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Circular Externa 032 de 2022 Ministerio de Salud y Protección Social

Fecha de Expedición:
21/06/2022
Fecha de Entrada en Vigencia:
21/06/2022
Medio de Publicación:
La Secretaría Jurídica Distrital aclara que la información aquí contenida tiene exclusivamente carácter informativo, su vigencia está sujeta al análisis y competencias que determine la Ley o los reglamentos. Los contenidos están en permanente actualización.


 
 

CIRCULAR EXTERNA 032 DE 2022

 

(Julio 21)

 

PARA: USUARIOS DEL SISTEMA GENERAL DE SEGURIDAD SOCIAL EN SALUD, ASOCIACIONES DE USUARIOS DEL SECTOR SALUD y DE PACIENTES, VEEDURÍAS CIUDADANAS, COPACOS, COMUNIDAD MÉDICA, Y DEMÁS ACTORES DEL SISTEMA.

 

DE: MINISTRO DE SALUD Y PROTECCIÓN SOCIAL

 

ASUNTO: DESARROLLO DE LA ESTRATEGIA DE PARTICIPACIÓN CIUDADANA, ARTÍCULO 12 DE LA LEY 1751 DE 2015 Y ARTÍCULO 2 DE LA LEY 1757 DE 2015.

 

Este Ministerio, en ejercicio de sus competencias y de conformidad con lo previsto en los artículos 136 y 139 de la Ley 1438 de 2011, el artículo 12 de la Ley 1751 del 2015 y en el marco de los mecanismos previstos en la Ley 1757 del 2015, continúa desarrollando la estrategia de participación ciudadana directa y efectiva de los usuarios, pacientes, comunidad médica y científica y actores del Sistema General de Seguridad Social en Salud (SGSSS), a través de la Dirección de Regulación Beneficios, Costos y Tarifas del Aseguramiento en Salud.

 

En este contexto, los aspectos generales y comunes y los lineamientos de la participación ciudadana que a continuación se describen, se fundamentan en el principio de corresponsabilidad social que permite y articula el ejercicio de los deberes y derechos entre la ciudadanía y el Estado y observa igualmente el principio de institucionalización, dado que proviene del Ministerio de Salud y Protección Social, mediante el diseño de líneas de acción y mecanismos a través de los cuales se promoverá la participación ciudadana.

 

Así, se convoca a todos los ciudadanos para que interactúen y participen a través de los diferentes mecanismos colectivos, individuales y líneas de acción, con el fin de incidir en la toma de decisiones que nos afectan e interesan, en particular en las que hacen referencia a las tecnologías y servicios financiados con los recursos públicos asignados a la salud en el Sistema General de Seguridad Social en Salud.

 

1. Objetivos.

 

Es propósito de la estrategia de participación ciudadana promover la participación directa y efectiva de los usuarios, de la comunidad médica y científica y de los diferentes actores del Sistema de Salud, considerados individualmente o en forma colectiva, en los procesos de toma de decisión relacionados con las tecnologías y servicios financiados con recursos públicos asignados a la salud en el Sistema General de Seguridad Social en Salud.

 

1.1. Objetivos específicos.

 

a) Desarrollar espacios virtuales o presenciales para el análisis, consulta de opinión, la indagación de preferencias y percepciones de los pacientes, usuarios, la comunidad médica y científica y demás actores del sistema de salud, sobre los aspectos que contribuyan en la toma de decisiones.

 

b) Dar a conocer los resultados de los diferentes procesos misionales de la Dirección de Regulación Beneficios, Costos y Tarifas del Aseguramiento en Salud.

 

c) Contar con la base de datos de los diferentes actores del Sistema General de Seguridad Social en Salud para realizar las convocatorias respectivas.

 

2. Alcance y aspectos comunes.

 

2.1. Aportes de los actores.

 

Los aportes de los usuarios, pacientes, de la comunidad médica y científica, y demás actores del Sistema General de Seguridad Social en Salud (SGSSS), realizados en las diferentes convocatorias, tendrán un alcance consultivo o informativo, por lo que se constituirán en insumos sin carácter vinculante, pero sí orientador, para la toma de decisiones por parte del Ministerio de Salud y Protección Social, conforme a lo que más convenga al interés general.

 

2.2. Del registro en la base de datos de participación.

 

Los interesados en participar de las convocatorias podrán registrarse en la base de datos de la Dirección de Regulación de Beneficios, Costos y Tarifas del Aseguramiento en Salud, del Misterio de Salud y Protección Social, dada la relevancia de este registro para mantener una comunicación permanente sobre los procesos misionales adelantados, se insta a los interesados a hacerlo a través de la herramienta de participación ciudadana Mi Vox-Pópuli, o mediante el envío por correo electrónico o la entrega en forma física de los siguientes documentos e información:

 

a) Nombre de la asociación, agremiación o federación de usuarios, de pacientes, veedurías ciudadanas, COPACOS, sociedad, asociación o agremiación de especialistas, de médicos o de los profesionales de la salud, entidades promotoras de salud, instituciones prestadoras de servicios de salud o en general cualquier organización que desee participar.

 

b) Nombre del representante legal e identificación.

 

c) Número del NIT, o registro formal, el que deberá concordar con la copia magnética o física de la constitución de la asociación y con el certificado de representación legal o documento que haga sus veces.

 

d) Certificación de representación legal de la organización, agremiación o asociación, según corresponda.

 

e) Copia magnética o física de la constitución de la asociación, organización, sociedad, agremiación o empresa.

 

f) En el caso de las asociaciones de pacientes, certificación de la representación de la organización dentro de la patología correspondiente, indicando su representatividad.

 

g) Correo electrónico de la asociación, sociedad, organización, agremiación o empresa. A este correo se enviará la invitación o convocatoria y la documentación respectiva, cuando haya lugar a ello.

 

h) Número telefónico, fijo y celular.

 

i) Indicar el número de asociados o de entidades que representa.

 

j) Dirección física urbana o rural de la asociación, organización, sociedad o empresa.

 

Para ingresar a la herramienta Mi Vox-Pópuli y realizar el registro virtual puede acceder a la pestaña registrarme a través del siguiente enlace:

 

https://mivoxpopuli.minsalud.gov.co/InscripcionParticipacionCiudadana/frm/logica/frmdefault.aspx

 

Para los casos en que el registro no se pueda realizar a través de la herramienta Mi Vox-Pópuli, la información debe ser enviada por alguno de los siguientes medios:

 

- Físicamente a la carrea 13 No. 32 - 76 código Postal 110311 de Bogotá D.C., con destino Dirección de Regulación Beneficios, Costos y Tarifas del Aseguramiento en Salud.

 

- Al correo electrónico participacion@MINSALUD.gov.co

 

2.3. De la actualización del registro.

 

Con el fin de garantizar el flujo continuo de la información y garantizar la participación de los interesados, se deberán actualizar los datos arriba mencionados, cada vez que exista un cambio en cualquiera de ellos o como mínimo una vez al año. La actualización se deberá realizar por alguno de los medios señalados en el numeral 2.2., de este documento.

 

2.4. Convocatorias.

 

Para garantizar el éxito de la estrategia propuesta, el Ministerio utilizará distintas estrategias de convocatoria:

 

a) Convocará a espacios de participación a los registrados en las bases de datos indicando el objeto, la metodología, formatos e instructivos, las ciudades, dirección, horario e indicación del sitio web donde se publicarán los documentos, según corresponda el tema y la finalidad de la participación.

 

Toda comunicación remitida por el Ministerio dentro de este proceso podrá ser enviada a la última dirección electrónica o física registrada en la base de datos de la Dirección de Regulación Beneficios, Costos y Tarifas del Aseguramiento en Salud y, en consecuencia, 'se entenderá debidamente informada, dada la responsabilidad de los registrados frente a la actualización permanente de la información.

 

b) Se realizarán alianzas con otras entidades del sector salud con el fin de realizar convocatoria directa a los diferentes actores a nivel regional.

 

c) Búsqueda activa a través de navegadores Web de las sociedades científicas, asociaciones y agremiaciones de pacientes.

 

d) Solicitud a las entidades promotoras de salud e instituciones prestadoras de servicios de salud de los listados de asociaciones y agremiaciones de usuarios.

 

e) Se publicará en el subsitio web del Ministerio de salud y en la herramienta de Mi Vox- Populi los eventos de participación informando fecha, hora, lugar y demás información que sea necesaria.

 

f) Se realizarán convocatorias a través de las redes sociales del Ministerio de Salud. Proporcionará las ayudas necesarias a los participantes en condición de discapacidad auditiva y visual.

 

g) Cumplirá los compromisos a los que se llegue en desarrollo de las instancias de participación dentro de los plazos pactados en las mismas.

 

i) Llevará un adecuado control de la información producto de las actividades de participación ciudadana.

 

Este Ministerio entenderá que la no participación en la convocatoria no implica una aprobación o desaprobación del tema consultado, ajustado, validado o socializado.

 

3. De la corresponsabilidad.

 

En el marco constitucional y legal vigente, para efectos de la estrategia de participación ciudadana de que trata esta Circular, los ciudadanos deberán:

 

a) Registrarse al ingreso de los eventos de participación ciudadana a los que asista.

 

b) Participar en forma activa, constructiva y transparente de acuerdo a la finalidad de la convocatoria.

 

c) Conocer y hacer uso de las modalidades de participación ciudadana dispuestas para la construcción colectiva, participativa y transparente, en los procesos que lleven a la toma de decisiones en salud, en el marco de la ley estatutaria.

 

d) Informarse previamente sobre los aspectos que serán desarrollados en el marco de los procesos de participación ciudadana que se abran.

 

e) Consultar la información publicada en la página Web del Ministerio y en la herramienta Mi Vox-Pópuli.

 

f) Escuchar y, en caso de ser necesario, argumentar con la mayor objetividad posible y mediante una actitud de diálogo constructivo.

 

g) Respetar las decisiones tomadas en las instancias de participación ciudadana de acuerdo a las prioridades concertadas de manera colectiva, participativa y transparente, por los actores participantes de las mismas.

 

h) Respetar las reglas establecidas dentro del desarrollo del evento.

 

i) Propiciar decisiones públicas que prioricen el interés general de la sociedad.

 

j) Cumplir con la responsabilidad delegada por sus representados, en los casos de participación mediante delegación.

 

k) Intervenir en los procesos de evaluación de la participación ciudadana, así como de sus actuaciones, de manera que permita aprendizajes para su mejora.

 

l) Rendir cuentas, transmitir los asuntos, conclusiones, recomendaciones y decisiones que se dieron en la convocatoria, a quienes representan cuando se trate de asociaciones, veedurías, COPACOS, sociedades, agremiaciones o empresas. Para el efecto, los representantes o delgados deberán hacer actas y listados de asistencia que deberán ponerse a disposición del Ministerio de Salud y Protección Social cuando lo requiera.

 

m) Declarar conflicto de intereses en caso de que se configure.

 

Así mismo, para efectos de la estrategia de participación ciudadana de que trata esta Circular, los ciudadanos tendrán el derecho:

 

a) A participar de los procesos de participación ciudadana.

 

b) A ser convocados, respetando los mecanismos de representatividad de su colectivo o asociación.

 

c) A ser informados sobre el objetivo, tema y motivo de la convocatoria de participación ciudadana, en las modalidades que se realicen y de acuerdo con la construcción colectiva del mecanismo de participación.

 

d) A ser escuchado y tratado con respeto.

 

e) A conocer los resultados finales del proceso de participación ciudadana del cual hizo parte.

 

f) Expresar sus opiniones de conformidad con las metodologías que para el efecto se definan.

 

En el mismo sentido, el Ministerio de Salud y Protección Social en el desarrollo de la estrategia de participación ciudadana de que trata esta Circular y comprometido con el cumplimiento de los objetivos propuestos, velará porque el bien común prevalezca sobre los intereses particulares y en consecuencia, publicará los resultados del proceso de participación ciudadana desarrollado, indicando los aportes de los convocados.

 

4. Lineamientos.

 

En el ejercicio de los derechos de información, participación, asociación y expresión sobre las decisiones del Estado, en cuanto a lo público, en el derecho genérico de las personas a participar en forma activa, colectiva e individualmente en la gestión pública, lo que se puede denominar como el "derecho de participación ciudadana", se deben establecer las líneas de acción para garantizar a toda la ciudadanía este precepto constitucional, en virtud del cual se concretan y determinan las siguientes formas de participación, para el caso en concreto, así:

 

4.1. Participación virtual de la ciudadanía y encuestas.

 

Este Ministerio dispone de la herramienta de participación ciudadana Mi Vox-Pópuli y de un espacio virtual en su sitio web, www.minsalud.gov.co además podrá disponer de otros mecanismos virtuales que permitan indagar por las propuestas técnicas, preferencias, opiniones o percepciones sobre los temas tratados en la convocatoria, aspectos generales, metodologías, criterios relacionados con los contenidos del proyecto a consultar según corresponda, y para socializar los resultados de las diferentes convocatorias de participación ciudadana.

 

Corresponde a la ciudadanía consultar la información publicada en la página Web del Ministerio y en la herramienta Mi Vox Populi, donde puede diligenciar la información requerida.

 

4.2. Encuentros regionales con las asociaciones de usuarios, asociaciones de pacientes, veedurías ciudadanas, COPACOS, comunidad médico-científica y otras organizaciones.

 

Previa invitación elevada por este Ministerio mediante publicación en la página web, en Mi Vox Populi o enviada por correo electrónico, se adelantarán encuentros presenciales colectivos de carácter regional con los representantes o delegados de las asociaciones de acuerdo con el tema a tratar.

 

Así mismo, será responsabilidad del representante de cada asociación consultar la información publicada en la página Web del Ministerio, en Mi Vox Populi o que haya sido suministrada y realizar las consultas o consensos al interior del conglomerado al que pertenezca, según aplique.

 

Previo al inicio de las sesiones, se hará la inscripción de los participantes y se podrán recibir los documentos, en caso en que el representante o delegado manifieste que se hizo una actualización de última hora. Se recibirá la delegación formal del representante o presidente según corresponda o la manifestación de la representatividad que ejerce.

 

El Ministerio entregará el material informativo, la declaración de posible conflicto de intereses y la solicitud de consentimiento informado mediante el cual el participante acepta que acude libre y autónomamente y que la información debatida en las sesiones será utilizada exclusivamente para la toma de decisiones en el ámbito específico, previa explicación de la metodología de participación y de trabajo.

 

Los encuentros podrán realizarse por consultas bajo la modalidad de votación, preguntas de selección múltiple, o preguntas abiertas de lo cual se dejará evidencia y las votaciones podrán ser anónimas y en tiempo real. En todo caso el Ministerio mostrará los resultados al final de cada sesión para que los convocados los conozcan y puedan socializarlos con sus asociados o miembros de la comunidad a la cual representen.

 

La trazabilidad de cada encuentro regional se garantizará a través de grabaciones de audio o video o registro fotográfico, así como mediante el registro documental de los resultados de las consultas o votaciones, y de los aportes o recomendaciones presentadas.

 

Dado que no existe título de gasto, el Ministerio no financiará los desplazamientos de los miembros de las agremiaciones, asociaciones u organizaciones que se inscriban en la convocatoria.

 

4.3. Consensos, encuestas y consultas a expertos de diferentes especialidades médicas, comunidad médica, científica y profesionales de la salud.

 

Previa invitación elevada por este Ministerio mediante publicación en la página web, Mi Vox Populi o enviada por correo electrónico, se adelantarán encuentros colectivos de carácter regional con los representantes o delegados de las asociaciones, según corresponda.

 

Estas sesiones se desarrollarán de manera colectiva y bajo modalidad presencial o virtual. Corresponde a las sociedades científicas, expertos, comunidad técnicocientífica y médica y profesionales de la salud, gestionar y realizar en forma adecuada el proceso de registro y mantener actualizados los datos básicos de que trata el numeral 2.2., de la presente circular, así como realizar la inscripción a cada sesión según aplique.

 

Para el desarrollo de las sesiones de consensos o consultas, las sociedades científicas, organizaciones y la comunidad médico-científica organizada, deberán designar uno o varios representantes o delegados, según aplique al asunto a tratar y a la indicación de este Ministerio de nombrar delegados para los temas.

 

Adicionalmente, los representantes o delegados a la convocatoria deberán consultar la información publicada en la página Web del Ministerio o en Mi Vox Populi y realizar las consultas internas entre sus asociados o agremiados remitiendo la información a que haya lugar, la cual se entenderá que representa la posición de la sociedad o agremiación según corresponda.

 

Previo al inicio de las sesiones presenciales se hará la inscripción de los participantes, y se recibirá el documento que acredite al participante como delegado, expedido por el representante legal o presidente de la asociación, sociedad o agremiación. El Ministerio hará la entrega de material informativo y de trabajo, la declaración de posible conflicto de intereses y la solicitud de consentimiento informado.

 

En aras de la transparencia, la declaración de posible conflicto de intereses y de la solicitud de consentimiento informado debe ser diligenciada y entregada a los organizadores de la convocatoria. Estos documentos, son el medio por el cual el participante o representante, acepta que acude libre y autónomamente y que, la información debatida en las sesiones será utilizada exclusivamente para la toma de decisiones en el ámbito específico, previamente informado.

 

Cuando los consensos, encuestas o consultas se desarrollen de manera virtual, la sesión se realizará por correo electrónico o con la aplicación de herramientas virtuales que permitan el registro de la información solicitada, de conformidad con la información previamente publicada en la página web, en Mi Vox Populi o enviada a las direcciones electrónicas registradas por los participantes.

 

4.4. Consensos, encuestas o consultas a otros actores del Sistema General de Seguridad Social en Salud.

 

Estas sesiones se desarrollarán de manera colectiva y bajo modalidad presencial o virtual. Corresponde a los otros actores, tales como entidades promotoras de salud, industria farmacéutica, secretarías de salud departamentales, gestionar en forma adecuada la inscripción inicial, mantener actualizados los datos básicos de que trata el numeral 2.2. de esta circular, así como realizar la inscripción a cada sesión según aplique. Adicionalmente, deberán consultar la información publicada en la página Web del Ministerio de Salud y Protección Social o en Mi Vox Pópuli y realizar las consultas internas entre sus asociados o agremiados y remitir la información a que haya lugar, la cual se entenderá que representa la posición de dichos actores según corresponda.

 

Para el desarrollo de las sesiones de consensos o consultas, los otros actores deberán designar uno o varios representantes, según aplique al asunto a tratar y a la indicación de este Ministerio de nombrar delegados para los temas.

 

Previo al inicio de las sesiones presenciales se hará la inscripción de los participantes, y se recibirá el documento que acredite al participante como delegado, expedido por el representante legal o presidente de la asociación, sociedad o agremiación. El Ministerio hará la entrega de material informativo y de trabajo, la declaración de posible conflicto de intereses y la solicitud de consentimiento informado.

 

En aras de la transparencia, la declaración de posible conflicto de interés y de la solicitud de consentimiento informado debe ser diligenciada y entregada a los organizadores de la convocatoria. Estos documentos son el medio por el cual el participante o representante acepta que acude libre y autónomamente y que la información debatida en las sesiones será utilizada exclusivamente para la toma de decisiones en el ámbito específico, previamente informado.

 

4.5. Socialización y divulgación de las decisiones que se adopten.

 

En el sitio web institucional se pondrá a disposición de la ciudadanía en general la información, metodologías y resultados de los procesos realizados, así como el proyecto del acto administrativo que se adopte, si hay lugar a ello. Lo anterior con el fin de recibir opiniones, sugerencias y propuestas, teniendo en cuenta que la autoridad competente adoptará autónomamente la decisión que a su juicio sirva mejor el interés general.

 

El Ministerio de Salud y Protección Social se entiende facultado, mediante el consentimiento firmado por los participantes o representantes en el desarrollo de las convocatorias a nivel regional, zonal o nacional, para el uso legal de la información y los resultados obtenidos en el transcurso del proceso participativo consultivo, dentro del ámbito de sus facultades y competencias que le confiere la Ley.

 

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE,

 

Dada en Bogotá, D.C., a los 21 días del mes de junio del año 2022.

 

FERNANDO RUÍZ GÓMEZ

 

Ministro de Salud y Protección Social