RESOLUCIÓN 486 DE 2023

Derogada por art. 6, Resolución 668 de 2024.

(Marzo 21)

Por la cual se establecen los costos de reproducción y fotocopiado de la información de carácter público que reposa en la Secretaría Distrital de Ambiente.

LA SECRETARIA DISTRITAL DE AMBIENTE

En ejercicio de sus facultades constitucionales y legales, en especial las conferidas por el Acuerdo Distrital 257 de 2006, los Decretos Distritales 109 de 2009 modificado parcialmente por el 175 de 2009, el Decreto 1081 de 2015 y,

CONSIDERANDO:

Que, los artículos 23 y 74 de la Constitución Política de Colombia consagran que toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las autoridades por motivos de interés general o particular y a obtener pronta resolución. El legislador podrá reglamentar su ejercicio ante organizaciones privadas para garantizar los derechos fundamentales y que Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos públicos salvo los casos que establezca la ley. El secreto profesional es inviolable.

Que, por medio de la Ley 1437 de 2011, se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo”, su artículo quinto define los derechos de las personas ante las autoridades, se destacan los numerales 2º “Conocer, salvo expresa reserva legal, el estado de cualquier actuación o trámite y obtener copias, a su costa, de los respectivos documentos.”, y 5 º (sic) “.Salvo reserva legal, obtener información que repose en los registros y archivos públicos en los términos previstos por la Constitución y las leyes".

Que la Ley 1712 de 2014 “Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y se dictan otras disposiciones” en su artículo 26 corregido por el Decreto 1494 de 2015 consagra: “La respuesta a la solicitud deberá ser gratuita o sujeta a un costo que no supere el valor de la reproducción y envío de la misma al solicitante. Se preferirá, cuando sea posible, según los sujetos pasivo y activo, la respuesta por vía electrónica, con el consentimiento del solicitante”. (Subrayado fuera del texto).

Que el artículo 29 de la Ley 1755 del 2015, “Por medio de la cual se regula el Derecho Fundamental de Petición y se sustituye un título del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo”, establece que en ningún caso el precio de las copias podrá exceder el valor de la reproducción, que los costos de la expedición de las copias correrán por cuenta del interesado en obtenerlas y que el valor de la reproducción no podrá ser superior al valor comercial de referencia en el mercado.

Que mediante el Decreto 1081 de 2015 “Por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario Único del Sector Presidencia de la República”, en su artículo 2.1.1.3.1.5 principio de gratuidad y costos de reproducción, literal c dispone: “Conocer los costos de reproducción en el formato disponible, y/o los costos de reproducción en el evento en que el solicitante elija un formato distinto al disponible y sea necesaria la transformación de la información, de acuerdo con lo establecido por el sujeto obligado en el Acto de Motivación de los costos de reproducción de Información Pública. Se debe entender por costos de reproducción todos aquellos valores directos que son necesarios para obtener la información pública que el peticionario haya solicitado, excluyendo el valor del tiempo que ocupe el servidor público, empleado o contratista para realizar la reproducción. Cuando la información solicitada repose en un formato electrónico o  digital, y el sujeto obligado tenga la dirección del correo electrónico del solicitante u otro medio electrónico indicado, deberá enviarlo por este medio y no se le cobrará costo alguno de reproducción de la información”.

El artículo 2.1.1.3.1.6 ibidem consagra: “Los sujetos obligados deben determinar, motivadamente, mediante acto administrativo o documento equivalente según el régimen legal aplicable, los costos de reproducción de la información pública, individualizando el costo unitario de los diferentes tipos de formato a través de los cuales se puede reproducir la información en posesión, control o custodia del mismo, y teniendo como referencia los precios del lugar o zona de domicilio del sujeto obligado, de tal forma que estos se encuentren dentro de parámetros del mercado. El acto mediante el cual se motiven los valores a cobrar por reproducción de información pública debe ser suscrito por funcionario o empleado del nivel directivo y debe ser divulgado por el sujeto obligado, conforme a lo establecido en el artículo 2.1.1.2.1.4 del presente decreto.

PARÁGRAFO 1. Para establecer los costos de reproducción de información, el sujeto obligado debe tener en cuenta que la información pública puede ser suministrada a través de los diferentes medios de acuerdo con su formato y medio de almacenamiento, entre ellos: fotocopias, medios magnéticos o electrónicos, memorias USB, Discos Compactos, DVD u otros que permitan reproducción, captura, distribución, e intercambio de información pública.

PARÁGRAFO 2. Cuando se trate de solicitudes de información relacionadas con la prestación de un trámite a cargo del sujeto obligado, los costos de la reproducción de la información solicitada estarán sujetos a las tasas o tarifas establecidas para la realización del trámite, según las normas que reglamentan el mismo”.

Que, mediante el Decreto Distrital 472 de 2015, “Por medio del cual se modifica el artículo 21-1 del Decreto Distrital 854 de 2001 por el cual se delegan funciones del Alcalde Mayor y se precisan atribuciones propias de algunos empleados de la Administración Distrital”, estableció las directrices para que los jefes de entidades u organismos distritales (sic), determinen la tabla de valores a cobrar por reproducción de información pública individualizando el costo unitario de los diferentes tipos de formato a través de los cuales se puede reproducir la información en posesión, control o custodia, y teniendo como referencia los precios del Distrito Capital.

Que, a través de la Resolución 0043 de 2022 “Se establecen los costos de reproducción de la información pública solicitada por particulares a la Secretaría Distrital de Ambiente”, para la vigencia 2022.

Que, es necesario en cumplimiento de la normativa vigente, establecer los costos de reproducción y fotocopiado de la información de carácter público que reposa en la Secretaría Distrital de Ambiente para la vigencia 2023, teniendo como base las tarifas establecidas para el año 2022 ajustadas con el Índice de Precios al Consumidor - IPC, cuya variación anual para el año anterior fue del 13,12%.

Que el proyecto de Resolución junto con la exposición de motivos, fueron publicados en el portal del Sistema Integrado de Información de la Secretaría Jurídica Distrital (LegalBog) por el periodo comprendido entre el 27 de febrero y el 14 de marzo de 2023, de conformidad con lo señalado en el numeral 8º del artículo 8º del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, termino durante el cual no se recibieron observaciones.

Que, en mérito de lo expuesto se,

RESUELVE:

Artículo 1. Establecer los costos de reproducción y fotocopiado de la información pública que reposa en la Secretaría Distrital de Ambiente, de la siguiente manera:

Parágrafo: La reproducción de copias en dispositivos magnéticos o la remisión de documentos a través de medios digitales no tendrán costo alguno. En todo caso el interesado deberá aportar el dispositivo de almacenamiento cuando no sea posible compartir la información vía electrónica.

Artículo 2. El costo de la reproducción de copias será reajustado a partir del primero de enero de cada año de acuerdo con el Índice de Precios al Consumidor - IPC, para lo cual la Subdirección Financiera será la encargada de la proyección del acto administrativo.

Artículo 3. Están exceptuados de cancelar el valor de las copias:

1. Las entidades Estatales en cumplimiento de una función administrativa o en ejercicio de una facultad legal conforme el artículo 1° del Decreto 235 de 2010.

2. Cuando la información solicitada en físico no exceda diez (10) copias en tamaño carta u oficio.

3. Cuando la información se encuentra en forma electrónica y el peticionario suministre el medio de almacenamiento removible o solicite enviarla a su correo electrónico.

Parágrafo: En cumplimiento de lo establecido en las políticas del Sistema de Gestión de Seguridad de la Información (SGSI), serán formateados los dispositivos de almacenamiento removibles, aportados por el (os) interesado (s), para proteger la plataforma tecnológica de la Entidad.

Artículo 4. TRÁMITE. Para la expedición de fotocopias o reproducción de documentos públicos, se deberá tener en cuenta:

1. La persona natural o jurídica que requiera información de carácter público, radicará su solicitud en la ventanilla de atención al usuario de la SDA, e indicará el medio elegido para recibirla (físico, magnético, correo electrónico).

2. Recibida la petición por el área competente y cuando el interesado requiera la información en fotocopia, liquidará e informará su valor, entregará el formato indicando la forma de pago que deberá realizarse en la Tesorería Distrital a favor de la Secretaría Distrital de Ambiente.

3. El trámite de liquidación del valor a pagar y la expedición del recibo de pago, estarán a cargo de la Dirección de Control Ambiental, cuando se trate de solicitudes que correspondan a temas de su competencia.

Cuando la documentación solicitada este en custodia de otras dependencias de la SDA, será la Subdirección Financiera la encargada de liquidar el valor a pagar y expedir el correspondiente recibo.

4. Presentada la constancia de pago por parte del interesado, y verificado que el valor consignado está de acuerdo con el número de copias, se procederá a la reproducción del documento y su entrega toda dentro del término consagrado en el artículo 1 de la Ley 1755 de 2015, que en lo pertinente dice: “Las peticiones de documentos y de información deberán resolverse dentro de los diez (10) días siguientes a su recepción. Si en ese lapso no se ha dado respuesta al peticionario, se entenderá, para todos los efectos legales, que la respectiva solicitud ha sido aceptada y, por consiguiente, la administración ya no podrá negar la entrega de dichos documentos al peticionario, y como consecuencia las copias se entregarán dentro de los tres (3) días siguientes”.

Artículo 5. PUBLICACIÓN. Publíquese el presente acto administrativo en el Boletín Legal Ambiental de la Secretaría Distrital de Ambiente, en el Registro Distrital, en un lugar público, visible de la Entidad y en el portal web de la Entidad, sección de Transparencia, Datos Abiertos, Acto Administrativo sobre costos de reproducción de información pública.

Artículo 6. VIGENCIA. La presente Resolución rige a partir del día siguiente de su publicación y deroga las demás disposiciones que le sean contrarias, en especial la Resolución de la Secretaría Distrital de Ambiente No. 0043 del 13 de enero de 2022.

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE.

Dada en Bogotá, D.C., a los 21 días del mes de marzo del año 2023.

CAROLINA URRUTÍA VÁSQUEZ

SECRETARIA DISTRITAL DE AMBIENTE

NOTA: Ver Anexos.