CIRCULAR 037 DE 2022

(Julio 12)

Para: SUBSECRETARIO, DIRECTORES/AS, JEFES/AS DE OFICINA Y RESPONSABLES DEL RUBRO DE GASTOS DE INVERSIÓN DE LA SECRETARÍA JURÍDICA DISTRITAL

De: SECRETARIO JURÍDICO DISTRITAL

Asunto: EJECUCIÓN, SEGUIMIENTO, CIERRE 2022 Y PROGRAMACIÓN PRESUPUESTAL 2023

Radicado: 3-2022-4664

Conforme a los lineamientos de las Circulares Externas No. DDP-000005 del 12 de mayo de 2022 y No. SDH-000004 del 17 de junio de 2022, se expide la presente circular que da a conocer aspectos relevantes a tener en cuenta para optimizar los procesos de ejecución, seguimiento y cierre presupuestal del año 2022, así como las directrices y el cronograma para la programación presupuestal vigencia 2023 que aplican a la Secretaría Jurídica Distrital.

1. Directrices para la ejecución, seguimiento y cierre presupuestal 2022:

a. En atención a los principios administrativos de eficiencia y efectividad, es importante que los responsables de los rubros de funcionamiento e inversión, realicen una evaluación técnica y financiera de los procesos contractuales que vienen adelantado y los recursos que aún no tienen registro presupuestal, en aras de ejecutar oportunamente la totalidad del presupuesto asignado en esta vigencia, así como elevar al máximo la ejecución de los giros con el fin de disminuir las reservas presupuestales y, por ende, los pasivos exigibles, pues en los casos en que esta situación se presente, se deberá atender su pago con el presupuesto disponible en la vigencia que se hagan exigibles.

b. El uso de las reservas presupuestales debe ser excepcional y su constitución está sujeta a la verificación de eventos imprevisibles y de manera complementaria a aquellos en que, de no constituirse, se afecte de manera sustancial la prestación del servicio.

c. Para la constitución de reservas presupuestales generadas desde el sistema de información presupuestal, deben estar debidamente justificadas y firmadas por el responsable de rubro y/o proyecto de inversión y por el representante de la entidad que las autoriza, este documento debe ser preparado en Word, por cada uno de los contratos que se constituya como reserva presupuestal, el cual debe contener como mínimo la siguiente información: número de contrato, nombre del contratista, identificación del contratista, objeto del contrato, rubro y/o proyecto de inversión que afecta (código y nombre del rubro o proyecto) y la justificación clara y específica del por qué se constituye como reserva presupuestal.

d. Las reservas presupuestales que se constituyan al cierre de la vigencia 2022 y que no se hayan pagado, fenecerán sin excepción en el Sistema Distrital de Hacienda, proceso que se realiza automáticamente el 31 de diciembre de 2022 y se convertirán en pasivos exigibles.

e. Si existen recursos del presupuesto de inversión que no se van a ejecutar en la presente vigencia, se deben iniciar los trámites necesarios para efectuar traslados a otros proyectos de inversión, teniendo en cuenta que las secretarías distritales de Hacienda y Planeación harán un especial seguimiento en los casos en que se soliciten modificaciones presupuestales que afecten el cumplimiento de las metas del Plan de Desarrollo "Un Nuevo Contrato Social y Ambiental para la Bogotá del Siglo XXI", con excepción de aquellas situaciones que por circunstancias exógenas a la administración distrital o por directrices de la alcaldesa mayor requieran ser priorizadas.

f. Los plazos para los trámites de modificaciones presupuestales una vez radicadas en la Secretaría Distrital de Hacienda - Dirección Distrital de Presupuesto, son: traslados presupuestales: cinco (5) días hábiles; y cambios de fuentes: siete (7) días hábiles. Este tiempo se contará, a partir del cumplimiento de todos los requisitos previstos para el trámite de la modificación pertinente.

g. La Dirección de Gestión Corporativa recibirá solicitudes de modificaciones presupuestales debidamente radicadas y con el lleno de requisitos, hasta el 22 de noviembre de 2022, con el fin de garantizar una respuesta oportuna y que las dependencias cuenten con el tiempo suficiente para culminar sus procesos internos.

2. Programación presupuestal 2023

a. Para la Administración Distrital, es de gran importancia realizar una responsable y cuidadosa programación presupuestal que permita cumplir los propósitos y metas establecidos en el Plan de Desarrollo, por lo que la Secretaría Jurídica Distrital debe programar en el Presupuesto de Gastos e Inversiones de la vigencia 2023, aquellos gastos catalogados como necesarios para el cumplimiento de sus objetivos misionales, los compromisos y metas del Plan Distrital de Desarrollo, conforme con los recursos que se dispongan para tal fin.

b. Las proyecciones de las principales variables económicas, que la entidad debe tener en cuenta en la programación presupuestal para la vigencia 2023, son las definidas en el portal web de la Secretaría Distrital de Hacienda:

Para los rubros asociados a bienes y servicios del gasto de funcionamiento se deberán programar con un incremento máximo del IPC estimado para el cierre de 2022, menos un punto básico, es decir, se deben programar los gastos de funcionamiento con un incremento del 7,5% salvo aquellas excepciones debidamente analizadas y justificadas.

c. La inversión debe plantearse en el contexto de la eficiencia del gasto: (i) enfatizar en la provisión de bienes y servicios qué demanda la población, (ü) restringir la inversión en proyectos de fortalecimiento institucional (iii) priorizar la asignación de recursos para la atención de poblaciones especiales, de acuerdo con lo dispuesto en la normatividad vigente, entre otros: grupos étnicos, juventud, y niñas, niños y adolescentes (iv) priorizar la reactivación económica y el rescate social.

d. Todos los datos para la programación presupuestal deberán registrarse en pesos, redondeando los últimos tres dígitos a miles, por lo cual los valores menores a $500 se ajustarán al valor inferior y los mayores o iguales a $500 al valor superior.

e. Si se están atendiendo procesos de vinculación mediante concursos de carrera administrativa se evaluará la necesidad de programar recursos en el rubro de "Indemnización por vacaciones" observando el comportamiento de la ejecución durante lo corrido de la vigencia 2022. En caso de presentarse saldos no ejecutados dichos recursos no podrán ser contracreditados.

f. En el rubro "Sentencias", solo se podrán programar recursos para procesos que cuenten con fallos judiciales o en su defecto los calificados con alta probabilidad de exigencia. Para los demás casos se deberá surtir el traslado presupuestal cuando sea exigible su pago.

g. Para la presentación de la información de Programación Presupuestal 2023 se deberán tener en cuenta los formatos que ha establecido la Secretaría Distrital de Hacienda - Dirección Distrital de Presupuesto, los cuales se encuentran anexos a esta circular.

h. La programación de Bienes y Servicios en los Gastos de Funcionamiento deben realizarse de acuerdo a los códigos DANE, a nivel de máximo detalle, es decir, código del producto, bien o servicio; nombre del producto, bien o servicio; valor unitario y cantidades a adquirir.

Se debe presentar un plan en donde se establezcan compromisos y metas en materia de austeridad en el Gasto de Funcionamiento, por lo tanto, la dependencia competente deberá presentar a la Secretaría Distrital de Hacienda, un Plan de Austeridad del Gasto de Funcionamiento para la vigencia 2023 y adicionalmente un informe con los resultados obtenidos de la implementación del Plan de Austeridad del Gasto, con corte a 30 de septiembre de 2022. Esta información será entregada con el anteproyecto de Presupuesto.

3. Calidad y eficiencia del gasto

Para la programación del presupuesto de la vigencia 2023, debe tenerse en cuenta que en virtud de la Circular Externa No SDH - 000004 del 17 de junio de 2020, la Secretaría Distrital de Hacienda, evaluará los siguientes aspectos:

a. Análisis de Gasto Recurrente.

b. Ejecución de reservas donde se sustente el plan de pagos y los resultados obtenidos a 30 de septiembre de 2022.

c. Evaluaciones de gasto público, que no impliquen incurrir en gastos adicionales.

d. La programación de los proyectos de inversión deberá aplicar los criterios de Calidad de Gasto público: grado de distribución territorial, trazabilidad, progresividad y nivel de satisfacción ciudadana con el resultado, atendiendo lo establecido en artículo 36 del Acuerdo Distrital 761 de 2020 ^[1]

e. Los gastos deberán programarse considerando los criterios del Plan Financiero 2020-2024, sostenibilidad fiscal, disponibilidad de recursos, austeridad, racionalidad en el gasto y los productos a entregar.

d. Respecto a los gastos asociados a los servicios TIC, se deberá atender lo establecido en el Acuerdo 001 de 2019 expedido por la Comisión Distrital de Sistemas.

e. Cada responsable de proyecto debe presentar en las mesas de trabajo al interior de la entidad, la proyección del Presupuesto de Inversión 2023 por líneas de inversión. La Oficina Asesora de Planeación remitirá para tal fin el formato establecido.

4. Cronograma de actividades programación presupuestal 2023.

Se solicita oportunidad y calidad en cada uno de los aspectos expuestos en la presente circular, para cumplir efectivamente cada una de las etapas del proceso presupuestal. Desde la Oficina Asesora de Planeación y la Dirección de Gestión Corporativa están atentos a resolver cualquier inquietud.

Cordialmente,

WILLIAM MENDIENTA MONTEALEGRE

Secretario Jurídico Distrital

Proyecto: Nicol Andrade Parada - Contratista Profesional Oficina Asesora de Planeación

Jesús María Montoya Maldonado – Profesional Especializado Dirección de Gestión Corporativa

Revisó: José Francisco Arias Pachón – Contratista – Dirección de Gestión Corporativa

Cristhian Felipe Yarce Barragán – Asesor – Despacho

Aprobó: Magda Mercedes Arévalo Rojas – Directora de Gestión Corporativa y Jefe Oficina Asesora de Planeación (E)