RESOLUCIÓN 506 DE 2023

 

(Julio 06)

 

Por medio del cual se actualizan los criterios y procedimientos de aplicación como garantía de la sostenibilidad de la información financiera de la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogota - ESP y se establecen los lineamientos del comité técnico de sostenibilidad del sistema contable de la empresa

 

EL GERENTE (E) GENERAL DE LA EMPRESA DE ACUEDUCTO Y ALCANTARILLADO DE BOGOTÁ – ESP,

 

en ejercicio de sus facultades estatutarias, en especial la conferida en el artículo 18, literal A, numeral 13 del Acuerdo 05 de 2019 de la Junta Directiva de la EAAB-ESP, por el cual se adopta el Marco Estatutario de la EAAB-ESP y,

 

CONSIDERANDO:

 

Que los artículos 209 y 269 de la Constitución Política determinan el marco general sobre la obligatoriedad de diseñar y aplicar métodos y procedimientos de control interno por parte de las entidades y organismos del sector público.

 

Que de conformidad con lo dispuesto en el artículo 354 de la Constitución Política desarrollado por la Ley 298 de 23 de julio de 1996, el artículo 3º, literal a) establece que el Contador General de la Nación y la Contaduría General de la Nación tienen como función “uniformar, centralizar y consolidar la contabilidad pública, elaborar el balance general y determinar las normas contables que deben regir en el país, conforme a la ley”.

 

Que la Corte Constitucional, mediante Sentencia C-487 de 1997, señaló que “Las decisiones que en materia contable adopte la Contaduría de conformidad con la ley, son obligatorias para las entidades del Estado, y lo son porque ellas hacen parte de un complejo proceso en el que el ejercicio individual de cada una de ellas irradia en el ejercicio general, afectando de manera sustancial los “productos finales”, entre ellos el balance general, los cuales son definitivos para el manejo de las finanzas del Estado (…) Es decir, que por mandato directo del Constituyente le corresponde al Contador General de la Nación, máxima autoridad contable de la administración, determinar las normas contables que deben regir en el país, lo que se traduce en diseñar y expedir directrices y procedimientos dotados de fuerza vinculante, que como tales deberán ser acogidos por las entidades públicas, los cuales servirán de base para el sistema contable de cada entidad (…)”.

 

Que la Ley 87 de 29 de noviembre de 1993, “Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones” en el literal a), artículo 3º establece que el Sistema de Control Interno forma parte integrante de los sistemas contables, financieros, de planeación, de información y operacionales de la respectiva entidad.

 

Que la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá ESP, en adelante la EAAB ESP, es una empresa industrial y comercial del Estado del orden Distrital, prestadora de los servicios públicos domiciliarios de acueducto y alcantarillado, que maneja y administra recursos públicos, los cuales se integran al balance general del sector público.

 

Que mediante el Acuerdo 025 del 10 de diciembre de 2002 de Junta Directiva de la EAAB -ESP adoptó las disposiciones sobre saneamiento de la información contable en el sector público, contenidas en la Ley 716 de 2001 e integró el Comité Técnico de Saneamiento Contable de la EAAB -ESP.

 

Que con la Resolución No. 1149 del 1º de diciembre de 2006, se constituyó el Comité Técnico de Sostenibilidad del Sistema Contable de la EAAB- ESP, la cual fue derogada mediante Resolución No. 1225 del 27 de diciembre de 2006, mediante la cual se adoptaron los criterios y procedimientos de aplicación para el Comité Técnico de Sostenibilidad del Sistema Contable de la Empresa.

 

Que el Decreto 1914 del 10 de julio de 2003 en su artículo 7° indica que el representante legal y el máximo organismo colegiado de dirección, según sea la entidad pública que se trate, serán responsables de adelantar las gestiones necesarias que conduzcan a garantizar la sostenibilidad y permanencia de un sistema contable que produzca información razonable y oportuna.

 

Que la Resolución 193 de 05 mayo de 2016 expedida por la Contaduría General de la Nación, incorporó en los Procedimientos Transversales del Régimen de Contabilidad Pública, el procedimiento para la evaluación del control interno contable, con el fin de medir la efectividad de las acciones mínimas de control que deben realizar los responsables de la información financiera de las entidades públicas y garantizar, razonablemente, la producción de información financiera con las características fundamentales de relevancia y representación fiel, definidas en el marco conceptual del marco normativo que le sea aplicable a la entidad, de acuerdo con lo establecido en el Régimen de Contabilidad Pública (art. 1).

 

Que el procedimiento para la evaluación del control interno contable está establecido en el Anexo de la Resolución 193 de 2016, indicando en el numeral 3.2.2. que “Dada la característica recursiva de los sistemas organizacionales y la interrelación necesaria entre los diferentes procesos que desarrollan las entidades, estas deberán contar con herramientas tendientes a la mejora continua y de sostenibilidad de la información financiera de manera que se genere información con las características fundamentales de relevancia y representación fiel. Estas herramientas pueden ser de diversa índole, como la creación del Comité Técnico de Sostenibilidad Contable o la implementación de herramientas sustentadas en políticas, procedimientos, directrices, instructivos, lineamientos o reglas de negocio que propendan por garantizar de manera permanente la depuración y mejora de la calidad de la información financiera” (subrayado fuera del texto original).

 

Que la Resolución 193 de 2016 en el numeral 3.2.15. del Anexo, se refiere a la depuración contable permanente y sostenible de las entidades, el cual señala que “Las entidades cuya información financiera no refleje su realidad económica deberán adelantar las gestiones administrativas para depurar las cifras y demás datos contenidos en los estados financieros, de forma que cumplan las características fundamentales de relevancia y representación fiel. Asimismo, las entidades adelantarán las acciones pertinentes para depurar la información financiera e implementar los controles que sean necesarios a fin de mejorar la calidad de la información”.

 

Que, a nivel distrital, la Resolución DDC-000003 de diciembre 5 de 2018, expedida por la Contadora General de Bogotá D.C., establece los lineamientos para la Sostenibilidad del Sistema Contable Público Distrital y para la evaluación y depuración permanente de las cifras y demás datos contenidos en los estados financieros, informes y reportes contables emitidos por la Entidad Contable Pública a través de los entes públicos distritales.

 

Que la Resolución DDC-000003 de 2018 en el artículo 3º prevé que corresponde al Comité Técnico de Sostenibilidad Contable “recomendar al Representante Legal o a los servidores públicos responsables de las áreas de gestión, técnicas o administrativas sobre i) la aplicación y actualización de políticas contables y de operación; ii) la depuración de valores con base en la gestión administrativa, técnica y jurídica realizada, en concordancia con los soportes documentales que la administración considere idóneos; y iii) los aspectos que considere pertinentes para agilizar y gestionar el flujo de información insumo del proceso contable, entre otros aspectos”.

 

Que por medio de la Resolución 373 de 26 de abril de 2022, la Gerente General de la EAAB-ESP delegó en el Secretario General, los Gerentes Corporativos y en los Gerentes de Tecnología y Jurídico de la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá - ESP, la representación legal en todos los asuntos relacionados con las actividades propias de la respectiva área. Conforme a lo anterior, el Gerente Corporativo Financiero tiene la representación legal para aprobar las depuraciones contables ordinarias y extraordinarias, previa recomendación del Comité Técnico de Sostenibilidad Contable.

 

Que es necesario actualizar los criterios para la evaluación y depuración permanente de las cifras y demás datos contenidos en los estados financieros, informes y reportes contables emitidos por EAAB-ESP, entre ellos, los relacionados con la depuración contable ordinaria y extraordinaria, así como el funcionamiento e integración del Comité Técnico de Sostenibilidad del Sistema Contable de la EAAB-ESP y los procedimientos para garantizar la sostenibilidad y permanencia de un sistema contable que proporcione información razonable y oportuna, debido a que los lineamientos establecidos por la Resolución 193 de 2016 de la Contaduría General de la Nación y la Resolución DDC000003 de 2018 expedida por la Contadora General de Bogotá D.C., son posteriores a las Resoluciones expedidas por la EAAB-ESP No.1225 de 2006 modificada por las Resoluciones 1046 de 2007 y 0462 de 2016.

 

Que, en mérito de lo anteriormente expuesto,

 

RESUELVE:

 

Artículo 1. Objetivo: Actualizar el procedimiento para la depuración contable ordinaria y extraordinaria, así como el funcionamiento e integración del Comité Técnico de Sostenibilidad del Sistema Contable de la EAAB-ESP y los procedimientos para garantizar la sostenibilidad y permanencia de un sistema contable que proporcione información razonable y oportuna.

 

Artículo 2. Sostenibilidad Contable: La EAAB-ESP, en cumplimiento de las disposiciones legales y normatividad contable, debe contar con herramientas tendientes a la mejora continua de la información financiera, de manera que se garantice la generación de información con las características fundamentales de relevancia y representación fiel de los hechos económicos.

 

Artículo 3. Propósito de la sostenibilidad contable: Con el propósito de revelar la información contable razonable y oportuna, a través de los estados contables e informes complementarios, la EAAB-ESP implementará las acciones necesarias que conduzcan a:

 

1. Garantizar que la información financiera, económica y social de la EAAB-ESP se registre y revele con sujeción a las normas sustantivas y procedimentales del Plan General de Contabilidad Pública.

 

2. Definir los controles que sean necesarios para que se lleven a cabo las diferentes actividades del proceso contable público por los responsables directos de la información contable, para garantizar la existencia y efectividad de controles eficientes, eficaces y económicos.

 

3. Promover la cultura del autocontrol por parte de los ejecutores directos de las actividades relacionadas con el proceso contable.

 

4. Establecer los elementos básicos de evaluación y seguimiento continuo que debe realizar el jefe de la Oficina de Control Interno y Gestión, respecto de la implementación del control interno contable necesario para mantener la calidad de la información financiera, económica y social, de tal manera que haga sostenible el proceso de saneamiento contable efectuado.

 

5. Identificar los riesgos inherentes a cada una de las actividades del proceso contable público, así como los respectivos controles que deben implementarse para administrar los riesgos identificados.

 

Artículo 4. Depuración contable: Es el conjunto de actividades permanentes que debe llevar a cabo la EAAB-ESP, tendientes a determinar la existencia real de bienes, derechos y obligaciones, con el fin de que la información financiera refleje su realidad económica, financiera y patrimonial para lo cual deben adelantarse las gestiones administrativas, técnicas y jurídicas para depurar las cifras y demás datos contenidos en los estados financieros, de forma que cumplan las características fundamentales de relevancia y representación fiel e implementar los controles que sean necesarios a fin de mejorar la calidad de la información.

 

De la depuración. La depuración contable para garantizar el sostenimiento del sistema contable procede en los siguientes eventos:

 

Bienes y Derechos

 

a. Valores que afecten la situación financiera y no representen derechos o bienes para la entidad.

 

b. Derechos que no es posible hacer efectivos mediante la jurisdicción coactiva.

 

c. Derechos respecto de los cuales no es posible ejercer cobro, por cuanto opera alguna causal relacionada con su extinción.

 

d. Derechos que carecen de documentos soporte idóneos a través de los cuales se puedan adelantar los procedimientos pertinentes para obtener su cobro.

 

e. Derechos e ingresos reconocidos sobre los cuales no existe probabilidad de flujo hacia la entidad.

 

f. Valores respecto de los cuales no haya sido legalmente posible su imputación a alguna persona por la pérdida de los bienes o derechos que representan.

 

Obligaciones

 

a. Obligaciones reconocidas sobre las cuales no existe probabilidad de salida de recursos, que incorporan beneficios económicos futuros o potencial de servicio.

 

b. Obligaciones reconocidas que han sido condonadas o sobre las cuales ya no existe derecho exigible de cobro.

 

c. Obligaciones que jurídicamente se han extinguido o sobre las cuales la ley ha establecido su cruce o eliminación.

 

d. Obligaciones que carecen de documentos soporte idóneos a través de los cuales se puedan adelantar los procedimientos pertinentes para obtener su pago.

 

Artículo 5. Depuración ordinaria: La depuración ordinaria es aquella que se fundamenta en el cumplimiento de las normas legales aplicables a cada caso en particular, en las políticas de operación y en los documentos idóneos establecidos para su reconocimiento contable, tales como: errores de contabilización, ajuste o reclasificación contable, saldos a los que le aplique la caducidad o prescripción según concepto jurídico en cuentas pasivas, duplicidad de registros y prescripción de acreencias laborales, entre otros, que generen afectación en el ingreso de la EAAB - ESP.

 

Parágrafo: Corresponde al Comité Técnico de Sostenibilidad Contable recomendar al Gerente Corporativo Financiero, la aprobación de la depuración ordinaria correspondiente.

 

Artículo 6. Depuración extraordinaria: La depuración extraordinaria es aquella que se aplica cuando, una vez agotada la gestión administrativa, e investigativa tendiente a la aclaración, identificación y soporte de los saldos contables, no es posible establecer la procedencia u origen de estos. La depuración extraordinaria también se realiza sobre los saldos a los que les aplique la caducidad o prescripción según concepto jurídico en cuentas del activo (exceptuando cartera misión y no misión), propiedad planta y equipo por retiro de bienes que no representen derechos ni bienes para la Empresa, activación de bienes que representen bienes y derechos para la Empresa, y aquellos registros que generen afectación en el costo y gasto de la EAAB-ESP.

 

Parágrafo. Corresponde al Comité Técnico de Sostenibilidad Contable recomendar al Gerente Corporativo Financiero, para que mediante acto administrativo se apruebe la depuración extraordinaria correspondiente.

 

Artículo 7. Comité Técnico de Sostenibilidad del Sistema Contable: El Comité Técnico de Sostenibilidad del Sistema Contable opera como una instancia asesora de la EAAB-ESP, que recomienda al Gerente Corporativo Financiero la depuración de partidas que sean sometidas a su consideración, en procura de la generación de información contable confiable, relevante y comprensible que conlleve a reflejar la realidad económica de la EAAB-ESP.

 

Adicionalmente, el Comité Técnico de Sostenibilidad del Sistema Contable puede realizar recomendaciones a la Gerencia Corporativa Financiera, respecto de la adopción de políticas, estrategias y procesos requeridos que garanticen la sostenibilidad del sistema contable.

 

Artículo 8. Integración: El Comité estará integrado así:

 

• El Director de Contabilidad, quien lo presidirá.

 

• El ordenador de gasto del área generadora de las partidas objeto de depuración.

 

• El Director de Tributaria.

 

• El Director de Jurisdicción Coactiva.

 

• El Director de Presupuesto.

 

Parágrafo Primero. Los integrantes del Comité Técnico de Sostenibilidad del Sistema Contable a través de su voto recomiendan a la Gerencia Corporativa Financiera las actuaciones a realizar de acuerdo con lo temas tratados en la sesión del Comité.

 

Parágrafo Segundo. El Jefe de la Oficina de Control Interno y Gestión y el Gerente Jurídico o su delegado, serán invitados permanentes al Comité con voz y sin voto.

 

Parágrafo Tercero. El Comité podrá invitar a sus sesiones a otros funcionarios que estime necesarios, quienes concurrirán con derecho a voz y sin voto.

 

Parágrafo Cuarto. En las sesiones del Comité Técnico de Sostenibilidad del Sistema Contable, los ordenadores del gasto de las áreas generadoras de las partidas objeto de depuración, serán responsables de presentar cada caso y soportar los informes, decisiones, estudios o evaluaciones de los hechos o situaciones que guardan relación con la gestión realizada.

 

Artículo 9. Funciones del Comité: Son funciones del Comité de Sostenibilidad Contable:

 

1. Recomendar a la Gerencia Corporativa Financiera la implementación de políticas, directrices, estrategias, procedimientos y manuales, con el fin de garantizar razonablemente la generación de información contable fiable, relevante y comprensible.

 

2. Recomendar a la Gerencia Corporativa Financiera la depuración ordinaria o extraordinaria de saldos contables con fundamento en los informes y/o reportes sobre la gestión administrativa, técnica, jurídica, contable y financiera, presentados por las áreas generadoras de la información.

 

3. Presentar las recomendaciones que considere pertinentes para lograr el desarrollo adecuado y oportuno del proceso contable, sin perjuicio del deber a cargo de los responsables directos del procesamiento de la información.

 

4. Recomendar otros aspectos que considere pertinentes para agilizar y gestionar el flujo de información insumo del proceso contable.

 

Artículo 10. Presidente del Comité: El Presidente del Comité será el Director de Contabilidad.

 

Artículo 11. Funciones de la Presidencia: El Presidente del Comité tendrá las siguientes funciones:

 

a. Proponer el orden del día junto con el Secretario Técnico del Comité.

 

b. Presidir y dirigir la sesión.

 

c. Suscribir junto con el Secretario Técnico las actas de cada sesión;

 

d. Las demás que sean necesarias para el adecuado funcionamiento del Comité.

 

Artículo 12. Secretario del Comité: El Secretario del Comité será un Profesional Especializado de la Dirección de Contabilidad, designado por el Director de Contabilidad.

 

Artículo 13. Funciones del Secretario del Comité: El Secretario del Comité tendrá las siguientes funciones:

 

a. Recibir, revisar y analizar los documentos enviados por las diferentes áreas para ser presentados en las sesiones del Comité.

 

b. Coordinar los requerimientos logísticos para las reuniones del Comité.

 

c. Proponer el orden del día junto con el Presidente del Comité.

 

d. Convocar a los integrantes del Comité.

 

e. Elaborar las actas y firmarlas junto con el Presidente del Comité.

 

f. Remitir las actas del Comité a las Direcciones solicitantes para que sean el soporte de la depuración ordinaria.

 

g. Proyectar el acto administrativo que apruebe la depuración contable extraordinaria para la aprobación y firma del Gerente Corporativo Financiero.

 

h. Hacer seguimiento a la aplicación de las recomendaciones y decisiones del Comité.

 

i. Custodiar y mantener el archivo de las actas del Comité y sus soportes.

 

j. Las demás que le sean asignadas por el Comité.

 

Artículo 14. Sesiones: El Comité Técnico de Sostenibilidad del Sistema Contable de la EAAB - ESP sesionará por lo menos dos (2) veces al año, o cuando se requiera, previa convocatoria del Secretario Técnico del Comité. La convocatoria se efectuará mediante comunicación enviada a las cuentas de correo electrónico institucional de cada uno de los miembros del Comité, con una antelación no inferior a dos (2) días calendario, indicando orden del día, fecha y hora de la sesión, y el enlace de acceso a la plataforma donde se realizará la sesión o sala de reunión según corresponda.

 

Las sesiones se llevarán a cabo en el lugar o por el medio tecnológico indicado en la citación respectiva, que puede ser de manera presencial o virtual presencial. Se considera que hay sesión virtual o presencial cuando los miembros del Comité comparecen físicamente a través de medio tecnológico en modalidad de videoconferencia (audio y video) para deliberar y recomendar sobre los casos de depuración presentados.

 

Artículo 15. Quórum: El Comité Técnico de Sostenibilidad del Sistema Contable de la EAAB E.S.P. sesionará mínimo con la mitad más uno de sus miembros y sus recomendaciones se adoptarán mediante mayoría simple de los miembros. Siendo obligatoria la asistencia del ordenador del gasto del área generadora de las partidas objeto de depuración.

 

Artículo 16. Actas: De cada sesión llevada a cabo por el Comité se elaborará la respectiva acta que deberá contener la verificación del quórum, el orden del día, la síntesis de todos los temas puestos a consideración del Comité, así como las recomendaciones, intervenciones y decisiones de sus miembros.

 

Artículo 17. Procedimiento previo: El área de origen deberá radicar mediante memorando interno dirigido a la Dirección de Contabilidad, la solicitud de depuración ordinaria o extraordinaria, con los siguientes anexos:

 

1. Informe y ficha de depuración, en el que se detalle:

 

• Fecha de elaboración.

 

• Nombre o razón social del deudor o acreedor.

 

• Cuentas y subcuentas de los registros sometidos.

 

• Valor.

 

• Antigüedad.

 

• Detalle de la razón o situación que dio origen a la partida a someter.

 

• Detalle de las acciones, administrativas y jurídicas, realizadas para determinar la necesidad de ajuste, tales como circularizaciones, inventario físico, informes técnicos, entre otros.

 

• Soporte que evidencie las acciones administrativas, técnicas, jurídicas, contables y financieras realizadas, según sea el asunto en que aplique, que se desarrollaron durante el proceso y que servirán para la depuración ordinaria o extraordinaria contable a la que haya lugar.

 

• Nombre, firma y cargo del funcionario que elabora y aprueba la ficha y el informe de depuración.

 

2. Los documentos que tengan relación con la partida objeto de depuración y que permitan soportar la depuración. De no encontrarse documentación que respalde las partidas objeto de depuración, antes de solicitar la depuración de las mismas, deben aplicarse procedimientos administrativos alternativos tendientes a localizarla, reconstruirla, sustituirla, utilizando para tal efecto otras fuentes de información, tales como: circularización a deudores o acreedores, requerimientos escritos a entidades o terceros, directa o indirectamente involucrados; así como efectuar reuniones y/o enviar comunicaciones a las áreas que tengan relación con el caso a depurar y que puedan aportar soportes para la depuración.

 

3. Aquellas partidas objeto de depuración que corresponden a la existencia real de derechos u obligaciones, caducidad, prescripción o cualquier otra forma de extinción de derechos u obligaciones deberán anexar concepto jurídico correspondiente elaborado por la Oficina de Asesoría Legal.

 

Parágrafo. La Dirección de Contabilidad será la encargada de establecer si la depuración es ordinaria o extraordinaria.

 

Artículo 18. Actuaciones Administrativas: Los actos administrativos que se adelanten en el marco de las depuraciones extraordinarias, requerirán los siguientes soportes:

 

1. Copia del Acta del Comité, en la cual consten las decisiones de registro o depuración contable recomendadas.

 

2. Todos los documentos soporte idóneos que evidencien las gestiones administrativas, técnicas y jurídicas adelantadas.

 

Artículo 19. Responsabilidad de las gestiones y soportes para la depuración contable: El ordenador del Gasto del área solicitante de la depuración ordinaria o extraordinaria es el responsable de adelantar las gestiones necesarias para el estudio de la depuración correspondiente, así como de realizar el acopio de la documentación suficiente y pertinente que soportará la solicitud depuración, que evidencie las acciones administrativas, técnicas, jurídicas, contables y financieras realizadas, según aplique.

 

Artículo 20. Expedición del acto administrativo que ordena la depuración: El Gerente Corporativo Financiero expedirá el acto administrativo correspondiente, en donde se ordene la depuración extraordinaria correspondiente, sin perjuicio de las acciones administrativas, disciplinarias y demás a que haya lugar.

 

Artículo 21. Vigencia: La presente resolución rige a partir de la fecha de su publicación y deroga las disposiciones que le sean contrarias, en especial la Resolución No.1225 de diciembre 27 de 2006, modificada por la Resolución No. 1046 del 2 de noviembre de 2007 y la Resolución No.0462 del 20 de mayo de 2016.

 

COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE.

 

Dada en Bogotá, D.C., a los 06 días del mes de julio del año 2023.

 

NOEL VALENCIA LÓPEZ

 

GERENTE (E) GENERAL