos de control fiscal, y el control financiero, de gestión y de resultados, fundado en la eficiencia, la economía, la equidad, el desarrollo sostenible y el cumplimiento del principio de valoración de costos ambientales.

Igualmente dispone que la Contraloría General de la República tendrá competencia prevalente para ejercer control sobre la gestión de cualquier entidad territorial, de conformidad con lo que reglamente la ley.

Que el artículo 272 constitucional determina que la vigilancia de la gestión fiscal de los departamentos, distritos y municipios donde haya contralorías, corresponde a estas en forma concurrente con la Contraloría General de la República y que la ley regulará las competencias concurrentes entre contralorías y la prevalencia de la Contraloría General de la República.

Que el artículo 288 de la Carta Política indica que las competencias atribuidas a los distintos niveles territoriales serán ejercidas conforme a los principios de coordinación, concurrencia y subsidiariedad en los términos que establezca la ley.

Que según el artículo 3° del Decreto-ley número 403 de 2020, la vigilancia y el control fiscal se fundamentan, entre otros, en los principios de concurrencia, de coordinación, de prevalencia, y de subsidiariedad, en virtud de los cuales se establecen las reglas para el ejercicio de las competencias entre contralorías, especialmente, como la Contraloría General de la República puede intervenir en los asuntos propios de las contralorías territoriales en los términos previstos en la ley.

Que el artículo 6°, literal d), del Decreto-ley número 403 de 2020 indica que la prevalencia en la vigilancia y el control fiscal de los departamentos, distritos y municipios y demás entidades del orden territorial, así como a los demás sujetos de control de las contralorías territoriales, por parte de la Contraloría General de la República, puede ser ejercida mediante las acciones conjuntas y coordinadas con las contralorías territoriales.

Que el artículo 17 del Decreto-ley número 403 de 2020 autoriza a las contralorías para adelantar acciones conjuntas y coordinadas de vigilancia y control fiscal cuando el sujeto, objeto o actividad de control lo amerite, con el fin de potenciar la vigilancia y control fiscal a practicar, facultando a ese efecto al Contralor General de la República para que defina los criterios, procedimientos y metodologías aplicables. Así mismo, se prevé en el parágrafo del precitado artículo, que la Contraloría General de la República podrá solicitar en cualquier momento el apoyo de cualquier contraloría territorial para la realización de actividades de vigilancia y control fiscal sobre objetos de interés mutuo; para lo cual coordinará la disponibilidad de recursos humanos, operativos y técnicos con la contraloría territorial correspondiente.

Que de conformidad con lo previsto en el artículo 42F del Decreto-ley número 267 de 2000, adicionado por el artículo 6° del Decreto-ley número 405 de 2020, le corresponde a la Unidad de Apoyo Técnico al Sistema Nacional de Control Fiscal (Sinacof), entre otras funciones, realizar estudios sobre la eficiencia y la eficacia en el ejercicio de la vigilancia y control fiscal y hacer recomendaciones al Contralor General de la República y al Consejo Nacional del Sinacof, así como, asumir aquellas funciones que le sean asignadas y que correspondan a la naturaleza de la dependencia, motivo por el cual su participación en la articulación y coordinación para la realización de acciones conjuntas y coordinadas deviene en fundamental.

Que en consecuencia, mediante los numerales 12 y 13 del artículo 2° de la Resolución Organizacional OGZ 0780 del 3 de mayo de 2021, por la cual se dictan normas generales para el funcionamiento de la Unidad de Apoyo Técnico al Sistema Nacional de Control Fiscal (Sinacof) y se dictan otras disposiciones, le asigna, entre otras funciones, la de Coordinar con las Contralorías Delegadas Sectoriales la realización de acciones conjuntas en procesos auditores o actuaciones especiales de fiscalización donde participen las Contralorías Territoriales, en cumplimiento del Plan Nacional de Vigilancia y Control Fiscal, y la de coordinar con la Dirección de Información, Análisis y Reacción Inmediata (DIARI), el suministro de información de competencia de las Contralorías Territoriales, para el ejercicio de la vigilancia y control fiscal, cuando se considere necesario compartir dicha información de acuerdo con los análisis técnicos que se efectúen al interior de la Contraloría General de la República.

Que igualmente, en el artículo 5° de la precitada resolución se establece que la Unidad de Apoyo Técnico al Sistema Nacional de Control Fiscal (Sinacof), coordinará el trámite de las solicitudes de apoyo de las Contralorías Delegadas Sectoriales, dirigidas a cualquier contraloría territorial para la realización de actividades de vigilancia y control fiscal sobre objetos de interés mutuo, en articulación con el área misional que corresponda, para garantizar la disponibilidad del talento humano y recursos, operativos y técnicos con la contraloría territorial correspondiente.

Que se hace necesario definir los criterios y procedimientos para adelantar acciones conjuntas y coordinadas entre la Contraloría General de la República y las contralorías territoriales, para el adecuado ejercicio de las facultades legales mencionadas y promover sinergias entre contralorías, de modo que se optimice la eficiencia y eficacia de la vigilancia y control fiscal, se alcancen mejores resultados en la defensa y protección del patrimonio público y se promueva el intercambio de mejores prácticas y aprendizajes mutuos. En mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

Artículo 1°. Objeto. Esta resolución tiene por objeto determinar los criterios, procedimientos y metodologías aplicables a las acciones conjuntas y coordinadas entre la Contraloría General de la República y las contralorías territoriales, como mecanismo previsto por el legislador para optimizar la eficiencia y eficacia de la vigilancia y control fiscal generando sinergias entre los órganos que lo ejercen.

Artículo 2°. Definición. Se entiende por acción conjunta y coordinada, la vigilancia y control fiscal que se realiza en forma mancomunada y simultánea por parte de la Contraloría General de la República y las contralorías territoriales, en el marco del control posterior y selectivo, mediante la suma de capacidades, recursos y propósitos comunes, respecto de objetos de vigilancia y control fiscal en los que se encuentren involucrados recursos endógenos de las entidades territoriales o en los cuales exista cofinanciación entre aquellos y recursos del orden nacional independientemente del porcentaje de su participación.

En atención a las acciones conjuntas y coordinadas, podrán realizarse auditorías, actuaciones especiales de fiscalización y demás ejercicios de control posterior y selectivo que resulten pertinentes, hasta antes del inicio de la etapa de planeación, de conformidad con lo establecido en las guías de auditoría, metodologías y procedimientos vigentes emitidos por la Contraloría General de la República, como manifestación de la prevalencia de esta respecto de las contralorías territoriales.

Parágrafo. Las acciones conjuntas y coordinadas, se efectúan en el marco del control fiscal posterior y selectivo, teniendo en cuenta que el control fiscal concomitante y preventivo es de competencia exclusiva de la Contraloría General de la República.

Artículo 3°. Finalidades. Las acciones conjuntas y coordinadas entre contralorías tienen, entre otras finalidades, optimizar la eficiencia y eficacia de la vigilancia y el control fiscal posterior y selectivo, alcanzar mejores resultados en la defensa y protección del patrimonio público y el intercambio de mejores prácticas y aprendizajes mutuos.

Artículo 4°. Iniciativa. El Contralor Delegado General, Sectorial, Intersectorial o el contralor territorial que consideren viable la realización de acciones conjuntas y coordinadas, las propondrán a la Unidad de Apoyo Técnico al Sinacof, manifestando como mínimo lo siguiente:

a. El objeto de vigilancia y control fiscal sobre el cual se solicita la acción conjunta y coordinada, discriminando el origen de los recursos respecto de los cuales se propone el ejercicio;

b. Los órganos de control fiscal que participarán y el mérito para abordar de manera conjunta y coordinada el ejercicio de control, que incluya, entre otros aspectos que justifiquen su realización, la trascendencia social, económica o ambiental, a nivel nacional, regional o local;

c. Los ejercicios de vigilancia y control fiscal que se estén adelantando o que se encuentren incorporados en los respectivos planes de vigilancia, sobre el correspondiente objeto de control fiscal; y

d. Propuesta sobre el alcance de la acción de vigilancia y control fiscal, los procedimientos técnicos a aplicar y su duración, para el efecto deberán observarse los requisitos propios de planeación previstos en las guías y procedimientos de la Contraloría General de la República.

Artículo 5°. Trámite. Dentro de los diez (10) días siguientes al recibo de la solicitud, la Unidad de Apoyo Técnico al Sinacof coordinará y convocará una mesa de trabajo, en la que participará dicha Unidad, el solicitante y las demás dependencias u órganos de control fiscal involucrados, en donde se analizará la pertinencia de la realización de acciones conjuntas y coordinadas, teniendo en cuenta, entre otros, los siguientes criterios:

a. Origen de los recursos, la naturaleza de los objetos o sujetos involucrados, el marco regulatorio propio del respectivo sector y de sus procesos;

b. Las razones que justifican su realización, en especial aquellas relacionadas, con el fortalecimiento y potenciación esperada de la vigilancia y control fiscal;

c. La disponibilidad de talento humano y recursos físicos o financieros de los órganos de control fiscal involucrados;

d. El alcance de la acción de vigilancia y control fiscal, los procedimientos técnicos a aplicar y su duración.

Parágrafo. La Unidad de Apoyo Técnico al Sinacof podrá proponer iniciativas que tengan origen en las alertas tempranas emanadas de la Dirección de Información, Análisis y Reacción Inmediata (DIARI), para lo cual convocará la mesa de trabajo a la que se refiere el presente artículo, en la cual presentará la respectiva iniciativa y se seguirá el procedimiento descrito en el presente acto administrativo.

Artículo 6°. Solicitud Conjunta. El Contralor Delegado General, Sectorial, Intersectorial y el contralor territorial involucrados y el Jefe de la Unidad de Apoyo Técnico al Sinacof, deberán elaborar y aprobar conjuntamente su solicitud ante el Contralor General de la República, la cual deberá ser suscrita por el Jefe de la Unidad mencionada y contener la descripción y análisis de los aspectos referidos en los artículos anteriores.

Artículo 7°. Autorización. La decisión de autorizar o negar la realización de acciones conjuntas y coordinadas es exclusiva del Contralor General de la República, quien, mediante acto administrativo de trámite, que no admite recurso alguno, aprobará o improbará la propuesta de acciones conjuntas y coordinadas.

En caso de negarse la solicitud conjunta, las competencias de vigilancia y control fiscal, respecto del objeto de la solicitud, se mantendrán incólumes en el marco de lo previsto en la ley.

Artículo 8°. Comisión de Coordinación. La comisión de coordinación será la instancia encargada de dirigir la planeación y ejecución y de adoptar las decisiones pertinentes en el marco de las acciones conjuntas y coordinadas. Estará conformada por los contralores territoriales y los contralores delegados correspondientes de la Contraloría General de la República y tendrá las siguientes funciones:

a. Aprobar los documentos técnicos de planeación, ejecución y finalización de los ejercicios de control fiscal correspondientes;

b. Conformar los equipos de auditoría y la participación de una y otra contraloría, definiendo los roles que van a desarrollar cada uno de sus integrantes;

c. Decidir sobre cualquier otro asunto necesario para el logro de los objetivos de las acciones conjuntas y coordinadas.

La comisión de coordinación será presidida por el Contralor Delegado Líder del ejercicio y en ella participará, sin voto, un funcionario de la Unidad de Apoyo Técnico al Sinacof, quien hará acompañamiento a las labores que se adelanten por las entidades y prestará apoyo técnico en el marco de sus funciones cuando resulte pertinente.

Parágrafo. Para decidir sobre los aspectos técnicos de las acciones conjuntas y coordinadas y garantizar el control de calidad de su resultado, se tendrán en cuenta el Documento “Principios, Fundamentos y Aspectos Generales para las Auditorías en la CGR” y las normas internacionales de auditoría para el sector público adoptadas por la Organización Internacional de las Entidades Fiscalizadoras Superiores (Intosai) por sus siglas en inglés–.

Artículo 9°. Informe Final. El informe del ejercicio de control fiscal adelantado en el marco de las acciones conjuntas y coordinadas será aprobado por los miembros de la comisión de coordinación, observando lo previsto en las guías de auditoría, metodologías y procedimientos vigentes emitidos por la Contraloría General de la República, sin perjuicio de la facultad de revisión por parte del Contralor General de la República prevista en el artículo 51 del Decreto-ley número 267 de 2000.

Artículo 10. Competencia para el Conocimiento de Hallazgos. En el informe final se consignará cuál contraloría asumirá el conocimiento de los hallazgos con connotación fiscal para el inicio de la actuación de responsabilidad fiscal que corresponda y de los procedimientos administrativos sancionatorios fiscales, de conformidad con las competencias establecidas en la ley. Al cierre de la actuación se deberán efectuar los traslados correspondientes al funcionario de conocimiento que corresponda al interior del órgano de control fiscal.

Parágrafo 1°. Si durante la ejecución del ejercicio de las acciones conjuntas y coordinadas de vigilancia y control fiscal, se hace necesario el inicio de un proceso administrativo sancionatorio fiscal, el mismo será adelantado por la dependencia de la Contraloría General de la República que esté liderando el mismo.

Parágrafo 2°. En el informe se señalará a qué órgano de control fiscal deberán ser reportados los planes de mejoramiento, a efecto del seguimiento correspondiente, teniendo en cuenta los sujetos de vigilancia y control fiscal que deben elaborarlos.

Artículo 11. Reporte de Resultados. Los resultados de las acciones conjuntas y coordinadas serán comunicados a la Auditoría General de la República y al Consejo Nacional del Sinacof, por conducto de la Unidad de Apoyo Técnico al Sinacof.

Los beneficios obtenidos por la vigilancia y control fiscal serán registrados por las contralorías participantes, en el sistema de información utilizado para ello, de manera tal que permita identificar su origen, precisando que su fuente es la acción conjunta y coordinada.

Artículo 12. Buenas prácticas y lecciones aprendidas. La Unidad de Apoyo Técnico al Sinacof, a partir de las memorias e informes de las acciones conjuntas y coordinadas, decantará las buenas prácticas y lecciones aprendidas y las divulgará al interior del Consejo Nacional del Sinacof. Lo anterior en armonía con los instrumentos para la operación del proceso gestión de conocimiento e innovación de la Contraloría General de la República.

Artículo 13. Gastos y Comisiones. Los gastos y comisión de los funcionarios que intervengan en el ejercicio de auditorías o de las actuaciones especiales de fiscalización conjuntas, correrán por cuenta de los organismos de control fiscal al que pertenezcan los funcionarios respectivos que participen en las acciones de vigilancia y control fiscal.

Artículo 14. Vigencia. La presente resolución rige a partir de la fecha de publicación.

COMUNÍQUESE, PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE.

Dada en Bogotá, D. C., a los 23 días del mes de junio del año 2021.

CARLOS FELIPE CÓRDOBA LARRARTE.

El Contralor General de la República,