CIRCULAR 042 DE 2022

(Agosto 10)

Para: TODAS LAS DEPENDENCIAS DE LA SECRETARIA JURÍDICA DISTRITAL.

De: DIRECCIÓN DE GESTIÓN CORPORATIVA

Asunto: DIRECCIÓN DE GESTIÓN CORPORATIVA ACTUALIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN DE BIENES EN SERVICIO A CARGO DE LAS DEPENDENCIAS QUE CONFORMAN LA SECRETARÍA JURÍDICA DISTRITAL.

Rad. N° 3-2022-5597

En cumplimiento de lo establecido en el "Manual de Procedimientos Administrativos y Contables para el manejo y control de los bienes en las Entidades de Gobierno Distritales" numeral 2.2. Control para el Manejo de los bienes, capitulo 2 "LA GESTIÓN Y EL CONTROL DE LOS BIENES", expedido por la Contadora General de Bogotá D.C. mediante Resolución No. 000001 de septiembre de 2019, y del procedimiento "Seguimiento y Control de Bienes" de código 2311500-PR-075 del proceso Gestión Administrativa, es necesario que todas las dependencias realicen la actualización de la información de los bienes muebles en servicio y de propiedad de la Secretaría Jurídica Distrital.

Para tal efecto, se solicita de manera atenta, a jefes de dependencia, a servidores y contratistas con bienes a cargo, realizar la actualización de la información y remitirla a más tardar el 25 de agosto de 2022, para contar con información actualizada de los bienes por dependencia e individual a fin de dar cumplimiento a lo dispuesto en las normas antes mencionadas y generar los reportes correspondientes.

Para realizar la actualización se debe tener en cuenta lo siguiente:

- Servidores y contratistas deben revisar la información de los bienes a su cargo, ingresando con su número de identificación al enlace "Consulta de inventario" en la intranet de la entidad, a través del siguiente link:

https://intranet.secretariajuridica.qov.co/intranet/servicios/consulta-inventarios

Los inventarios de cada una de las dependencias serán enviados mediante correo electrónico a los jefes de las mismas.

La información de los bienes generada en los reportes emitidos por el Sistema de Inventarios - SAI, debe corresponder con la información física de los mismos, igualmente, identificar y verificar los responsables de su uso, manejo y custodia; de ser necesario actualizar la información, se debe gestionar conforme a los procedimientos establecidos para el manejo de bienes señalados en el proceso "Gestión Administrativa" utilizando los formatos correspondientes "Traslado de bienes entre usuarios y/o dependencias 2311500-FT-136 o "Reintegro de bienes" con el formato 2311500-FT-198", disponibles para descargarlos en el sistema SMART.

- De conformidad con lo establecido en el 4.1.2. Procedimiento Administrativo para la permanencia de los Bienes de la Resolución No. 000001 de 2019, "La entrega de los bienes con destino a las áreas, para su uso general, se hace directamente a la persona responsable de la misma, quien, respaldado por el encargado del Almacén y Bodega, desarrolla mecanismos de control que le permitan custodiar y preservar los bienes recibidos según lo indicado en el comprobante de salida o su equivalente, firmado en señal de recibo a satisfacción".

- Cuando se identifiquen novedades como faltantes o sobrantes, estos deben ser informados inmediatamente al proceso Gestión Administrativa, para iniciar las acciones correspondientes.

- Revisada y actualizada la información por todos los responsables, los inventarios deben ser firmados por ellos y remitidos mediante memorando electrónico por el jefe de la dependencia a la Dirección de Gestión Corporativa a más tardar el 25 de agosto de 2022.

- Los gestores de inventarios, designados por los jefes en cada dependencia, deben apoyar el proceso de actualización de la información de los inventarios, orientando a los servidores y contratistas en los traslados y reintegros que deban realizar y en la confrontación de los inventarios individuales frente al inventario general de la dependencia, en las oficinas no pueden quedar elementos faltantes ni sobrantes sin reportar al almacén.

Los servidores del proceso "Gestión Administrativa" de la Dirección de Gestión Corporativa, Dalida Villanueva Sánchez (dvillanuevas@secretariajuridica.gov.co) y Edgar Andrés García Garavito (eagarcia@secretariajuridica.gov.co) estarán atentos a resolver cualquier inquietud al respecto.

Atentamente,

MAGDA MERCEDES ARÉVALO ROJAS

Directora de Gestión Corporativa

Proyectó: Dora Gutiérrez Hernández, Profesional Especializado, Gestión Corporativa.

Revisó: Francisco Arias Pachón, Contratista, Dirección de Gestión Corporativa.

Aprobó: Magda Mercedes Arévalo Rojas, Directora de Gestión Corporativa