RESOLUCIÓN
REGLAMENTARIA 026 DE 2021
(Octubre 14)
Por la cual se
adopta la nueva versión del procedimiento para la divulgación de la información
institucional
EL CONTRALOR DE
BOGOTÁ, D.C.
En ejercicio de
sus atribuciones constitucionales y legales, en especial las conferidas en el
artículo 6º del Acuerdo 658 de 2016, modificado por el Acuerdo 664 de 2017 y
CONSIDERANDO:
Que de conformidad con el artículo 6º del Acuerdo 658 de
2016, la Contraloría de Bogotá, D.C., goza de autonomía administrativa, marco
en el que le corresponde definir todos los aspectos relacionados con el
cumplimiento de sus funciones en armonía con los principios consagrados en la
Constitución, las leyes y en el referido acuerdo.
Que el artículo 35 ibídem, establece entre otras funciones
de la Oficina Asesora de Comunicaciones, asesorar al Contralor y a las
diferentes dependencias en materia de imagen corporativa y propender por su
adecuado uso en todos los documentos, actividades, eventos y medios empleados
para el cumplimiento de las funciones institucionales.
Que mediante Resolución Reglamentaria 051 del 13 de
noviembre de 2019, se adoptó la versión 7.0 del Procedimiento para la
Divulgación de la Información Institucional[1],
en el que se contempla la actividad 5.10 “Elaboración de infografías”. Que
teniendo en cuenta el concepto de mejora establecido en la Norma Técnica de
Calidad NTC ISO 9001:2015, es necesario eliminar del referido procedimiento el
numeral 5.10 “Elaboración de infografías” y el anexo que se genera en la
actividad, con el fin de agilizar la elaboración, revisión y aprobación de
documentos institucionales a divulgar por parte de la Entidad.
Que, en mérito de lo expuesto, el Contralor de Bogotá, D.C.
RESUELVE:
Artículo 1. Adoptar la versión 8.0 del “Procedimiento
para la Divulgación de la Información Institucional”, dentro del Proceso de
Participación Ciudadana y Comunicación con Partes Interesadas, Código
PPCCPI-02.
Artículo 2. Es responsabilidad de los Directores,
Subdirectores, Jefes de Oficina y Gerentes, velar por el cumplimiento del
documento adoptado.
Artículo 3. La presente resolución rige a partir de la fecha
de su publicación y deroga las disposiciones que Ie sean contrarias en especial
la Resolución Reglamentaria No. 051 del 13 de noviembre de 2019.
PUBLÍQUESE,
COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE.
Dada en Bogotá,
D.C., a los 14 días del mes de octubre del año 2021.
ANDRÉS CASTRO
FRANCO
Contralor de
Bogotá, D.C.
|
Responsable del Proceso
|
Dirección de Planeación
|
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Aprobación
|
Revisión Técnica
|
|
Firma:
|
|
|
|
Nombre:
|
Juan
David Rodríguez Martínez
|
Michael
Andrés Ruiz Falach
|
|
Cargo:
|
Director
Técnico
|
Director
Técnico
|
|
Dependencia:
|
Participación
Ciudadana y Desarrollo Local
|
Planeación
|
|
R.R.
Nº. 026
|
Fecha:
14 de octubre de 2021
|
1. OBJETIVO:
Establecer las actividades necesarias que permitan
garantizar la eficiente, eficaz y efectiva divulgación de la información
institucional tanto a los usuarios internos como externos, a través de los
diferentes medios de comunicación escritos, verbales y electrónicos.
2. ALCANCE:
El procedimiento inicia cuando el Contralor, Director, Jefe
de Oficina, Jefe de Oficina Asesora solicita a la Secretaría Técnica del Comité
de Publicaciones que convoque a reunión a los miembros del Comité de
Publicaciones, con el fin de analizar y aprobar las publicaciones a emitir y
termina cuando el Jefe Oficina Asesora de Comunicaciones revisa y autoriza la
publicación en los canales de comunicación institucional.
3. BASE LEGAL:
Definir el entorno normativo externo e interno sobre el cual
se basa o afecta el procedimiento, bajo la estructura siguiente:
|
 NORMA[1]
|
FECHA
|
DESCRIPCIÓN
|
|
Ley
1474
|
12-jul-2011
|
Por
la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de
prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad
del control de la gestión pública.
|
|
Ley
1712
|
06-mar-2014
|
Por
medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la
Información Pública Nacional y se dictan otras disposiciones.
|
|
NORMA1
|
FECHA
|
DESCRIPCIÓN
|
|
Decreto103
|
20-ene-2015
|
Por
el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014 y se dictan otras
disposiciones. Compilado en el Decreto Único Reglamentario 1081 de 2015 del
Sector Presidencia de la República
|
|
Acuerdo
658
|
21-dic-2016
|
Por
el cual se dictan normas sobre organización y funcionamiento de la
Contraloría de Bogotá, D.C., se modifica su estructura orgánica e interna, se
fijan funciones de sus dependencias, se modifica la planta de personal, y se dictan otras disposiciones”.
|
|
Acuerdo
664
|
28-mar-2017
|
Por
el cual se modifica parcialmente el Acuerdo 658 del 21 de diciembre de 2016,
por el cual se dictan normas sobre organización y funcionamiento de la
Contraloría de Bogotá, D.C., se modifica su estructura orgánica e interna, se
fijan las funciones de sus dependencias, se modifica la planta de personal, y
se dictan otras disposiciones.
|
4. DEFINICIONES:
ACTA COMITÉ DE PUBLICACIONES: documento escrito que
evidencia los temas tratados, las decisiones tomadas y los compromisos
adquiridos en el comité. Además, registra lo aprobado en reunión para ser
publicado en medio escrito.
AFICHE: pieza impresa que refuerza una estrategia
publicitaria o de comunicación.
BOLETÍN DE PRENSA: pronunciamiento oficial
exclusivamente de la entidad acerca de un hecho, tema o resultado de los
procesos misionales.
BOLETÍN INFORMATIVO: pieza digital o impresa que
fortalece la información divulgada en una rueda de prensa, noticia pública o
evento institucional
COMITÉ DE PUBLICACIÓN: reunión en la que se
presentan, discuten y se eligen los temas que se incluirán en el medio de
comunicación escrito.
COMITÉ DE REDACCIÓN: reunión en la que se presentan,
discuten y se eligen los temas que se incluirán en el medio de comunicación
institucional.
DIAGRAMACIÓN: corresponde al diseño y organización en
un espacio de elementos escritos y visuales.
EMISIÓN: transmitir en televisión o radio de un
programa específico.
EDICIÓN: producción de un trabajo impreso o visual.
EVENTO INSTITUCIONAL: herramienta que se utiliza para
dar a conocer un producto, transmitir un mensaje o conseguir un resultado.
FLASH INFORMATIVO: noticias de última hora
FOLLETO: pieza publicitaria informativa para
promocionar o divulgar información relativa a un tema específico.
GUION: escrito que contiene diálogos y desarrollo
para una pieza audiovisual, radial o multimedia.
INFORME DE ALTO IMPACTO: refiere a los informes de
auditoría que a partir de la contundencia de resultados se constituyen en una
oportunidad para ser presentados ante la opinión pública y grupos de interés.
MAGAZÍN INSTITUCIONAL: formato audiovisual que se
divide en secciones y busca informar sobre un tema o temas específicos.
MEDIO DE COMUNICACIÓN INSTITUCIONAL: hace referencia
al instrumento o forma de contenido por el cual se realizará el proceso
comunicacional o de comunicación. Puede ser a través de radio, televisión,
redes sociales, prensa entre otros.
MEDIOS DE COMUNICACIÓN: empresa dedicada a la
transmisión de información a través de la prensa, radio o televisión.
MONITOREAR: revisar en los diarios, emisoras y
noticieros de televisión el impacto y la difusión de una noticia.
OAC: sigla correspondiente a la Oficina Asesora de
Comunicaciones.
PENDÓN: pieza publicitaria impresa sobre una
superficie usada en impresión digital para promocionar o informar acerca de un
evento, campaña o estrategia comunicacional.
PIEZAS COMUNICACIONALES: son los diversos desarrollos
impresos realizados en multimedia o comunicacionales, para informar sobre una
campaña estrategia o noticia.
PLEGABLES: pieza comunicacional impresa de tres o más
cuerpos que tiene como fin informar acerca de una campaña o estrategia
comunicacional.
PORTAL WEB: desarrollo tecnológico para internet que
informa a la ciudadanía sobre el quehacer institucional.
PRODUCCIÓN PIEZAS AUDIOVISUALES: realización de
contenidos para medios de comunicación audiovisual.
PROGRAMA DE RADIO O TELEVISIÓN: realización de
contenidos audiovisuales o sonoros para informar el quehacer de la entidad.
PUBLICACIÓN: impreso que se divulga a través de un
medio escrito.
REDES SOCIALES: canales electrónicos para informar a
la ciudadanía, sobre noticias, gestión, resultados y el quehacer de la entidad,
y generar interacción social entre usuarios.
RENDICIÓN DE CUENTAS: Se entiende por rendición de
cuentas el proceso conformado por un conjunto de normas, procedimientos,
metodologías, estructuras, prácticas y resultados mediante los cuales, la
Contraloría de Bogotá D.C. informa, explica y da a conocer los resultados de su
gestión a los ciudadanos y a la sociedad civil, a partir de la promoción del
diálogo Art. 48 Ley 1757 de 2015. RUEDA DE PRENSA: evento en el que son
invitados los periodistas de los medios de comunicación (prensa, radio y
televisión), para presentarles un tema o pronunciamiento oficial de gran
impacto para la ciudad.
VOLANTE: pieza publicitaria impresa a media carta
para reforzar una campaña o estrategia comunicacional.
5. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO:
5.1 Elaboración de publicaciones impresas (periódicos,
revistas, cartillas, folletos, libros etc.)
|
Nº
|
RESPONSABLE
|
ACTIVIDAD
|
REGISTRO
|
PUNTOS DE CONTROL / OBSERVACIONES
|
|
1
|
Contralor,
Contralor
Auxiliar,
Director
Jefe
Oficina
|
Solicita
a la Secretaría Técnica del Comité de Publicaciones convocar a los miembros
del Comité de Publicaciones, con el fin de analizar y aprobar las
publicaciones a emitir.
|
|
Observación:
La
Secretaria Técnica del Comité la ejerce el Jefe de la Oficina Asesora de
Comunicaciones.
Punto
de control:
La
solicitud se puede realizar de manera verbal o escrita vía Outlook o a través
del aplicativo para las comunicaciones internas vigente.
|
|
2
|
Jefe
Oficina
Asesora
de
Comunicaciones
|
Convoca
a los miembros del Comité de Publicaciones y a los responsables de la
publicación.
|
|
Observación:
En caso de tener previamente el
contenido de la publicación, la Secretaría del Comité lo envía a los miembros
por correo institucional, para su revisión.
Punto
de control: La convocatoria se
puede realizar de manera verbal o escrita vía Outlook o a través del
aplicativo para las comunicaciones internas vigente.
|
|
3
|
Director
Subdirector
Jefe
Oficina
|
Presenta
ante el Comité de Publicaciones el contenido de la publicación, teniendo en
cuenta la conveniencia y oportunidad de la misma.
|
|
Observación:
La presentación del contenido de la
publicación ante el Comité de Publicaciones
|
|
Nº
|
RESPONSABLE
|
ACTIVIDAD
|
REGISTRO
|
PUNTOS DE CONTROL / OBSERVACIONES
|
|
|
(Responsable
de
la
publicación)
|
|
|
se
puede realizar a través de un informe ejecutivo o presentando el documento
que se va a sustentar.
Punto
de Control: El contenido de la publicación
se debe enviar con anterioridad a los miembros del Comité de Publicaciones.
|
|
4
|
Contralor,
Contralor
Auxiliar,
Director
de
Estudios
de
Economía
y
Política
Pública,
Subdirector
de
Capacitación,
Jefe
Oficina
Asesora
de Comunicaciones,
Director de Tecnologías de la Información y las
Comunicaciones.
(Comité
Publicaciones)
|
Evalúan
y aprueban o no la publicación. En caso de ser aprobada, se determinan las
características de edición (CD, Impreso,
digital, etc…) y el público al que va dirigido.
En
caso de que sea impresa, se determinarán todas las características técnicas.
Determinan
si la publicación se envía a la Dirección Jurídica Distrital de la Alcaldía
Mayor para su incorporación en la Biblioteca Virtual de Bogotá-BVB.
|
Acta
Comité
de
Publicaciones
PGD-02-07
|
Observación:
Si
se decide publicar en la Biblioteca Virtual se
accederá
a la siguiente dirección http://www.
alcaldiabogota.gov.co/BJ
V/portal/
Usuario
Clave
(Tener
en cuenta lo establecido en Decreto 654 de 2011, art. 110).
Punto
de Control: Se debe verificar que
la información a publicar sea confiable, oportuna y soportada.
|
|
5
|
Director,
Subdirector
o
Jefe
Oficina,
(Responsable
de
la
publicación)
|
Realiza
los ajustes en caso de ser necesarios y los envía a la OAC para el
correspondiente trámite de publicación.
|
Acta
Comité
de
Publicaciones
PGD-02-07
|
Punto
de Control: Los tiempos para
realizar los ajustes quedarán establecidos en el Acta
Comité
de Publicaciones.
|
|
6
|
Jefe
Oficina
Asesora
de
Comunicaciones
|
Solicita
el diseño, al profesional de la OAC o empresa contratada para la edición,
diagramación y/o corrección de estilo.
|
|
Punto
de control: La solicitud se puede
realizar de manera verbal o escrita.
|
|
7
|
Profesional
de la OAC o
|
Realiza
la diagramación y/o corrección de estilo y entrega el
|
|
Observaciones:
|
|
Nº
|
RESPONSABLE
|
ACTIVIDAD
|
REGISTRO
|
PUNTOS DE CONTROL / OBSERVACIONES
|
|
|
empresa
contratada
para la edición.
|
documento
terminado para la respectiva publicación.
|
|
En
caso de que se determine realizar la
publicación a través de contrato, se tramita ante la Dirección Administrativa
y Financiera el requerimiento.
Activa
el procedimiento para la gestión
contractual
vigente del
Proceso
Gestión Administrativa y Financiera.
|
|
8
|
Jefe
Oficina
Asesora
de
Comunicaciones
|
Coordina
la realización de la publicación.
|
Publicación impresa
|
Punto
de control: Verifica que la
publicación cumpla con las especificaciones técnicas establecidas en el
Manual de Identidad Institucional vigente.
|
|
9
|
Jefe
Oficina
Asesora
de
Comunicaciones
|
Remite
la publicación a la dependencia que solicitó el
trabajo para la correspondiente distribución.
|
Remisión
Publicación
PGD-07-02
|
Observaciones:
Las
publicaciones pueden llegar a la dependencia
que
solicitó el trabajo o a la OAC según el caso.
Punto
de control: De ser necesario, la
OAC enviará la publicación a la Biblioteca Virtual Bogotá BVB.
|
5.2 Elaboración boletín de prensa.
|
Nº
|
RESPONSABLE
|
ACTIVIDAD
|
REGISTRO
|
PUNTOS DE CONTROL / OBSERVACIONES
|
|
|
10
|
Contralor,
Jefe Oficina
Asesora
de
Comunicaciones
|
Determina
el tema del boletín de prensa y el funcionario que dará las declaraciones a
los medios de comunicación.
|
|
Punto
de control:
Se
debe establecer el medio de difusión de la información (rueda de prensa,
correo electrónico o medio de comunicación).
|
|
|
11
|
Jefe
Oficina
Asesora
de
Comunicaciones
|
Solicita
la información necesaria para la elaboración del boletín al responsable del
tema e informa al funcionario designado por el
|
|
Observación:
La
información suministrada por el responsable del tema
|
|
|
Nº
|
RESPONSABLE
|
ACTIVIDAD
|
REGISTRO
|
PUNTOS DE CONTROL / OBSERVACIONES
|
|
|
|
|
Contralor
para dar las declaraciones pertinentes (si es el
caso).
|
|
para
la elaboración del boletín se puede entregar en medio físico o por correo
electrónico.
|
|
12
|
Jefe
Oficina
Asesora
de
Comunicaciones
|
Designa
al profesional (periodista) de la OAC que elaborará el
respectivo boletín de prensa.
|
|
Observación:
La
designación se realiza de acuerdo a la fuente o sector asignado a cada
periodista de la OAC, o según determine el Jefe(a) Asesor (a) de comunicaciones.
|
|
13
|
Profesional
Oficina
Asesora de
Comunicaciones
|
Presenta
el proyecto del boletín de prensa al Jefe de la OAC para su revisión y
aprobación. Solicita visto bueno del Jefe de la dependencia que generó la
información.
|
|
Observación:
La
solicitud se puede realizar de manera verbal o
escrita.
|
|
14
|
Jefe
Oficina
Asesora
de
Comunicaciones
|
Presenta
al Contralor el boletín de prensa para su visto bueno y aprobación final,
define la manera en que se presentará a los medios de comunicación.
|
|
Punto
de control:
Verificar
que el boletín de prensa cumpla con las características periodísticas
necesarias.
|
|
15
|
Profesional
Oficina
Asesora de
comunicaciones
|
Diligencia
el Anexo No. 1 “Seguimiento y
control de la información” donde se
indica la trazabilidad de la información contenida
|
Seguimiento
y Control de la
Información.
PPCCPI-02-
01
|
|
|
|
16
|
Profesional
Oficina
Asesora de
Comunicaciones
|
Coordina
la logística necesaria en caso de que se presente la información en rueda
prensa.
|
|
Observación:
El
registro fotográfico, fílmico y posterior archivo lo realizan los técnicos de
la OAC.
Punto
de control:
De
ser necesario, la información presentada en rueda de prensa se remite por
correo electrónico por medio de un boletín de prensa.
|
|
|
17
|
Profesional
Oficina
Asesora de
Comunicaciones
|
Publica
el boletín de prensa en la página Web.
|
Boletín
de prensa
|
Punto
de control:
Verifica
que la información esté
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Nº
|
RESPONSABLE
|
ACTIVIDAD
|
REGISTRO
|
PUNTOS DE CONTROL / OBSERVACIONES
|
|
|
|
|
|
publicada
en la página Web.
|
|
18
|
Profesional
Oficina
Asesora de
Comunicaciones
|
Realiza
seguimiento a la información que se registra en los medios de comunicación
sobre el tema presentado
|
|
Observación:
El
seguimiento se consolida en el Informe de Gestión. Punto de control:
Se
debe verificar la información en el monitoreo de noticias.
|
5.3 Divulgación de la información en redes sociales de la
entidad.
|
Nº
|
RESPONSABLE
|
ACTIVIDAD
|
REGISTRO
|
PUNTOS DE CONTROL / OBSERVACIONES
|
|
19
|
Jefe
Oficina
Asesora
de
Comunicaciones
|
Evalúa
los temas e información para la publicación en las redes sociales de la
entidad, solicita al
Profesional
de la OAC la redacción de la información a divulgar.
|
|
|
|
20
|
Profesional
Oficina
Asesora de
Comunicaciones
|
Redacta
la información a publicar y presenta al Jefe de la OAC para su revisión y
aprobación.
|
|
|
|
21
|
Jefe
Oficina
Asesora
de
Comunicaciones
|
Revisa
y aprueba los temas a publicar.
|
|
|
|
22
|
Profesional
Oficina
Asesora de
Comunicaciones
|
Publica
información en redes sociales de la entidad.
Diligencia
anexo No. 1
“Seguimiento
y control de la información”
|
Seguimiento
y
Control
de la Información
PPCCPI-02-01
|
Punto
de control:
Se
debe verificar la publicación en las correspondientes redes sociales de la
entidad.
|
5.4. Realización programa de radio y/o televisión
institucional.
|
Nº
|
RESPONSABLE
|
ACTIVIDAD
|
REGISTRO
|
PUNTOS DE CONTROL / OBSERVACIONES
|
|
23
|
Contralor
Jefe Oficina
Asesora
de
Comunicaciones
Profesional
Oficina
Asesora
|
Define
esquema y temática del programa que se emitirá, las secciones y los
invitados.
|
Acta
PGD-02-07
|
Observación:
En
caso de requerirse, adelantar previamente el proceso contractual ante la
Dirección
|
|
Nº
|
RESPONSABLE
|
ACTIVIDAD
|
REGISTRO
|
PUNTOS DE CONTROL / OBSERVACIONES
|
|
|
de
Comunicaciones
|
|
|
Administrativa
y Financiera.
Punto
de control:
El
esquema de emisión será definido de acuerdo a los lineamientos de la Alta
Dirección.
|
|
24
|
Jefe
Oficina Asesora de
Comunicaciones
Profesional
Oficina
Asesora de
Comunicaciones
|
Solicita
a la dependencia(s) la información que se tratará en el programa.
|
|
Punto
de Control:
La
solicitud se puede realizar de manera verbal o escrita.
|
|
25
|
Jefe
Oficina
Asesora
de
Comunicaciones
|
Distribuye
responsabilidades al interior de la OAC para la elaboración de las notas
periodísticas de televisión o radio.
|
|
|
|
26
|
Profesional
Oficina
Asesora de
Comunicaciones
|
Realiza
guion para la elaboración de las notas periodísticas de televisión o radio.
|
|
Observación
Los
periodistas de la OAC elaboran las notas de televisión o radio
correspondientes.
|
|
27
|
Jefe
Oficina
Asesora
de
Comunicaciones
|
Coordina
y aprueba la edición de las notas de radio y la emisión de las de televisión.
|
|
|
|
28
|
Profesional
Oficina
Asesora de
Comunicaciones
|
Diligencia
el Anexo No. 1. Formato seguimiento y control de la información
|
Seguimiento
y Control de la
Información
PPCCPI-02-
01
|
|
|
29
|
Profesional
Oficina
Asesora de
Comunicaciones
|
Adelanta
monitoreo televisivo o radial, según el caso, para verificar la emisión del
programa.
|
Programa
emitido
|
Punto
de control Verifica que el programa
haya sido emitido por el canal definido.
|
|
30
|
Jefe
Oficina
Asesora
de
Comunicaciones
|
Solicita
a la empresa contratada copia del programa de televisión o radio, de
realizarse mediante proceso contractual.
|
|
Punto
de control
Archivo
del programa (TV), copia grabación (radio), en caso de que se realicen.
|
5.5 Publicación de información en la página Web y/o
Intranet.
|
Nº
|
RESPONSABLE
|
ACTIVIDAD
|
REGISTRO
|
PUNTOS DE CONTROL / OBSERVACIONES
|
|
31
|
Director
Jefe
de Oficina
|
Solicita
al funcionario designado para realizar la Publicación de la información de su
dependencia de acuerdo a la periodicidad establecida en el Instrumento de
Gestión de Información Pública, denominado
“Esquema de
Publicación
de Información” y lo normado en la Ley
1712 de 2014 de Transparencia y Derecho de Acceso a la
Información
Pública.
|
|
Punto
de Control:
Los
responsables de la información deben revisar y verificar que la información
publicada en la Web y la Intranet de la entidad se encuentre actualizada, en
forma, términos y en cumplimiento de las normas vigentes.
Observaciónes:
En
caso de que no se haya habilitado el enlace (link) respectivo para la
publicación de la información en la página WEB e intranet, se deberá remitir
la información a la Dirección de Tecnologías de la Información y las
Comunicaciones.
|
|
32
|
Profesional
de la dependencia o de la Dirección
de
Tecnologías de la
Información.
|
Publica
la información en el portal Web o Intranet, atendiendo las directrices
establecidas para el tema.
|
|
|
|
33
|
Director
y/o Jefe de Oficina
|
Verifica
que la información de su competencia haya sido publicada en la página Web o
Intranet.
|
Información
publicada
|
Punto
de control:
Verifica
que la información publicada corresponda exactamente a la enviada a la
Dirección de TIC.
|
5.6. Rendición de cuentas, foros y eventos
institucionales.
|
Nº
|
RESPONSABLE
|
ACTIVIDAD
|
REGISTRO
|
PUNTOS DE CONTROL / OBSERVACIONES
|
|
34
|
Contralor,
Contralor
Auxiliar,
Director,
Jefe
de Oficina, Jefe Oficina
|
Define
los aspectos relacionados con la rendición de cuentas, foro
y/o evento institucional.
|
|
Observación:
Define
tema, fecha, hora, lugar, participantes, invitados y orden del día, entre
otros aspectos, del
|
|
Nº
|
RESPONSABLE
|
ACTIVIDAD
|
REGISTRO
|
PUNTOS DE CONTROL / OBSERVACIONES
|
|
|
Asesora
de Comunicaciones
|
|
|
foro
o evento (audiencias públicas, rendición de cuentas).
|
|
35
|
Jefe
Oficina
Asesora
de
Comunicaciones
y/o Profesional
Oficina
Asesora de
Comunicaciones
|
Desarrolla
y ejecuta la estrategia de divulgación a nivel interno y/o externo.
Establece
responsables para la elaboración de las piezas comunicacionales y la
información para la divulgación de la rendición de cuentas, foro.
|
Acta
PGD-02-07
|
Punto
de Control:
La
estrategia de divulgación se desarrollará y ejecutará de
acuerdo a la metodología vigente.
|
|
36
|
Profesional
Oficina
Asesora de
Comunicaciones
|
Entrega
artes de piezas comunicacionales diseñadas e información a divulgar previo,
visto bueno, de los responsables u organizadores de la rendición de cuenta,
foro y/o evento.
|
|
|
|
37
|
Jefe
Oficina
Asesora
de
Comunicaciones
|
Ejecuta
estrategia de
divulgación
para la rendición de cuentas, foro y/o evento.
|
|
Punto
de control:
Verifica
logística de la rendición de cuentas, foro y/o evento
|
|
38
|
Jefe
Oficina
Asesora
de
Comunicaciones
|
Designa
a los funcionarios de la OAC para el cubrimiento de la rendición de cuenta,
foro y/o evento institucional.
|
Registros
fotográficos y fílmicos.
|
Observación:
Los
funcionarios designados realizan cubrimiento periodístico
para la difusión interna o externa.
|
5.7. Acompañamiento y cubrimiento de eventos
institucionales.
|
Nº
|
RESPONSABLE
|
ACTIVIDAD
|
REGISTRO
|
PUNTOS DE CONTROL / OBSERVACIONES
|
|
39
|
Contralor,
Director
y/o Jefe de Oficina
|
Solicita
el acompañamiento fílmico, fotográfico y/o periodístico de una actividad
institucional
|
|
Punto
de Control
La
solicitud se puede realizar de manera verbal o escrita.
|
|
40
|
Jefe
Oficina
Asesora
de
Comunicaciones
|
Asigna
el cubrimiento de la actividad, bien sea fotógrafo, camarógrafo y/o el
periodista, según sea el caso.
|
Fotos,
Videos
y/o
Nota
Periodística.
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Punto
de Control La solicitud se puede
realizar de manera verbal o escrita.
Observación:
De
generarse una nota periodística se publicará en alguno de los
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Nº
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RESPONSABLE
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ACTIVIDAD
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REGISTRO
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PUNTOS DE CONTROL / OBSERVACIONES
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diferentes
medios de
comunicación
institucional
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41
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Fotógrafo
y/o
Camarógrafo
de la Oficina
Asesora
de
Comunicaciones
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Diligencia
Anexo 2. Formato de cubrimiento.
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Eventos
institucional
es
PPCCPI-0202
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5.8. Aprobación de contenido y/o diseño de piezas
comunicacionales.
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Nº
|
RESPONSABLE
|
ACTIVIDAD
|
REGISTRO
|
PUNTOS DE CONTROL / OBSERVACIONES
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42
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Contralor,
Director, Jefe,
Jefe
de Oficina
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Solicita
al Jefe de la Oficina Asesora de Comunicaciones, OAC, la revisión del
contenido, diseño y/o aprobación de una pieza comunicacional.
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Observación:
Para
el diseño de una pieza comunicacional como por ejemplo: folletos, pendones,
afiches, volantes, plegables, esferos y demás piezas contenidas en el Manual
de Identidad Institucional, se puede realizar por correo o mediante oficio,
así como la revisión del contenido (corrección de estilo).
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43
|
Jefe
Oficina
Asesora
de
Comunicaciones
|
Solicita
revisión de contenido y/o diseño de la pieza comunicacional al Profesional de
la OAC.
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44
|
Profesional
Oficina
Asesora de
Comunicaciones
|
Realiza
el diseño de la pieza comunicacional y/o ajustes de contenido al Jefe Oficina
Asesora de Comunicaciones para su aprobación.
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Punto
de control:
El
Jefe Oficina Asesora de Comunicaciones verifica el buen manejo del contenido
y de la imagen institucional de acuerdo al Manual de Identidad
Institucional.
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45
|
Jefe
Oficina
Asesora
de
Comunicaciones
|
Presenta
a la dependencia
solicitante
la aprobación del contenido y/o diseño de la pieza comunicacional.
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Pieza
comunicacio
nal
|
Punto
de control:
Pieza
comunicacional o arte final, con visto bueno, para producción y/o
publicación.
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5.9. Difusión de información interna y/o campañas
institucionales.
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Nº
|
RESPONSABLE
|
ACTIVIDAD
|
REGISTRO
|
PUNTOS DE CONTROL / OBSERVACIONES
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46
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Contralor,
Director, Jefe Oficina
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Solicita
a la OAC la publicación de información a nivel interno o elaboración de una
campaña o estrategia requerida.
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Punto
de Control
La
solicitud se puede realizar de manera verbal o escrita.
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47
|
Jefe
Oficina
Asesora
de
Comunicaciones
|
Asigna
al Profesional de la OAC para la elaboración de la campaña y/o difusión de la
información, y define el canal de comunicación interno para la difusión.
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|
Observación:
En
el caso de una campaña, se define el nombre, eslogan, y canal de comunicación
por el que se divulgará la información y tiempo de duración.
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48
|
Profesional
Oficina
Asesora de
Comunicaciones
|
Diseña
la campaña, la presenta al Jefe Oficina Asesora de Comunicaciones para
aprobación.
|
Campaña
Institucional
|
Observación:
Se
define el nombre, eslogan, y canal de comunicación por el que se divulgará la
información y tiempo de duración.
|
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49
|
Jefe
Oficina
Asesora
de
Comunicaciones
|
Revisa
y autoriza la publicación en los canales de comunicación institucional.
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Información
publicada
|
Punto
de control:
Verifica
que la información sea publicada en los canales de comunicación determinados.
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6. FORMATOS Y OTROS DOCUMENTOS RELACIONADOS AL
PROCEDIMIENTO
1. PPCCPI-02-01 – Seguimiento y control de la información
2. PPCCPI-02-02 – Eventos institucionales
7. CONTROL DE CAMBIOS
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Versión[2]
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N° R.R. y Fecha
|
Descripción de la Modificación[3]
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1.0
|
R.R.
No.
004
14
febrero
2008
|
Si
requiere ver la trazabilidad consultar la Resolución Reglamentaria.
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|
2.0
|
R.R.
021
19
Agosto2010
|
Si
requiere ver la trazabilidad consultar la Resolución Reglamentaria.
|
|
3.0
|
R.R.
022
01
agosto
2011
|
Si
requiere ver la trazabilidad consultar la Resolución Reglamentaria.
|
|
4.0
|
R.R.
No.
036
19
septiembre
2013
|
Relacionar
los aspectos puntuales generados en el cambio de versión de manera resumida.
|
|
5.0
|
R.R.
No.
037
28
octubre
2016
|
El
procedimiento cambia de versión 5.0 a 6.0.
Se
ajusta la redacción del Objetivo.
Actualización
de la base legal aplicable al procedimiento, se agrega el Acuerdo 658 de 2016
y 664 de 2016 y las normas ISO 9001:2015 e ISO 14001:2015.
Se
incluye este procedimiento al nuevo Proceso Participación Ciudadana y
Comunicación con Partes Interesadas.
En
la descripción del procedimiento se ajustaron las actividades, los
responsables, observaciones y puntos de control, por consiguiente, cambia la
numeración de las actividades.
Se
realizan los ajustes de forma de acuerdo al Procedimiento para
Mantener
la Información Documentada del Sistema Integrado de Gestión – SIG, R.R.
027 de 2017.
|
|
6.0
|
R.R.
No.044
28
diciembre
2017
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El
procedimiento cambia de versión 6.0 a 7.0.
Se
ajustaron las siguientes definiciones: Comité de Redacción y
Diagramación,
Emisión, Flash Informativo
Se
incluyeron las siguientes definiciones: Informe de Alto Impacto, Infografías.
Se
ajustó la definición de Rendición de Cuentas de acuerdo a la definición
establecida en la versión 6.0.del Procedimiento para la Promoción del Control
Social y Ejercicio de Rendición de Cuentas.
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|
Versión
|
N° R.R. y Fecha
|
Descripción de la Modificación3
|
|
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|
En
la descripción del procedimiento se ajustaron las actividades, los
responsables, observaciones y puntos de control, por consiguiente, cambia la
numeración de las actividades.
Se
incluye la actividad 5.10 Elaboración de infografías.
Se
incluye el Anexo 2: Eventos institucionales y Anexo 3: Aprobación diseño
gráfico.
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|
7.0
|
R.R.
051 13 noviembre
2019
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El
Procedimiento cambia de versión 7.0 a 8.0
Eliminar
del numeral 5.8 - Procedimiento Divulgación de la Información Institucional,
el Anexo No. 3 denominado “Aprobación
diseño gráfico”, por considerar que
este trámite impide que la actividad se lleve a cabo con celeridad y, además,
para contribuir a la campaña Cero Papel
Eliminar
el numeral 5.10 denominado “Elaboración
de Infografías” por considerar que esta
pieza gráfica no requiere de unas actividades tan específicas y complejas
como se describen en el procedimiento para hacerlas realidad, sino que por el
contrario se podrían hacer de forma ágil y en tiempo real, como se describe
en el numeral 5.8 del mencionado procedimiento.
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8.0
|
RR-026
del
14
de octubre de
2021
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NOTAS AL PIE DE PÁGINA:
