CIRCULAR 020 DE 2022

(Abril 08)

Para: SUBSECRETARIO, DIRECTORES Y JEFES DE OFICINA DE LA SECRETARÍA JURÍDICA DISTRITAL

De: SECRETARIO JURÍDICO DISTRITAL

Asunto: LINEAMIENTOS PARA LA ATENCIÓN DE REQUERIMIENTOS Y DE VISITAS DE LOS ORGANISMOS DE CONTROL

Radicado Interno: 3-2022-2651

De conformidad con el artículo 5° del Acuerdo Distrital 638 de 2016 y el artículo 2° del Decreto Distrital 323 de 2016, la Secretaría Jurídica Distrital es el ente rector de los asuntos jurídicos del Distrito Capital, el cual tiene como función formular, adoptar, orientar y coordinar la gerencia jurídica del Distrito Capital y la definición, adopción, coordinación y ejecución de políticas en materia de gestión judicial y de prevención del daño antijurídico, de conformidad con las normas vigentes en la materia.

De otra parte, el Decreto Distrital 430 de 2018, en el artículo 3 define el Modelo de Gerencia Jurídica Pública, como el “sistema integral dirigido a la administración, orientación, desarrollo y seguimiento de la gestión jurídica en el ámbito distrital en busca de alcanzar altos estándares de eficiencia y seguridad jurídica que faciliten la toma de decisiones, la protección de los intereses del Distrito Capital y la prevención del daño antijurídico".

En concordancia con las normas citadas, el artículo 131 del Acuerdo 761 de 2020, prevé: "En virtud del Acuerdo Distrital 638 de 2016 la acción jurídica distrital en todos sus órdenes se encuentra bajo la coordinación de la Secretaría Jurídica Distrital con el objeto de materializar los principios de eficiencia, eficacia, seguridad jurídica, transparencia y moralidad pública mediante el ejercicio unificado y coherente de la defensa de los intereses distritales, la recuperación del patrimonio público, la prevención del daño antijurídico y la lucha contra la corrupción administrativa"

En concordancia con las normas citadas, debe leerse el artículo 114 del Decreto Ley 1421 de 1993 que dispone:

ARTÍCULO 114. Definición. El control interno se ejercerá en todas las entidades del Distrito (…) El establecimiento y desarrollo del sistema de control interno será responsabilidad del respectivo secretario, jefe de departamento administrativo o representante legal.

ARTÍCULO 115. Objetivos. El control interno se ejercerá con el propósito de lograr, entre otros, los siguientes objetivos:

1. Asegurar eficacia y eficiencia en la gestión administrativa. (…)

4. Hacer efectivos los principios, normas y procedimientos vigentes. (…)

En este sentido y en desarrollo de las funciones señaladas, la Secretaría Jurídica Distrital, advierte la necesidad de establecer lineamientos para la atención, coordinación y fortalecimiento de la gestión de la entidad en relación con los requerimientos y visitas de los organismos de control, en los siguientes términos:

1. Requerimientos por escrito de organismo de control:

a. Todo requerimiento debe cumplir con los lineamientos establecidos en el procedimiento 2311520-PR024 "Comunicaciones oficiales", específicamente en las etapas de recepción radicación, distribución y trámite, definido en el marco operacional que aplica a las comunicaciones oficiales recibidas. En caso de recibir el requerimiento por correo electrónico, el servidor al cual fue asignado o dirigido el correo debe solicitar la radicación del mismo a través del Sistema Integrado de Gestión Documental - SIGA, e informar de manera inmediata y por correo electrónico al director o jefe del área competente, con copia a la Oficina de Control Interno.

b. De acuerdo con la temática objeto del requerimiento, desde el Despacho del secretario, se direccionará al jefe de la dependencia o dependencias competentes, con copia a la Oficina de Control Interno.

c. En aquellas situaciones en que intervengan varias dependencias, aquella en la que se concentre el mayor volumen de asuntos a resolver será la encargada de consolidar la información, con el propósito de emitir una sola respuesta por parte de la entidad, para los casos en los cuales la información solicitada sea en su mayoría de competencia de las dependencias misionales, la respuesta debe ser suscrita por el Subsecretario Jurídico, en caso contrario corresponderá la suscripción de la respuesta a los jefes de las áreas de apoyo, en todo caso debe remitirse copia a la Oficina de Control Interno.

d. El jefe de la dependencia competente en cada caso será el directo responsable de verificar que la información sea precisa, correcta, veraz, completa y entregada en oportunidad, dentro de los términos señalados por el organismo de control.

e. Se debe dar estricto cumplimiento a los TÉRMINOS ESTIPULADOS EN LOS REQUERIMIENTOS, en los casos en que el volumen o complejidad de la información solicitada requiera de tiempo adicional al otorgado, se deberá informar al Secretario y/o Subsecretario de dicha situación, para que se proceda a solicitar prórroga del término inicialmente dado por el ente de control, para lo cual se remitirá un oficio con antelación al vencimiento de los términos e informar de tal actuación a la Oficina de Control para trámite y gestión. Estas solicitudes solo podrán ser suscritas por el secretario o Subsecretario.

f. Las solicitudes de prórroga de plazo para el trámite de las respuestas deben proponer un término razonable y debidamente justificado en el que se dará respuesta de fondo al ente de control.

g. La Oficina de Control Interno facilitará la comunicación entre el órgano de control y la entidad, y verificará aleatoriamente que la información suministrada por los responsables sea entregada bajo los siguientes criterios:

Oportunidad: Entregar la información en los tiempos establecidos por el organismo de control.

Integridad: Dar respuesta a todos y cada uno de los requerimientos con la evidencia suficiente.

Pertinencia: Que la información suministrada esté acorde con el tema solicitado o con el requerimiento específico.

El contenido y el cumplimiento de los anteriores criterios son responsabilidad directa de los líderes de procesos o jefes de las dependencias generadoras de la información.

h. La Oficina de Control Interno brindará el apoyo y asesoría que las distintas dependencias le requieran.

i. En relación con la información sobre los proyectos y/o planes de gestión, la/s dependencia/s podrán solicitar el acompañamiento de la Oficina Asesora de Planeación.

j. En todos los casos, se debe remitir copia del radicado de la respuesta definitiva con sus correspondientes anexos a la oficina de Control Interno.

2. Atención de visitas

a. Los servidores de los organismos de control que efectúen visitas con el propósito de adelantar indagaciones, evaluaciones, investigaciones y/o cualquier diligencia oficial relacionada con el ejercicio de sus funciones, serán recibidos inicialmente por la Oficina de Control Interno de la Secretaría Jurídica Distrital.

b. El funcionario de la Oficina de Control Interno deberá solicitar a quien adelantará la visita, la identificación como funcionario del respectivo organismo de control y el documento en el cual se le autoriza expresamente para desarrollar la diligencia.

c. El funcionario de la Oficina de Control Interno será el encargado de presentar al personal del organismo de control que practicará la visita, con el jefe de la dependencia que le compete atender la diligencia dentro del marco de sus competencias. La Oficina de Control Interno podrá acompañar el desarrollo de la visita.

d. El jefe de la dependencia que atienda la visita, debe solicitar copia del acta de visita al funcionario del organismo de control que practique la diligencia. Copia del acta correspondiente se remitirá a la Oficina de Control Interno.

e. En el evento en que se acuerden compromisos de entrega posterior de información, el directivo debe asegurarse de remitirla, en los términos señalados en la visita y será el responsable de la información y documentación entregada. La Oficina de Control Interno realizará seguimiento a los compromisos adquiridos en las actas.

f. Los servidores de la entidad no podrán entregar información a cualquier ente de control o atender los requerimientos sin autorización o asignación expresa del jefe inmediato.

En los casos en que, por disposición legal, la competencia para atender los requerimientos de los organismos de control, radique exclusivamente en el secretario jurídico distrital como representante legal de la entidad, así se procederá, para lo cual cada líder de proceso, responsable de la gestión de información, deberá obrar con la debida diligencia en aras que el secretario jurídico cuente con la antelación suficiente que garantice la revisión integral de la información previo a suscribir la respuesta.

Cordialmente,

WILLIAM MENDIETA MONTEALEGRE

Secretario Jurídico Distrital

Proyectó: Olga Milena Corzo Estepa - Jefe Oficina de Control Interno, Nohora Patricia Rodríguez Barrera- Asesora - Despacho Secretario Jurídico Distrital

Revisó: Paula Johanna Ruiz Quintana - Directora - Dirección Distrital de Doctrina y Asuntos Normativos, Fabio Estrada Valencia - Asesor Subsecretaría Jurídica Distrital, Silvia Aponte Penso - Profesional Especializado - Dirección Distrital de Doctrina y Asuntos Normativos

Aprobó: Iván David Márquez Casteblanco - Subsecretario Jurídico Distrital.