CIRCULAR EXTERNA 003 DE 2023

(Febrero 27)

PARA: Directores Técnicos, Jefes y/o responsables de Planeación de las Secretarías Distritales, Departamentos Administrativos, Establecimientos Públicos, Organismos de Control, Unidades Administrativas Especiales y Ente Autónomo Universitario.

DE: Directora Distrital de Presupuesto 

ASUNTO: Gestión del PMR – Productos, Metas y Resultados.

El Acuerdo Distrital 761 del 2020^[1] en su artículo 36 establece el fortalecimiento de la herramienta Productos, Metas y Resultados – PMR, como mecanismo de planificación y programación presupuestaria en el marco de la calidad del gasto. De igual forma, el artículo 37 de la precitada norma dispone la marcación y el reporte de los recursos ejecutados en el cumplimiento de políticas trasversales a través de Trazadores Presupuestales.

En concordancia con lo anterior y considerando la operación en el Sistema de Información PMR BogData, la Secretaría Distrital de Hacienda (SDH) - Dirección Distrital de Presupuesto (DDP), establece las siguientes directrices para el registro, reporte, gestión y uso de las herramientas PMR y Trazador Presupuestal:

Responsabilidades y enlaces de la información PMR

Dado el carácter oficial y legal del PMR se recuerda que la responsabilidad de la entidad en la programación, reprogramación, ejecución y reporte oportuno en cuanto a las variables de Metas, Líneas Base, registro de avances periódicos de indicadores y demás información, recae en el área de Planeación; por tanto, cualquier modificación en la estructura de datos ya registrados y/o reportados, debe ser solicitada directamente por el funcionario responsable (Jefe o Director) de dicha dependencia, sin perjuicio de la coordinación que al interior de la entidad deba efectuarse con las áreas financieras (presupuesto) y gerentes y/o responsables de la ejecución de los proyectos de inversión.

Por tanto, la oportunidad, validez, confiabilidad y veracidad de la información registrada en el sistema de información y reportes entregados a la SDH - DDP, es responsabilidad única y exclusiva de la entidad que realiza el reporte. Por lo anterior se solicita, que el responsable de Planeación de cada entidad establezca y comunique el nombre, correo electrónico institucional, teléfono de contacto y cargo del empleado o persona de enlace para el registro y diligenciamiento del PMR, e informe y actualice estos datos en caso de ausencias permanentes, periodos de vacaciones o ausencias transitorias. Esta información debe remitirse al correo electrónico PMR_bogdata@shd.gov.co con asunto: referente PMR – CEGE (Código de la entidad).

Con el fin de tener una comunicación fluida con las entidades, la Subdirección de Análisis y Sostenibilidad Presupuestal (SASP) de la DDP, ha dispuesto un equipo de profesionales enlace para el seguimiento al PMR en el sistema de información presupuestal, la Territorialización y los Trazadores Presupuestales, el cual se puede consultar accediendo a la sede electrónica de la entidad a través de la ruta que se relaciona a continuación y una vez allí, seleccionando la opción Directorio Dirección Distrital de Presupuesto:

https://www.haciendabogota.gov.co/es/sdh/manuales-y-otras-publicaciones-0

También se puede acceder desde la página de inicio de la siguiente manera: 

- Ingrese en su navegador la dirección:  https://www.haciendabogota.gov.co/

- Transparencia y acceso a información pública

- 1. Información de la entidad

- 1.16 Publicaciones

- Presupuestales y financieras

- Manuales y otras publicaciones

- Seleccionar en “tipo de documento” la opción de “Directorio Dirección Distrital de Presupuesto”

Programación, Ejecución y seguimiento del PMR  

Para que las entidades realicen la programación del PMR en el sistema de información presupuestal, la Subdirección de Análisis y Sostenibilidad Presupuestal, realizará la apertura de la respectiva instancia atendiendo los plazos y directrices impartidas en las circulares y lineamientos de Programación Presupuestal. 

- Para Línea Base y Meta Plan, la programación se efectuará durante el periodo en el que se realiza la armonización presupuestal al inicio de cada Plan Distrital de Desarrollo. 

- Para las Metas Vigencia, la programación se realizará anualmente.

En caso de que se requiera efectuar ajustes a alguno de los componentes de PMR, se recomienda realizarlos previo a la etapa de Programación, atendiendo lo establecido en esta Circular en el ítem: “Modificaciones y ajustes al PMR”. El registro del avance del PMR es mensual, para tal fin la SASP, abrirá la instancia de ejecución en el mes siguiente para que las entidades distritales (enlace de PMR) diligencien en el sistema de información presupuestal, la información pertinente de acuerdo con los plazos establecidos en el cronograma publicado en la sede electrónica de la Secretaría Distrital de Hacienda, en la siguiente ruta:

- Ingrese en su navegador la dirección:  https://www.haciendabogota.gov.co/

- Hacienda pública y economía

- Presupuesto y ejecución del distrito  

- Lineamientos y Circulares

- En vigencia registrar el año “2023” y hacer clic en buscar.

- Ubicar y seleccionar la presente circular y sus respectivos anexos

En caso de que por evento fortuito o fuerza mayor el registro de información no se adelante en el plazo establecido, el responsable de Planeación de la entidad deberá solicitar la apertura extraordinaria de la instancia ante la SASP, mediante correo electrónico en el que se justifique y se expliquen las razones del incumplimiento. Para todos los indicadores se debe registrar en el Sistema de Información presupuestal PMR BogData el avance cualitativo de manera mensual indicando las gestiones adelantadas para el logro de este, en máximo 250 caracteres. Por su parte, el reporte del avance numérico de los indicadores depende de la periodicidad establecida para el mismo.

Se reitera que, para un adecuado registro de la ejecución de los indicadores, las entidades deben tener en cuenta los atributos seleccionados para cada indicador: i) Periodicidad, ii) Unidad de medida y iii) Naturaleza de los indicadores. Adicionalmente, el seguimiento a la territorialización y los trazadores presupuestales, se realizará bajo los lineamientos y los instrumentos dispuestos por la SDH – DDP hasta tanto se realice la parametrización en el sistema de información.

Los plazos establecidos para estos reportes corresponden a los fijados en el cronograma publicado en la sede electrónica de la SDH. Se adjuntan los formatos de seguimiento a la territorialización y los trazadores presupuestales. Para el registro de la información en el Sistema de Información presupuestal pueden consultar los manuales, cartillas y vídeos publicados en sede electrónica de la SDH así:

- Ingrese al enlace: https://antiguoportal.shd.gov.co/shd/  

- Seleccione en el banner inferior de la pantalla, el logo BogData 

- Seleccione Materiales de entrenamiento

- Seleccione la carpeta “MATERIALES PRESUPUESTO” 

- Seleccione la carpeta “Manuales y Presentaciones” 

- Seleccione la carpeta “PMR” 

Solicitudes técnicas de la funcionalidad del Sistema de información PMR BogData

· Para solicitudes de usuarios y roles PMR, las entidades deben atender lo establecido en la Circular Externa No. SDH-000015 del 31 de agosto del 2020^[2] , diligenciando el formato determinado en la Circular, la cual se puede consultar en la siguiente ruta:

- Ingrese en su navegador la dirección: https://www.haciendabogota.gov.co/

- Hacienda pública y economía

- Presupuesto y ejecución del distrito

- Lineamientos y Circulares

- En vigencia registrar el año “2020” y hacer clic en buscar. 

• Para resolver incidentes relacionados con usuarios y claves de acceso para el ingreso al sistema, la entidad debe escribir a: soporte_tecnico@shd.gov.co  solicitando reestablecer la contraseña. Esta solicitud no requiere adjuntar plantilla.

• Para resolver incidentes relacionados con errores técnicos en la funcionalidad o problemas de conexión, se debe enviar correo a soporte_tecnico@shd.gov.co con copia a PMR_bogdata@shd.gov.co  documentando el caso en la plantilla “Solicitud de incidentes BogData” y señalando en el asunto: Solicitud errores técnicos en la funcionalidad PMR BogData. (Ver anexo).

Solicitudes sobre dificultades de manejo de plantillas y apertura extemporánea de instancias.

Para la resolución de este tipo de inconvenientes, la entidad debe solicitar soporte al correo PMR_bogdata@shd.gov.co registrando la siguiente información: 

• En el asunto: el código y unidad ejecutora de la entidad que solicita el servicio (0XXX-0X) es decir el CEGE (Centro Gestor), seguido del tipo de requerimiento (Dificultades en manejo de pantalla, solicitud apertura extemporánea de instancia de programación, solicitud apertura extemporánea de instancia de ejecución del mes XXX, según corresponda). 

• En el cuerpo del correo electrónico debe incluir una breve explicación y pantallazos de la dificultad. Para solicitudes de apertura de instancias, además se debe incluir justificación del por qué no se diligenció la información oportunamente.

Modificaciones y ajustes al PMR

A iniciativa de la entidad y en casos excepcionales se podrán realizar ajustes en los componentes del PMR, siempre y cuando estos garanticen la relación secuencial y lógica (cadena de valor) entre cada uno de sus componentes, respeten la metodología y sean coherentes con las metas del Plan de Desarrollo Distrital (cuando aplique). Estas solicitudes solamente deben efectuarse por el responsable de Planeación de la entidad, así: 

• Para ajustes en “Metas Anuales”, atributos de los indicadores (Unidad de medida, Periodicidad y Naturaleza), se debe remitir solicitud al correo electrónico PMR_bogdata@shd.gov.co, relacionando en el asunto: el CEGE (código de la entidad) y el tipo de ajuste solicitado. En el cuerpo del correo debe especificarse los datos necesarios para el ajuste con la respectiva justificación. Es importante destacar que los ajustes a las “Metas Anuales” podrán ser solicitados en el marco de la vigencia en ejecución, siempre y cuando obedezcan a situaciones especiales excepcionales. De acuerdo con lo mencionado, no proceden ajustes de “Metas Anuales” de vigencias cerradas.   

• Los ajustes en Metas Plan o de los componentes de la estructura del PMR (objetivo, producto y sus indicadores), deben realizarse mediante oficio dirigido a la Subdirección de Análisis y Sostenibilidad Presupuestal y remitirlo al buzón de radicación institucional: Radicacion_Virtual@shd.gov.co o de manera presencial en la ventanilla de radicación de correspondencia de la SDH ubicada en el SUPERCADE CAD. Esta solicitud, independientemente del canal a través del cual se radique, debe contener: la información actual, la información modificada, la justificación técnica del ajuste y el soporte de SEGPLAN cuando aplique.

La SDH a través de la Subdirección de Análisis y Sostenibilidad Presupuestal – SASP revisará y conceptuará sobre los ajustes solicitados por la entidad y en caso de ser aprobado procederá a realizar el ajuste en el sistema de información PMR BogData. Se recomienda consultar la “Guía para elaborar indicadores” del DNP (documento adjunto), para determinar lo correspondiente a la naturaleza de los indicadores de Objetivo y Producto del PMR. 

Agradecemos su acostumbrado apoyo con el seguimiento oportuno al PMR en el sistema de información PMR BogData, toda vez que es una herramienta para la evaluación y asignación presupuestal. 

Cordialmente,

MARTHA CECILIA GARCÍA BUITRAGO

Directora Distrital de Presupuesto