RESOLUCIÓN 011 DE 2022

(Enero 31)

Por la cual se adoptan los Instrumentos Archivísticos de Gestión de la Información Pública en el Instituto Distrital de Turismo

LA DIRECTORA GENERAL DEL INSTITUTO DISTRITAL DE TURISMO - IDT

En ejercicio de sus facultades legales y en especial las que le confiere los artículos 2.8.2.5.10. y 2.8.5.2 del Decreto 1080 de 2015, el artículo 2.1.1.5.2. del Decreto 1081 de 2015, el Artículo 5 del Acuerdo 275 de 2007 del Concejo de Bogotá, D.C., el literal b) del artículo 18 del Acuerdo 01 de 2007, el literal c) del Artículo 4 del Acuerdo 008 de 2016, modificado por el Acuerdo 006 de 2019 de la Junta Directiva, y

CONSIDERANDO:

Que de conformidad con el artículo 74 de la Constitución Política dispone “Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos públicos salvo los casos que establezca la ley”.

Que la Ley 594 de 2000 “Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones”, en su artículo 21 frente a los Programas de Gestión Documental establece que “las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos.”

Que la Ley 1712 de 2014 en el artículo 15 define que el “Programa de Gestión Documental. Dentro de los seis (6) meses siguientes a la entrada en vigencia de la presente ley, los sujetos obligados deberán adoptar un Programa de Gestión Documental en el cual se establezcan los procedimientos y lineamientos necesarios para la producción, distribución, organización, consulta y conservación de los documentos públicos. Este Programa deberá integrarse con las funciones administrativas del sujeto obligado. Deberán observarse los lineamientos y recomendaciones que el Archivo General de la Nación y demás entidades competentes expidan en la materia.”

Que el artículo 2.1.1.5.4.1 del Decreto Nacional 1081 de 2015, establece que “En desarrollo de la Ley 1712 de 2014 se entenderá por Programa de Gestión Documental el plan elaborado por cada sujeto obligado para facilitar la identificación, gestión, clasificación, organización, conservación y disposición de la información pública, desde su creación hasta su disposición final, con fines de conservación permanente o eliminación”

Que el artículo 2.8.2.5.8. del Decreto 1080 de 2015, establece los instrumentos archivísticos para la gestión documental, estableciendo que “La gestión documental en las entidades públicas se desarrollará a partir de los siguientes instrumentos archivísticos:

(…)

 c) El Programa de Gestión Documental (PGD).

d) Plan Institucional de Archivos de la Entidad (PINAR).”

Que el artículo 2.8.5.2. del Decreto Nacional 1080 de 2015 y el artículo 2.1.1.5.2. del Decreto Nacional 1081 de 2015 estipulan que el Programa de Gestión Documental debe ser adoptado y actualizado por medio de acto administrativo o documento equivalente de acuerdo con el régimen legal al sujeto obligado.

Que el artículo 2.8.2.5.11 del Decreto Nacional 1080 de 1015 establece que “El Programa de Gestión Documental (PGD) debe ser aprobado por el Comité de Desarrollo Administrativo conformado en cada una de las entidades del orden nacional o el Comité Interno de Archivo en las entidades del orden territorial

Que el artículo 2.2.22.3.8 del Decreto 1083 de 2015, establece que en cada una de las entidades del Orden Nacional y Territorial deberán integrar un “(...) Comité Institucional de Gestión y Desempeño encargado de orientar la implementación y operación del Modelo Integral de Planeación y Gestión - MIPG (1..) ", dentro del cual es incluida la política de Gestión Documental.

Que, en virtud de las disposiciones anteriores, para el presente año el Comité de Gestión y Desempeño del Instituto Distrital de Turismo, en sesión del __ de enero de 2022 aprobó el Programa de Gestión Documental y el Plan Institucional de Archivos, previa remisión del detalle de las actividades por proyectos.

Que el artículo 2.8.2.5.12 del Decreto 1080 de 2015, indica que "(…) El Programa de Gestión Documental (PGD) debe ser publicado en la página web de la respectiva entidad, dentro de los siguientes treinta (30) días posteriores a su aprobación por parte del Comité de Desarrollo Administrativo de la Entidad en las entidades del orden nacional o el Comité Interno de Archivos en las entidades del orden territorial, siguiendo los lineamientos del Manual de Gobierno en Línea. (…).

Que en el marco de lo dispuesto en los artículos 12 y 13 de la Ley 1712 de 2014, la Oficina Asesora de Planeación realizó de manera coordinada con las demás dependencias de la entidad, la construcción, verificación y validación de los documentos adoptados a través del presente acto administrativo.

Que, en mérito de lo anteriormente expuesto,

RESUELVE:

Artículo 1. ADOPCIÓN. Adoptar la actualización de los siguientes Instrumentos Archivísticos de Gestión de Información en el Instituto Distrital de Turismo:

1. Programa de Gestión Documental - PGD.

2. Plan Institucional de Archivos – PINAR.

PARÁGRAFO PRIMERO. Los documentos mencionados se incorporan al presente acto administrativo, formando parte integral de la resolución.

PARÁGRAFO SEGUNDO. De conformidad con la normatividad vigente en la materia, dichos instrumentos archivísticos podrán ser modificados y actualizados cuando así se requiera.

Artículo 2. PUBLICACIÓN DE LOS INSTRUMENTOS. Publicar por el conducto de la Oficina Asesora de Comunicaciones, Programa de Gestión Documental PGD y Plan Institucional de Archivos PINAR del Instituto Distrital de Turismo en la página web de la entidad.

Artículo 3. VIGENCIA. La presente Resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga la Resolución 228 de 29 de diciembre de 2020 “Por medio de la cual se adoptan los instrumentos de gestión de la función pública en el Instituto Distrital de Turismo” los cuales son sujetos de actualización en la presente resolución.

PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE.

Dada en Bogotá D. C., a los 31 días del mes de enero del año 2022

KAROL FAJARDO MARIÑO

Directora General

Proyectado por: Myriam Alejandra Montaño Bonilla Weimar Larry Rojas Gamba. SGC

Revisado por: Edwin Oswaldo Peña Roa Subdirector de Gestión Corporativa

Revisado por Alejandra Mogollón Bernal Contratista Oficina Asesora Jurídica

Revisado por: Damaris Lagos Duarte Jefe Oficina Asesora Jurídica (e)

Aprobado para firma por: German Andrés Almeida Valle

(Subdirector(a) / Asesor(a)

Los arriba firmantes declaramos que hemos revisado el presente documento y lo encontramos ajustado a las normas y disposiciones legales. Así mismo, la información contenida en él, es precisa, correcta, veraz y completa, y por lo tanto, lo presentamos para firma de la Directora del Instituto Distrital de Turismo.