RESOLUCIÓN 172832 DE 2021

(Diciembre 22)

“Por medio de la cual se modifica la Resolución 265 de 2019”

EL SECRETARIO DE DESPACHO DE LA SECRETARÍA DISTRITAL DE MOVILIDAD- SDM,

En ejercicio de sus facultades legales y en especial las conferidas por los numerales 18, 20 y 21 del artículo 4 del Decreto Distrital 672 de 2018.

CONSIDERANDO:

Que el artículo 16 de la Ley 594 de 2000, “Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones”, confiere a los secretarios generales o funcionarios de igual o superior jerarquía a cuyo cargo estén los archivos públicos “(...) la obligación de velar por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información de los documentos de archivo y serán responsables de su organización y conservación, así como de la prestación de los servicios archivísticos”.

Que el artículo 46 ídem, establece: “Conservación de documentos. Los archivos de la Administración Pública deberán implementar un Sistema Integrado de Conservación en cada una de las fases del ciclo vital de los documentos”.

Que el Archivo General de la Nación expidió el Acuerdo 006 de 2014, “Por medio del cual se desarrollan los artículos 46, 47 y 48 del Título Xl “Conservación de Documentos” de la Ley 594 de 2000”.

Que el artículo 4 del Acuerdo 006 de 2014, estableció los componentes del Sistema Integrado de Conservación — SIC, y en virtud de la naturaleza de los diferentes tipos de información y/o documentos, los componentes del SIC son:

“a) Plan de Conservación Documental: aplica a documentos de archivo creados en medios físicos y/o análogos.

b) Plan de Preservación Digital a Largo Plazo: aplica a documentos digitales y/o electrónicos de archivo.”

Que el artículo 11 ídem, señaló:

“ARTÍCULO 11. APROBACIÓN SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIÓN- SIC. El Sistema Integrado de Conservación deberá ser aprobado mediante acto administrativo expedido por el representante legal de la entidad, previo concepto emitido por el Comité de Desarrollo Administrativo en las entidades del orden nacional o por el Comité Interno de Archivo en las entidades del nivel territorial, cuyo sustento deberá quedar consignado en el acta del respectivo comité.

(...)”

Que el artículo 6 de la Resolución 045 de 2018 expedida por la Secretaría Distrital de Movilidad, modificado por el artículo 3 de la Resolución 079 de 2019, señaló como una de las funciones del Comité Interno de Archivo de la Secretaría: “9. Aprobar el Plan de Aseguramiento Documental y demás guías, manuales, metodologías del Sistema Integrado de Conservación con miras a proteger los documentos contra diferentes riesgos”.

Que mediante la Resolución 265 de 2019, la Secretaría Distrital de Movilidad adoptó el “(…) Sistema Integrado de Conservación de documentos de la Secretaría Distrital de Movilidad (...).”

Que de conformidad con la Directiva 001 de 2018 expedida por la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C., la Secretaría Distrital de Movilidad hizo parte de la implementación de la estrategia IGA + 10 Componente Gestión Documental realizada por el Archivo de Bogotá.

Que mediante la Resolución 439 del 19 de noviembre del 2019, la Secretaría Distrital de Movilidad modificó la Resolución 265 de 2019, incluyendo el Plan de Preservación Digital a Largo Plazo, a partir de las disposiciones del Comité Interno de Archivo de la Secretaría Distrital de Movilidad, en sesión dos (02) de 2019.

Que para las vigencias 2020 y 2021 en el proceso de implementación del Documento SIC, se evidenció la necesidad de ajustar aspectos técnicos por la creación y adopción de formatos asociados al sistema de calidad particularmente en el Plan de Conservación Documental, esta situación cambió de versión el Sistema Integrado de Conservación, razón por la cual, y teniendo en cuenta los ajustes realizados al proceso, se debe realizar la modificación de la Resolución 439 de 2019, en el sentido de emitir la “Aprobación del Sistema Integrado de Conservación” con las modificaciones y actualizaciones técnicas.

Que mediante Comité Interno de Archivo de la Secretaría Distrital de Movilidad, en la sesión ordinaria número dos (02) del 2021, que se llevó a cabo el día 21 de septiembre del año en curso, se aprobó el ajuste realizado al Sistema Integrado de Conservación en sus componentes: Plan de Conservación Documental y Plan de Preservación Digital a Largo Plazo.

En mérito de lo expuesto, este Despacho

RESUELVE:

Artículo 1. Modifíquese el artículo 1 de la Resolución 265 de 2019 modificado por el artículo 1 de la Resolución 439 de 2019, el cual quedará así:

“Artículo 1. Adoptar y aprobar el Sistema Integrado de Conservación de documentos de la Secretaría Distrital de Movilidad y sus componentes: Plan de Conservación Documental y Plan de Preservación Digital a Largo Plazo aprobados por el Comité Interno de Archivo en sesión Ordinaria No 2 de 2021, el cual es componente y desarrollo de la Política Institucional de Gestión Documental de la entidad. El Sistema Integrado de Conservación Documental, se encuentra publicado para su consulta, en la página web de la entidad, en el menú Transparencia y Acceso a la información componente 10 Gestión de información”.

Artículo 2. VIGENCIA. La presente Resolución rige a partir del día siguiente a su publicación en el Registro Distrital y deroga las disposiciones que le sean contrarias.

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE.

Dada en Bogotá, D.C., a los veintidós (22) días del mes de diciembre de dos mil veintiuno (2021).

NICOLÁS ESTUPIÑÁN ALVARADO

Secretario de Despacho