RESOLUCIÓN 10017 DE 2021

 

(Septiembre 14)

 

Por la cual se establece el procedimiento administrativo de cancelación de registros civiles del estado civil

 

El Registrador Nacional del Estado Civil, en ejercicio de sus facultades constitucionales y legales, en especial las consagradas en los numerales 1 y 4 del artículo 25 del Decreto 1010 de 2000, en concordancia con el artículo 34 y siguientes de la Ley 1437 de 2011 y,

 

CONSIDERANDO:

 

Que de conformidad con lo dispuesto por el inciso segundo del artículo 266 de la Constitución Política, modificado por el Acto Legislativo 02 de 2015, corresponde al Registrador Nacional del Estado Civil la dirección y organización del registro civil y la identificación de los colombianos.

 

Que son funciones de la Registraduría Nacional del Estado Civil, adoptar las políticas del registro civil en Colombia y atender lo relacionado con la adopción, ejecución y control de los planes y programas propios del registro civil con miras a garantizar su óptimo funcionamiento; garantizar la inscripción confiable y efectiva de los hechos y decisiones sujetas a registro; así como adelantar inspección y vigilancia de los servicios de registro del estado civil de las personas, de conformidad con lo normado por los numerales 2, 3 y 8 del artículo 5° del Decreto Ley 1010 de 2000.

 

Que dentro de las funciones asignadas por el artículo 25 del Decreto 1010 de 2000, corresponde al Registrador Nacional del Estado Civil fijar las políticas, planes, programas y estrategias para el desarrollo de la organización y vigilancia del registro civil y la identificación de las personas.

 

Que el numeral 1° del artículo 38 del Decreto 1010 de 2000 establece como funciones del Registrador Delegado para el Registro Civil y la Identificación: “(...) 1. Asesorar al Registrador Nacional en el diseño de planes, políticas y legislación para el desarrollo de las funciones de identificación ciudadana y registro civil”.

 

Que el artículo 40 del Decreto 1010 de 2000 señalan como funciones del Director Nacional de Registro Civil:

 

“(...) .

 

“9. Expedir las resoluciones sobre cancelaciones, reconstrucciones, anulaciones y demás actos jurídicos sobre el registro civil que sean de su competencia, o que sean delegados por el Registrador Nacional.

 

(…)

 

“18. Garantizar la correcta prestación de los servicios de registro civil de las personas”.

 

Que la Constitución Política de 1991, consagra en su artículo 14, el derecho de las personas al reconocimiento de su personalidad jurídica. Este derecho íntimamente relacionado al de identidad, permite que toda persona cuente con una serie de atributos intrínsecos a su existencia, que deben ser protegidos por el Estado, función constitucional a cargo de la Registraduría Nacional del Estado Civil.

 

Que la doctrina jurisprudencial de la Corte Constitucional, en materia de identificación ha indicado que: “debe actuar en forma oficiosa adelantando las labores necesarias para lograr la identificación precisa y exacta de una persona, cuando se evidencie que está en condiciones de vulnerabilidad y que las mismas le ocasionan dificultades para cumplir con los procedimientos administrativos o judiciales previstos en la normatividad legal vigente”[1].

 

Que igualmente, la jurisprudencia de la Corte enseña que: “tratándose de un derecho fundamental (el de la personalidad jurídica), es obligación del Estado agotar todos los medios a su alcance para que los ciudadanos puedan ejercerlo plenamente, removiendo los obstáculos que para dicho ejercicio existieren”[2].

 

Que dentro de los elementos que se derivan del reconocimiento del derecho a la personalidad jurídica, están: el nombre, la nacionalidad, la capacidad y el estado civil. Este último es considerado “la expresión de una determinada situación o calidad como la nacionalidad, el sexo, la edad, estado mental, si son hijos extramatrimoniales o adoptivos, casados o solteros”, y se materializa inicialmente con la expedición del registro civil de nacimiento, matrimonio y defunción de una persona[3].

 

Que la importancia del registro civil en el ejercicio del derecho a la personalidad jurídica, se comprende en ser el medio idóneo para probar el estado civil de una persona desde su nacimiento hasta la muerte, pero adicionalmente, es a través del registro del estado civil, que las personas adquieren oficialmente los demás atributos de la personalidad[4].

 

Que el artículo 5° del Decreto 1260 de 1970 dispone que “Los hechos y los actos relativos al estado civil de las personas, deben ser inscritos en el competente registro civil(...)”; asimismo, indica que “El registro de nacimiento de cada persona será único y definitivo”[5].

 

Que el artículo 65 del Decreto en cita establece que la Registraduría Nacional del Estado Civil es competente para cancelar las inscripciones del estado civil, una vez se compruebe que la persona objeto de la doble o múltiple inscripción, ya se había registrado previamente[6]

 

Que mediante la Resolución número 1970 de 2003, expedida por el Registrador Nacional del Estado Civil, se delegaron funciones al Director Nacional de Registro Civil para suscribir actos administrativos de cancelación de los registros civiles de las personas.

 

Que el artículo 2° del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, establece que el ámbito de aplicación de la primera parte de dicha norma, va dirigido a “todos los organismos y entidades que conforman las ramas del poder público en sus distintos órdenes, sectores y niveles, a los órganos autónomos e independientes del Estado y a los particulares, cuando cumplan funciones administrativas”, dentro de las cuales se encuentra la Registraduría Nacional del Estado Civil.

 

Que, en aras de garantizar el derecho fundamental al debido proceso de los inscritos en los registros civiles, se debe aplicar el procedimiento administrativo general, establecido en los artículos 34 y subsiguientes de la Ley 1437 de 2011, para el proceso de cancelación de los registros civiles de nacimiento, matrimonio y defunción, en los eventos de doble o múltiple inscripción del hecho o del acto.

 

Que si bien el Código General del Proceso asigna la competencia de los jueces civiles municipales y de familia, respecto de la corrección, sustitución o alteración del estado civil de las personas, e investigación o impugnación de la paternidad o la maternidad, la Corte Constitucional ha destacado que la Registraduría Nacional del Estado Civil, como autoridad en registro civil, está facultada y debe solucionar las situaciones de duplicidad de los registros del estado civil que se presenten en sede administrativa, comprobando los hechos que se le ponen en conocimiento y, solo excepcionalmente y ante la imposibilidad de corroborar que la persona con doble o múltiple inscripción en el registro civil es la misma, se debe remitir al ciudadano a la jurisdicción ordinaria para adelantar los procesos a que haya lugar[7].

 

Que, por lo anterior, se hace necesario la expedición del presente reglamento conforme a las disposiciones y garantías señaladas en la Constitución Política y la Ley 1437 de 2011.

 

En mérito de lo expuesto,

 

RESUELVE:

 

CAPÍTULO 1

 

Objeto, definiciones y principios

 

Artículo 1°. Objeto y alcance. La presente Resolución tiene por objeto adoptar el procedimiento administrativo a seguir por parte de la Dirección Nacional de Registro Civil para el trámite de cancelación de los registros civiles de nacimiento, matrimonio y defunción, cuando exista doble o múltiple inscripción del hecho en el registro civil.

 

Artículo 2°. Definiciones. Con el fin de adelantar el procedimiento administrativo señalado, a continuación, se disponen las siguientes definiciones:

 

Cancelación: El registro civil de nacimiento, matrimonio o defunción puede ser objeto de cancelación si del mismo hecho o acto existe más de una inscripción válida e independiente, toda vez que el registro del estado civil debe ser único y definitivo.

 

Doble o múltiple inscripción: Mismo hecho (nacimiento, defunción) o acto (matrimonio), inscrito en dos o más oportunidades en el registro del estado civil.

 

Estado civil: Situación jurídica de una persona tanto en la familia como en la sociedad. Este determina la capacidad de ejercer derechos y también contraer obligaciones. Es indivisible, indisponible e imprescriptible. Para que un estado civil sea efectivo, se debe hacer un registro del mismo.

 

Artículo 3°. Principios orientadores. La Entidad llevará el procedimiento bajo los principios consagrados en la Constitución Política y en la primera parte del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, esto es: buena fe, debido proceso, igualdad, imparcialidad, moralidad, participación, responsabilidad, transparencia, publicidad, coordinación, eficacia, economía y celeridad.

 

CAPÍTULO II

 

Actuación administrativa. Inicio, competencia y procedencia

 

Artículo 4°. Inicio de la actuación. La actuación administrativa tendiente a determinar la cancelación de los registros del estado civil, podrá ser iniciada de oficio, por solicitud del interesado, su representante o su causahabiente, en atención a una queja o petición de autoridades o terceros.

 

Parágrafo. Cuando la Administración advierta que existe doble o múltiple inscripción de hechos o actos en el registro del estado civil de una persona, y la petición del interesado, su representante o apoderado no cumple con los requisitos exigidos en el artículo 7° de este acto, se deberá avocar conocimiento del procedimiento administrativo de oficio.

 

Artículo 5°. Competencia. Las actuaciones administrativas tendientes a resolver sobre la cancelación de registros civiles de nacimiento, matrimonio y defunción, serán adelantadas por el Director Nacional del Registro Civil.

 

En caso de que se presente el recurso de apelación contra el acto que resuelva la actuación administrativa, este será resuelto por el Registrador Delegado para el Registro Civil y la Identificación. Parágrafo. Las labores secretariales serán asumidas por el Grupo de Producción y Validación de Registro Civil, quien se encargará de notificar los actos administrativos, construir, organizar y custodiar el expediente administrativo, sustanciar la decisión y demás actuaciones necesarias para la gestión de este procedimiento.

 

Artículo 6°. Procedencia de la actuación administrativa. La cancelación del registro del estado civil por vía administrativa procederá cuando exista una doble o múltiple inscripción de hechos o actos en el registro del estado civil. La Dirección Nacional de Registro Civil deberá validar que la información de los inscritos dos a varias veces en el registro del estado civil corresponda a la misma persona, para lo cual podrá acudir a cualquier medio probatorio o consulta de bases de datos de la propia entidad, incluyendo el cotejo de huellas, para determinar este hecho.

 

Artículo 7°. Requisitos de la solicitud de cancelación de registros del estado civil. La solicitud de cancelación de registros del estado civil de nacimiento, matrimonio o defunción, presentada por el interesado, su representante o causahabiente, deberá contener como mínimo:

 

1. La designación de la autoridad a la que se dirige.

 

2. Nombres y apellidos completos del solicitante, su representante o apoderado, si es el caso, con indicación del documento de identidad

 

3. Dirección de notificación, número de teléfono y correo electrónico, con la indicación expresa de si autoriza o no la notificación electrónica.

 

4. Hechos en que se fundamenta la petición.

 

5. Pruebas que soportan la solicitud. 

6. Firma del peticionario.

 

Parágrafo 1°. La Dirección Nacional de Registró Civil podrá establecer formatos para facilitar la presentación de solicitud de cancelación de registros del estado civil, pero no serán de carácter obligatorio para el inicio de la actuación.

 

Parágrafo 2°. No se podrá exigir a los interesados actos administrativos, constancias, certificaciones o documentos que ya reposen en la Registraduría Nacional del Estado Civil.

 

CAPÍTULO III

 

Procedimiento administrativo para la cancelación de registro civil

 

Artículo 8°. Apertura de la actuación administrativa. El Director Nacional de Registro Civil expedirá un acto de trámite por medio del cual se inicia la actuación administrativa, el cual será notificado al inscrito en los términos del artículo 66 y siguientes de la Ley 1437 de 2011, concediéndosele 10 días hábiles para que ejerza su derecho a la defensa, aporte o solicite pruebas y, en general, participe dentro de la actuación, garantizándole así el debido proceso.

 

En el evento que se requiera la práctica de pruebas por parte de la Entidad, se procederá conforme al siguiente artículo.

 

Parágrafo. La Dirección Nacional de Registro Civil garantizará al inscrito el acceso al expediente administrativo integral para que lo consulte y pueda ejercer en debida forma su derecho a la defensa y contradicción.

 

Artículo 9°. Etapa Probatoria. Con el fin de establecer cuál registro del estado civil corresponde a la realidad, el interesado podrá aportar y solicitar las pruebas que considere pertinentes, conducentes y útiles, en los términos y condiciones estipulados en el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo. También podrá la Dirección Nacional de Registro Civil, decretar de oficio las pruebas que considere necesarias para la resolución del caso.

 

Vencido el término concedido al inscrito en el anterior artículo, el funcionario competente expedirá un acto administrativo que resuelva sobre las pruebas y/o podrá decretar de oficio las que considere útiles, pertinentes y conducentes, ordenando o negando su práctica, según corresponda en derecho.

 

El acto que decida sobre las pruebas será notificado al inscrito en los términos del artículo 66 y siguientes de la Ley 1437 de 2011. Contra esa decisión no procede ningún recurso.

 

En caso de decretarse pruebas de oficio, una vez practicadas se correrá traslado al inscrito por el término de cinco días para que se pronuncie sobre estas.

 

Parágrafo 1°. Se tendrán como válidas las pruebas contempladas en el régimen probatorio del Código General del Proceso, con excepción de la confesión, que no opera en materia administrativa.

 

Parágrafo 2°. No se requerirá que se aporten, soliciten, decreten, practiquen o se valoren pruebas cuando en los registros del estado civil, se hayan consignado los mismos datos biográficos, por tratarse de hechos exentos de prueba.

 

Artículo 10. Decisión de fondo. Una vez culminada la etapa probatoria y luego de la valoración de las pruebas que reposen en el expediente, se decidirá en derecho, bien sea ordenando la cancelación del registro del estado civil e indicando expresamente cuál resulta ser el único y definitivo; o, en el evento de no proceder a la cancelación solicitada, se indicarán las razones de la decisión.

 

Esta decisión será notificada personalmente al interesado de conformidad a lo dispuesto en la Ley 1437 de 2011 y demás normas aplicables al caso.

 

Parágrafo. Cuando con los registros civiles de nacimiento cancelados se hayan tramitado documentos de identidad, el acto administrativo se comunicará a la Dirección Nacional de Identificación para que inicie la actuación administrativa tendiente a cancelarlos, garantizando el debido proceso al interesado.

 

Artículo 11. Recursos. El inscrito podrá interponer los recursos de reposición y/o de apelación, dentro de los diez (10) días siguientes a la notificación del acto administrativo, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 76 de la Ley 1437 de 2011.

 

La reposición será resuelta por la autoridad que adoptó la decisión dentro de los 15 días siguientes al vencimiento del tiempo concedido al interesado para su presentación.

 

En caso de presentarse el recurso de apelación, el acto que decida el recurso de reposición resolverá sobre la admisión de la alzada y ordenará remitir el expediente al superior jerárquico para que, dentro de los 15 días siguientes a la admisión, decida el recurso.

 

En caso de requerirse pruebas en la segunda instancia, las mismas se sujetarán a lo dispuesto en el artículo 79 de la Ley 1437 de 2011.

 

Parágrafo 1°. Los actos administrativos que decidan los recursos serán notificados al interesado de conformidad a lo dispuesto en el artículo 66 y siguientes de la Ley 1437 de 2011 y demás normas aplicables al caso.

 

Parágrafo 2°. Si el escrito con el cual se formula el recurso no se presenta con los requisitos legales y dentro de la oportunidad establecida, el funcionario competente deberá rechazarlo. Contra el rechazo del recurso de apelación procederá el de queja, el cual se resolverá conforme a lo dispuesto en la Ley 1437 de 2011.

 

Artículo 12. Ejecutoria. Cumplida alguna de las condiciones de que trata el artículo 87 de la Ley 1437 de 2011, se expedirá la constancia de ejecutoria respectiva y seguidamente, se deberá actualizar la base de datos del Sistema de Información de Registro Civil (SIRC).

 

CAPÍTULO IV

 

Disposiciones varias

 

Artículo 13. Acciones legales. Si durante la actuación se advierten hechos que puedan ser tipificados como delito o de incidencia disciplinaria o administrativa en la información recopilada, se dará traslado a las autoridades competentes.

 

Artículo 14. Formación de expedientes. Se deberá formar un expediente administrativo, de conformidad con lo indicado en el artículo 36 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo y de acuerdo a las disposiciones documentales del Archivo General de la Nación, el cual se mantendrá a disposición del interesado para su consulta.

 

Artículo 15. Saneamiento de la actuación. La autoridad administrativa competente adoptará las decisiones de fondo necesarias para subsanar la actuación administrativa, corrigiendo las irregularidades que se hubieran podido presentar antes de la adopción del acto definitivo.

 

Artículo 16. Remisión normativa. En lo no previsto en esta resolución, se aplicarán las disposiciones contenidas en el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo vigente Ley 1437 de 2011.

 

Artículo 17. Vigencia y derogatorias. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga los demás actos administrativos que le sean contrarios.

 

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE.

 

Dada en Bogotá, D. C., a los 14 días del mes de septiembre del año 2021.

 

Registrador Nacional del Estado Civil,

 

Alexánder Vega Rocha.

 

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