CIRCULAR 007 DE 2022

(Febrero 03)

Para: SUBSECRETARIO JURÍDICO, DIRECTORES/AS, Y JEFES DE OFICINA

DE: JEFE OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN

Asunto: LINEAMIENTOS PARA LA FORMULACIÓN Y SEGUIMIENTO DE PLANES DE MEJORAMIENTO 2022

Con el propósito de realizar una eficiente gestión frente a la formulación y seguimiento de planes de mejoramiento generados por la entidad desde distintas fuentes a través del aplicativo SMART, se han generado los siguientes parámetros para tener en cuenta:

1. Aspectos claves para la correcta elaboración de planes de mejoramiento

Definición de actividades

- La redacción de las actividades o acciones a ejecutar deberán iniciar con un verbo en infinitivo (ejemplo: Realizar, socializar, identificar).

- Las actividades deberán ser específicas, medibles y alcanzables.

- Se debe especificar el mes en el que se ejecutará cada actividad, así mismo, se deben aportar las evidencias durante el periodo señalado y no con posterioridad al definido inicialmente.

Ejemplo:

- Realizar capacitaciones semestrales de servicio a la ciudadanía para los funcionarios de la SJD (junio y diciembre).

- Capacitar a los servidores de la entidad cada trimestre en temas de código de integridad (marzo, junio, septiembre, diciembre).

Unidad de medida

- Se debe especificar el producto a desarrollar en el marco del plan de mejoramiento

Ejemplo:

- Capacitaciones

- Sensibilizaciones

- Orientaciones

- Procesos y/o procedimientos actualizados

Frente a las evidencias que soporten los avances de las actividades programadas, es importante que las mismas den cuenta de la gestión realizada.

Ejemplo:

Capacitaciones los elementos esperados como evidencias son:

- Pieza comunicacional de convocatoria a la capacitación.

- Presentación realizada o metodología empleada.

- Registro de asistencia al evento.

Elementos, que podrán ser incorporados en la plataforma SMART y que harán parte del avance del respectivo plan de mejoramiento.

Meta

- Deberá relacionar el número de veces que se realizará dicha actividad; es decir la meta expresada en magnitud.

- Para tener en cuenta: No siempre la magnitud de la meta está directamente relacionada con el número de soportes que se deban cargar, pero tampoco debe ser inferior a la magnitud programada.

Ejemplo:

Realizar capacitaciones semestrales de servicio a la ciudadanía para los funcionarios de la SUD (junio y diciembre)

- junio y diciembre La realización de 2 capacitaciones.

Fecha Inicio: Día en el que se proyecta iniciar cada actividad (días hábiles).

Fecha Fin: Deberá ser acorde con el cronograma establecido para cierres de planes de mejoramiento en la vigencia 2022

- Es importante, no concentrar la programación de actividades y ejecución de estas para el último trimestre del año; es decir generar una programación durante toda la vigencia que permita su normal ejecución.

*fecha máxima de cierre de planes 09 de diciembre de 2022, exceptuando algunos planes de mejora fuente OCI que tengan fecha fin durante la siguiente vigencia.

Responsable:

- Funcionario o contratista encargado de realizar y cargar la actividad.

2. Elaboración y Acompañamiento de planes de mejoramiento por parte de OAP

La formulación de los planes de mejoramiento, tienen su origen en distintas fuentes derivadas de la gestión de la entidad, así como de auditorías internas, para Io cual es preciso tener en cuenta lo siguiente:

- Fuente: Auditorías internas de Oficina de Control Interno OCI

El informe de auditoría de gestión o calidad realizada a su proceso por parte de Oficina de Control Interno es el insumo para desarrollar las siguientes actividades

1. Leer la totalidad del informe recibido.

2. Identificar los hallazgos mencionados en el documento.

3. Descargar y diligenciar el "formato de apoyo para la construcción de planes de mejoramiento" que se podrá descargar en el siguiente enlace https://docs.google.com/spreadsheets/d/lWzRYoN99LBHmgKgpv0cSoWbf-ekZ5ONF/edit?usp=sharinq&ouid=113114776731814291529&rtpof=true&sd=true, teniendo en cuenta las siguientes recomendaciones:

- Para No conformidades es procedente que la dependencia elabore plan de mejoramiento con las actividades que considere necesarias y que estén encaminadas a eliminar la No conformidad detectada.

- Para Oportunidades de mejora la dependencia define si es prudente o no elaborar plan de mejoramiento, en caso de no hacerlo deberá justificar en la plataforma SMART la no elaboración de este.

4. Enviar al correo ayvelam@secretariajuridica.gov.co el formato de apoyo de planes de mejoramiento previamente diligenciado, para revisión y ajustes.

5. Programar mesa de trabajo[i] por parte de la OAP con la dependencia para crear el plan de mejoramiento en SMART, designar responsables de ejecutar actividades e incorporar toda la información procedente.

*Lo anterior se realiza con el fin de evitar la duplicidad de registros de planes de mejoramiento en la plataforma.

- Fuente: Autoevaluación, Seguimiento objetivos y metas, peticiones quejas y reclamos, mediciones de satisfacción de usuarios, producto no conforme, revisión por la dirección.

Una vez el proceso identifica una acción correctiva, preventiva o de mejora por cualquiera de las fuentes señaladas anteriormente, se debe realizar la siguiente gestión:

-  Descargar y diligenciar el "formato de apoyo para la construcción de planes de mejoramiento que se podrá descargar en el siguiente enlace https://docsgoogle.com/spreadsheets/d/lWzRYoN99LBHmqKgpv0cSoWbf-ekZ5ONF/edit?usp=sharinq&ouid=113114776731814291529&rtpof=true&sd=true,

- Enviar al correo ayvelam@secretariajuridica.gov.co el formato de apoyo de planes de mejoramiento previamente diligenciado, para revisión y ajustes.

- Posteriormente se programará mesa de trabajo con los responsables asignados de gestionar planes de mejoramiento, con el fin de realizar el acompañamiento y guía para el registro oficial en la plataforma SMART de las actividades y todas sus variables de acuerdo con lo relacionado en formato de apoyo de planes de mejora.

- Fuente: Análisis de riesgos de gestión y corrupción.

- De acuerdo con la metodología de riesgos definida, cada proceso identificará riesgos de corrupción y gestión.

- De lo anterior, se deberá registrar el mapa de riesgos de gestión y corrupción en el aplicativo SMART por parte de cada gestor de proceso.

- Surtida la gestión anterior, se generará versión oficial de los mapas de riesgos de corrupción y de gestión con sus respectivos planes de tratamiento, los cuales serán gestionados desde el módulo de planes de mejoramiento.

- Los planes identificados bajo esta fuente tendrán un seguimiento mínimo cada cuatro (4) meses durante la vigencia.

- Fuente: Seguridad y salud en e/ trabajo.

El registro estará a cargo del profesional de seguridad y salud en el trabajo de la entidad en el aplicativo SMART, teniendo en cuenta las recomendaciones para registro de planes de mejoramiento descritos anteriormente.

Finalmente, para el seguimiento mensual de planes de mejoramiento registrados en el aplicativo SMART, se dará conocer en los primeros ocho (8) días hábiles del mes el informe del estado actual de los planes formulados, para lo cual la Oficina Asesora de Planeación estará atenta para resolver cualquier inquietud sobre el particular.

Cordialmente,

CAMILO ANDRÉS PEÑA CARBONELL

Jefe de Oficina Asesora de Planeación 

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