CIRCULAR EXTERNA DDP 004 DE 2021

(Mayo 04)

PARA: Representantes legales, directores financieros, jefes de planeación, tesoreros, contadores y responsables de presupuesto de las entidades de la administración central, establecimientos públicos, unidades administrativas especiales con personería jurídica, Veeduría Distrital, organismos de control y ente autónomo universitario.

DE: Dirección Distrital de Presupuesto

ASUNTO: Guía de ejecución, seguimiento y cierre presupuestal 2021.

En el marco de lo dispuesto en el artículo 7 del Decreto 777 de 2019^[1] corresponde a la Secretaría Distrital de Hacienda- Dirección Distrital de Presupuesto establecer las fechas y los plazos que deben cumplir las entidades que conforman el Presupuesto Anual del Distrito Capital para las etapas del ciclo presupuestal de programación, ejecución y cierre presupuestal.

Por lo anterior, se expide la presente circular que da a conocer el cronograma de actividades para las etapas de ejecución, seguimiento y cierre presupuestal 2021, con el propósito de informar de manera oportuna los aspectos más relevantes a tener en cuenta para optimizar estos procesos en el año.

El detalle con las actividades, requisitos y aspectos para tener en cuenta en los procesos de ejecución, seguimiento y cierre se deben consultar previamente en el Manual Operativo Presupuestal del Distrito Capital adoptado por la Resolución No. SDH-000191 del 22 de septiembre de 2017, la Resolución No. SDH-000037 del 6 de marzo de 2019 y la Directiva 002 de 2021, a los que se puede acceder en el portal Web, así:

Manual Operativo Presupuestal del Distrito Capital: link: https://www.shd.gov.co/shd/sites/default/files/documentos/MANUAL_OPERATIVO_Definiti vo.pdf o ingresando por la siguiente ruta:

- Ingrese en su navegador la dirección: www.shd.gov.co

- Seleccione la opción “Economía y Finanzas”

- Seleccione la opción “Publicaciones”

- Seleccione la opción “Presupuestales y financieras”

- Seleccione: Manuales y otras publicaciones

Resolución No. SDH-000037 del 6 de marzo de 2019: link: https://www.shd.gov.co/shd/sites/default/files/documentos/Resolucion_Pasivos.pdf  o ingresando por la siguiente ruta:

- Ingrese en su navegador la dirección: www.shd.gov.co 

- Seleccione la opción “Economía y Finanzas”

- Seleccione la opción “Presupuesto y ejecución”

- Seleccione la opción “Formatos e Instructivos”

- Seleccionar en vigencia el año “2019” y hacer clic en filtrar.

Directiva 002 de 2021: link https://www.shd.gov.co/shd/sites/default/files/documentos/Directiva%20002%20de%2020 21.pdf o ingresando por la siguiente ruta:

- Ingrese en su navegador la dirección: www.shd.gov.co

- Seleccione la opción “Economía y Finanzas”

- Seleccione la opción “Presupuesto y ejecución”

- Seleccione la opción “Aspectos Generales del Presupuesto”

- Seleccionar “Lineamientos de Política para el Presupuesto Anual Vigencia 2022”

CAPÍTULO 1.

DIRECTRICES PARA LA EJECUCIÓN, SEGUIMIENTO Y CIERRE PRESUPUESTAL 2021

CONSIDERACIONES GENERALES

- En atención a los principios administrativos de eficiencia y efectividad, se debe ejecutar el presupuesto de manera oportuna y aumentar el nivel de giros de tal forma que se realice la entrega de bienes y servicios y se reduzca el monto de reservas presupuestales.

- Las entidades deben garantizar la adecuada prestación de los servicios y bienes en lo que resta de la vigencia fiscal, particularmente para aquellas que por competencia están asociadas a la mitigación y control de la situación de emergencia sanitaria derivada del COVID-19.

- Priorizar los recursos necesarios para la atención de poblaciones de acuerdo con lo dispuesto en la normatividad vigente, tales como: víctimas del conflicto armado interno^[2]; Grupos étnicos, en el marco de los procesos de concertación efectuados en el marco artículo 66 del Acuerdo 761 de 2020; Juventud, Niñas y adolescentes

- Se hará un especial seguimiento en los casos en que se soliciten modificaciones presupuestales que afecten el cumplimiento de las metas del Plan de Desarrollo “Un Nuevo Contrato Social y Ambiental para la Bogotá del Siglo XXI”, con excepción de aquellas situaciones que por circunstancias exógenas a la Administración o por directrices de la Alcaldesa Mayor requieran ser priorizadas.

- Para las solicitudes de modificaciones presupuestales tener en cuenta:

- Ser radicadas de acuerdo con el procedimiento establecido.

- Los documentos cargados en el sistema deben ser los mismos adjuntos en la radicación virtual, es decir, deben corresponder a los soportes oficiales de la modificación.

- Los plazos para los trámites de modificaciones presupuestales una vez radicadas son: Gestión de traslados: cinco (5) días hábiles y Cambios de fuentes: siete (7) días hábiles. Este tiempo se contará, a partir del cumplimiento de todos los requisitos previstos para el trámite de la modificación pertinente.

- Para la homologación de los fondos y/o pospres en FUT y CHIP, se debe anexar el formato correspondiente debidamente revisado y diligenciado en su totalidad.

- Los trámites de adición de recursos provenientes del Gobierno Nacional o de entidades territoriales, acorde con lo dispuesto en los artículos 41 del Acuerdo 761^[3] de 2020 y 28^[4] del Decreto 328 de 2020, deben radicarse con la debida oportunidad con el fin de realizar la ejecución de estos en la vigencia. o Con el propósito de optimizar las gestiones ante la Alcaldía Mayor, se realizarán en el mes de septiembre y en los primeros 10 días del mes de diciembre los trámites de reducción del presupuesto de acuerdo con lo señalado en el artículo 64 del Estatuto Orgánico de Presupuesto Distrital.

- La Dirección Distrital de Presupuesto recibirá solicitudes de modificaciones debidamente radicadas y con el lleno de requisitos, hasta el 22 de diciembre de 2021, con el fin de garantizar respuesta oportuna.

- Para la ejecución de 2021, se deben utilizar los elementos PEP^[5] correspondientes a la codificación de productos – proyectos de inversión de cada entidad. Al cierre se debe efectuar la revisión de la ejecución por producto.

- En el marco del artículo 37 del Acuerdo 761 de 2020 sobre trazadores presupuestales, las entidades deberán hacer la marcación de los recursos en los gastos de funcionamiento e inversión de acuerdo con los lineamientos establecidos en las guías y circulares expedidas para tal fin.

- Mensualmente se realiza el cierre automático en el Sistema de Información Presupuestal administrado por la Secretaría Distrital de Hacienda, de la ejecución del gasto el último día de cada mes y el de ejecución de ingresos el quinto día hábil del mes siguiente. Por lo tanto, posterior a estas fechas no se realizarán modificaciones a documentos y/o transacciones, cabe resaltar que una vez trasmitida la información a los diferentes entes de control y/o publicados los reportes, se mantendrán cerrados los periodos con la información reportada.

- Es importante que la ejecución de los recursos de las Vigencias Futuras aprobadas a la fecha se encuentre oportunamente actualizada en la ficha técnica del módulo de Vigencias Futuras del Sistema de Información Presupuestal administrado por la Secretaría Distrital de Hacienda, teniendo en cuenta que dicha información es reportada a la Contraloría Distrital y al Concejo de Bogotá. Se recuerda que la actualización de las fichas técnicas es responsabilidad de cada entidad.

- Las entidades que con recursos del Distrito han constituido encargos fiduciarios y patrimonios autónomos, deben garantizar un adecuado seguimiento y control a la ejecución del objeto de estos mecanismos.

- Para el cálculo de los Excedentes Financieros del 2021, se realizarán con los Establecimientos Públicos y Unidades Administrativas Especiales las mesas de trabajo pertinentes, para lo cual se comunicará con la debida oportunidad el cronograma en el mes de febrero de 2022.

- Se recomienda validar el pre cierre de la vigencia 2021 de toda la información registrada, generando los reportes de las ejecuciones del presupuesto de rentas e ingresos, de gastos e inversiones y reservas presupuestales.

CAPÍTULO 2.

CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES PARA EJECUCIÓN, SEGUIMIENTO Y CIERRE 2021

En caso de presentarse modificaciones en el cronograma previsto en la presente Circular, serán comunicadas oportunamente por la Dirección Distrital de Presupuesto de la Secretaría Distrital de Hacienda.

CONTACTOS

- En caso de cualquier inquietud o duda en el proceso de Ejecución, Seguimiento y Cierre Presupuestal 2021, por favor dirigirse al Profesional de la Dirección Distrital de Presupuesto de la Secretaría Distrital de Hacienda que asesora a la entidad.

- Las inquietudes frente a la herramienta de Productos, Metas y Resultados – PMR, puede ser consultada en la Dirección Distrital de Presupuesto - Subdirección de Análisis y Sostenibilidad Presupuestal al correo electrónico dmunozt@shd.gov.co

- La atención y asesoría del Sistema de Información Presupuestal administrado por la Secretaría Distrital de Hacienda se efectúa a través de los Administradores del Sistema - Subdirección de Gestión de la Información Presupuestal, correo electrónico: presupuesto_bogdata@shd.gov.co y se prestará hasta el mediodía del 31 de diciembre de 2021.

- En caso de cualquier falla de conexión a través de la intranet o falla técnica del Sistema de Información Presupuestal pueden enviar correo electrónico a soporte_tecnico@shd.gov.co y/o comunicarse al teléfono 3385555.

De manera especial agradecemos la atención a los tiempos establecidos en la presente circular, que permitirán cumplir efectivamente cada una de las etapas del proceso presupuestal. Como siempre estaremos muy prestos a solucionar con diligencia las dudas que se les puedan presentar.

MARTHA CECILIA GARCÍA BUITRAGO

Directora Distrital de Presupuesto

mgarciab@shd.gov.co

Revisado por:

Jacqueline Andrade Zapata - Subdirectora de Infraestructura y Localidades

José Vicente Castro Torres - Subdirector de Finanzas Distritales

Adriana Lucía Navarro Vargas - Subdirectora Gestión de la Información Presupuestal

Luz Helena Rodríguez González - Subdirectora de Análisis y Sostenibilidad Presupuestal

José Humberto Ruíz López - Subdirector de Desarrollo Social

Jimmy Alexis Rodríguez Rojas - Asesor Dirección Distrital de Presupuesto

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