RESOLUCIÓN 089 DE 2022

(Febrero 28)

Por la cual se constituye y establece el funcionamiento de la caja menor de la Secretaría Distrital de Cultura, Recreación y Deporte para la vigencia fiscal 2022

EL SECRETARIO DE CULTURA, RECREACIÓN Y DEPORTE

En uso de sus facultades legales y en especial las conferidas por el Decreto 492 de 2019, Decreto Distrital 192 de 2021, el Decreto Distrital No. 340 de 2020, y

CONSIDERANDO:

Que, el Decreto 192 de 2021, expedido por el Alcalde Mayor de Bogotá, “Por medio del cual se reglamenta el Estatuto Orgánico del Presupuesto Distrital y se dictan otras disposiciones” establece el funcionamiento de las cajas menores y los avances en efectivo en los siguientes artículos: 55º Campo de aplicación, 56° Monto y número de cajas menores, 57° Constitución, 58° Destinación y funcionamiento, 59° Certificado de disponibilidad presupuestal, 60° Registro presupuestal, 61° Cuantía, 62° Prohibiciones, 63° Manejo del dinero, 64° Apertura de libros, 65° Primer giro, 66° Pagos de caja menor, 67° De los descuentos y retenciones, 68° Legalización, 69° Reembolso, 70° Cambio de responsable, 71° Cancelación de la caja menor, 72° Vigilancia, 73° Avances, 74° Legalización de los avances, 75° Entrega de avances, 76° Austeridad, 77° Fianzas y garantías, 78 Responsabilidad.

Que, la Secretaría Distrital de Cultura, Recreación y Deporte, con el fin de atender gastos que tengan el carácter de urgentes, imprescindibles, imprevistos, necesarios e inaplazables para el buen funcionamiento de la entidad requiere constituir la caja menor para la vigencia 2022, con cargo a rubros de Gastos de Funcionamiento de la misma vigencia, según lo establecido en el Decreto Distrital Nº 192 de 2021.

Que, en cumplimiento de lo dispuesto en el Decreto Distrital No. 540 del  24 de diciembre de 2021 “Por el cual se liquida el Presupuesto Anual de Rentas e Ingresos y de Gastos e Inversiones de Bogotá, Distrito Capital, para la vigencia fiscal comprendida entre el 1 de enero y el 31 de diciembre de 2022 y se dictan otras disposiciones, en cumplimiento del Decreto 518 del 16 de diciembre de 2021 expedido por la Alcaldesa Mayor de Bogotá, Distrito Capital”, se le asignó a la Secretaría Distrital de Cultura, Recreación y Deporte, la suma de $181.287,6 SMMLV, correspondiente al presupuesto oficial de $181.287.632.000, de conformidad con el Decreto Nacional 1724 del 15 de diciembre de 2021 “Por el cual se fija el salario mínimo mensual legal” para la vigencia de  2022, es de $1.000.000 SMMLV.

Que, de conformidad con lo señalado en el artículo 61° del Decreto 192 de 2021, la Secretaría Distrital de Cultura, Recreación y Deporte puede constituir una caja menor por una cuantía máxima mensual de 180 SMMLV, es decir, ciento ochenta millones de pesos ($180.000.000) M/CTE.  

Que, mediante la Resolución DDC-000001 del 12 de mayo de 2009 “Por la cual se adopta el manual para el manejo y control de las cajas menores”, expedida por el Contador General de Bogotá D.C., se implementó la guía que facilita la gestión administrativa y contable aplicable a los fondos de cajas menores, acorde con las nuevas normas de contabilidad pública establecidas por la Contaduría General de la Nación.

Que, mediante la Resolución SDH N.º 191 del 22 de septiembre de 2017 “Por medio de la cual se adopta y consolida el Manual de Programación, Ejecución y Cierre Presupuestal del Distrito Capital”, se adoptó el Manual Operativo Presupuestal aplicable a  todas las entidades que hacen parte del Distrito, el cual en el numeral 3.2.2., establece que cada entidad constituirá la caja menor para cada vigencia fiscal, mediante resolución suscrita por el representante legal, indicando la clase de gastos que se efectuarán en la misma.

Que, el Decreto 492 del 15 de agosto de 2019 “Por el cual se expiden lineamientos generales sobre austeridad y transparencia del gasto público en las entidades y organismos del orden distrital y se dictan otras disposiciones”, expedido por el Alcalde Mayor de Bogotá D.C., establece expresamente:

“Artículo 20- Cajas menores. El responsable y ordenador del manejo de la caja menor en cada entidad y organismo distrital deberá ceñirse estrictamente a los gastos que tengan carácter de imprevistos, urgentes, imprescindibles e inaplazables y enmarcados dentro de las políticas de racionalización del gasto.

Que, de conformidad con lo señalado en el artículo 76° “Austeridad” del Decreto 192 de 2021, los recursos entregados a través de las cajas menores o avances deben atender los criterios de racionalidad y austeridad del gasto público, ordenadores por la Ley 617 de 2000, Decreto Distrital 492 de 2019 y demás normas vigentes.

Que, este Despacho mediante Resolución No. 720 el 23 de septiembre de 2021 “Por la cual se delegan unas funciones en servidores de la Secretaría Distrital de Cultura, Recreación y Deporte”, en su artículo 6° delegó en el Director de Gestión Corporativa la ordenación del gasto, sin límite de cuantía, de los componentes de los gastos del presupuesto de funcionamiento de la Secretaría Distrital de Cultura, Recreación y Deporte.

Que, el responsable de Presupuesto General de la entidad expidió el Certificado de Disponibilidad Presupuestal No 557 del 21 de febrero de 2022, para amparar la constitución y apertura de la caja menor de la Secretaría Distrital de Cultura, Recreación y Deporte.

Que, en cumplimiento de lo dispuesto en los artículos 56 y 57 del Decreto Distrital 192 de 2021, el Secretario de despacho, fijará la cuantía anual de la caja menor.

Que, en mérito de lo anterior,

RESUELVE:

Artículo 1. Constituir la caja menor de la Secretaría Distrital de Cultura, Recreación y Deporte para la vigencia fiscal 2022, por una cuantía anual correspondiente a SEIS MILLONES OCHOCIENTOS CUARENTA Y SEIS MIL PESOS ($6.846.000) M/CTE., para sufragar gastos urgentes, imprescindibles, imprevistos, inaplazables y necesarios para el correcto funcionamiento de la Entidad.

Parágrafo. El monto de la caja menor se establece de conformidad con la dinámica del gasto de la entidad y en observancia de los principios de economía y eficiencia que deben caracterizar las actuaciones de la administración.  

Artículo 2. El funcionamiento de la caja menor se hará conforme a lo dispuesto en los Decretos Distritales Nos. 492 del 15 de agosto de 2019 y 192 del 2 de Junio de 2021. Además, se tendrán en cuenta las definiciones contenidas en el Decreto Distrital No. 540 del 24 de diciembre de 2021, y en las demás disposiciones legales y reglamentarias que rijan el particular.

Parágrafo 1. En todo caso para efectuar gastos con cargo a la caja menor, el responsable del manejo de la misma deberá acatar las disposiciones en materia de austeridad en el gasto.

Parágrafo 2. Con los fondos de la caja menor no se podrán atender gastos ni erogaciones por las operaciones a que hace alusión el artículo 62 del Decreto Distrital No. 192 del 2 de Junio de 2021.

Artículo 3. Los gastos realizados con cargo a la caja menor serán imputados presupuestalmente a los rubros que se indican a continuación, amparados bajo el certificado de disponibilidad presupuestal mencionado en la parte considerativa de esta resolución:

Artículo 4. El monto fijo de la caja menor aquí constituida será de TRES MILLONES CUATROCIENTOS VENTITRÉS MIL PESOS ($3.423.000) M/CTE.

Artículo 5. El manejo de los recursos objeto de la presente resolución se efectuará a través de la cuenta corriente que la Secretaría Distrital de Cultura Recreación y Deporte constituya para tal efecto, a nombre de la Secretaría Distrital de Hacienda, de acuerdo con la normatividad legal vigente.

Artículo 6. La responsabilidad del manejo de la caja menor de la Secretaría Distrital de Cultura, Recreación y Deporte, estará a cargo de servidora pública GLORIA PATRICIA CASTRO GÓMEZ, identificada con la Cédula de Ciudadanía No. 51.615.620, quien desempeña el cargo de Profesional Especializado Código 222, Grado 26, en el Grupo Interno de Trabajo Gestión de Servicios Administrativos y la unidad ejecutora será el Grupo Interno de Trabajo de Gestión de Servicios Administrativos, de acuerdo con la cuantía establecida en cada rubro presupuestal, descrito en los artículos primero y tercero de la presente resolución.

Parágrafo 1. Cuando la servidora pública responsable de la Caja Menor se encuentre en alguna situación administrativa que implique separación temporal o definitiva del cargo, el servidor público RAFAEL BERRIO ESCOBAR, identificado con la Cédula de Ciudadanía No. 79.618.584 quien desempeña el cargo de Profesional Especializado Código 222, Grado 19, en el Grupo Interno de Trabajo Gestión de Servicios Administrativos la reemplazará en el manejo de la caja menor.

Para la ejecución de la citada actividad se requiere de la entrega de los fondos y documento respectivo del arqueo, recibo y entrega que deberá constar en el libro correspondientes “Caja” y “Bancos”, en los cuales se contabilizarán diariamente las operaciones de la caja menor.

Parágrafo 2. El responsable del manejo de la caja menor deberá atender lo establecido en el Proceso Gestión Documental de Recursos Físicos y Servicios Generales, Procedimiento PR-GDF-17 v8 Creación, manejo y control caja menor.

Parágrafo 3. Cada vez que se realice un pago con cargo a la Caja Menor, el servidor público responsable del manejo operativo debe registrar:

1. El rubro presupuestal al que corresponde imputarlo y la respectiva cuenta contable.

2. El monto bruto.

3. Las deducciones practicadas especificando concepto y monto.

4. El monto líquido pagado.

5. La fecha del pago.

6. El documento de identidad o Nit del beneficiario.

7. Los demás datos que considere necesarios.

Parágrafo 4. El responsable del manejo operativo de la Caja Menor, está autorizado para la entrega de los dineros y la legalización de los mismos.

Parágrafo 5. Constituyen avances los adelantos en dinero entregados a funcionarios pertenecientes a la planta de empleos de la Secretaría Distrital de Cultura, Recreación y Deporte, con el objeto de atender los gastos urgentes, imprescindibles e inaplazables necesarios.

Parágrafo 6. Los reintegros de la caja menor deberán efectuarse mensualmente o cuando se haya ejecutado el 70% del valor mensual asignado, lo que primero ocurra.

Parágrafo 7. Los servidores a quienes se les entregue recursos del Tesoro Público, para efectuar gastos por caja menor, se harán responsables penal y pecuniariamente por el incumplimiento en la legalización oportuna y por el manejo de este dinero, sin perjuicio de las acciones legales a que hubiere lugar.

Parágrafo 8. El o los responsables del manejo de la caja menor de la Secretaría Distrital de Cultura, Recreación y Deporte deberán estar amparados a través de la póliza de manejo constituida por la entidad aseguradora debidamente reconocida por el Estado, por el 100% de monto del fondo de la Caja Menor.

Artículo 7. Cuando se cambie en forma definitiva, el responsable de la Caja Menor deberá hacerse una legalización, efectuando el reembolso total de los gastos realizados con corte a la fecha.

Artículo 8. La Dirección de Gestión Corporativa, comunicará el contenido del presente acto administrativo a los funcionarios aquí mencionados, al jefe de la Oficina de Control Interno y a los Coordinadores de los Grupos Internos de Trabajo de Gestión Financiera, Servicios Administrativos e Infraestructura y Sistemas de Información de esta entidad, para lo de su competencia.

Artículo 9. El Coordinador del Grupo Interno de Trabajo de Gestión Financiera remitirá copia de la presente resolución a la Dirección Distrital de Presupuesto de la Secretaría Distrital de Hacienda.

Artículo 10. A través de la Dirección de Gestión Corporativa se solicitará la publicación del presente acto administrativo en el Registro Distrital, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 65 de la Ley 1437 de 2011.

Artículo 11. A través de la Oficina Asesora de Comunicaciones publicar el contenido del presente acto administrativo en la página web de la entidad.

Artículo 12. La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición.

COMUNÍQUESE, PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE.

Dada en Bogotá, D.C., a los 28 días del mes de febrero del año 2022.

NICOLÁS FRANCISCO MONTERO DOMÍNGUEZ

Secretario de Despacho