RESOLUCIÓN 279 DE 2022

(Septiembre 26)

Por la cual se adoptan los Instrumentos de la Gestión de la Información Pública del Instituto Distrital de Protección y Bienestar Animal

LA DIRECTORA GENERAL DEL INSTITUTO DISTRITAL DE PROTECCIÓN Y BIENESTAR ANIMAL

En ejercicio de sus facultades legales y en especial las conferidas por el Decreto 546 de 2016 y el Acuerdo No. 003 de 2017, y

CONSIDERANDO:

Que el artículo 15 de la Constitución Política, establece que todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas.

Que el artículo 74 constitucional consagra que todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos públicos salvo los casos que establezca la ley.

Que el artículo 12 de la Ley 594 del 2000 establece la responsabilidad de la administración pública sobre la gestión de sus documentos y la administración de sus archivos.

Que el artículo 21 de la Ley 594 de 2000 señala sobre la obligatoriedad de las entidades públicas en la elaboración de Programa de Gestión de Documentos, en el cual se puede contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos.

Que la Ley 1266 de 2008 desarrolló el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales relacionadas con la recolección, tratamiento y circulación de datos personales, en armonía con el artículo 15 de la Constitución Política.

Que la Ley 1712 de 2014, en su artículo 3, establece el principio de divulgación proactiva de la información, según el cual el derecho de acceso a la información radica, además de la obligación de dar respuesta a las peticiones de los ciudadanos, en el deber de los sujetos obligados de promover y generar una cultura de transparencia, lo que conlleva la obligación de publicar y divulgar documentos y archivos que plasman la actividad estatal y de interés público, de forma rutinaria y proactiva, actualizada, accesible y comprensible, así como la aplicación de una serie de los principios que este artículo desarrolla.

Que los artículos 13, 15 y 20 de la Ley 1712 de 2014 establecen la obligatoriedad de crear, adoptar y mantener actualizado en su estricto orden entre otros, el Registro de Activos de Información y el índice de información clasificada y reservada a los sujetos obligados definidos en el artículo 5 de la misma ley.

Que el Capítulo IV del Título V del Decreto 103 de 2015 establece los lineamientos, condiciones y características que deben tener los Programas de Gestión Documental en desarrollo de lo dispuesto en la Ley 1712 de 2014.

Que en el artículo 36 del Decreto 103 de 2015, se establece que la adopción de los Instrumentos de Gestión de la Información Pública se realizará por medio de acto administrativo o documento equivalente de acuerdo con el régimen legal al sujeto obligado.

Que en el artículo 2.8.2.5.10 del Decreto 1080 de 2015, establece la obligatoriedad de todas las entidades del estado en la formulación de un Programa de Gestión Documental (PGD), a corto, mediano y largo plazo, como parte del Plan Estratégico Institucional y el Plan de Acción Anual.

Que la actualización de los instrumentos de gestión de la información pública permitirá desarrollar las mejores prácticas de Buen Gobierno, contribuirá a incrementar los niveles de confianza y credibilidad ante la ciudadanía. Además, permitirá cumplir con las exigencias de la Estrategia de Gobierno en Línea, los lineamientos de la Norma Técnica ISO 27001:2013, los objetivos del Sistema de Gestión de Calidad, Control Interno y Gestión Ambiental, y la metodología impartida por la Procuraduría General de la Nación con relación a la Ley 1712 de 2014.

Que la política del Modelo Integrado de Planeación y Gestión (MIPG) de gestión documental tiene como propósito:

“lograr mayor eficiencia para la implementación de la gestión documental y Administración de Archivos para: propiciar la transparencia en la gestión pública y el acceso a los archivos como garante de los derechos de los ciudadanos, los servidores públicos y las entidades del Estado; recuperar, preservar y difundir el patrimonio documental de la Nación en diferentes medios y soportes como fuente de memoria e identidad cultural; promover el gobierno abierto (transparencia, colaboración y participación), a través de los archivos como herramienta de control social de la gestión pública; fomentar la modernización de los archivos a través de la generación de estrategias que propicien el uso de tecnologías y proyectos de innovación (…)”

Que la política MIPG de transparencia, acceso a la información pública y lucha contra la corrupción tiene como propósito articular acciones para la prevención, detección e investigación de los riesgos de en los procesos de la gestión administrativa y misional de las entidades públicas, así como garantizar el ejercicio del derecho fundamental de acceder a la información pública a los ciudadanos y responderles de buena fe, de manera adecuada, veraz, oportuna y gratuita a sus solicitudes de acceso a la información pública.

Que mediante Acta 09 del 20 de diciembre de 2021 el Comité Institucional de Gestión y Desempeño del Instituto Distrital de Protección y Bienestar Animal (IDPYBA) realizó la aprobación de los activos de información de la entidad. Que es necesario, mediante acto administrativo, adoptar los instrumentos de la gestión de la información pública del IDPYBA, de conformidad con los lineamientos que legal y reglamentariamente se exponen.

Que, en mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

Artículo 1. Objeto. Adoptar los Instrumentos de Gestión de la Información Pública del Instituto Distrital de Protección y Bienestar Animal (IDPYBA), con el fin de garantizar el derecho fundamental de acceso a la información, mejorar la efectividad, eficiencia y capacidad oportuna y con calidad para la atención de los requerimientos ciudadanos.

Artículo 2. Ámbito de aplicación. Los instrumentos de Gestión de la Información Pública del IDPYBA están encaminados para atender los requerimientos ciudadanos que versen sobre los siguientes documentos:

i) Esquema de Publicación de Información

ii) Registro de Activos de Información

iii) Índice de Información Clasificada y Reservada

iv) Programa de Gestión Documental.

Parágrafo. Los anteriores documentos forman parte integral de la presente resolución y de conformidad con la normatividad vigente podrán ser actualizados cuando sea necesario.

Artículo 3. Divulgación. Divulgar los Instrumentos de la Gestión de Información Pública a todos los servidores y contratistas de la entidad para asegurar su adecuado uso. Para tal fin, se realizará con información en la plataforma web y mecanismos de inducción y capacitación al interior del IDPYBA.

Artículo 4. Actualización de los Instrumentos de la Gestión de la Información Pública. Los instrumentos que se adoptan en la presente resolución deberán ser actualizados por parte de cada uno de los responsables, en el marco de sus respectivas competencias cuando así se requiera. Para lo cual, cada responsable, cuando considere necesario actualizar los instrumentos, deberá presentarse ante el Comité Institucional de Gestión y Desempeño, Los instrumentos se tendrán como actualizados una vez sean aprobados por el Comité Institucional de Gestión y Desempeño y sean publicados en la sede electrónica del IDPYBA.

Parágrafo 1. Los instrumentos de Gestión de la Información deberán ser actualizados periódicamente, cada vez que se requiera, pero como mínimo una vez al año.

Parágrafo 2. Es responsabilidad de la Oficina Asesora de Planeación, en su calidad de Secretaria Técnica del Comité Institucional de Gestión y Desempeño realizar control sobre el histórico de versiones y versión vigente de cada instrumento.

Artículo 4. (Sic) Responsabilidades. La identificación de la necesidad de actualización, revisión clasificación, valoración del esquema de publicación de información, el registro de activos de información y el índice de información clasificada y reservada, estará a cargo de cada área responsable que produzca la información de conformidad con los lineamientos que emita la Subdirección de Gestión Corporativa en coordinación con la Oficina Asesora de Planeación, quien deberá publicar la información en la sede electrónica de la entidad en el portal de transparencia.

Los instrumentos se encuentran en cabeza de cada área, así:

Artículo 6. Publicación. El registro de los activos de información, el índice de información clasificada y reservada, así como el esquema de publicación de información del IDPYBA serán publicados en el enlace denominado: “Transparencia y Acceso a la información Pública”, en la sede electrónica de la entidad.

Parágrafo. La Dirección General, a través del grupo de comunicaciones, en coordinación con la Subdirección de Gestión Corporativa, por medio del grupo de las TIC, será la encargada de gestionar la publicación en la sede electrónica del IDPYBA.

Artículo 7. Vigencia. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación, en los términos del artículo 65 de la Ley 1437 de 2011.

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE.

Dada en Bogotá, D.C., a los 26 días del mes de septiembre del año 2022.

ADRIANA ESTRADA ESTRADA

Directora General Instituto Distrital de Protección y Bienestar Animal