RESOLUCIÓN 3915 DE 2023

(Abril 24)

Por la cual se establecen lineamientos para la expedición de Certificados de Tradición y Libertad, de la Certificación de no Propiedad y Consulta de Índice de Propietarios con el uso de tecnologías de la información, y se derogan unas disposiciones

El Superintendente de Notariado y Registro, en ejercicio de las facultades conferidas en el artículo 13 del Decreto 2723 de 2014, en desarrollo de los artículos 36, 37, 41 y 62 de la Ley 1579 de 2012, y

CONSIDERANDO:

Que el Director Administrativo y Financiero expidió la Resolución 09384 del 9 de agosto de 2022, “por la cual se establecen lineamientos para la expedición de Certificados de Tradición y Libertad y, Certificaciones de no propiedad con el uso de tecnologías de la información, a través de canales presenciales y virtuales autorizados por la Entidad, y se fijan las condiciones de su operación”, en virtud de las facultades otorgadas por la Resolución 08922 del 29 de julio de 2022 “por medio de la cual se delega una función al Director Administrativo y Financiero”.

Que la Resolución 09384 del 9 de agosto de 2022, fue modificada parcialmente por la Resolución 10804 del 8 de septiembre de 2022.

Que en las resoluciones mencionadas, se establecieron los lineamientos para la prestación de los servicios relacionados con la expedición de certificados de Tradición y Libertad y certificados de no propiedad a través de agilizadores electrónicos, plataformas virtuales y cupos de autoconsumo.

Que la Superintendencia de Notariado y Registro garantiza el acceso a los servicios virtuales de expedición de los Certificados de Tradición y Libertad, Certificados de no propiedad y Consulta de Índice de propietarios a través de su página web https:// www.supernotariado.gov.co/ en virtud de lo dispuesto en el artículo 36 de la Ley 1579 de 2012, el cual establece que los servicios electrónicos dispuestos para los trámites de registro son un derecho de los ciudadanos y se constituyen en un canal alterno a los esquemas presenciales en operación y deberán prestarse con fundamento en los principios, políticas y reglamentaciones adoptadas por la Superintendencia de Notariado y Registro.

Que la Ley 1579 de 2012, Estatuto de Registro, estableció en su artículo 41 la facultad a la Superintendencia de Notariado y Registro la Diversificación de Canales de Prestación de Servicios a través de entidades estatales o judiciales y las notarías, así:

Artículo 41. Diversificación de canales de prestación de servicios. Las notarías, entidades estatales o judiciales legalmente facultadas podrán actuar como canales de recepción, tramitación y facilitación de medios electrónicos para la realización de los trámites virtuales asociados al registro, en aquellas actuaciones o actos de registro susceptibles de ello. Estos servicios deberán incorporar las condiciones de seguridad y trazabilidad de las operaciones que permitan la plena confiabilidad de los servicios ofrecidos.[1]

Que la Superintendencia de Notariado y Registro, en cumplimiento de lo preceptuado en Estatuto de Registro, considera procedente y oportuno dictar nuevos lineamientos para la expedición de los Certificados de Tradición y Libertad, de la Certificación de no propiedad y Consulta de Índice de Propietarios, de forma virtual y física, por parte de ciudadanos y, notarios, enfocados en el fortalecimiento del mercado inmobiliario y la accesibilidad de forma efectiva a dichos servicios.

En mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

CAPÍTULO 1

Aspectos Generales

Artículo 1°. Servicios autorizados. Los servicios autorizados para la prestación a través del acceso otorgado por la SNR, son la expedición de Certificado de Tradición y Libertad, de la Certificación de no Propiedad y/o consulta de índice de propietarios.

Artículo 2°. Definiciones. Para los efectos de la presente resolución se tendrán en cuenta las siguientes definiciones:

Certificado de Tradición y Libertad: Es un documento que refleja la situación jurídica de los bienes inmuebles sometidos a registro, que reproduce tal información de manera fiel y total, a través de las inscripciones contenidas en el folio de matrícula inmobiliaria de cada bien inmueble.

Certificación de no Propiedad: Es una constancia que se expide a los solicitantes, donde se certifica que estos, no figuran como propietarios de inmuebles en las bases de datos del sistema registral.

Consulta de índice de propietarios: Constancia que entrega la información correspondiente a los folios de matrícula a nivel nacional que se encuentren registrados a nombre del titular del documento de identificación consultado, nombres y apellidos o razón social, CHIP o matrícula catastral, o cualquier otro criterio de búsqueda que habilite la SNR.

Acceso Autorizado: Para los efectos de la presente resolución, se entenderá como acceso autorizado el otorgado a quienes requieran para el desarrollo óptimo de su actividad comercial la expedición de los certificados de tradición y libertad de forma masiva, de los Certificados de no propiedad, y/o consulta de índice de propietarios, por realizar una actividad que se encuentre directamente relacionada con los sectores inmobiliarios, de construcción, financieros, que sean verificables en el RUT, y las cajas de compensación.

CAPÍTULO II

De la prestación del servicio a través de la modalidad de autoconsumo

Artículo 3°. Autorización para el acceso en la modalidad de autoconsumo. Las personas jurídicas y/o naturales que requieran para el desarrollo óptimo de su actividad comercial la expedición de los certificados de tradición y libertad de forma masiva, de los Certificados de no propiedad, y/o consulta de índice de propietarios, por realizar una actividad que se encuentre directamente relacionada con los sectores inmobiliarios, de construcción, financieros, que sean verificables en el RUT, y las cajas de compensación, podrán solicitar a la Superintendencia de Notariado y Registro la autorización para el acceso de autoconsumo, a través del procedimiento dispuesto por la Entidad, descrito en los anexos contenidos en la guía adjunta, la cual hace parte integral del presente acto administrativo.

Las personas jurídicas y/o naturales que sean autorizadas para el acceso en la modalidad de autoconsumo no podrán comercializar, de ninguna manera, los servicios que adquieran por este canal, so pena de la cancelación definitiva e inmediata de la autorización, previa comunicación al autorizado de dicha circunstancia y agotamiento del procedimiento establecido en la guía adjunta, la cual hace parte integral del presente acto administrativo.

Artículo 4°. Requisitos para la autorización del acceso por la modalidad de autoconsumo. Las personas jurídicas y/o naturales interesadas en obtener una autorización para el acceso en la modalidad de autoconsumo, para la expedición de los certificados de tradición y libertad de forma masiva, de los certificados de no propiedad y/o consulta de índice de propietarios, deberán acreditar los siguientes requisitos con la documentación que a continuación se relaciona:

- Certificado de existencia y representación legal vigente o certificado de registro mercantil, cuando proceda, en el cual conste como actividad económica una directamente relacionada con los sectores inmobiliarios, de construcción, financieros, y/o caja de compensación.

- Registro Único Tributario en el cual conste como actividad económica, una directamente relacionada con los sectores inmobiliarios, de construcción, financieros, y/o caja de compensación.

- Copia de la cédula de ciudadanía del representante legal de la persona jurídica o natural, y/o de extranjería.

- Formato de solicitud de autorización para el acceso, descrito en el Anexo 1, del presente acto administrativo.

Artículo 5°. Recaudo de los dineros para la prestación del servicio a través de la modalidad de autoconsumo de los certificados de tradición y libertad y/o certificación de no propiedad. Las personas jurídicas y/o naturales autorizadas por la Superintendencia de Notariado y Registro, deberán pagar de forma anticipada el valor correspondiente al autoconsumo autorizado, el cual se realizará a través de los medios virtuales dispuestos por la plataforma de la Entidad.

Artículo 6°. Tarifa de los certificados expedidos bajo la modalidad de autoconsumo. La tarifa para los certificados expedidos a través de la modalidad de autoconsumo, corresponderá al valor establecido en el literal a del artículo 15 de la Resolución 00009 del 6 de enero de 2023, o la que la modifique o sustituya, que puntualmente es de diecinueve mil doscientos pesos ($19.200).

CAPÍTULO III

Autorizaciones para el acceso en las notarías del país para la expedición de los certificados de tradición y libertad de forma masiva, los certificados de no propiedad, y/o consulta de índice de propietarios.

Artículo 7°. Autorización para el acceso en las notarías. En aplicación a lo dispuesto por el artículo 41 de la Ley 1579 de 2012, las notarías podrán solicitar a la Superintendencia de Notariado y Registro la autorización del acceso para la expedición de forma física de los certificados de tradición y libertad de forma masiva, de los certificados de no propiedad y/o consulta de índice de propietarios, solicitud que deberá realizarse a través del diligenciamiento del Anexo 2, de la guía que se adjunta, la cual hace parte integral del presente acto administrativo.

Las notarías autorizadas para la expedición de forma física de los certificados de tradición y libertad de forma masiva, de los certificados de no propiedad y/o consulta de índice de propietarios de que trata la presente resolución, deberán colocar en un lugar visible la imagen de autorización de acceso, habilitada por esta Superintendencia, indicando los valores para la prestación de dichos servicios, de acuerdo con lo establecido en la guía que se adjunta, la cual hace parte integral del presente acto administrativo.

Artículo 8°. Requisitos para la autorización del acceso en las notarías del país para la expedición de los certificados de tradición y libertad de forma masiva, los certificados de no propiedad, y/o consulta de índice de propietarios.

- Copia de la cédula de ciudadanía del notario.

- Formato de solicitud de autorización (Anexo 2)

Parágrafo: Para la autorización de este acceso, el notario debe encontrarse al día con las obligaciones financieras derivadas del ejercicio de la función notarial con la Superintendencia de Notariado y Registro y el Fondo Cuenta Especial de Notariado colombiano. Situación que se validará por parte de esta Superintendencia de la forma indicada en la guía que se adjunta al presente acto administrativo.

Así mismo, no podrán estar siendo ejecutados en procesos administrativos de jurisdicción coactiva por esta Superintendencia.

Artículo 9°. Valores para la venta para la expedición de los certificados de tradición y libertad de forma masiva, los certificados de no propiedad, y/o consulta de índice de propietarios.

- VALOR DE LA VENTA DE LA SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO A LA NOTARÍA PARA LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO. Los valores para la venta a las notarías para la expedición de los servicios de los Certificados de Tradición y Libertad y/o Certificaciones de no Propiedad, serán los valores determinados en el artículo 15 de la Resolución de Tarifas 00009 del 6 de enero de 2023, Literales a)[2] y c)[3], o la que la modifique o sustituya.

- VALOR DE LA VENTA DE LA NOTARÍA A LA CIUDADANÍA. Los valores para la venta a los ciudadanos para la expedición física de los Certificados de Tradición y Libertad, y/o Certificación de no Propiedad, deberán ser los establecidos para venta en las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos de acuerdo al artículo 14 de la Resolución de Tarifas 00009 del 6 de enero de 2023, Literales a)[4] y f)[5] o la que la modifique o sustituya.

Parágrafo. Las notarías que sean autorizadas para la prestación física de estos servicios, no podrán cobrar valores mayores a los autorizados, ni tampoco cobrar al usuario otras tarifas adicionales tales como las indicadas en los artículos 4° y 5° de la Resolución 387 del 23 de enero de 2023; o la que lo modifique o sustituya, so pena de la cancelación definitiva de la autorización prevista en esta resolución, previa comunicación al autorizado de dicha circunstancia, agotamiento del procedimiento establecido en la guía que se adjunta, sin perjuicio de la responsabilidad disciplinaria a la que hubiere lugar

Artículo 10. El incumplimiento de los preceptos establecidos en el presente acto administrativo, dará lugar a la adopción de las medidas que correspondan de acuerdo con la normatividad vigente.

Artículo 11. La Superintendencia de Notariado y Registro conserva la facultad en cualquier momento de realizar modificaciones, ampliaciones, suspensiones o limitaciones a la presente resolución, con ocasión a las necesidades del servicio.

Artículo 12 Transitorio: Las personas jurídicas y/o naturales, autorizadas en virtud de los lineamientos fijados en la Resolución 09384 del 9 de agosto de 2022, modificada parcialmente por la Resolución 10804 del 8 de septiembre de 2022, deberán acreditar el cumplimiento de los requisitos establecidos en el presente acto administrativo, dentro de los 10 días hábiles siguientes a la publicación del mismo, so pena de cancelación de la autorización otorgada, la cual sucederá una vez se agote el saldo obrante en la plataforma de bancarización, sin perjuicio la posibilidad que tienen de presentarse nuevamente.

Artículo 13. Derogatorias. La presente resolución deroga en su integridad las resoluciones 10401 del 26 de septiembre de 2017, 11669 del 26 de septiembre de 2018, 09384 del 9 de agosto de 2022, 10804 del 8 de septiembre de 2022 y todas aquellas que le sean contrarias.

Artículo 14. Publicación. La presente resolución se publicará en el Diario Oficial y en la página web de la Entidad.

Artículo 15. Vigencia. La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación.

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE.

Dada en Bogotá, D. C., a los 24 días del mes de abril del año 2023.

El Superintendente de Notariado y Registro

ROOSVELT RODRÍGUEZ RENGIFO

Superintendencia de Notariado y Registro

NOTA: VER ANEXOS.

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