RESOLUCIÓN REGLAMENTARIA 003 DE 2023

 

(Enero 31)

 

Por la cual se constituyen las cajas menores de la Contraloría de Bogotá, D.C., para la vigencia fiscal 2023 y se dictan otras disposiciones

 

EL CONTRALOR DE BOGOTÁ, D.C.

 

En ejercicio de sus atribuciones constitucionales y legales, en especial las conferidas por el artículo 21 del Acuerdo Distrital 658 de 2016, modificado parcialmente por el artículo 1 del Acuerdo Distrital 664 de 2017 y

 

CONSIDERANDO:

 

Que el artículo 87 del Decreto Distrital 714 de 1996, “Estatuto Orgánico del Presupuesto Distrital” señala que la facultad para ordenar el gasto estará en cabeza del jefe de cada entidad, quien podrá delegarla en funcionarios del nivel directivo y será ejercida teniendo en cuenta las normas consagradas en el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública y en las disposiciones legales vigentes.

 

Que mediante el Decreto Distrital 192 de 2021, se reglamentó el funcionamiento de las cajas menores y los avances en efectivo en el Distrito Capital, y se estableció el monto y número de las mismas, las cuales se constituirán para cada vigencia fiscal, a través de acto administrativo proferido por el representante legal de cada entidad.

 

Que la Contraloría de Bogotá, D.C., expidió la Resolución Reglamentaria No. 010 del 6 de marzo de 2019 “Por medio de la cual se adopta la nueva versión del Procedimiento para el Manejo de Cajas Menores de la Contraloría de Bogotá, D.C.”.

 

Que el Manual Operativo Presupuestal de Distrito capital, adoptado mediante Resolución No. SDH-191 del 2017, articuló y unificó los procedimientos, prácticas e instrumentos en materia presupuestal para las entidades distritales, entre los cuales estableció el manejo de las cajas menores.

 

Que, de conformidad con lo señalado en el Estatuto Orgánico del Presupuesto del Distrito, la Contraloría de Bogotá, D.C., hace parte del presupuesto anual de Distrito, debiendo acatar las normas que sobre esta materia se expidan.

 

Que mediante el Decreto Distrital No. 612 del 29 de diciembre de 2022, “Por el cual se liquida el Presupuesto Anual de Rentas e Ingresos y de Gastos e Inversiones de Bogotá, Distrito Capital, para la vigencia fiscal comprendida entre el 1° de enero y el 31 de diciembre de 2023 y se dictan otras disposiciones, en cumplimiento de Decreto 571 de 14 de diciembre de 2022, expedido por la Alcaldesa Mayor de Bogotá, Distrito Capital”, la Contraloría de Bogotá D.C., cuenta con un presupuesto anual para la vigencia fiscal 2023 por valor de CIENTO NOVENTA Y CINCO MIL DOSCIENTOS CINCUENTA Y UN MILLONES CIENTO SESENTA MIL PESOS ($195.251.160.000.00) M/CTE., para la Unidad Ejecutora 01 equivalentes a 168.320 SMMLV, permitiendo constituir hasta dos cajas menores por una cuantía máxima mensual conjunta de 180 SMMLV de conformidad con lo establecido en el artículo 61 del Decreto Distrital 192 de 2021.

 

Que la Contraloría de Bogotá, D.C., profirió la Resolución No. 0001 del 3 de enero de 2022 “Por medio de la cual se codifica y distribuye el Presupuesto Anual de Rentas e Ingresos y de Gastos e Inversiones de la Unidad Ejecutora 01 de la CONTRALORÍA DE BOGOTÁ, D.C., para la vigencia fiscal comprendida entre el 1° de enero y el 31 de diciembre de 2023”

 

Que el Subdirector Financiero expidió los certificados de disponibilidad presupuestal números 172 de fecha 20 de enero de 2023 y 30 de fecha 27 de enero de 2023 y, para la constitución y apertura de las cajas menores de la Dirección Administrativa y Financiera así como la del Despacho del Contralor respectivamente, de conformidad con lo señalado en el artículo 59 del Decreto 192 de 2021.

 

Que se hace necesaria la creación, reglamentación y determinación de los responsables de las cajas menores de la Contraloría de Bogotá, D.C., para la vigencia fiscal 2023.

 

Que, en mérito de lo expuesto,

 

RESUELVE:

 

Artículo 1. Constituir las cajas menores en la Contraloría de Bogotá, D.C., para la vigencia fiscal 2023, en las dependencias y en la cuantía según el rubro presupuestal que a continuación se detalla:

 

1. DESPACHO DEL CONTRALOR, constituir la caja menor por la suma de CINCO MILLONES CIENTO TREINTA MIL PESOS ($5.130.000) M./CTE., mensuales para la atención de los gastos generales con el carácter de situaciones imprevistas, urgentes, imprescindibles o inaplazables necesarias para el normal funcionamiento de la dependencia, así:

 

 

El (sic) la ordenación del gasto, estará a cargo del Director(a) de Apoyo al Despacho o quien haga sus veces; así mismo, el manejo de esta caja menor podrá estar a cargo de un funcionario Profesional Universitario 219-03, Profesional Universitario 21901, Técnico Operativo 314-05 o Técnico Operativo 314-03, designado por el ordenador del gasto mediante comunicación escrita.

 

2. DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA, constituir la caja menor por la suma de OCHO MILLONES SEISCIENTOS CUARENTA MIL PESOS ($8.640.000) M./CTE., mensuales para la atención de los gastos generales con carácter de situaciones imprevistas, urgentes, imprescindibles o inaplazables necesarias para el normal funcionamiento de las demás dependencias de la entidad, que no tengan asignada Caja Menor, así:

 

 

La ordenación del gasto, estará a cargo del Subdirector(a) de Servicios Generales o quien haga sus veces.  El manejo de esta caja menor podrá estar a cargo de un funcionario Profesional Universitario 219-03, Profesional Universitario 219-01, Técnico Operativo 314-05 o Técnico Operativo 314-03, designado por el ordenador del gasto mediante comunicación escrita.

 

Artículo 2. Los recursos que se entreguen a los responsables del manejo de las cajas menores constituidas mediante el presente acto administrativo, deberán ejecutarse según los conceptos de gastos generales y únicamente para atender erogaciones que tengan el carácter de situaciones imprevistas, urgentes, imprescindibles o inaplazables necesarias para el normal funcionamiento de la entidad. Las cajas menores funcionarán como un fondo fijo.

 

Artículo 3. PRIMER GIRO: El primer giro de las cajas menores constituidas se llevará a cabo con el cumplimiento de los siguientes requisitos:

 

1. Copia de la Resolución Reglamentaria de constitución de las Cajas Menores expedida de conformidad con las normas presupuestales vigentes.

 

2. Póliza de manejo por el monto total de las cajas menores, debidamente aprobada, que ampare a la entidad por las defraudaciones que puedan sufrir como consecuencia de las actuaciones de los funcionarios encargados del manejo de las mismas.

 

Artículo 4. MANEJO DEL DINERO: El manejo del dinero de las cajas menores se hará a través de una cuenta corriente oficial para cada una, debidamente autorizada por el Director(a) Administrativo(a), no obstante, se podrá manejar efectivo hasta un monto equivalente a cinco (5) SMMLV.

 

Artículo 5. APERTURA DE LIBROS: La dependencia de la Contraloría de Bogotá, D.C., a la que se asigne el manejo de una caja menor, procederá a la apertura de libros (caja y bancos), donde se registren diariamente las operaciones que afecten la caja menor, indicando fecha, imputación presupuestal del gasto, concepto y valor, con los respectivos comprobantes y soportes.

 

Artículo 6. AVANCES: Previo a que se giren los valores a los servidores públicos para viáticos y gastos de viaje, se requiere la ordenación mediante acto administrativo y del registro presupuestal correspondiente. Estos sólo se podrán conceder para efectuar compras directas, tipificadas en el régimen de contratación administrativa vigente.

 

Artículo 7. LEGALIZACIÓN DE AVANCES: Los avances concedidos deberán ser legalizados ante la Tesorería General de la Contraloría de Bogotá, D.C., dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la fecha de entrega de los recursos o terminación de la comisión cuando se trate de viáticos; los dineros entregados en el mes de diciembre de 2022, se deberán legalizar a más tardar el día 11 de diciembre de 2023.

 

Requisitos para la legalización:

 

a. Factura y/o documento equivalente.

 

b. Certificación de permanencia y/o constancia de cumplimiento de la comisión suscrita por el funcionario o autoridad competente.

 

c. Desprendible del tiquete aéreo o certificación de la empresa que lo expidió.

 

d. Recibo de pago de transporte terrestre si hay lugar a ello.

 

Parágrafo. Bajo ninguna circunstancia se podrá conceder un nuevo avance y/o comisión de servicios a un funcionario que no haya legalizado el anterior, salvo que no hubiere transcurrido el término de legalización establecido en la presente Resolución.

 

Artículo 8. MEDIDAS DE AUTOCONTROL. Los funcionarios a quienes se les entregue dinero del presupuesto de la Contraloría de Bogotá, D.C., para la constitución de cajas menores o se les concedan avances, deberán adoptar las medidas de control y seguridad necesarias que garanticen la adecuada aplicación de los recursos para el debido uso y manejo. Por lo tanto, se harán responsables fiscal y pecuniariamente por el incumplimiento en la legalización oportuna y el manejo de estos recursos.

 

Parágrafo. Los responsables del manejo de caja menor, deben aplicar los procedimientos establecidos por la Entidad, sin contravenir las normas que regulan dicho manejo.

 

Artículo 9. PROHIBICIONES: No se podrán realizar con los recursos de las cajas menores las siguientes operaciones:

 

1. Adquirir elementos cuya existencia este comprobada y/o soportada en el Almacén General de la Contraloría de Bogotá, D.C.

 

2. Fraccionar compras de un mismo elemento y/o servicio en una misma fecha.

 

3. Efectuar compras de la misma naturaleza por diferentes rubros presupuestales.

 

4. Realizar desembolsos para sufragar gastos con destino a órganos y/o dependencias diferentes a la entidad.

 

5. Efectuar pagos por concepto de contratos.

 

6. Reconocer y pagar gastos por concepto de servicios personales y las contribuciones de ley, transferencias, cesantías, pensiones, sueldos, jornales, viáticos, prestaciones sociales y demás gastos similares. Préstamos y cambios de cheques oficiales o personales.

 

7. Contratar obligaciones a crédito.

 

8. Adquirir bienes y servicios por cuantía superior a los montos autorizados en el acto administrativo de constitución.

 

9. Pagar gastos que no contengan los documentos soportes exigidos para su legalización

 

10. Las demás que no hagan parte de la naturaleza de las cajas menores.

 

Parágrafo. Cuando por cualquier razón o circunstancia una caja menor autorizada quede inoperante, no se podrá constituir otra ni reemplazarla hasta tanto la anterior haya sido legalizada en su totalidad.

 

Artículo 10. REQUISITOS PARA EL REEMBOLSO DE LAS CAJAS MENORES: En la legalización de los gastos efectuados a través de las cajas menores para efectos del reembolso, se exigirá el cumplimiento de los requisitos que se relacionan a continuación:

 

a. Que los gastos se refieran al objeto y funciones de la Contraloría de Bogotá, D.C., y se ejecuten estrictamente, conforme al fin para el cual fueron programadas las apropiaciones de los rubros presupuestales.

 

b. Que los gastos estén agrupados por rubros presupuestales, bien sea en el comprobante de pago o en la relación anexa, y que correspondan a los autorizados en el presente acto administrativo.

 

c. Que los soportes presentados sean los originales, tengan el nombre o razón social, el número de documento de identidad o NIT, el objeto, la cuantía y se encuentren firmados por los acreedores en caso que lo ameriten.

 

d. Que la fecha del comprobante del gasto corresponda a la vigencia fiscal que se está legalizando.

 

e. Que el gasto se haya efectuado después de haberse constituido o reembolsado la caja menor según el caso, excepto los gastos notariales y procesales, gastos de transporte por mensajería y por procesos de fiscalización y cobro.

 

f. Los responsables de las cajas menores, deben efectuar los descuentos y retenciones de impuestos a que hubiere lugar de conformidad con la normatividad vigente, con la relación detallada de las bases para el cálculo y las tarifas aplicadas con los datos del Registro Único Tributario – RUT de los proveedores que fueron objeto de las retenciones.

 

g. Debe consignar los valores sobrantes y retenidos en la cuenta bancaria de la Contraloría de Bogotá, D.C., definida para tal fin por el Tesorero(a) General de la entidad.

 

h. Proferir acto administrativo para efectos del reembolso mensual de las Cajas Menores.

 

Parágrafo Primero. Los reembolsos se harán en forma mensual en la cuantía de los gastos realizados, sin exceder bajo ninguna circunstancia el monto previsto en el respectivo rubro presupuestal, ni del setenta (70%) por ciento del monto autorizado de algunos o todos los valores de los rubros presupuestales autorizados y afectados.

 

Parágrafo Segundo. La legalización definitiva de las cajas menores se deberá llevar a cabo a más tardar el día 11 de diciembre de 2023; los responsables de cada caja menor deberán consignar en la Tesorería General de la entidad el dinero disponible en caja y en bancos en la cuenta bancaria oficial definida para este fin.  El incumplimiento de esta obligación al cierre de la vigencia fiscal 2022, dará lugar a que el Contador de la Contraloría de Bogotá, D.C., registre el valor no legalizado en el rubro de responsabilidades en proceso, dándole el tratamiento de faltantes de fondos e informe para que se continúe con las investigaciones respectivas.

 

Parágrafo Tercero. Con relación a los gastos efectuados en el último periodo de la vigencia en el periodo comprendido entre el 1 y el 7 de diciembre de 2023 a través de las cajas menores, se deberán expedir los respectivos actos administrativos previos a la legalización definitiva de las mismas.

 

Artículo 11. La presente Resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga las disposiciones que le sean contrarias.

 

PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE.

 

Dada en Bogotá, D.C., a los  31 días del mes de enero del año 2023.

 

JULIÁN MAURICIO RUIZ RODRÍGUEZ

 

Contralor de Bogotá, D.C.