CIRCULAR  030 DE 2021

(Noviembre 24)

Para: SUBSECRETARIOS(AS)  JURÍDlCOS(AS),  DIRECTORES(AS) JURÍDICOS(AS), JEFES OFICINAS JURÍDICAS Y FINANCIERAS DE LAS SECRETARÍAS DE DESPACHO, DEPARTAMENTOS ADMINISTRATIVOS, ESTABLECIMIENTOS PÚBLICOS, UNIDADES ADMINISTRATIVAS ESPECIALES, EMPRESAS INDUSTRIALES Y COMERCIALES DEL DISTRITO, SOCIEDADES DE ECONOMiA MIXTA, SOCIEDADES PÚBLICAS, SUBREDES INTEGRADAS DE SERVICIOS DE SALUD, VEEDURÍA DISTRITAL, CONTRALORÍA DISTRITAL, PERSONERÍA DE BOGOTÁ, RECTOR DEL ENTE UNIVERSITARIO AUTÓNOMO.

De: SECRETARÍA JURÍDICA DISTRITAL.

Asunto: REGISTRO DE ESTADOS PROCESALES EN EL SISTEMA DE INFORMACIÓN DE PROCESOS JUDICIALES SIPROJ-WEB

La Secretaría Jurídica Distrital es el ente rector en los asuntos jurídicos del distrito, en ese rol, entre otras acciones, orienta a los organismos y entidades de la administración distrital en la prevención del daño antijurídico [i]  y lidera el Modelo de Gestión Jurídica Pública que tiene como objetivo establecer y coordinar, de manera armónica, las acciones de defensa judicial del distrito para proteger el patrimonio de sus entidades.[ii]

Bajo ese marco de acción, se expidió la Resolución 104 de 2018, mediante la cual se establecen los parámetros para la administración, seguridad y la gestión de la información jurídica a través de los sistemas de información, entre ellos el SIPROJ-WEB, herramienta que permite realizar seguimiento, diagnóstico y análisis gerencial a la actividad litigiosa del distrito capital, desde diferentes puntos importantes para la adopción e implementación de políticas de defensa judicial y de prevención del daño antijurídico.

Así las cosas, las entidades y organismos distritales, en aplicación del principio de corresponsabilidad y lo normado en el artículo 29 [iii]  de la Resolución 104 de 2018 deben propender por el adecuado registro, actualización, seguimiento y seguridad de la información reportada en los sistemas de información jurídica del distrito capital a fin de facilitar el análisis estadístico y jurídico de los datos reportados.

Por lo anterior, resulta necesario estandarizar los estados generales que las entidades y organismos distritales deben registrar en el SIPROJ-WEB, atendiendo el tipo de proceso y la cuerda procesal correspondiente.

En consecuencia, a continuación, se entistan los principales estados procesales que deben registrarse de forma cronológica, atendiendo la naturaleza propia de cada proceso y las particularidades de cada caso:

1.- ACCIONES DE TUTELA.

- Inicio del proceso.

- Reparto del proceso.

-Aceptación del proceso

- Auto admisorio de tutela.

- Notificación del auto admisorio de la tutela y traslado de la tutela.

- Contestación de la tutela

- Sentencia favorable / desfavorable l^a instancia.

- Cumplimiento del fallo de tutela

- Impugnación de la sentencia (cuando sea presentada por la entidad. La impugnación presentada por la otra parte, sólo cuando se remita el escrito presentado

- Auto que concede impugnación / rechaza por extemporánea impugnación (cuando sea notificado).

- Auto que admite impugnación (cuando sea notificado).

- Sentencia ejecutoriada favorable / desfavorable 2 ^a instancia

- Auto que selecciona tutela para revisión / Auto que no selecciona tutela para revisión (cuando sea notificado).

- Auto ordena requerir (cuando sea notificado).

- Auto que admite incidente de desacato (cuando sea notificado).

- Contestación del incidente

- Auto que resuelve incidente / sanción incidente de desacato (cuando sea notificado).

2.  MEDIOS DE CONTROL (Artículos 137, 138, 140, 141 CPACA).

- Inicio del proceso.

- Reparto del proceso.

- Aceptación del proceso.

- Auto que decreta medidas cautelares.

- Auto que admite demanda

- Notificación del auto admisorio y traslado de la demanda.

- Presentación de poder.

- Oposición medidas cautelares.

- Contestación de la demanda / llamamiento en garantía.

- Auto fija fecha para audiencia inicial.

- Audiencia inicial del art. 180 Ley 1437 de 2011 

- Audiencia de pruebas art. 181 Ley 1437 de 2011

- Audiencia de alegaciones y juzgamiento art. 182 Ley 1437 de 2011 / Presentación de alegatos de conclusión 1^a instancia.

- Sentencia anticipada art. 182A Ley 1437 de 2011

- Sentencia favorable / desfavorable 1^a instancia.

- Recurso de apelación.

- Conciliación judicial.

- Auto que concede recurso de apelación.

- Auto que admite recurso de apelación.

- Pronunciamiento frente al recurso de apelación.

- Presentación de alegatos de conclusión 2 ^a instancia.

- Sentencia favorable / desfavorable 2^a instancia.

- Auto adición, aclaración y/o corrección de la sentencia.

- Sentencia ejecutoriada favorable / desfavorable 2^a instancia

- Cumplimiento de la sentencia.

3.- ACCIONES POPULARES.

- Inicio del proceso.

- Reparto del proceso.

- Aceptación del proceso.

- Auto que decreta medidas cautelares.

- Auto que admite demanda.

- Notificación del auto admisorio y traslado de la demanda 

- Presentación de poder.

- Oposición medidas cautelares.

- Contestación de la demanda

- Auto que fija fecha para audiencia especial

- Pacto de cumplimiento.

- Audiencia especial - Pacto de cumplimiento.

- Auto que decreta pruebas.

- Presentación de alegatos de conclusión 1^a instancia.

- Sentencia favorable / desfavorable 1^a instancia.       

- Recurso de apelación.

- Auto que concede recurso de apelación.

- Auto que admite recurso de apelación.

- Sentencia favorable / desfavorable 2^a instancia.

- Auto adición, aclaración y/o corrección de la sentencia

- Sentencia ejecutoriada favorable / desfavorable 2^a instancia.

- Cumplimiento de la sentencia.

- Desacato art. 41 Ley 472 de 1998.

- Garantía art. 42 Ley 472 de 1998

- Auto que decreta el cumplimiento y ordena el archivo.

4.- ACCIONES DE GRUPO.

- Inicio del proceso.

- Reparto del proceso.

- Aceptación del proceso.

- Auto que decreta medidas cautelares.

- Auto que admite demanda.

- Notificación del auto admisorio y traslado de la demanda.

- Exclusión de grupo

- Presentación de poder.

- Oposición medidas cautelares.

- Contestación de la demanda

- Diligencia de conciliación art. 61 Ley 472 de 1998

- Auto que decreta pruebas

- Presentación de alegatos de conclusión 1^a instancia.

- Sentencia favorable / desfavorable 1^a instancia.

- Recurso de apelación.

- Auto que concede recurso de apelación.

- Auto que admite recurso de apelación.

- Sentencia favorable / desfavorable 2^a instancia.

- Auto adición, aclaración y/o corrección de la sentencia.

- Sentencia ejecutoriada favorable / desfavorable 2^a instancia.

- Cumplimiento de la sentencia.

- Auto que decreta el cumplimiento y ordena el archivo.

5.- PROCESO ORDINARIO LABORAL.

- Inicio del proceso.

- Reparto del proceso.

- Aceptación del proceso.

- Auto que admite demanda

- Auto que corre traslado y ordena notificar.

- Notificación de la demanda

- Presentación de poder.

- Contestación de la demanda.

- Presentación de memorial proponiendo excepciones

- Auto que resuelve excepciones.

- Audiencia de conciliación, decisión de excepciones previas, saneamiento y fijación del litigio

- Audiencia de trámite y de juzgamiento.

- Sentencia favorable / desfavorable 1^a instancia.

- Recurso de apelación.

- Auto que concede recurso de apelación.

- Auto que admite recurso de apelación.

- Audiencia de segunda instancia.

- Sentencia ejecutoriada favorable / desfavorable 2^a instancia

- Recurso extraordinario.

- Cumplimiento de la sentencia.

6.- CONCILIACIÓN EXTRAJUDICIAL.

- Inicio del proceso / Presentación de solicitud de conciliación.

- Reparto del proceso.

- Aceptación del proceso.

- Estudio técnico de la solicitud de conciliación.

- Auto que fija fecha para audiencia de conciliación.

- Audiencia de conciliación fallida / Acuerdo conciliatorio.

- Terminado / Terminado por acuerdo conciliatorio.

- Se concilió PGN y se envió para aprobación judicial.

- Auto que aprueba conciliación/auto que imprueba conciliación.

7.- PROCESOS PENALES (LEY 906/2004).

- Inicio del proceso.

- Presentación de poder.

- Denuncia penal / De oficio.

- Etapa de indagación.

- Audiencia de formulación de imputación.

- Escrito de acusación.

- Audiencia de formulación de acusación.

-  Audiencia preparatoria.

- Audiencia Juicio oral.

- Sentencia favorable / desfavorable 1^a instancia.

- Recurso de apelación.

- Auto que concede recurso de apelación.

- Auto que admite recurso de apelación.

- Sentencia favorable / desfavorable 2^a instancia.

- Impugnación especial.

- Recurso extraordinario.

- Sentencia ejecutoriada favorable / desfavorable 2^a instancia 

- Solicitud de apertura de incidente de reparación integral.

- Audiencia de incidente de reparación integral.

- Incidente de reparación integral.

- Audiencia de pruebas y alegaciones.

- Sentencia que resuelve incidente de reparación integral.

7.1 En el evento de ruptura procesal se debe consignar el estado correspondiente y registrar el nuevo proceso.

7.2. Cuando se suscriban negociaciones, preacuerdos o terminación anticipada (ejemplos. preclusión, allanamiento a cargos), el apoderado deberá consignar el estado procesal pertinente.

En todo caso y sin perjuicio de lo anterior, los apoderados deberán registrar las providencias y actuaciones relevantes que se profieran o que se surtan en el curso del proceso, asegurando que las mismas coincidan con las desarrolladas en sede judicial o extrajudicial, según corresponda

Igualmente, los abogados que ejercen representación judicial deben realizar el cambio de instancia cuando corresponda, incluyendo la identificación del despacho que conoce la actuación y el nombre del juez o magistrado.Se precisa que el estado: "cumplimiento de sentencias", es el único que debe registrar el servidor designado en cada entidad u organismo distrital como radicador financiero, por ser este el encargado del registro de los pagos en el SIPROJ-WEB, en cumplimiento de providencias judiciales.

Adicionalmente, es importante precisar que el Sistema de Información de Procesos Judiciales, permite registrar estados que se generen con posterioridad a la terminación o cierre del proceso, de modo que el apoderado puede incluir las actuaciones relativas a trámites incidentales o decisiones que se profieran después de la providencia que resuelve el asunto del litigio.

Finalmente, las entidades y organismos distritales deben garantizar que los documentos y audios cargados en el sistema, sean legibles, audibles, fácilmente identificables, disponibles y auténticos, los cuales deben incluir la firma digital o manuscrita del apoderado que ejerce la representación judicial o del juez o magistrado que profirió la providencia.