ACUERDO 048 DE 2022

 

(Noviembre 21)

 

Por el cual se adopta el Reglamento de la Junta Directiva de la Empresa de Renovación y Desarrollo Urbano de Bogotá D.C., Empresa Industrial y Comercial del Distrito Capital

 

LA JUNTA DIRECTIVA DE LA EMPRESA DE RENOVACIÓN Y DESARROLLO URBANO DE BOGOTÁ D.C.

 

En ejercicio de sus facultades legales, estatutarias y

 

CONSIDERANDO:

 

Que mediante Acuerdo 643 del 12 de mayo de 2016, se dispuso la fusión por absorción de METROVIVIENDA, empresa creada por el Acuerdo 15 de 1998, en la EMPRESA DE RENOVACIÓN URBANA DE BOGOTÁ D.C., - ERU, constituida en virtud del Acuerdo 33 de 1999, bajo la denominación social de EMPRESA DE RENOVACIÓN Y DESARROLLO URBANO DE BOGOTÁ D.C.

 

Que la EMPRESA DE RENOVACIÓN Y DESARROLLO URBANO DE BOGOTÁ D.C., es una Empresa Industrial y Comercial del Distrito Capital, vinculada al Sector Hábitat de la administración distrital y sujeta al régimen de las Empresas Industriales y Comerciales del Estado.

 

Que, en consonancia con las disposiciones legales vigentes, la Junta Directiva de la EMPRESA DE RENOVACIÓN Y DESARROLLO URBANO DE BOGOTÁ D.C. expidió el Acuerdo 47 del 21 de noviembre de 2022, por medio del cual se modificó el Acuerdo 11 de 2017, y se adoptaron los Estatutos Sociales.

 

Que se hace necesario modificar el Reglamento en atención a la modificación de los Estatutos Sociales de la EMPRESA DE RENOVACIÓN Y DESARROLLO URBANO DE BOGOTÁ D.C. para aplicar los principios de buen gobierno corporativo de forma armónica con aquellos.

 

Que la modificación del Reglamento es congruente con las tendencias normativas provenientes de diferentes sectores económicos, con los lineamientos gubernamentales comprendidos en documentos CONPES - en especial el 3851 del 2015, titulado “Política general de propiedad de empresas estatales del orden nacional”-, con el complejo de principios y compromisos en cuyo cumplimiento el país se ha involucrado de conformidad con la Ley 1950 de 2019 “por medio de la cual se aprueba el ‘Acuerdo sobre los Términos de la Adhesión de la República de Colombia a la Convención de la Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económicos’, suscrito en París, el 30 de mayo de 2018 y la ‘Convención de la Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económicos’, hecha en París el 14 de diciembre de 1960” y con el Decreto 1510 de 2021 “Por el cual se adicionan los capítulos 3, 4, 5, 6 y 7 al Título 3 de la Parte 5 del Libro 2 del Decreto 1068 de 2015 Único Reglamentario del Sector Hacienda y Crédito Público.”

 

Que de conformidad con lo establecido en el Artículo 10, numeral 6, del Acuerdo 643 del 12 de mayo de 2016, corresponde a la Junta Directiva de la EMPRESA DE RENOVACIÓN Y DESARROLLO URBANO DE BOGOTÁ D.C., la expedición de su Reglamento.

 

En mérito de lo expuesto,

 

ACUERDA:

 

PRIMERO: Adoptar el Reglamento de Junta Directiva de la EMPRESA DE RENOVACIÓN Y DESARROLLO URBANO DE BOGOTÁ D.C., el cual quedará así:

 

“REGLAMENTO DE LA JUNTA DIRECTIVA DE LA EMPRESA DE RENOVACIÓN Y DESARROLLO URBANO DE BOGOTÁ D.C.

 

CAPÍTULO PRIMERO

 

FINALIDAD, ÁMBITO DE APLICACIÓN, INTERPRETACIÓN MODIFICACIÓN DEL REGLAMENTO

 

Artículo 1. Objeto. El presente reglamento (“el Reglamento”) tiene por objeto establecer los criterios, reglas de funcionamiento y mecanismos de actuación de la Junta Directiva de la Empresa de Renovación y Desarrollo Urbano de Bogotá, en cumplimiento de las facultades conferidas en el artículo 19 de los Estatutos Sociales.

 

Artículo 2. Ámbito de aplicación. El Reglamento se aplica a las instancias y sujetos de dirección y administración de la Empresa, conforme el artículo 8 del Acuerdo 643 de 2016.

 

Artículo 3. Interpretación. La Junta Directiva tiene la competencia de analizar y resolver las diferencias que se originen por la aplicación o interpretación del Reglamento, en relación con lo cual prevalecerán los Estatutos Sociales de acuerdo con lo dispuesto en la ley.

 

Artículo 4. Modificación. La Junta Directiva aprobará las modificaciones al Reglamento a que haya lugar, las cuales entrarán a regir una vez se haya surtido el proceso de aprobación.

 

CAPÍTULO SEGUNDO

 

NATURALEZA, COMPOSICIÓN, COMPETENCIA, DESIGNACIÓN, PERIODO Y REMUNERACIÓN

 

Artículo 5. Naturaleza. La Junta Directiva es un órgano obligatorio en la estructura de dirección y administración de la Empresa, de acuerdo con el artículo 88 de la Ley 489 de 1998 y el artículo 8 del Acuerdo 643 de 2016, el cual cumple con los objetivos de direccionamiento y orientación de la gestión empresarial. En sus actuaciones y decisiones debe primar el principio de la buena administración y la obtención de los fines que corresponden al objeto social de la Empresa de manera eficiente y eficaz, y con observancia de los intereses de Bogotá D.C. y de la ciudadanía.

 

Artículo 6. Composición. La Junta Directiva estará conformada por cinco (5) miembros, de conformidad con el artículo 56 del Decreto Ley 1421 de 1993, el artículo 9 del Acuerdo Distrital 643 de 2016 y lo estipulado en el artículo 9 de los Estatutos Sociales.

 

Artículo 7. Competencias. Los miembros de Junta directiva deben cumplir con la idoneidad, experiencia y conocimiento para el desarrollo de sus funciones, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 11 de los Estatutos Sociales.

 

Artículo 8. Designación y periodo de los miembros de la Junta Directiva.  El periodo de los miembros de Junta Directiva con carácter de servidores públicos tendrá duración conforme al artículo 12 de los Estatutos Sociales.

 

Parágrafo 1. La designación de los miembros independientes de Junta Directiva se realizará previo cumplimiento de los requisitos establecidos en el Reglamento, por un periodo de cinco (5) años. Los miembros independientes podrán ser removidos o reemplazados, antes de que se cumpla dicho período, por solicitud propia o del Alcalde Mayor cuando así lo considere necesario, sin que haya lugar al reconocimiento de derechos subjetivos o patrimoniales, o indemnización alguna a su favor.

 

Parágrafo 2. Los miembros de la Junta Directiva tomarán posesión ante el Presidente de la Junta Directiva, lo cual formará parte del acta de la sesión respectiva.

 

Parágrafo 3. En el caso de los miembros independientes de Junta Directiva, la Subgerencia de Gestión Corporativa tiene la competencia para el recibo, análisis y verificación de los requisitos de los candidatos que están en las ternas que presentará la Junta Directiva al Alcalde Mayor.

 

Esta Subgerencia con el apoyo de las áreas de la Empresa cuyo concurso resulte necesario, evaluará la veracidad, integridad y suficiencia de la información contenida en las hojas de vida de los candidatos presentados, de acuerdo con lo ordenado en los artículos 6 y 7 del Reglamento. 

La Subgerencia de Gestión Corporativa presentará los resultados de la evaluación de los candidatos con base en los siguientes criterios:

 

- Formación académica

 

- Experiencia profesional que haga referencia a cargos específicos

 

- Juntas Directivas a las que ha pertenecido a la fecha de postulación en la terna

 

- Manifestación por medio de un documento suscrito por el candidato acerca de no ser miembro de otra Junta Directiva a nivel Distrital

 

- Manifestación por medio de un documento suscrito por el candidato acerca de no estar incurso en inhabilidad(es), incompatibilidad(es) y/o conflicto(s) de interés(es)

 

- Manifestación por medio de un documento suscrito por el candidato acerca de su calidad de independiente y disponibilidad de tiempo para atender el cumplimiento de sus funciones.

 

Como parte de este ejercicio evaluativo, la Subgerencia de Gestión Corporativa verificará los antecedentes de cada candidato en las listas restrictivas y vinculantes para garantizar el cumplimiento de los requisitos, previa autorización escrita por su parte.

 

Los resultados de la evaluación de las hojas de vida de cada terna se enviarán a la Comisión de la Junta Directiva encargada del proceso para que decida si se envía la terna al despacho del Alcalde Mayor.

 

Parágrafo 4. Se realizará una inducción a los miembros de la Junta Directiva que sean designados por primera vez. En la inducción, la cual estará a cargo de la Subgerencia de Gestión Corporativa, se informa el funcionamiento y operación de la Empresa y de la Junta Directiva, de acuerdo con sus Estatutos Sociales y el Reglamento.

 

Artículo 9. Honorarios. Los miembros de la Junta Directiva recibirán honorarios de conformidad con el artículo 13 de los Estatutos Sociales, de acuerdo con los lineamientos definidos en el Decreto Distrital 082 de 2022 o la norma que lo sustituya o modifique. 

 

CAPÍTULO TERCERO

 

FUNCIONES DE LA JUNTA DIRECTIVA Y DERECHOS, DEBERES Y PROHIBICIONES DE SUS MIEMBROS

 

Artículo 10. Funciones de la Junta Directiva. La Junta Directiva tiene las funciones establecidas en el artículo 90 de la Ley 489 de 1998, en el artículo 10 del Acuerdo Distrital 643 de 2016 y en el artículo 19 de los Estatutos Sociales, desde una perspectiva de sostenibilidad social, ambiental y empresarial.

 

Artículo 11. Derechos de los miembros de Junta Directiva.  Los miembros de la Junta Directiva tienen los siguientes derechos:

 

1. Recibir información para su análisis y toma de decisiones. Se debe garantizar el acceso oportuno y suficiente a la información que se requiera para su participación en las sesiones de la Junta Directiva y para el cumplimiento de sus funciones. De igual forma pueden acceder a la información sobre las actas y documentos de cada sesión de Junta Directiva, a través de medios digitales o físicos, así como también a la información correspondiente a los Comités y Comisiones de la Junta Directiva.

 

2. Pronunciarse por escrito, ya sea físico o virtual, sobre observaciones al acta de una sesión durante los cinco (5) días previos a la celebración de la siguiente sesión.

 

3. Recibir asesoría. Los miembros de la Junta Directiva pueden solicitar asesoría para la toma de decisiones previa autorización de la propia Junta Directiva. Quienes se presenten en calidad de asesores o expertos tienen voz y no voto en las decisiones; no conforman quorum de la sesión.

 

4. Proponer sesiones extraordinarias al Presidente de la Junta Directiva para asuntos que considere prioritarios. 

 

5. Informar en las sesiones si la información que presenta o su exposición tiene carácter de confidencialidad.

 

Informar asuntos que sean de interés para la Empresa y para las decisiones de la Junta Directiva.

 

Artículo 12. Deberes de los miembros de Junta Directiva.  Los miembros de la Junta Directiva tienen los siguientes deberes:

 

1. Actuar con independencia.

 

2. Conocer la normatividad y reglamentación que regula la gestión de la Junta Directiva y de la Empresa.

 

3. Estudiar con suficiencia los asuntos que sean presentados a su consideración para cada sesión.

 

4. Asistir de forma puntual a las sesiones de la Junta Directiva, participar en las deliberaciones y en la toma de decisiones.

 

5. Aprobar las actas observando en su contenido el reflejo fiel de los asuntos tratados, los argumentos expuestos y las decisiones fijadas. 

 

6. Pronunciarse por escrito, ya sea físico o virtual, sobre observaciones al acta de una sesión durante los cinco (5) días previos a la celebración de la siguiente sesión.

 

7. Guardar confidencialidad y reserva de la documentación y deliberaciones que se ejecuten en cumplimiento a las funciones de la Junta Directiva y de la información de la Empresa. Estos criterios serán informados durante el proceso de inducción.

 

Los miembros de Junta Directiva al iniciar labores suscribirán un acuerdo de confidencialidad elaborado por la Empresa.

 

Informar sobre inhabilidades, incompatibilidades o conflictos de interés o en general causales de impedimento que puedan surgir en relación con su ejercicio como miembro de Junta Directiva, para lo cual dará cumplimiento al procedimiento definido en el Reglamento. 

 

Artículo 13. Prohibiciones de los miembros de Junta Directiva.  Se prohíbe a los miembros de la Junta Directiva realizar las siguientes acciones:

 

1. Intervenir en la tramitación o en la adjudicación de contratos, ni en la designación o retiro de los servidores de la entidad conforme a lo dispuesto en el artículo 58 del Decreto Ley 1421 de 1.993.

 

2. Manipular, difundir o utilizar en beneficio propio o ajeno, la información confidencial de uso interno a la que tengan acceso.

 

3. Dar o recibir presentes, obsequios o atenciones relacionados con partes interesadas en la gestión de la Empresa y de la Junta Directiva.

 

Participar, por sí, o por interpuesta persona en interés personal o de terceros en actividades que impliquen competencia con la Empresa o en actos respecto de los cuales exista conflicto de intereses.

 

CAPÍTULO CUARTO

 

PRESIDENCIA Y SECRETARÍA DE LA JUNTA DIRECTIVA

 

Artículo 14. Presidencia y Secretaría. Con base en el artículo 9 de los Estatutos Sociales, la Junta Directiva estará presidida por el Alcalde Mayor o su delegado, quien estará apoyado por una Secretaría. 

 

La Secretaría de la Junta Directiva será ejercida por un funcionario de la Empresa designado por la Junta Directiva, sin perjuicio de que pueda designar en su lugar a otro funcionario de nivel directivo o asesor cuando lo considere pertinente. En caso de ausencia, la Junta Directiva elegirá a uno de sus miembros para ejercer la Secretaría ad-hoc en la sesión respectiva.   

 

Artículo 15. Funciones de la Presidencia de la Junta Directiva. Son funciones del Presidente de la Junta Directiva las siguientes:

 

1. Procurar que la Junta Directiva desarrolle su gestión de forma eficiente y eficaz, y tome decisiones para cumplir con la dirección estratégica de la Empresa.

 

2. Propender porque la Junta Directiva fije e implemente eficientemente la dirección estratégica de la Empresa.

 

3. Coordinar la formulación del plan de la Junta Directiva para la vigencia y de la agenda de temas prioritarios que serán de especial seguimiento en la anualidad.

 

4. Evaluar junto con el Gerente de la Empresa y la Secretaría de la Junta Directiva los casos en qué se requiera realizar una sesión extraordinaria de junta, así como las sesiones que se deberían llevar a cabo de forma virtual.

 

5. Acordar junto con el Gerente de la Empresa y la Secretaría de la Junta Directiva el orden del día de las sesiones virtuales o presenciales y ordinarias o extraordinarias, conforme las prioridades de la Junta Directiva y los asuntos que la Empresa requiera presentar para aprobación.

 

6. Velar por la entrega oportuna y suficiente de información a los miembros de la Junta Directiva para cada sesión, directamente o por medio de la Secretaría de la Junta Directiva.

 

7. Presidir las sesiones de la Junta Directiva de carácter ordinario y extraordinario durante su instalación, desarrollo y cierre. Deberá velar por la eficacia de la sesión, la participación activa de sus miembros, el desarrollo respetuoso, objetivo e imparcial de los debates.

 

8. Hacer seguimiento a la asistencia, puntualidad, participación, y permanencia de los miembros de la Junta Directiva con base en los informes que prepare la Secretaría de la Junta Directiva.

 

9. Hacer seguimiento a los compromisos y acuerdos que se fijen en las sesiones de la Junta Directiva y en las de sus Comités y Comisiones.

 

10. Suscribir con la Secretaría de la Junta Directiva, las actas y Acuerdos que expida.

 

11. Propender por mantener actualizadas las políticas internas, reglamentos, y el plan estratégico de la empresa.

 

12. Procurar mantenerse informado de cambios relevantes en el entorno de mercado, regulatorio y competitivo de la empresa.

 

13. Liderar la evaluación anual de la gestión de la Junta Directiva, de sus miembros, de los Comités y Comisiones y del Gerente General, y presentar los resultados en una de las sesiones para proceder posteriormente con la elaboración del plan de mejora respectivo. 

 

14. Hacer cumplir el Reglamento.

 

Artículo 16. Funciones de la Secretaría de la Junta Directiva. Son funciones de la Secretaría de la Junta Directiva las siguientes:

 

1. Preparar, junto con el Presidente de la Junta Directiva y el Gerente de la Empresa, el orden del día de las sesiones de índole ordinario o extraordinario a que haya lugar, con observancia al plan de gestión de la Junta para la vigencia, así como a los asuntos prioritarios que hayan sido previstos.

 

2. Convocar a los miembros e invitados a las sesiones de Junta Directiva. Esta convocatoria puede realizarse por medios virtuales o físicos y estará acompañada de los documentos necesarios para deliberar y tomar decisiones sobre determinado asunto. 

 

3. Enviar a los miembros de Junta Directiva el orden del día de cada sesión y los documentos que sean requeridos para el efecto.

 

4. Redactar los proyectos de acta de cada sesión y presentarlos al Presidente y miembros de Junta Directiva para su aprobación y firma.

 

5. Suscribir en conjunto con el Presidente las actas y los Acuerdos que expida la Junta Directiva y velar por su adecuada conservación de acuerdo con las políticas de gestión documental de la Empresa.

 

6. Presentar los informes de evaluación de la gestión de la Junta Directiva, sus miembros, Comités y Comisiones y Gerente General que han sido elaborados por un evaluador, quien ha sido designado para esta función por la Junta Directiva.

 

7. Expedir las certificaciones en relación con las decisiones de la Junta Directiva.

 

8. Coordinar con la Empresa lo relativo a los recursos presupuestales y trámites que se requieran para el pago de honorarios de los miembros de la Junta Directiva.

 

9. Preparar los proyectos de Acuerdo de Junta Directiva que se presenten para su aprobación.

 

10. Las demás que le asigne la Junta Directiva.

 

CAPÍTULO QUINTO

 

INSTANCIAS DE LA JUNTA DIRECTIVA

 

Artículo 17. Comités de la Junta Directiva. La Junta Directiva podrá conformar Comités con miembros de la Junta Directiva para efectos de analizar y presentar recomendaciones sobre asuntos estructurales encomendados. Dichos asuntos se encargan a esta instancia por su especialidad.

 

Los Comités estarán integrados por miembros de la Junta Directiva quienes serán designados por ésta, en atención al perfil, conocimiento y experiencia profesional respecto del asunto particular; los integrantes de los Comités se pronunciarán de forma rigurosa y exhaustiva sobre los temas que le sean asignados.

 

Las funciones asignadas a los Comités no implican una sustitución de la competencia que corresponde a la Junta Directiva en tanto que no podrán tomar decisiones sino formular recomendaciones.

 

Parágrafo. Los Comités que se creen con fundamento en lo previsto en este artículo no podrán asumir funciones que correspondan a los Comités que la Empresa haya creado por mandato legal o reglamentario.

 

Artículo 18. Comisiones de la Junta Directiva. La Junta Directiva podrá conformar Comisiones para efectos de analizar y presentar recomendaciones sobre asuntos coyunturales o que surjan por necesidades específicas, de acuerdo con el ámbito de decisiones en el que debe pronunciarse. Sus recomendaciones pueden o no ser acogidas por la Junta Directiva.

 

Las Comisiones estarán integradas por miembros de la Junta Directiva y se conforman por especialidad. Serán elegidos teniendo en cuenta su perfil, conocimiento y experiencia profesional en relación con el asunto a analizar, permitiéndoles pronunciarse con rigurosidad y exhaustividad en los temas que le sean asignados.

 

Las funciones asignadas a las Comisiones no implican una sustitución de la competencia que corresponde a la Junta Directiva en tanto que no podrán tomar decisiones sino formular recomendaciones.

 

Parágrafo 1. A las Comisiones que se creen con fundamento en lo previsto en este artículo no podrán asumir funciones que correspondan a los Comités que la Empresa haya creado por mandato legal o reglamentario.

 

Parágrafo 2. La conformación de la Comisión, su mandato y temporalidad deberán quedar descritos en el acta de la sesión de Junta Directiva donde de determina su creación y su funcionamiento también está sujeto de los mecanismos de supervisión y control definidos en este Reglamento. 

 

Artículo 19. Funcionamiento de los Comités y Comisiones de la Junta Directiva. Los Comités y Comisiones, como instancias de la Junta Directiva, funcionarán de acuerdo con los siguientes parámetros y conforme lo establecido en sus reglamentos vigentes:

 

1. Los Comités se reunirán de manera ordinaria, por lo menos dos veces al año, o previo requerimiento del Presidente de la Junta Directiva. En desarrollo de dichas reuniones se analizarán los asuntos que le sean asignados.

 

2. Las Comisiones se deberán reunir las veces que estimen conveniente para lograr su objeto. 

 

3. Después de cada sesión, la Secretaría del Comité o de la Comisión deberá elaborar el acta respectiva para aprobación y firma de los miembros, la cual será enviada a la Secretaría de la Junta Directiva para su conocimiento, archivo y demás fines pertinentes. Esta acta podrá estar acompañada de los documentos que cada instancia considere. 

 

4. Podrán citarse a estas instancias de manera extraordinaria, en aquellos eventos en los que las circunstancias lo ameriten o por solicitud del Presidente de la Junta Directiva. Sus miembros deben informar a la Junta Directiva sobre los temas analizados.

 

5. Las recomendaciones, conceptos, definiciones y demás medidas que adopten se comunicarán por escrito al Presidente y a la Secretaría de la Junta Directiva a efectos de que sean informadas a los demás miembros de la Junta para su deliberación y decisión.

 

La convocatoria a las reuniones se hará mediante comunicación escrita o vía correo electrónico a sus miembros con una antelación mínima de cinco (5) días hábiles. 

 

CAPÍTULO SEXTO

 

SESIONES, PROGRAMACIÓN DE REUNIONES, CITACIÓN, DESARROLLO DE LAS SESIONES Y QUORUM, DENOMINACIÓN DE LOS ACTOS y ACTAS DE LA JUNTA DIRECTIVA

 

Artículo 20. Sesiones de la Junta Directiva.  De acuerdo con lo estipulado en el Reglamento, el Presidente de la Junta Directiva instalará la sesión, que para los efectos pueden ser de índole ordinario o extraordinario.

 

Las reuniones ordinarias son aquellas que se desarrollan para cumplir las acciones consignadas en el plan anual de la Junta Directiva o para atender los asuntos que por ella han sido priorizados. Su periodicidad se presenta en el calendario de la vigencia.

 

Las reuniones extraordinarias son aquellas citadas para presentar, deliberar y decidir sobre temas urgentes para la gestión de la Empresa y que por su criticidad no pueden ejecutarse en la fecha programada. La temática y justificación debe ser enviada al Presidente de la Junta Directiva para su citación.  

 

Artículo 21. Programación de reuniones de la Junta Directiva.  La Junta Directiva se reunirá de forma ordinaria al menos seis (6) veces durante el año fiscal. Estas sesiones se programarán al inicio de la vigencia.

 

La Junta Directiva se reunirá en la sede de la entidad, por medios virtuales o en el lugar a donde sea convocada por su Presidente, quien siempre deberá asistir, y podrá sesionar válidamente con la presencia de tres (3) de sus miembros, incluido el Presidente.

 

Artículo 22. Citación a sesión de Junta Directiva.  El Presidente de la Junta Directiva junto con la Secretaría deberán preparar el orden del día de la sesión con el fin de deliberar y decidir sobre temas consistentes con su marco de funciones. A este orden del día pueden adicionarse temas que el Gerente de la Empresa o los miembros de Junta Directiva consideren relevantes. 

 

Como mínimo, los temas incluidos en el orden del día son:

 

1. Lectura del acta anterior y presentación de los hechos relevantes en la aprobación de la misma.

 

2. Temática propuesta de acuerdo con el plan anual de la Junta Directiva o de las prioridades fijadas:

 

a. Presentación de cada tema propuesto.

 

b. Seguimiento a los compromisos pactados en la reunión anterior.

 

c. Seguimiento a las metas de la Empresa a través de indicadores estratégicos.

 

d. Seguimiento a ejecución de políticas.

 

e. Toma de decisiones frente a los casos requeridos.

 

3. Fijación de compromisos para la siguiente sesión.

 

En la citación deberá especificarse la fecha, hora, duración y lugar de citación, y deberá incluirse en el orden del día, así como los documentos necesarios para preparar la participación, revisión y/o evaluación de temas en la sesión.

 

Para las reuniones ordinarias, la citación debe enviarse con una antelación mínima de cinco (5) días hábiles. Las reuniones extraordinarias serán citadas con dos (2) días hábiles de anticipación observando el cumplimiento de requisitos de forma establecidos para este fin. El cálculo de los días hábiles a los que se refiere este artículo no incluye el día de envío de la convocatoria como tampoco el día en el que se realiza la reunión.

 

Artículo 23. Quorum Deliberatorio y Decisorio. Se considera que hay quorum para deliberar y decidir con la presencia de tres (3) miembros de la Junta Directiva, entre los cuales, se debe contar siempre con la presencia de quien la preside, es decir el Alcalde Mayor o su delegado.

 

Artículo 24. Desarrollo de las sesiones de Junta Directiva.  La sesión será instalada por el Presidente de la Junta Directiva, quien verificará la asistencia de la Secretaría de Junta Directiva, o en su defecto por razones justificadas previamente, designará a quien ejercerá la Secretaría de la sesión. 

 

La Secretaría procederá con las siguientes actividades:

 

1. Dejar constancia en la relatoría del acta, del día y hora en el que se lleva a cabo la sesión de la Junta Directiva.

 

2. Revisar el quórum tomando lista de nombres y cargos de los miembros de Junta Directiva. Si no se cuenta con el quorum deliberatorio y decisorio requerido, se procede a dejar constancia en el acta de la sesión y se termina la reunión. 

 

En la eventualidad que un miembro de la Junta Directiva no pueda asistir a la sesión, deberá informar por escrito o correo electrónico con prudente anticipación al Presidente de la Junta, explicando las razones del caso.

 

3. Someter a aprobación de la Junta Directiva el orden del día propuesto, el cual debe haberse dado a conocer previamente a todos los miembros. Cuando se considere pertinente el orden del día podrá ser modificado si así lo dispusiere el Presidente de la Junta Directiva. La reunión se desarrollará con sujeción al orden del día aprobado.

 

4. Solicitar a los miembros de la Junta Directiva que declaren los posibles conflictos de interés, inhabilidades o incompatibilidades que puedan tener frente a los temas a tratar, o que informen si conocen de conflictos de interés que puedan tener otros miembros.

 

Los impedimentos y recusaciones se tramitarán según lo dispuesto en el artículo Vigésimo Noveno de este Reglamento y serán resueltos conforme a lo previsto en el artículo 12 de la Ley 1437 de 2011, o la norma que lo modifique o sustituya.

 

5. Hacer la lectura del acta anterior y presentar los hechos relevantes para la aprobación de la misma.

 

6. Desarrollar el orden del día de la sesión y verificar que los puntos se discutan en su totalidad en el tiempo previsto de la sesión. Durante la sesión, el Presidente de la Junta Directiva velará por la discusión, deliberación y decisión unánime de los temas agendados y velará por la participación de todos sus miembros. Los votos a favor o en contra serán argumentados en la sesión.

7. Hacer lectura de las conclusiones y decisiones tomadas, las cuales entran en vigor según lo dispuesto en el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo^[1].

 

8. Clausurar la sesión.

 

Parágrafo 1. Las decisiones de la Junta Directiva se tomarán con el voto favorable de la mayoría de los presentes.

 

Parágrafo 2. De conformidad con lo establecido en el Acuerdo Distrital No 3 de 1987, las reuniones de la Junta Directiva deberán ser grabadas.

 

Parágrafo 3. Cuando un asunto sometido a consideración de la Junta Directiva implique necesariamente el estudio previo de documentos preparados, los mismos deberán disponerse en forma concomitante con la convocatoria o en su defecto con no menos de tres (3) días hábiles de anticipación a la sesión, sin incluir el día de la sesión.

 

Parágrafo 4. Las sesiones convocadas podrán cancelarse y aplazarse por solicitud del Presidente de la Junta Directiva y/o de dos (2) de sus miembros. Para tal fin, la solicitud de cancelación y aplazamiento deberá informarse a la Secretaría de la Junta Directiva con no menos con veinticuatro (24) horas de anticipación a la fecha programada, quien informará a los miembros de la Junta Directiva sobre el particular.

 

Artículo 25. Denominación de los Actos de la Junta Directiva. Las decisiones de la Junta Directiva se adoptarán por medio de Acuerdos, que llevarán la firma del Presidente y de quien ejerza la Secretaría de la misma.

 

Los Acuerdos que se expidan como resultado de las decisiones adoptadas por la Junta Directiva se numerarán en forma consecutiva anualmente y requerirán para su validez de la firma del Presidente y de la Secretaría de la Junta Directiva, y aquellos que tengan carácter general deberán ser publicados de acuerdo con las disposiciones legales.

 

Artículo 26. Actas de las sesiones de la Junta Directiva. De las reuniones de la Junta Directiva se dejará constancia en actas que serán aprobadas por la Junta Directiva, en la propia reunión o en la siguiente.

 

Las actas se firmarán por el Presidente y la Secretaría de la Junta Directiva en original físico, independientemente de si la sesión se lleva a cabo de manera presencial o virtual.

 

En las actas deberá indicarse el lugar, fecha y hora de la reunión, relación de los miembros asistentes, de los actos de delegación a que hubo lugar y de los invitados según sea el caso, la relación de los asuntos tratados, de los argumentos esgrimidos y las decisiones adoptadas.

 

Hacen parte del acta los documentos y fuentes de información que permitieron el análisis y la toma de decisiones.

 

También deben especificarse o adjuntarse, las declaraciones de inhabilidad, incompatibilidad y conflicto de interés de miembros de Junta Directiva, si hubo lugar a ello.

 

La Junta Directiva cumplirá los lineamientos en materia de gestión documental y archivística que emita la Empresa y dispondrá de la información de forma ordenada para consultas en caso de ser requerido.

 

Los miembros de la Junta Directiva podrán consultar la información actualizada sobre la gestión de este órgano, Comités y Comisiones, así como de la gestión de la Empresa.

 

CAPÍTULO SÉPTIMO

 

SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN DE LA JUNTA DIRECTIVA E INFORMES DE GESTIÓN Y PUBLICIDAD

 

Artículo 27. Seguimiento y evaluación de la gestión de la Junta Directiva. El Presidente de la Junta Directiva realizará en cada sesión el seguimiento a la gestión de la Junta Directiva conforme las funciones a su cargo y de acuerdo con mejores prácticas. 

 

El Presidente de la Junta Directiva liderará la evaluación anual de la Junta Directiva. Se evaluará su funcionamiento, desempeño y composición como cuerpo colegiado entre otros aspectos, así como la gestión desempeñada por cada uno de sus miembros y por el Gerente de la Empresa. Los resultados de la evaluación a la Junta Directiva en pleno, de cada uno de sus miembros y del Gerente serán objeto de la formulación de un plan de mejora en los aspectos a que haya lugar.

 

Esta evaluación del desempeño es extensiva al funcionamiento de los Comités, los cuales también fijarán un plan de mejora para ejecutarse en la siguiente vigencia y es extensiva al funcionamiento de las Comisiones, que pese a su función temporal también pueden ser evaluados.

 

Puede optarse por la contratación de una firma independiente u otro mecanismo que garantice la independencia de este ejercicio evaluador.

 

Artículo 28. Informes de la gestión de la Junta Directiva. La Junta Directiva realizará anualmente un informe de su gestión. Este informe es parte integral de la rendición de cuentas de la Empresa.

 

CAPÍTULO OCTAVO

 

INHABILIDADES, INCOMPATIBILIDADES Y CONFLICTO DE INTERÉS

 

Artículo 29. Inhabilidades e incompatibilidades. Los miembros de la Junta Directiva están sujetos al régimen de inhabilidades e incompatibilidades que la ley establece para los miembros de las Juntas Directivas de las entidades descentralizadas del orden nacional.

 

Artículo 30. Conflicto de interés. En relación con los conflictos de intereses, los miembros deberán manifestar a la Junta Directiva que se hallan incursos de manera real o potencial en situaciones que les impidan obrar con transparencia, imparcialidad y objetividad en el desarrollo de sus funciones como consecuencia de la confrontación entre sus intereses particulares y los intereses de la Empresa. En el evento en que un miembro de la Junta Directiva esté incurso en un conflicto de interés real, o advierta un conflicto de interés potencial, debe:

 

1. Suspender inmediatamente toda actuación e intervención directa o indirecta en las actividades, deliberaciones y/o decisiones que tengan relación con el conflicto real o potencial.

 

2. Informar por escrito a la Junta Directiva diligenciando el Formato de Declaración de situaciones de conflicto de intereses, adjuntando toda la documentación que le permita a este órgano conocer el detalle del asunto, bien sea directamente o a través de la Subgerencia de Gestión Corporativa; copia de esta documentación debe ser remitida a la Subgerencia Jurídica.

 

3. La Junta Directiva decide, basado en el voto favorable de la mayoría de los presentes, sobre la existencia o no del conflicto de interés. Para tal efecto, la persona implicada se abstiene de participar en la deliberación y decisión, la cual queda consignada en un acta y se envía copia a la Subgerencia Jurídica.

 

En el caso en que la Junta Directiva determine que sí existe un conflicto de interés, la persona implicada se abstendrá de participar de cualquier forma en las actividades, deliberaciones y/o decisiones del respectivo asunto.

 

CAPÍTULO NOVENO

 

DISPOSICIONES FINALES

 

Artículo 31. Comunicación de las decisiones de la Junta Directiva. La Junta Directiva establecerá los canales que utilizará la Secretaría de la Junta Directiva para comunicar las decisiones adoptadas y los Acuerdos definidos.  Se observará para este fin la normatividad vigente.

 

Artículo 32. Aprobación, vigencia y divulgación. El Reglamento entrará a regir a partir de la publicación del Acuerdo de adopción de la Junta Directiva, conforme a lo dispuesto por la normativa distrital y nacional.

 

Artículo 33. El presente Acuerdo rige a partir de la fecha de su publicación, y deja sin efecto cualquier otro Reglamento de Junta Directiva de la EMPRESA DE RENOVACIÓN Y DESARROLLO URBANO DE BOGOTÁ D.C.

 

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE.

 

Dado en Bogotá, D.C., a los 21 días del mes de noviembre del año 2022.

 

NADYA RANGEL RADA

 

Presidente

 

JUAN GUILLERMO JIMÉNEZ GÓMEZ

 

Secretario Técnico

 

NOTA AL PIE DE PAGINA: