RESOLUCIÓN 005 DE 2021

 

(Diciembre 24)

 

Por la cual se modifica el mapa de procesos de la SED, se adoptan las caracterizaciones de los procesos que lo componen y se dictan otras disposiciones

 

EL JEFE DE LA OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN DE LA SECRETARÍA DE EDUCACIÓN DEL DISTRITO

 

En uso de sus facultades legales, en especial la conferida en la Resolución 1340 del 23 de julio de 2015 y,

 

CONSIDERANDO:

 

Que el Departamento Administrativo de la Función Pública, a través del Decreto 1499 del 11 de septiembre de 2017 “Por medio del cual se modifica el Decreto 1083 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Función Pública, en lo relacionado con el Sistema de Gestión establecido en el artículo 133 de la Ley 1753 de 2015” en su artículo 2.2.22.3.9 indica que, en las entidades autónomas, con regímenes especiales y en otras ramas del poder público, debe implementarse el Modelo Integrado de Planeación y Gestión - MIPG-

 

Que el Consejo para la Gestión y el Desempeño Institucional, elaboró el Manual Operativo para la implementación de MIPG, el cual en su capítulo 3.2.1.1 que habla sobre la “Política de Fortalecimiento organizacional y simplificación de procesos”, establece que “la adopción de una gestión por procesos permite la mejora de las actividades de la administración pública orientada al servicio público y para resultados”

 

Que la Alcaldía Mayor de Bogotá expidió el Decreto 807 del 24 de diciembre de 2019 “Por medio del cual se reglamenta el Sistema de Gestión en el Distrito Capital y se dictan otras disposiciones”.

 

Que mediante la Resolución No. 1540 del 30 de mayo de 2003 la Secretaría de Educación del Distrito adoptó su Manual de Procedimientos, compuesto por: Procedimientos, Formatos e Instructivos de Trabajo, la cual ha sufrido modificaciones parciales en el transcurso del tiempo, situación que hace dinámicas las decisiones que se tomen en los actos administrativos de modificación de dicho manual.

Que mediante la Resolución 002 del 3 de diciembre de 2015, suscrita por el jefe de la Oficina Asesora de Planeación, se incorporaron al Manual de Procedimientos los Macroprocesos de la Secretaría de Educación del Distrito y que a partir de esa fecha se denomina “Manual de Procesos y Procedimientos”.

 

Que la Oficina Asesora de Planeación de conformidad con la función establecida en el literal N) del artículo 6 del Decreto 330 de 2008, está encargada de “Coordinar con las dependencias de la SED la elaboración y actualización de los Manuales de Procesos y Procedimientos de acuerdo con la metodología que se acoja y proyectar los actos administrativos para su adopción”.

 

Que de acuerdo con la función establecida en el literal k) del artículo 5 del Decreto 330 de 2008, el Despacho del Secretario debe: “Liderar la formulación, implementación y mejoramiento continuo del Sistema de Control Interno de la Secretaría y del Sistema de Gestión de Calidad”.

 

Que mediante el artículo primero de la Resolución 1340 del 23 de julio de 2015, el Secretario de Educación delegó “en el (la) jefe de la Oficina Asesora de Planeación la facultad para la suscripción de los actos administrativos que se requieran para aprobar las modificaciones, adiciones y eliminaciones de documentos que hacen parte del manual de procesos y procedimientos de la SED”.

 

Que en caso de que las áreas identifiquen la necesidad de intervenir sus documentos con el fin de eliminarlos, complementarlos o mejorarlos, deberán solicitar a la Oficina Asesora de Planeación, la asesoría y el acompañamiento en el levantamiento y documentación, por medio de comunicación escrita.

 

Que en desarrollo de lo delegado en la Resolución 1340 de 2015, la Oficina Asesora de Planeación únicamente expedirá los actos administrativos que formalicen cualquier tipo de afectación a los documentos del manual de procesos y procedimientos de la SED previa solicitud y aprobación del directivo del área competente, documentos que hacen parte integral de esta resolución.

 

Que aplicando el mejoramiento continuo, tomando como base los productos entregados en el marco del contrato de consultoría 1351 en la vigencia 2017, cuyo objeto fue “Realizar el diagnóstico de la situación actual, el diseño y/o rediseño de los procesos estratégicos, misionales y de apoyo del nivel central, acorde con el direccionamiento estratégico de la secretaría de educación”, se considera pertinente

 

- Actualizar la versión 8 - V8- del mapa de procesos compuesto por 18 procesos, la cual es reemplazada por la versión 9 -V9- compuesta por 22 procesos y 5 subprocesos, debido a la necesidad de alinear los procesos a lo exigido en las políticas que componen el Modelo Integrado de Planeación y Gestión MIPG, haciendo necesaria la derogatoria de los artículos primero, segundo y tercero de la Resolución 002 del 2 de agosto de 2018.

 

- Adoptar las caracterizaciones de los 22 procesos y 5 subprocesos de la Entidad, elaboradas por la Oficina Asesora de Planeación y validadas con las áreas competentes y aprobadas por el líder respectivo, compuestas por el objetivo, alcance, líder del proceso, ciclo PHVA, indicadores y recursos.

 

- Modificar la estructura de los códigos de todos los documentos que hacen parte del manual de procesos y procedimientos de la Secretaría de Educación del Distrito, de acuerdo con el nuevo mapa de procesos.

 

Que la Secretaría de Educación del Distrito cuenta con el aplicativo ISOLUCION, el cual contiene todos los documentos del Manual de Procesos y Procedimientos y del Sistema de Gestión de la Entidad, al cual pueden acceder usuarios internos y externos por medio de la página web www.educacionbogota.edu.co  para la consulta de la documentación legal y vigente.

 

Que el contenido de la presente resolución fue puesto a consideración del Comité Institucional de Gestión y Desempeño de la Secretaría de Educación del Distrito, adoptado mediante Resolución 857 del 1 de abril de 2019, y esta instancia recomendó la actualización del mapa de procesos tal como consta en el Acta 006 del 21 de diciembre de 2021.

 

En mérito de lo anteriormente expuesto el jefe de la Oficina Asesora de Planeación,

 

RESUELVE:

 

Artículo 1. ACTUALIZAR el mapa de procesos a la versión 9, de la siguiente manera:

 

Procesos Estratégicos

 

- Planeación Estratégica.

 

- Comunicación Institucional.

 

- Participación Ciudadana.

 

- Integridad y Control Disciplinario.

 

- Servicio Integral a la Ciudadanía.

 

Procesos Misionales

 

- Articulación Interinstitucional.

 

- Acceso y Permanencia Escolar

 

- Subproceso Infraestructura y Dotaciones Escolares.

 

- Subproceso Ruta de Acceso y Permanencia Escolar.

 

Calidad Educativa Integral

 

- Subproceso Gestión Pedagógica.

 

- Subproceso Innovación y Desarrollo de competencias.

 

- Subproceso Evaluación.

 

- Educación Inclusiva.

 

- Inspección y Vigilancia del Servicio Educativo.

 

Procesos de Apoyo

 

- Gestión Contractual.

 

- Gobierno y Seguridad Digital.

 

- Gestión Financiera.

 

- Talento Humano.

 

- Gestión Administrativa.

 

- Gestión Jurídica.

 

- Gestión Documental.

 

- Gestión Ambiental.

 

Procesos de Evaluación y Mejora

 

- Seguimiento y Autoevaluación del Desempeño Institucional.

 

- Evaluación Independiente.

 

- Fortalecimiento Organizacional.

 

- Gestión del Conocimiento.

 

 

Artículo 2. MODIFICAR la estructura de los códigos de los documentos del Sistema de Gestión de la Secretaría de Educación del Distrito, así:

 

 

Parágrafo 1. Los códigos están compuestos de tres partes de acuerdo con lo descrito en el cuadro anterior, en donde la primera parte corresponde al número del proceso al que pertenece el documento, la segunda parte describe el tipo de documento por medio de la sigla que lo identifica y la tercera parte es el consecutivo que depende del número de documentos del mismo tipo asociado a cada proceso.

 

Parágrafo 2. Para el caso de los procesos que contengan subprocesos, la primera parte de la estructura del código llevará el numero del proceso, seguido de un punto y la secuencia numérica, de acuerdo con el número de subprocesos que contenga.

 

Parágrafo 3. El ajuste de los códigos de los documentos del manual de procesos y procedimientos, se realizará de manera masiva por parte del proveedor del aplicativo del Sistema de Gestión, de acuerdo con la nueva estructura y los nuevos procesos. Se entenderá que el nuevo código es el que reasigna el documento al proceso.

 

Parágrafo 4. El inventario de documentos con los nuevos códigos es un anexo que hace parte integral de esta resolución.

 

Artículo 3. ADOPTAR las caracterizaciones de los 22 procesos y 5 subprocesos relacionados en el artículo 1º de la presente resolución.

 

 

Artículo 4. Los documentos adoptados mediante la presente Resolución, son de obligatorio cumplimiento para todos los servidores públicos y contratistas de la Secretaría de Educación del Distrito.

 

Artículo 5. Será responsabilidad de todos los Directivos de la Entidad de los niveles central, local e institucional, la permanente actualización, implementación, divulgación, aplicación y el seguimiento de los documentos a su cargo.

 

Artículo 6. Los documentos adoptados en la presente Resolución serán difundidos de manera general por la Oficina Asesora de Planeación en toda la Entidad y a las áreas afectadas; a su vez, los directivos de las áreas competentes tendrán la responsabilidad de la socialización, implementación y seguimiento de los documentos con los funcionarios y contratistas que intervienen en ellos.

Artículo 7. Los documentos de que trata la presente resolución reposarán para consulta en el archivo de la Entidad y en medio magnético en el aplicativo vigente del Sistema de Gestión, al cual pueden acceder usuarios internos y externos por medio de la página web www.educacionbogota.edu.co , los cuales harán parte integral de la presente Resolución.

 

Artículo 8. Conforme a la normatividad vigente corresponde a la Oficina de Control Interno velar por el cumplimiento de los documentos del manual de procedimientos.

 

Artículo 9. Los indicadores asociados a las caracterizaciones de las que trata el artículo tercero constituirán el tablero de indicadores oficial de la Secretaría de Educación del Distrital.

 

Parágrafo. El tablero de indicadores se actualizará en la medida en que se incluyan, modifiquen o eliminen indicadores asociados a los procesos.

 

Artículo 10. La presente Resolución rige a partir de la fecha de su expedición y deroga las disposiciones que le sean contrarias.

 

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE

 

Dado en Bogotá, D.C., a los 24 días del mes de diciembre del año 2021.

 

JUAN SEBASTIÁN CONTRERAS BELLO

 

Jefe Oficina Asesora de Planeación

 

Secretaría de Educación del Distrito