CIRCULAR EXTERNA 018 DE 2021

(Junio 09)

PARA: SECRETARIOS (AS) DE DESPACHO, DIRECTORES (AS) DE DEPARTAMENTOS ADMINISTRATIVOS, GERENTES, PRESIDENTES (AS) Y DIRECTORES (AS) DE ESTABLECIMIENTOS PÚBLICOS, UNIDADES ADMINISTRATIVAS ESPECIALES, EMPRESAS INDUSTRIALES Y COMERCIALES DEL DISTRITO, SOCIEDADES DE ECONOMÍA MIXTA, SOCIEDADES ENTRE ENTIDADES PÚBLICAS, EMPRESAS SOCIALES DEL ESTADO, EMPRESA DE ACUEDUCTO DE BOGOTA, RECTOR ENTE UNIVERSITARIO AUTONOMO, PRESIDENTA DEL CONCEJO DE BOGOTÁ, VEEDOR DISTRITAL, PERSONERO DE BOGOTÁ, CONTRALOR DE BOGOTA, JEFES O RESPONSABLES DE CONTRATACIÓN, JEFES O RESPONSABLES DE TALENTO HUMANO. 

DE: DIRECTORA DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DEL SERVICIO CIVIL DISTRITAL - DASCD

FECHA: 09 DE JUNIO DE 2021

ASUNTO: Lineamientos para el cumplimiento del deber de actualización de la declaración de bienes y rentas por parte de servidores y servidoras públicas del Distrito Capital y de la publicación y divulgación proactiva de la declaración de bienes y rentas, del registro de conflictos de interés y la declaración del impuesto sobre la renta y complementarios - Ley 2013 de 2019, Decretos Distritales 189 de 2020 y 159 de 2021 y Acuerdo Distrital 782 de 2020.

Los servidores públicos[1] y contratistas[2] vinculados en las entidades y organismos distritales deben cumplir con su obligación de presentar su Declaración de Bienes y Rentas, a través del Sistema Distrital de Información del Empleo y la Administración Pública (SIDEAP), y para ello se debe efectuar la actualización anual de la misma, teniendo en cuenta los siguientes lineamientos: 

1. Oportunidad para la actualización de la Declaración de Bienes y Rentas 

De acuerdo con el Decreto Nacional 1083 de 2015, modificado por el Decreto Nacional 484 de 2017, las y los servidores públicos de las entidades y organismos del Distrito Capital deben realizar la actualización de su declaración de bienes y renta y de la actividad económica, entre el 1 de junio y el 31 de julio del 2021[3].

Resulta pertinente recordar que por tratarse de una obligación de origen Constitucional (Art. 122 Superior), regulada en la Ley 190 de 1995 y en sus decretos reglamentarios, su incumplimiento u omisión puede dar lugar a la imposición de sanciones disciplinarias, previa aplicación del procedimiento establecido en la Ley 734 de 2002.

2. Diligenciamiento del formato de Declaración de Bienes y Rentas para la actualización - Sistema de Información Distrital del Empleo y la Administración Pública - SIDEAP

Si bien es cierto la normatividad establece de manera genérica que la actualización de la declaración de bienes y rentas se realiza a través del Sistema de Información y Gestión de Empleo Público-SIGEP, cabe señalar que el Departamento Administrativo de la Función Pública y el Departamento Administrativo del Servicio Civil Distrital suscribieron el Convenio Interadministrativo de Delegación No. 096 de 2015, que entre otros aspectos contempla la gestión de información en materia de empleo público en el Distrito Capital, efectuando la coordinación requerida con las unidades de personal, a fin de consolidar el Sistema de Información Distrital del Empleo y la Administración Pública - SIDEAP y su articulación con el Sistema de Información y Gestión de Empleo Público-SIGEP.

Por lo anterior, la actualización de la Declaración de Bienes y Rentas debe ser realizada por las y los servidores públicos y  las y los colaboradores de las entidades y organismos del Bogotá, D.C., a través del SIDEAP, en el link: https://sideap.serviciocivil.gov.co/sideap/ donde quedarán incorporados los datos suministrados,  generando registro de la(s) fecha(s) en que se realice la correspondiente actualización.

Las indicaciones o paso a paso para el diligenciamiento o actualización del formato de Declaración de Bienes y Rentas se encuentran publicadas en el Centro de Documentación de SIDEAP - “Instructivo para el diligenciamiento del formato de bienes y rentas Sideap” que puede ser consultado en el siguiente enlace: https://www.serviciocivil.gov.co/portal/tablero-decontrol/info-importante-tablero-de-control/centro-de-documentacion-SIDEAP

3. Entrega de los Formatos de Declaración de Bines y Rentas a las Oficinas de Talento Humano

De acuerdo con las normas que regulan la obligación de presentación de la Declaración de Bienes y Rentas, así como su actualización, las y los servidores públicos luego de realizar el diligenciamiento del formulario en el Sistema de Información Distrital del Empleo y la Administración Pública – SIDEAP, deben imprimir el formato, firmarlo y remitirlo en físico a la oficina de talento humano para que sea validado y adjuntado a la hoja de vida del servidor.

Sin embargo, en la actualidad nos encontramos en una situación extraordinaria por causa de la pandemia declarada por la Organización Mundial de la Salud - OMS, como consecuencia del virus COVID- 19, lo que ha llevado a que tanto el gobierno nacional como el distrital adopten medidas para la evitar la propagación y contención del virus.

De una parte, el Ministerio de Salud y Protección Social mediante la Resolución 738 del 26 de mayo de 2021 prorrogó la emergencia sanitaria por el nuevo coronavirus COVID-19 hasta el 31 de agosto de 2021, declarada mediante Resolución 385 de 2020 y prorrogada por las Resoluciones 844, 1462 y 2230 de 2020 y 222 de 2021.

Asimismo, el artículo 3 del Decreto Legislativo 491 del 2020, previó, para evitar el contacto entre las personas y propiciar el distanciamiento social y hasta tanto permanezca vigente la emergencia sanitaria, que las entidades públicas velarán por prestar sus servicios mediante la modalidad de trabajo en casa, utilizando las tecnologías de la información y de las telecomunicaciones.

Recientemente, el gobierno nacional, a través del Decreto 580 del 31 de mayo de 2021 impartió instrucciones en virtud de la emergencia sanitaria generada por la pandemia del Coronavirus COVID - 19, y el mantenimiento del orden público, regulando la fase de Aislamiento Selectivo, Distanciamiento Individual Responsable y Reactivación Económica Segura que regirá en la República de Colombia, hasta las cero horas (00:00 a.m.) del día 1 de septiembre de 2021.

A su vez, la Alcaldía Mayor de Bogotá profirió el Decreto Distrital 199 de 04 de junio de 2021, por medio del cual se adoptan medidas de reactivación económica segura con ocasión de la emergencia sanitaria producida por el SARS-CoV-COVID-19, en la ciudad de Bogotá, D.C., disponiendo en su artículo 5°, que durante el tiempo que dure la emergencia sanitaria por el Covid19, todas las entidades del sector público deberán dar continuidad a los mecanismos para que sus empleados y contratistas cuya presencia no sea indispensable en la sede de trabajo, desarrollen de manera preferencial las funciones y obligaciones bajo las modalidades de teletrabajo, trabajo en casa u otras similares; procurando prestar sus servicios de forma presencial hasta con un 30% de sus empleados y contratistas, de tal manera que el 70% restante continúe realizando trabajo en casa.

Por lo tanto, en las circunstancias señaladas, encontrándose vigente la emergencia sanitaria producida por el Covid19, atendiendo la instrucción de la Alcaldesa Mayor de Bogotá, prevista en el artículo 5° del Decreto Distrital 199 de 2021 y, mientras un número importante de servidores de la administración distrital se encuentren prestando sus servicios en la modalidad de trabajo en casa o teletrabajo, no resulta pertinente hacer exigible la entrega física de la actualización de la Declaración de Bienes y Rentas de forma impresa y suscrita a las respectivas oficinas de Talento Humano de los diferentes organismos y entidades distritales, en las fechas previstas.

Así, la obligación de actualización de la Declaración de Bienes y Rentas a cargo de los servidores públicos y colaboradores se efectuará realizando el registro correspondiente en el Sistema de Información Distrital del Empleo y la Administración Pública – SIDEAP, entre el 1 de junio y el 31 de julio de 2021, en el módulo de Declaración de Bienes y Rentas.

Es importante reiterar que el SIDEAP se encuentra parametrizado para efectos de determinar con certeza la fecha (día, mes, año) en la que los y las servidoras distritales cumplen el deber legal de realizar la actualización de su declaración de bienes y rentas en el Sistema, por lo que se exhorta a los y las servidoras distritales para que dicha actividad se realice con la oportunidad exigida dentro del término legal previsto.

Asimismo, se insta a las entidades y organismos distritales para que se dispongan las medidas administrativas tendientes a garantizar el cumplimiento de la obligación prevista en el artículo 16° de la Ley 190 de 1995 respecto de la recopilación y clasificación de la información contenida en las declaraciones de bienes y rentas para adjuntarlas a la correspondiente hoja de vida a cargo de los y las servidoras distritales, mediante el uso de las tecnologías de la información y las comunicaciones (en medio magnético) o de su recepción en medios físicos, esto último garantizando en todo caso, la plena observancia de medidas de bioseguridad para la prevención de la propagación del Covid19 y que pueden implicar definir fechas de recepción física con posterioridad al plazo máximo de presentación y registro en el SIDEAP.

4. Actualización de publicación y divulgación proactiva de la declaración de bienes y rentas, del registro de conflictos de interés y la declaración del impuesto sobre la renta y complementarios - Ley 2013 de 2019, Decretos Distritales 189 de 2020 y 159 de 2021 y Acuerdo Distrital 782 de 2020.  

La Ley 2013 de 2019[4] estableció la obligación para determinados servidores públicos y contratistas del Estado,[5] de efectuar la publicación y divulgación proactiva de la declaración de bienes y rentas, el registro de conflicto de interés y la declaración del impuesto sobre la renta y complementarios, como requisito para posesionarse, ejercer y retirarse del cargo.

Respecto de la oportunidad para la actualización de la presentación y registro de los mencionados documentos, el artículo tercero señala:

Artículo 3°. La presentación y registro de la declaración de bienes y rentas, del registro de conflictos de interés y la declaración del impuesto sobre la renta y complementarios deberá ser actualizada cada año mientras subsista la calidad de sujetos obligados de acuerdo con el artículo 2° de la presente ley.

Todo cambio que· modifique la información contenida en la declaración de bienes y rentas, y en el registro de conflictos de interés, deberá ser comunicado a la respectiva entidad y registrado dentro de los dos (2) meses siguientes al cambio.

La copia de la declaración del impuesto sobre la renta y complementarios se deberá actualizar dentro del mes siguiente a la presentación de la última declaración del año gravable ante la DIAN. (Negrilla fuera de texto)

Del artículo trascrito y teniendo en cuenta que la Ley 2013 que fue promulgada el 30 de diciembre de 2019, siendo su cumplimiento exigible de manera inmediata, la obligación de actualización de los documentos señalados en la misma se llevaría a cabo en los siguientes términos:

- La actualización de la Publicación y Divulgación Proactiva de la Declaración de Bienes y Rentas y de Conflictos de Intereses de que trata la Ley 2013 de 2019, se efectuará dentro del mes siguiente a la presentación de la Declaración del Impuestos sobre la Renta y Complementarios, correspondiente al año gravable 2020, en el Sistema de Información y Gestión de Empleo Público-SIGEP.

- Todo cambio que· modifique la información contenida en la declaración de bienes y rentas, y en el registro de conflictos de interés, deberá ser comunicado a la respectiva entidad y registrado dentro de los dos (2) meses siguientes al cambio, en el Sistema de Información y Gestión de Empleo Público-SIGEP.

En este punto resulta pertinente recordar lo establecido en el Parágrafo 3° del artículo 4 de la Ley 2013 de 2019 en donde contempla que “En todo caso con lo contemplado en esta ley, no se generan cambios a lo dispuesto para los sujetos obligados en la Ley 190 de 1995, respecto a la obligación del registro de información”, lo cual significa que el deber de efectuar la publicación y divulgación proactiva de la declaración de bienes y rentas, el registro de conflicto de interés y la declaración del impuesto sobre la renta y complementarios, es adicional y no remplaza la obligación de actualización de la Declaración de Bienes y Rentas, de que trata el Decreto Nacional 484 de 2017, que tal como quedó establecido en los numerales 1, 2, y 3 de esta circular, se deberá efectuar a través del Sistema Distrital de Información del Empleo y la Administración Pública (SIDEAP), entre el 1 de junio y el 31 de julio del 2021.

Por otro lado, a nivel Distrital, el Decreto Distrital 189 de 2020[6], modificado por el Decreto Distrital 159 de 2021, establece: 

“Artículo 9. Publicación y divulgación proactiva de la declaración de bienes y rentas, del registro de conflictos de interés y la declaración del impuesto sobre la renta y complementarios. Modificado por el art. 3, Decreto 159 de 2021[7] En la búsqueda de la transparencia y la lucha contra la corrupción en el Distrito Capital, todos los servidores públicos y colaboradores del distrito efectuarán el registro y publicación en el Sistema de Información y Gestión del Empleo Público -SIGEP del formato de publicación proactiva declaración de bienes y rentas y registro de conflictos de interés y de declaración del Impuesto sobre la Renta y Complementarios.

Cuando se presente un cambio que modifique la información, este deberá ser comunicado y actualizado dentro de los dos (2) meses siguientes a la novedad”. Subrayado y negrilla nuestro. 

Finalmente, el Concejo de Bogotá mediante Acuerdo Distrital 782 de 2020^[8], que tiene por fin cumplir con los principios de transparencia y publicidad, señala lo siguiente:

“(…) ARTÍCULO 2.- Servidores públicos obligados. Se encuentran obligados a presentar, publicar y divulgar sus declaraciones de renta, declaración juramentada de bienes y rentas, declaración proactiva de bienes y rentas y conflicto de intereses a que se vean enfrentados con su condición de servidores públicos, los siguientes:

1) Secretarios y Subsecretarios del Despacho, los Directores y/o Jefes de Oficina de la Administración Central y sus Subdirectores, Coordinadores y Asesores.

2) Directores de Departamentos Administrativos, Unidades Administrativas, Establecimientos Públicos, Institutos, Fondos, y sus Subdirectores, Coordinadores, Jefes y Asesores.

3) Gerentes y Subgerentes de Empresas Industriales y Comerciales de Bogotá, Empresas de Servicios Públicos de Bogotá, Empresas Sociales del Estado, Sociedades Públicas, Sociedades de Economía Mixta y sus Subdirectores, Coordinadores, Directores, Jefes y Asesores.

4) Rector, Vicerrector, Secretario, Decanos, Coordinadores, Directores, Jefes y Asesores de la Universidad Francisco José de Caldas.

5) Personero Distrital, Contralor Distrital, Veedor Distrital, Delegados de los anteriores, Coordinadores, Directores, Jefes y Asesores.

6) Alcaldes locales, Asesores e Inspectores de Policía.

7) Todos los funcionarios y empleados públicos que tengan dirección y manejo al interior de las entidades vinculadas con la Administración central o descentralizadas, así como a las Unidades Administrativas y Empresas Industriales y Comerciales, las de Economía Mixta de Bogotá D.C.

8) Todas las personas que forman parte de las Juntas Directivas de las Empresas Industriales y Comerciales de Bogotá, Empresas de Servicios Públicos de Bogotá, Empresas Sociales del Estado, Sociedades Públicas, y Sociedades de Economía Mixta.

ARTÍCULO 3.- Los servidores obligados por el presente Acuerdo, deberán presentar, publicar y divulgar la información en los términos señalados en el artículo 5 de la Ley 2013 de 2019. En todo caso en armonía con el marco legal vigente.

ARTÍCULO 4.- Dicha información será de carácter público y deberá publicarse en el Sistema de Información y Gestión del Empleo Público (SIGEP), así como en el Sistema de Información Distrital del Empleo y la Administración Pública (SIDEAP) o herramientas que los sustituyan. Exceptuando los datos sensibles de conformidad con la Ley 1266 de 2008 y la Ley 1581 de 2012. (…)” Subrayado nuestro.

Corolario de lo anterior, se reitera a las entidades y organismos distritales y a los y las servidoras públicas distritales, que en concordancia con lo establecido en el Acuerdo Distrital 782 de 2020 y en el Decreto Distrital 189 de 2020, modificado por el Decreto Distrital 159 de 2021, que Todos/as las y los servidores públicos del Distrito Capital debe efectúen la “Publicación proactiva declaración de bienes y rentas y registro de conflictos de interés” en el Sistema de Información y Gestión del Empleo Público -SIGEP y cargar una copia digital de la declaración del impuesto sobre la renta y complementarios, esto últimos si a ello hay lugar según las reglas de liquidación del mencionado tributo, dentro del mes siguiente a su presentación. 

Finalmente, el Departamento Administrativo del Servicio Civil Distrital - DASCD, se permite informar que atenderá y prestará soporte en todo lo relacionado con el Sistema de Información Distrital del Empleo y la Administración Pública - SIDEAP, a través del  formulario que se encuentra en el enlace https://soporte_dascd.helppeoplecloud.com/, a través de la línea telefónica 3680038 opción 1 y a través de nuestro servicio de Ventanilla Virtual en el enlace https://www.serviciocivil.gov.co/portal/form/ventanilla_virtual.

Cordialmente,

NIDIA ROCÍO VARGAS

Directora Departamento Administrativo del Servicio Civil Distrital

NOTAS DE PIE DE PAGINA: