por el cual se reglamenta la programación, presentación, aprobación, modificación y ejecución del presupuesto de los Fondos de Servicios Docentes de los Establecimientos Educativos Distritales.

El Alcalde Mayor de Santa Fe de Bogotá, D.C., en ejercicio de las facultades legales que le confieren el numeral 4o. del artículo 38 y 40 del Decreto Ley 1421 de 1993 y el artículo 13 del Acuerdo 28 de 1996

Artículo 1º.- Campo de Aplicación. El presente Decreto regula el proceso de programación, presentación, aprobación, modificación y ejecución del presupuesto de los Fondos de Servicios Docentes, el cual debe guardar concordancia con el Proyecto Educativo Institucional "P.E.I." de cada Establecimiento Educativo Distrital y con el Plan de Desarrollo Sectorial de Educación del Distrito Capital.

Artículo 2º.- Fondos de Servicios Docentes. En cada Establecimiento Educativo Distrital habrá un Fondo de Servicios Docentes para atender gastos distintos a salarios y prestaciones sociales.

El Consejo Directivo del Establecimiento Educativo administrará los recursos de estos fondos. El Rector o Director será el ordenador del gasto en los términos establecidos en la Ley General de Educación, quien responderá fiscalmente por el adecuado uso de fondos.

Artículo 3º.- Composición del Presupuesto.

1. Presupuesto de Rentas e Ingresos. Contendrá la estimación de los ingresos corrientes, las transferencias y los recursos de capital.
2. Presupuesto de Gastos. Incluirá la totalidad de las apropiaciones distinguiendo entre gastos de funcionamiento y gastos de inversión.

Artículo 4º.- Preparación del Proyecto de Presupuesto. Corresponde al Rector o Director, preparar anualmente el proyecto de presupuesto de ingresos y gastos del Fondo de Servicios Docentes correspondiente, de acuerdo con el Proyecto Educativo Institucional "P.E.I.", el Plan de Desarrollo del Distrito y los lineamientos y metas que anualmente expida el Alcalde Mayor.

Artículo 5º.- Cómputo de los Ingresos. El cómputo de los ingresos a incluirse en el proyecto de Presupuesto, tendrá como base el recaudo estimado tanto de los aportes de la Administración Central, según certificación anual expedida por la Secretaría de Educación, como de cada renglón de los recursos administrados de acuerdo con la metodología que para el efecto se establezca internamente.

Artículo 6º.- Determinación de los Gastos. El Presupuesto de Gastos sólo incluirá apropiaciones que correspondan a:

1. Gastos decretados conforme a las normas legales.
2. Las destinadas a dar cumplimiento al Plan de Desarrollo y al Proyecto Educativo Institucional "P.E.I.".

Artículo 7º.- Distribución de los Aportes de la Administración Central. Es responsabilidad de la Secretaría de Educación, informar a los Fondos de Servicios Docentes antes del quince (15) de Agosto de cada año, el monto estimado de los aportes correspondientes para la vigencia fiscal siguiente, la cual podrá ser ajustada durante el proceso de estudio y aprobación del presupuesto de la Secretaría de Educación.

Ver la Resolución de la Secretaría de Educación 8834 de 2001

Artículo 8º.- Presentación del Proyecto de Presupuesto. Antes del primero 1 de Noviembre de cada año, el Rector o Director presentará el proyecto de presupuesto para concepto favorable del Consejo Directivo quien lo aprobará o efectuará las recomendaciones u objeciones que estime convenientes en los términos del artículo 3 del presente Decreto.

Artículo 9º.- Presentación del Presupuesto. Hechos los ajustes necesarios y aprobado el proyecto de presupuesto por el Consejo Directivo del Establecimiento Educativo Distrital correspondiente, el Rector o Director presentará a la Secretaría de Educación, antes del quince (15) de Noviembre de cada año, el presupuesto para fines de consolidación al interior del rubro del presupuesto de la Secretaría de Educación.

Si el Rector o Director no presenta dentro del plazo establecido ante el Consejo Directivo el proyecto de presupuesto regirá el del año anterior, entendido como el liquidado para el año fiscal en curso.

Si el Presupuesto aprobado por el Concejo Distrital para la Secretaría de Educación, afecta el monto asignado para los Fondos de Servicios Docentes, ésta podrá ordenar los ajustes pertinentes.

Artículo 10º.- Adopción y Liquidación del Presupuesto. Corresponde al Rector o Director adoptar y liquidar el presupuesto del Fondo de Servicios Docentes dentro de los cinco (5) días siguientes a la fecha de aprobación del presupuesto por parte del Consejo Directivo, desagregándolo a nivel de rubro en concordancia con su Plan de Cuentas.

Artículo 11º.- Disponibilidades y Compromisos Presupuestales. Todos los actos administrativos que afecten las apropiaciones presupuestales de los Fondos de Servicios Docentes de los Establecimientos Educativos Distritales, deberán contar con certificados de disponibilidad previos que garanticen la existencia de apropiación suficiente y libre de afectación para la asunción de compromisos.

El certificado de disponibilidad es el documento expedido por el responsable de Presupuesto, Pagador, Tesorero o por quien haga sus veces, con el cual se garantiza la existencia de apropiación presupuestal disponible y libre de afectación para la asunción de compromisos.

Este documento afecta preliminarmente el Presupuesto mientras se perfecciona el compromiso y se efectúa el correspondiente registro presupuestal. En consecuencia, cada Fondo de Servicios Docentes deberá llevar un registro de éstos, que permita determinar los saldos de apropiación disponible para expedir nuevas disponibilidades.

Los compromisos deberán contar con registro presupuestal en el cual se indicará claramente el valor de las obligaciones a que haya lugar. El registro presupuestal constituye requisito para el perfeccionamiento de cualquier acto administrativo.

En consecuencia ninguna autoridad podrá contraer obligaciones sobre apropiaciones inexistentes o en exceso del saldo disponible. Cualquier compromiso que se adquiera con violación de estos preceptos, creará responsabilidad personal y pecuniaria a cargo de quien asuma estas obligaciones.

Artículo 12º.- Programa Anual de Caja "PAC". El Programa Anual de Caja "PAC" es el instrumento mediante el cual se define el monto máximo mensual de fondos disponibles con el fin de cumplir el pago de los compromisos.

Artículo 13º.- Ejecución Activa. La Tesorería de cada Fondo de Servicios Docentes recaudará los ingresos por concepto de Ingresos Corrientes, Transferencias y Recursos de Capital y los contabilizará de manera independiente.

Artículo 14º.- Ejecución Pasiva. La ejecución pasiva del presupuesto se realizará mediante la adquisición de compromisos y ordenación de gastos que cumplan con los requisitos señalados en las disposiciones vigentes. La ordenación de gastos conlleva la ordenación del pago.

Artículo 15º.- Apropiaciones y Reservas. Las apropiaciones incluidas en el Presupuesto Anual de los Fondos de Servicios Docentes son autorizaciones máximas de gasto que se aprueban para ser comprometidas durante la vigencia fiscal respectiva. Después del 31 de diciembre de cada año las autorizaciones expiran y en consecuencia no podrán adicionarse, comprometerse, transferirse, ni contracreditarse.

Al cierre de la vigencia fiscal cada Fondo de Servicios Docentes, constituirá las reservas presupuestales con los compromisos que al 31 de diciembre no se hayan cumplido, siempre y cuando estén legalmente contraídos y desarrollen el objeto de la apropiación. Estas reservas presupuestales sólo podrán utilizarse para cancelar los compromisos que le dieron origen.

Igualmente, cada Fondo de Servicios Docentes constituirá al 31 de diciembre de cada año, cuentas por pagar con las obligaciones correspondientes a los anticipos pactados en los contratos y de aquellos que se haya realizado la entrega del bien o servicio.

Las reservas presupuestales y cuentas por pagar constituidas por los Fondos de Servicios Docentes, que no se ejecuten durante el año de su vigencia fenecerán.

Artículo 16º.- Modificaciones Presupuestales y Aprobación. Los traslados presupuestales que son la modificación que disminuye el monto de una apropiación para aumentar la de otra en la misma cuantía, serán competencia del Rector o Director. Solo presentará al Consejo Directivo para su aprobación cuando sea indispensable aumentar la cuantía de las apropiaciones autorizadas inicialmente, o no comprendidas en el presupuesto por concepto de gastos de funcionamiento e inversión.

Parágrafo.- Los traslados presupuestales que no modifiquen la cuantía de las apropiaciones aprobadas inicialmente por el Consejo Directivo, los efectuará el Rector o Director mediante Resolución y las que si las modifiquen se harán mediante Acuerdo del Consejo Directivo.

Artículo 17º.- Ordenación del Gasto. El Rector o Director tendrá la capacidad de contratar y comprometer a nombre del Fondo de Servicios Docentes y ordenar el gasto con cargo a las apropiaciones incorporadas en su presupuesto. Estas facultades estarán en cabeza del Rector o Director y serán ejercidas teniendo en cuenta las normas consagradas en el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública, sus Decretos Reglamentarios y las demás Disposiciones legales vigentes.

Artículo 18º.- Límite de la Ordenación del Gasto. El Rector o Director no podrá contraer obligaciones imputables al presupuesto de gastos del Fondo de Servicios Docentes sobre apropiaciones inexistentes o en exceso del saldo disponible.

Artículo 19º.- Responsabilidades Fiscales. Además de la responsabilidad penal a que haya lugar, serán fiscalmente responsables:

1. El Rector o Director y cualquier otro funcionario que contraiga a nombre del Fondo de Servicios Docentes, obligaciones no autorizadas en el Presupuesto de éstos o que autorice giros para pagos de las mismas;
2. Los Funcionarios de los Fondos de Servicios Docentes que contabilicen obligaciones contraídas contra expresa prohibición o efectúen giros para el pago de las mismas;
3. El Rector o Director que solicite la constitución de reservas presupuestales para el pago de obligaciones contraídas contra expresa prohibición legal;
4. El Responsable de Presupuesto que efectúe y autorice pagos cuando con ellos se violen los preceptos consagrados en el presente Decreto y en las demás normas que regulan la materia;
5. El Rector o Director que no informe oportunamente los compromisos legalmente adquiridos o gastos legalmente ejecutados;
6. El Responsable de Presupuesto que incorpore en el inventario de compromisos u obligaciones pendientes de pago a 31 de diciembre, sin que éstos se hubiesen adquirido en debida forma.

Parágrafo.- Los Rectores o Directores, Responsables de Presupuesto, Pagador, Tesorero o quien haga sus veces y demás funcionarios responsables que estando disponibles los fondos y legalizados los compromisos, demoren sin justa causa su cancelación o pago, incurrirán en causal de mala conducta.

Artículo 20º.- Responsabilidad del Pago. Los Rectores o Directores, Responsables de Presupuesto, Pagador, Tesorero o quien haga sus veces serán solidariamente responsables de los pagos que efectúen sin el lleno de los requisitos legales.

Artículo 21º.- Asesoría Administrativa, Financiera y Económica. La Secretaría de Educación prestará directamente la asesoría administrativa, financiera y económica a los Establecimientos Educativos Distritales en el proceso de programación, ejecución y control del presupuesto de los Fondos de Servicios Docentes conforme a las disposiciones vigentes.

La Secretaría de Educación evaluará la gestión y realizará el seguimiento de los proyectos de inversión, para lo cual solicitará la información que considere necesaria.

Artículo 22º.- Control Fiscal. La Contraloría Distrital ejerce el control selectivo y posterior de la ejecución del presupuesto de los Establecimientos Educativos Distritales.

Artículo 23º.- Cuentas para el Manejo de Recursos. La apertura de las cuentas en los establecimientos financieros para el manejo de los recursos de los Fondos de Servicios Docentes se hará en entidad supervisada por la Superintendencia Bancaria.

Artículo 24º.- Contabilidad Presupuestal. Los Establecimientos Educativos Distritales están en la obligación de registrar contablemente todas las transacciones, actos o eventos constitutivos de los procesos de ingreso y gasto público que se deriven de la aprobación y ejecución del Presupuesto.

Los responsables de la tesorería y del presupuesto deberán registrar e informar la naturaleza y cuantía de los recursos liquidados y recaudados, el estado de los compromisos y las obligaciones asumidas, la ejecución y pago de los gastos, de tal forma que permita al cierre de la vigencia fiscal determinar la situación presupuestal con oportunidad y contabilidad.

Artículo 25º.- Consolidación y Evaluación de la Ejecución Presupuestal. La Secretaría de Educación efectuará la consolidación y evaluación de la ejecución presupuestal de los Fondos de Servicios Docentes, observando la ejecución de los proyectos de inversión de los planteles, aspecto este sobre el cual presentará informe semestral a los Organismos de Control y Secretaría de Hacienda.

Artículo 26º.- Informes Presupuestales. Los Fondos de Servicios Docentes deberán elaborar y enviar a la Secretaría de Educación, la información consolidada por períodos semestrales con fechas de cierre a 30 de Junio y 31 de Diciembre de cada vigencia fiscal la cual deberá presentarse dentro de los (30) días siguientes a cada período. El informe deberá contener la ejecución presupuestal de ingresos y gastos, de los pagos efectuados, indicadores de gestión y demás datos derivados de la Contabilidad Presupuestal, en las formas y con la metodología que se determine para tales fines.

Artículo 27º.- Vigencia del presente Decreto. El presente Decreto rige a partir de la fecha de su publicación y deroga las normas que le sean contrarias.

Publíquese y cúmplase.

Dado en Santa Fe de Bogotá, D.C., a los 29 de octubre de 1997.

El Alcalde Mayor, PAUL BROMBERG ZILBERSTEIN. La Secretaría de Hacienda, CARMENZA SALDÍAS BARRENECHE. El Secretario de Educación, JOSÉ LUIS VILLAVECES CARDOSO