RESOLUCIÓN 693 DE 2021

(Septiembre 15)

Por la cual se establecen los costos de reproducción de los diferentes medios a través de los cuales se suministra información o copias de documentos que soliciten particulares en la Secretaría Distrital de Cultura, Recreación y Deporte

EL SECRETARIO DISTRITAL DE CULTURA, RECREACIÓN Y DEPORTE.

En ejercicio de sus facultades legales, en especial las conferidas por el artículo 1 del Decreto Distrital 472 del 19 de noviembre de 2015, modificatorio del artículo 21-1 del Decreto Distrital 854 del 02 de noviembre de 2001, el Decreto Distrital 340 de 2020

CONSIDERANDO:

Que el artículo 6 del Acuerdo 056 de 2000 del Archivo General de la Nación establece que: “Toda persona tiene derecho a que se le expidan copias de los documentos que reposan en los archivos, siempre y cuando la reproducción no afecte al documento original. En todo caso el solicitante pagará los costos de reproducción de acuerdo con las tarifas señaladas por cada entidad”.

Que el artículo 3 de la Ley 1712 de 2014” Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y se dictan otras disposiciones”, establece el principio de gratuidad, según el cual el acceso a la información pública es gratuita y no se podrán cobrar valores adicionales al costo de reproducción de la información.

Que el inciso segundo del artículo 26 de la Ley 1712 de 2014, determina que: “(…) la respuesta a la solicitud de información pública deberá ser gratuita o sujeta a un costo que no supere el valor de la reproducción y envío de la misma al solicitante (…)” Que el inciso 2 del artículo 26 de la ley 1712 de 2014 fue corregido mediante el artículo 4º del Decreto 1494 de 2015 que prevé: “(…) La respuesta a la solicitud deberá ser gratuita o sujeta a un costo que no supere el valor de la reproducción y envío de la misma al solicitante. Se preferirá, cuando sea posible, según los sujetos pasivo y activo, la respuesta por vía electrónica, con el consentimiento del solicitante (…)”.

Que el artículo 21 del Decreto 103 del 2015 “Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 y se dictan otras disposiciones”, compilado en el Decreto Nacional 1081 de 2015, contempla la obligación por parte de las entidades públicas de determinar, según el régimen legal aplicable a cada una, los costos de reproducción de la información pública, individualizando los costos unitarios de los diferentes tipos de formato a través de los cuales se puede reproducir la información a su cargo y teniendo como referencia los costos que se encuentren dentro de los parámetros del mercado.

Que el mencionado Decreto prevé así mismo que el acto administrativo mediante el cual se motiven los valores a cobrar por concepto de reproducción de información pública, debe ser divulgado en la página Web de la entidad u organismo que lo expide, y que para establecer los respectivos costos se debe tener en cuenta que la información pública pude ser suministrada a través de los diferentes medios de acuerdo con su formato y medio de almacenamiento, entre ellos: fotocopias, medios magnéticos o electrónicos, memorias USB, Discos Compactos, DVD u otros que permitan reproducción, captura, distribución, e intercambio de información pública.

Que, de igual manera, el artículo 2.1.1.2.1.4 del Decreto ibidem contempla:  Publicación de información en sección particular del sitio web oficial. Los sujetos obligados, de conformidad con las condiciones establecidas en el artículo 5 de la Ley 1712 de 2014, deben publicar en la página principal de su sitio web oficial, en una sección particular identificada con el nombre de “Transparencia y acceso a información pública”, la siguiente información: (…) (8) Los costos de reproducción de la información pública, con su respectiva motivación (…).”

Que el artículo 13 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, sustituido por el artículo 1 de la ley 1755 de 2015, por medio de la cual se regula el derecho fundamental de petición y se sustituye un título del código de procedimiento administrativo y de lo contencioso administrativo, establece que: “Toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las autoridades, en los términos señalados en este código, por motivos de interés general o particular, y a obtener pronta resolución completa y de fondo sobre la misma”, en ejercicio de tal derecho las personas pueden solicitar entre otras, copias de documentos.

Que en lo relativo a la reproducción de documentos, el artículo 29 del código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, sustituido por el artículo 1 de la Ley 1755 de 2015, establece que: “En ningún caso el precio de las copias podrá exceder el valor de la reproducción. Los costos de la expedición de las copias correrán por cuenta del interesado en obtenerlas. El valor de la reproducción no podrá ser superior al valor comercial de referencia en el mercado”.

Que el artículo 1 del Decreto Distrital 472 de 2015 el cual modifica el artículo 21-1 del Decreto Distrital 854 de 2001 consagra que: “Los jefes de entidades u organismos distritales (sic) expedirán para sus entidades u organismo un acto administrativo debidamente motivado en el cual se establezca la tabla

Parágrafo 1. Cuando el número de fotocopias solicitadas por el peticionario no exceda de los cinco (5) folios, éstas no generarán costo alguno.

Parágrafo 2. En cumplimiento de la “Política de Eficiencia Administrativo y de Cero Papel en la de valores a cobrar por reproducción de información pública, individualizando el costo unitario de los diferentes tipos de formato, a través de los cuales se puede reproducir la información en posesión, control o custodia, y teniendo como referencia los precios del Distrito Capital; de tal forma que estos se encuentren dentro de parámetros del mercado”.

“Dicho acto administrativo debe estar publicado en la página web de la entidad u organismo y en la cartelera física para consulta de los interesados”.

Que de conformidad con lo señalado en el numeral 8, artículo 8 de la Ley 1437 de 2011, el proyecto será publicado desde el día 1 de septiembre de 2021 hasta el día 7 de septiembre de 2021, con el fin de recibir opiniones, sugerencias o propuestas alternativas, el proyecto se publica en la página web de la Secretaria Distrital de Cultura, Recreación y Deporte, que lo vincula directamente para su consulta y observaciones ingresar a:  https://legalbog. secretariajuridica.gov.co/regimen-legal-publico#/ acto-admin-publico.

Que en consecuencia se hace necesario establecer el valor de reproducción de la información pública, individualizando el costo unitario de los diferentes tipos de formato,

Que, en mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

Artículo 1. Fijar como costos de reproducción de información pública solicitada por particulares a la Secretaría Distrital de Cultura, Recreación y Deporte, según su tamaño, detallados a continuación, los cuales incluyen el impuesto al valor agregado, IVA, así:

Parágrafo 1. Cuando el número de fotocopias solicitadas por el peticionario no exceda de los cinco (5) folios, éstas no generarán costo alguno.

Parágrafo 2. En cumplimiento de la “Política de Eficiencia Administrativo y de Cero Papel en la Administración Pública”, prevalecerá el envío de la información a través del correo electrónico. Para este caso únicamente, se cancelará el costo por cada imagen digital requerida de conformidad con lo establecido en el parágrafo 1o.

Parágrafo 3. La reproducción de la información solicitada por la Secretaría General del Concejo de Bogotá y por los concejales, no generará costo alguno para el peticionario.

Artículo 2. El trámite correspondiente al cobro de las fotocopias de documentos públicos se realizará mediante el diligenciamiento del “Formato para el recaudo de conceptos varios” establecido por la Secretaría Distrital de Hacienda – Dirección General de Tesorería, dicho formato se le entregará diligenciado al peticionario por parte de la Secretaría Distrital de Cultura, Recreación y Deporte, a través del Grupo Interno de Trabajo de Gestión Financiera.

Parágrafo. En el caso que el peticionario no pueda reclamar la información solicitada, podrá autorizar a un tercero mediante documento escrito, acompañado de la fotocopia de la cédula de ciudadanía del solicitante.

Artículo 3. La Entidad expedirá previa solicitud de los usuarios, las copias de los documentos, siempre y cuando la información no tenga el carácter de reservada, limitada o clasificada por

disposición constitucional o legal.

Artículo 4. Los costos establecidos en la presente resolución serán reajustados a partir del primero de enero de cada año, de acuerdo con el índice de precios al consumidor -IPC.

Artículo 5. Publicar el presente acto administrativo en la página Web, en el micrositio Transparencia y Acceso a la Información Pública de la Secretaría Distrital de Cultura, Recreación y Deporte y en la Gaceta Distrital

Artículo 6. La presente resolución rige a partir del día siguiente de la fecha de su publicación en la página web de la entidad y deroga la Resolución No 587 de 2016.

COMUNÍQUESE, PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE.

Dada en Bogotá, D.C., a los 15 días del mes de septiembre del año 2021.

NICOLÁS FRANCISCO MONTERO DOMÍNGUEZ

Secretario de Despacho

SECRETARÍA DISTRITAL DE HACIENDA