CIRCULAR 006 DE 2022

(Enero 21)

Para: SERVIDORES(AS) PUBLICOS(AS) DE LA SECRETARÍA JURÍDICA DISTRITAL

De: DIRECCION DE GESTION CORPORATIVA

Asunto: CONVOCATORIA EQUIPOS DE TRABAJO

De conformidad con el Parágrafo del artículo 2.2.10.9 del Decreto Nacional 1083 de 2015, se entiende por equipo de trabajo el grupo de personas que laboran en forma interdependiente y coordinada, aportando las habilidades individuales requeridas para la consecución de un resultado concreto, en el cumplimiento de planes y objetivos institucionales, bajo este contexto la Secretaría Jurídica Distrital busca promover el desarrollo de la creatividad y la innovación institucional desde los servidores, para transformar y crear mejores formas de ejecutar las funciones, mejorar los procesos y resolver los problemas estructurales.

Por lo anterior, se convoca a todas las y los servidores públicos interesados para que inscriban sus equipos de trabajo y sus proyectos para desarrollar durante la vigencia 2022 atendiendo los siguientes lineamientos:

1. Conformación de los equipos de trabajo

Los equipos de trabajo para su conformación deben reunir los siguientes requisitos.

1. Los integrantes de los equipos de trabajo pueden ser servidores y servidoras de una misma dependencia o de distintas dependencias de la Entidad.

2. Cada equipo de trabajo deberá estar conformado como mínimo por tres (3) integrantes, con el fin de fomentar el trabajo en equipo. Uno de los integrantes podrá ser un directivo.

3. Las temáticas a desarrollar por los equipos de trabajo deben estar relacionadas con áreas estratégicas de trabajo fundamentadas en la planeación y con importante contenido de creatividad e innovación institucional y serán presentadas ante el Comité Institucional de Gestión y Desempeño para su revisión y aprobación.

2. Inscripción de equipos de trabajo.

La inscripción ante el Comité Institucional de Gestión y Desempeño de los equipos de trabajo y sus respectivos proyectos, la efectuará el Jefe de la dependencia a la que corresponda el tema a desarrollar a través de memorando escrito a la Dirección de Gestión Corporativa en el que se anexará el proyecto formulado, acompañado de los indicadores, el cronograma de trabajo y el nombre de cada uno de sus integrantes.

Las inscripciones se deberán remitir por memorando electrónico del 27 de enero de 2022 al 7 de febrero de 2022 a la Dirección de Gestión Corporativa.

Para la inscripción de proyectos se deberán cumplir los criterios que se describen a continuación

1. Los proyectos deberán presentarse para que su ejecución finalice a más tardar el último día hábil del mes de septiembre del año en curso, indicando en el mismo, las etapas o fases que se desarrollarán y ejecutarán dentro de este término, las cuales deberán cumplirse al 100%.

2. El alcance del proyecto debe concretarse al mejoramiento específico de acciones, tareas, procesos, planes y objetivos institucionales o cualquiera otro que a juicio del Comité Institucional de Gestión y Desempeño genere valor agregado en la gestión Institucional.

Si dentro del término de inscripción descrito, no se registra por lo menos un (1) equipo, este se prorrogará por ocho (8) días más.

A los equipos de trabajo se les podrá permitir la recomposición de sus integrantes y reformulación del proyecto, dentro del término anterior a la presentación y sustentación del proyecto en audiencia pública, evento en el cual, se deberá presentar la solicitud por escrito al Comité Institucional de Gestión y Desempeño, a través de la Dirección de Gestión Corporativa. El Comité Institucional de Gestión y Desempeño, deberá pronunciarse sobre su aceptación o rechazo.

Cerradas las inscripciones de los equipos, el Comité Institucional de Gestión y Desempeño, a través de la Dirección de Gestión Corporativa, informará a sus integrantes sobre los proyectos inscritos que fueron admitidos para concursar. Si solo se presenta un (1) proyecto de equipo de trabajo, y este es admitido, se adelantará el proceso.

3. Selección de los mejores equipos de trabajo

Los trabajos presentados por los equipos de trabajo deberán reunir los siguientes requisitos para competir por los incentivos institucionales:

1. El Proyecto u objetivo inscrito para ser evaluado debe haber concluido

2. Los resultados del trabajo presentado deben responder a criterios de excelencia y mostrar aportes significativos al servicio que ofrece la entidad.

Además de lo anterior. en el proceso de selección de los mejores equipos de trabajo se deberán cumplir con los siguientes puntos:

- Todos los equipos de trabajo inscritos que reúnan los requisitos exigidos deberán efectuar sustentación pública ante los empleados de la entidad.

- El Comité Institucional de Gestión y Desempeño, actuará como equipo evaluador y podrá invitar a servidoras(es) expertos de acuerdo con la temática de cada proyecto, con el fin de garantizar imparcialidad y conocimiento técnico para su evaluación y calificación.

- Los equipos de trabajo serán seleccionados en estricto orden de mérito, con base en los resultados obtenidos en las evaluaciones respectivas.

- La Secretaría Jurídica Distrital, de acuerdo con el concepto emitido por el equipo evaluador, asignará mediante acto administrativo, los incentivos pecuniarios al mejor equipo de trabajo de la entidad y los no pecuniarios a los equipos que ocupen el segundo y tercer lugar.

4. Evaluación de proyectos

El Comité Institucional de Gestión y Desempeño de la Secretaría Jurídica Distrital, actuando como equipo evaluador, tendrá en cuenta los siguientes criterios de valoración:

1. Planteamiento del proyecto y ejecución del cronograma. Hace referencia al cumplimiento del mismo, de acuerdo con lo señalado en el cronograma presentado y aprobado.

2. Funcionamiento como equipos de trabajo. Hace referencia a los procesos, métodos, investigaciones, levantamiento de información, desarrollo y demás aspectos relacionados con las actividades de grupo, como son la comunicación, integración, participación y aportes de quienes conformen el equipo de trabajo, para el desarrollo del respectivo proyecto.

3. Eficiencia con que se haya realizado la labor. Hace referencia a la utilización de recursos para el logro de objetivos, a la oportunidad y tiempo requerido en su desarrollo o ejecución y a los documentos que soportan el trabajo presentado.

4. Aporte a la transformación Institucional. Hace referencia a los aportes y problemas que resuelve o a la mejora de procesos y procedimientos.

5. Logro de los objetivos previstos. Hace referencia a los resultados alcanzados, los cuales deben ser medidos de acuerdo con los indicadores definidos en el proyecto

Ponderación criterios de valoración.

A los criterios de valoración señalados anteriormente les corresponderá el puntaje de calificación que se indica a continuación:

CRITERIOS DE VALORACIÓN	PONDERACION (Puntaje)
Planteamiento del proyecto y ejecución del cronograma	10
Funcionamiento como equipo de trabajo	15
Eficiencia con que se haya realizado la labor	20
Aporte a la transformación Institucional	25
Logro de los objetivos previstos	30
Puntaje Total	100

Se evaluaré la presentación y sustentación de un informe parcial y de un informe final. De acuerdo a las fechas determinadas en el cronograma, los equipos de trabajo, a través de la Dirección de Gestión Corporativa, remitirán por escrito al Comité Institucional de Gestión y Desempeño antes de cada sustentación, los informes de avance, indicadores aplicados y el cronograma ejecutado.

Para la sustentación final, cada equipo de trabajo deberá entregar los documentos que evidencien el proyecto realizado en original enviado por correo electrónico. Para la calificación se aplicarán los criterios y ponderación señalados a continuación.

- Informe Parcial. Un (1) informe parcial que tendrá un peso del 25% sobre el total de da evaluación, en el que se valorarán los criterios "Planteamiento del proyecto y ejecución del cronograma" y "Funcionamiento como equipo de trabajo".

- Informe Final. Un (1) informe final que tendrá un peso del 75% sobre el total de la evaluación, en donde se valorarán todos los criterios señalados anteriormente y consistirá en la presentación y sustentación del proyecto en audiencia pública.

4.1 Metodología para la sustentación ante el equipo evaluador.

- Para efectos de la sustentación, cada equipo de trabajo escogerá al integrante que hará la respectiva exposición, en todo caso, los miembros del Comité Institucional de Gestión y Desempeño podrán dirigir las preguntas que consideren pertinentes a cualquiera de sus integrantes.

- De acuerdo con la naturaleza del proyecto y a juicio del Comité, podrá invitarse a las personas que, por sus calidades y conocimientos relacionados con el respectivo tema, sean considerados como un apoyo en el proceso de evaluación.

- En cada exposición se efectuará la retroalimentación de los avances presentados por los equipos de trabajo, y así mismo, se entregará a cada representante de los equipos de trabajo, el resultado de la calificación obtenida en los informes parcial y final una vez se consoliden los puntajes de cada uno de los evaluadores. La correspondiente divulgación y entrega de los resultados la realizará la Dirección de Gestión Corporativa.

4.2 Selección y divulgación de resultados.

A más tardar dentro de los primeros quince (15) días del mes de octubre del año en curso: el Comité Institucional de Gestión y Desempeño seleccionará a los equipos de trabajo que obtengan una calificación definitiva igual o superior a 90 puntos, es decir, que alcancen el nivel de excelencia, en orden de mérito y de acuerdo con el mayor puntaje se establecerá el primero, segundo y tercer lugar, con base en las calificaciones obtenidas, las cuales serán consignadas en acta firmada por los integrantes del Comité. La divulgación será efectuada por la Dirección de Gestión Corporativa.

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Circular 006 de 2022 Secretaría Jurídica Distrital - Dirección de Gestión Corporativa

4. Evaluación de proyectos