RESOLUCIÓN 327 DE 2018

(Junio 13)

Por la cual se crea el Comité Institucional de Coordinación de Control Interno en el Instituto Distrital de Recreación y Deporte y se dictan otras disposiciones

EL DIRECTOR GENERALDEL INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIÓN Y DEPORTE

En uso de sus facultades legales y en especial de las conferidas por los artículos 6 y 8 de la Ley 87 de 1993, el artículo 19 de la Resolución 005 de 1997 que reformó los estatutos de la Entidad, el Decreto 1083 de 2015 único reglamentario del sector función pública, y

CONSIDERANDO:

Que el artículo 209 de la Constitución Política establece que la administración pública, en todos sus órdenes tendrá un control interno que se ejercerá en los términos que señale la Ley.

Que, según el artículo 269 de la Constitución Política, en las entidades públicas, las autoridades correspondientes están obligadas a diseñar y aplicar, según la naturaleza de sus funciones, métodos y procedimientos de control interno, de conformidad con lo que disponga la ley.

Que el artículo 6 de la Ley 87 de 1993, señala "El establecimiento y desarrollo del Sistema de Control Interno en los organismos y entidades públicas, será responsabilidad del representante legal o máximo directivo correspondiente. No obstante, la aplicación métodos y procedimientos al igual que la calidad, eficiencia y eficacia del control interno, también será de responsabilidad de los jefes de cada una de las distintas dependencias de las entidades y organismos.”

Que, en igual sentido el artículo 13 de la norma ibídem, señala que todos los organismos y entidades de las Ramas del Poder Público, en los diferentes órdenes y niveles, “deberán establecer el más alto nivel jerárquico un Comité de Coordinación del Sistema de Control interno, de acuerdo con la naturaleza de las funciones propias de organización.”

Que mediante la Resolución 1185 de 2015 expedida por el Director General del Instituto Distrital de Recreación y Deporte, se creó el comité de Coordinación del Sistema de Control Interno en el IDRD y se reglamentó su funcionamiento.

Que el artículo 2.2.21.1(sic) del Decreto 1083 de 2015 Único Reglamentario del Sector Función Pública, el cual fue adicionado por el artículo 4 del Decreto 648 de 2017; dispuso que “las entidades que hacen parte del ámbito de aplicación de la Ley 87 de 1993, deberán establecer el Comité Institucional de Coordinación de Control Interno como órgano asesor e instancia decisoria en los asuntos del control interno.”

Que el literal d) del artículo 2.2.21.2.2. del Decreto 1083 de 2015 Único Reglamentario del Sector Función Pública consagra que “el Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno Institucional, previsto en el artículo 13 de la Ley 87 de 1993, será responsable como órgano de coordinación y asesoría del diseño de estrategias y políticas orientadas al fortalecimiento del Sistema de Control Interno Institucional, de conformidad con las normas vigentes y las características de cada organismo o entidad."

Que el numeral 5 del artículo 2.2.21.2.4 del Decreto enunciado, modificado por el artículo 6 del Decreto 648 de 2017 establece que: “el Comité Institucional de Coordinación de Control Interno, imparte lineamientos para la determinación, implantación, adaptación, complementación y mejoramiento permanente del Sistema de Control interno de cada entidad.”

Que los artículos 2.2.21.1.5, y 2.2.21.1.6 del Decreto 1083 de 2015 adicionados por el artículo 4 del Decreto 648 de 2017, definen la organización y las funciones del Comité Institucional de Coordinación de Control Interno como órgano asesor e instancia decisoria en los asuntos de control interno.

Que el artículo 2.2.23.1 del Decreto 1083 de 2015 señaló que "El Sistema de Control Interno previsto en la Ley 87 de 1993 y en la Ley 489 de 1998, se articulará al Sistema de Gestión en el marco del Modelo integrado de Planeación y Gestión - MIPG, a través de los mecanismos de control y verificación que permiten el cumplimiento de los objetivos y el logro de resultados de las entidades.”

El Control Interno es transversal a la gestión y desempeño de las entidades y se implementa a través del Modelo Estándar de Control Interno - MECI.

Que en mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

Artículo 1. Creación. Créase el Comité Institucional de Coordinación de Control Interno del Instituto Distrital de Recreación y Deporte como órgano asesor e instancia decisoria en los asuntos del control interno en el Instituto, el cual impartirá lineamientos para la determinación, implantación, adaptación, complementación y mejoramiento permanente del Sistema de Control Interno del IDRD.

Artículo 2. Integración.  Modificado por el art. 1, Resolución 986 de 2022. <El nuevo texto es el siguiente> El Comité Institucional de Coordinación de Control Interno del Instituto Distrital de Recreación y Deporte-IDRD. estará integrado por:

1. El Director(a) General, quien lo presidirá.

2. El Secretario (a) General

3. El Subdirector(a) Técnico de Parques.

4. El Subdirector(a) Técnico de Recreación y Deportes.

5. El Subdirector(a) Técnico de Construcciones.

6. El Subdirector(a) de Contratación.

7. El Subdirector(a) Administrativo y Financiero.

8. El (la) Jefe de la Oficina Asesora Jurídica.

9. El (la) Jefe de la Oficina Asesora de Planeación.

10. El (la) Jefe de la Oficina Asesora de Comunicaciones.

11. El (la) Jefe de la Oficina de Control Disciplinario.

12. El (la) jefe de la Oficina de Asuntos Locales.

Parágrafo 1. La participación de los miembros del Comité es indelegable, sólo el Director(a) podrá delegar su participación, en su asesor de más alto nivel. Se debe justificar la inasistencia ante el director(a) a más tardar el día de la sesión.

Parágrafo 2. Con el fin de contribuir al cumplimiento del orden del día y la toma de decisiones, los funcionarios del nivel asesor integrarán el comité en calidad de invitados permanentes, adicionalmente, cualquier servidor público, funcionario o contratista, podrá ser invitado de acuerdo con el tema; todos ellos contarán con voz, pero sin voto y su inasistencia se justificará ante el director(a) a más tardar el día de la sesión.

El texto original era el siguiente:

Artículo 2. Integración. El Comité Institucional de Coordinación de Control Interno del Instituto Distrital de Recreación y Deporte estará integrado por:

1. El (la) Director (a) General del IDRD, quien lo presidirá

2. El (la) Secretario (a) General

3. El (la) Subdirector (a) Administrativo (a) y Financiero (a)

4. El (la) Subdirector (a) Técnico (a) de Recreación y Deportes

5. El (la) Subdirector (a) Técnico(a) de Parques 

6. El (la) Subdirector (a) Técnico (a) de Construcciones

7. El (la) Subdirector (a) de Contratación

8. El (la) Jefe de la Oficina Asesora de Planeación

9. El (la) Jefe de la Oficina Asesora Jurídica

10. El (la) Jefe de la Oficina Asesora de Comunicaciones

11. El (la) Jefe de la Oficina de Asuntos Locales

Parágrafo 1. El (la) Jefe de la Oficina de Control Interno ejercerá la Secretaría Técnica del Comité y participará con voz, pero sin voto.

Parágrafo 2. El Comité, por intermedio de su Secretaría Técnica, podrá invitar a sus sesiones a los terceros que requiera para la mejor comprensión de los asuntos puestos a su consideración, quienes asistirán a las sesiones con derecho a voz pero sin voto.

Artículo 3. Funciones. Modificado por el art. 2, Resolución 986 de 2022. <El nuevo texto es el siguiente> Son funciones del Comité Institucional de Coordinación de Control Interno del IDRD:

a) Evaluar el estado del Sistema de Control Interno de la Instituto Distrital de Recreación y Deporte-IDRD y aprobar las modificaciones, actualizaciones y acciones de fortalecimiento a partir de la normatividad vigente, los informes presentados por el Jefe de la Oficina de Control Interno, organismos de control, recomendaciones del equipo MECI, el Comité Institucional de Gestión y Desempeño, resultados FURAG e Índice de Transparencia y cualquier instancia que suministre información relevante para la mejora del Sistema.

b) Aprobar el Plan Anual de Auditoría del Instituto Distrital de Recreación y DeporteIDRD presentado por el jefe de la Oficina de Control Interno, hacer sugerencias y seguimiento a su cumplimiento y a las recomendaciones producto de su ejecución, de acuerdo con lo señalado en la documentación del Sistema y los instrumentos de auditoría y basado en la priorización de temas críticos según la gestión de riesgos del Instituto.

c) Aprobar el Estatuto de Auditoría Interna y el Código de Ética del auditor, sus actualizaciones y verificar su cumplimiento.

d) Revisar la información contenida en los estados financieros del Instituto Distrital de Recreación y Deporte-IDRD y hacer las recomendaciones a que haya lugar, comunicando lo necesario al Comité Institucional de Gestión y Desempeño.

e) Servir de instancia para resolver las diferencias que surjan en desarrollo del ejercicio de auditoría interna; siempre que se haya surtido el conducto regular definido en la documentación del Sistema y los instrumentos de auditoría.

f) Conocer y resolver los conflictos de interés que afecten la independencia de la auditoría; siempre que se haya surtido el conducto regular definido en la documentación del Sistema y los instrumentos de auditoría.

g) Someter a aprobación del representante legal del Instituto Distrital de Recreación y Deporte-IDRD, la política de administración del riesgo, previamente estructurada por parte de la Oficina Asesora de Planeación, como segunda línea de defensa en la entidad; hacer seguimiento a sus actualizaciones y sugerir la aplicación de controles, con especial atención en la prevención y detección de fraude, corrupción y mala conducta.

h) Coordinar y asesorar el diseño de estrategias y políticas orientadas al fortalecimiento del Sistema de Control Interno Institucional, de conformidad con las normas vigentes y las características propias del Instituto Distrital de Recreación y Deporte-IDRD.

i) Recomendar pautas e impartir lineamientos para la determinación, implementación, adaptación, complementación y mejoramiento permanente del Sistema de Control Interno, de conformidad con las normas vigentes y las características propias del

Instituto.

j) Revisar reportes de cumplimiento de metas y objetivos del Instituto, en articulación con el Plan de Desarrollo Distrital y conforme a los planes, políticas y proyectos distritales, sectoriales e institucionales, con el fin de proponer y adoptar los correctivos necesarios.

k) Revisar el estado de avance de los planes de mejoramiento derivados de auditorías practicadas por entes de control externo e internos, así como los hallazgos u observaciones que ameriten su tratamiento en el marco del Comité, con el fin de proponer y adoptar los correctivos necesarios.

l) Las demás que determine el director(a) del Instituto Distrital de Recreación y Deporte-IDRD, relacionadas con la naturaleza y funciones del Comité.

El texto original era el siguiente:

Artículo 3. Son funciones del Comité Institucional de Coordinación de Control Interno del IDRD, las establecidas en el artículo 2.2.21.1.6 del Decreto 1083 de 2015 Único Reglamentario del Sector Función Pública, el cual fue adicionado por el artículo 4 del Decreto 643 de 2017, así:

1. Evaluar el estado del Sistema de Control Interno del IDRD y aprobar las modificaciones, actualizaciones y acciones de fortalecimiento del sistema a partir de la normatividad vigente, los informes presentados por el (la) Jefe de la Oficina de Control Interno, los organismos de control y tas recomendaciones del equipo MECI.

2. Aprobar el Plan Anual de Auditoría presentado por el (la) Jefe de la Oficina de Control Interno, hacer sugerencias y seguimiento a las recomendaciones producto de la ejecución del plan de acuerdo con lo dispuesto en el Estatuto de Auditoría del IDRD, priorizando los temas críticos, de acuerdo con la política de gestión de riesgos del Instituto.

3. Aprobar el Estatuto de Auditoría Interna del IDRD y el Código de Ética del Auditor, así como verificar su cumplimiento.

4. Revisar la información contenida en los estados financieros de la Entidad y hacer las recomendaciones a que haya lugar.

5. Servir de instancia para resolver las diferencias que surjan en desarrollo del ejercicio de auditoría interna.

6. Conocer y resolver los conflictos de interés que afecten la independencia de la auditoría.

7. Someter a aprobación del representante legal la política de administración del riesgo y hacer seguimiento, en especial a la prevención y detección de fraude y mala conducta.

8. Las demás que le sean asignadas por el Director General del Instituto y que correspondan a la naturaleza de sus funciones.

Artículo 4. Reuniones, deliberación y quórum: Modificado por el art. 3, Resolución 986 de 2022. <El nuevo texto es el siguiente> El Comité Institucional de Coordinación de Control Interno del Instituto Distrital de Recreación y Deporte-IDRD se reunirá presencial o virtualmente de forma ordinaria tres (3) veces en el año, es decir, cuatrimestralmente, con el fin de presentar los resultados de monitoreo y evaluación de la gestión de los riesgos del Instituto, así como temas relevantes que deba conocer el comité para la toma informada de decisiones en cumplimiento de sus funciones. También se podrá reunir de forma extraordinaria por solicitud del representante legal, previa citación de la Secretaría Técnica. 

El Comité Institucional de Coordinación de Control Interno del Instituto Distrital de Recreación y Deporte-IDRD deliberará y decidirá con la mitad más uno de sus miembros, es decir, se constituirá quórum para sesionar y aprobar con siete (7) de sus miembros. De no conformarse, se Levantará la sesión y la secretaría dejará constancia de tal situación en la lista de asistencia.

El texto original era el siguiente:

Artículo 4. Reuniones, deliberación y quórum: El Comité institucional de Coordinación de Control Interno del IDRD se reunirá ordinariamente, por lo menos una vez cada semestre, y extraordinariamente, cuando el Director General, su delegado o la Secretaria Técnica del Comité lo convoque. 

El Comité Institucional de Coordinación de Control Interno del IDRD deliberará y decidirá con la mitad más uno de sus miembros. Las recomendaciones e indicaciones del Comité se aprobarán por la mayoría simple de votos de los asistentes.

Parágrafo. Cuando alguno de los miembros del Comité no pueda asistir a una sesión, deberá informarlo a la Secretaria Técnica, a más tardar el día hábil anterior a la respectiva sesión.

En la correspondiente Acta de cada sesión del Comité, la Secretaría Técnica dejará constancia de la asistencia de los miembros e invitados.

Artículo 5. Derogado por el art. 4, Resolución 986 de 2022.

El texto derogado era el siguiente:

Artículo 5.  Reuniones virtuales del Comité Institucional de Coordinación de Control interno. Reuniones virtuales del Comité Institucional de Coordinación de Control interno. Se podrán celebrar sesiones virtuales, las cuales serán solicitadas por el Presidente o por la Secretaría Técnica. Estas sesiones se adelantarán de conformidad con el siguiente procedimiento:

1. La invitación a la sesión del Comité se efectuará por medio del correo electrónico institucional, a la cual se adjuntará los soportes correspondientes al asunto a tratar.

2. La Secretaria Técnica deberá especificar en el texto de la convocatoria, la fecha y hora de la sesión, el orden del día, las instrucciones de la sesión virtual, la forma de intervención y el término para proponer observaciones y para manifestar la aprobación o no de cada uno de los temas a tratar.

3. Cada uno de los miembros deberá manifestar, de manera clara y expresa, su posición frente al asunto sometido a consideración y remitir a la Secretaria Técnica y a los demás miembros del Comité su decisión. Está remisión la podrá realizar por correo electrónico y siempre dentro de las 24 horas siguientes a la finalización de la sesión virtual. Vencido este término sin que el miembro del Comité manifieste su decisión, se entenderá que no tiene objeciones y que acepta las decisiones de la mayoría en cada tema discutido.

4. Si se presentan observaciones o comentarios por los miembros del Comité, se harán los ajustes sugeridos y se remitirá nuevamente la información ajustada a todos los integrantes, para su aprobación.

5. Una vez adoptadas las decisiones pertinentes, la Secretaría Técnica informará la decisión a los miembros del Comité a través del correo electrónico y levantará el acta respectiva. Los miembros del Comité dentro de las 24 horas siguientes al envío del acta remitirán sus observaciones, si a ello hubiere lugar. Si no se presentan observaciones se entenderá que están de acuerdo con el contenido de la misma. Este plazo se ajustará de acuerdo la complejidad del tema a tratar, según lo dispongan los miembros del Comité.

6. Las actas de las reuniones virtuales serán firmadas por quien la presida y el/la Secretario/a Técnico/a, y conservarán la numeración consecutiva correspondiente.

Parágrafo. La Secretaría Técnica conservará los archivos de correos electrónicos enviados y recibidos durante la sesión virtual, al igual que los demás medios tecnológicos de apoyo o respaldo de la respectiva sesión, lo cual servirá de insumo para la elaboración de las actas.

Artículo 6. Modificado por el art. 5, Resolución 986 de 2022. <El nuevo texto es el siguiente> Convocatoria y Sesión. Las sesiones ordinarias del Comité Institucional de Coordinación de Control Interno del IDRD, serán convocadas por la secretaría técnica, ejercida por la Oficina de Control Interno, con por lo menos tres (3) días hábiles de antelación, indicando día, hora, lugar y/o modalidad de la reunión. Para el caso de sesiones extraordinarias, se convocará y sesionará de conformidad con el requerimiento realizado por el representante legal, procurando inmediatez y la mayor diligencia y oportunidad por la urgencia de los temas y la naturaleza de la reunión. Quién se encuentre presidiendo el comité, tendrá potestad de:

a) Promover, replicar y reiterar las citaciones del Comité o solicitar a la secretaría técnica modificarlo en caso de ser necesario.

b) Instalar, presidir, dirigir y cerrar las reuniones.

c) Representar al Comité cuando se requiera y ser canal para informar oficialmente los asuntos decididos, de la forma que considere más idónea.

d) Solicitar o delegar en cualquier miembro del Comité o invitado el seguimiento de alguna de las funciones y asignarles responsabilidades cuando lo considere oportuno.

e) Decidir sobre las posibles faltas, impedimentos y recusaciones que puedan presentar los integrantes del Comité.

El texto original era el siguiente:

Artículo 6. Convocatoria. Las sesiones del Comité Institucional de Coordinación de Control Interno del IDRD serán convocadas por la Secretaría Técnica del mismo, con al menos tres (3) días hábiles de antelación, indicando día, hora y lugar de la reunión. El orden del día será presentado en la respectiva convocatoria.

Para las sesiones extraordinarias, la convocatoria se realizará tan pronto como sea solicitada la sesión por parte del Presidente o la Secretaría Técnica.

Artículo 7. Modificado por el art. 6, Resolucion 986 de 2022. <El nuevo texto es el siguiente> Actas y Registro de Asistencia. De cada una de las sesiones se levantará la respectiva acta, para facilitar la redacción se podrá grabar audios, éstas se llevarán con un número consecutivo y serán firmadas por quién presida el Comité y la Secretaría Técnica y contendrá la relación de quienes intervinieron, los temas tratados, los votos emitidos por cada uno de los miembros y las decisiones adoptadas y compromisos definidos, que serán de obligatorio cumplimiento. 

El acta de cada sesión será enviada por la Secretaría Técnica a los miembros participantes, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la sesión, por correo electrónico institucional, quienes a su vez tendrán tres (3) días hábiles para que se pronuncien sobre su contenido, en caso de no recibir manifestación alguna, se entenderá su conformidad y se procederá a firma y publicación. En todo caso, se realizará seguimiento a la última acta en cada sesión.

De las sesiones del Comité Institucional de Coordinación de Control Interno, quedará un registro de asistencia, gestionado por la Secretaría Técnica, dónde se dejará constancia de los miembros e invitados presentes, y en caso de inasistencia se indicará en el registro de la sesión si se presentó la debida justificación.

El texto original era el siguiente:

Artículo 7. Actas. De cada una de las reuniones del Comité Institucional de Coordinación de Control Interno, se levantará el acta respectiva, la cual será firmada por quien la presida y el/la Secretario/a Técnico/a, y llevará un número consecutivo.

Las actas de las respectivas sesiones serán enviadas por la Secretaria Técnica, a los miembros del Comité una vez se encuentren firmadas.

Artículo 8. Decisiones del Comité Institucional de Coordinación de Control Interno. Las decisiones del Comité Institucional de Coordinación de Control interno constarán en las actas suscritas por el Presidente y el/la Secretario/a Técnico/a.

Artículo 9. De la Secretaría Técnica: Modificado por el art. 7, Resolución 986 de 2022. <El nuevo texto es el siguiente> El jefe de la Oficina de Control Interno del Instituto Distrital de Recreación y Deporte IDRD, ejercerá la secretaría técnica del Comité, quien podrá apoyarse en una persona de confianza adscrita a su dependencia para ejercer sus funciones. Son funciones de la Secretaría Técnica del Comité Institucional de Coordinación de Control Interno del Instituto Distrital de Recreación y Deporte-IDRD, las siguientes:

a) Convocar a las sesiones mediante correo electrónico a los integrantes del Comité, con una antelación de por lo menos tres (3) días hábiles.

b) Programar la agenda o el orden del día del Comité y enviarla con la convocatoria.

c) Verificar la existencia de quorum para la toma de decisiones.

d) Preparar la presentación, el contenido de los temas y en general organizar la logística y recursos técnicos necesarios para el funcionamiento del Comité.

e) Gestionar el registro de asistencia y participar activamente en las reuniones del Comité, con voz y sin voto.

f) Levantar, formalizar, publicar y conservar en archivo las actas de las reuniones, debidamente legalizadas y con sus respectivos anexos.

g) Hacer seguimiento a las decisiones y compromisos adoptados y adquiridos en el marco del Comité y presentar su avance en la siguiente sesión.

El texto original era el siguiente:

Artículo 9. De la Secretaria Técnica. La Secretaria Técnica del Comité Institucional de Coordinación de Control interno del IDRD, será ejercida por el (la) Jefe de la Oficina Asesora de Control Interno, quien cumplirá las siguientes funciones:

1. Citar a los integrantes del Comité Institucional de Coordinación de Control Interno, indicando hora, día y lugar de la reunión, así como el orden del día.

2. Elaborar y suscribir las actas del Comité.

3. Custodiar, conservar y coordinar el archivo y control de las actas del Comité, así como de los demás documentos que se posean, tanto en medio físico como electrónico.

4. Hacer seguimiento a las decisiones adoptadas y compromisos adquiridos por el Comité.

5. Comunicar las decisiones del Comité al Director General, así como los resultados del seguimiento al cumplimiento de las mismas.

Artículo 10. Modificado por el art. 8, Resolución 986 de 2022. <El nuevo texto es el siguiente> Modificación, Publicación, Vigencia y Derogatoria. La presente Resolución podrá ser modificada mediante resolución emitida por el representante legal del Instituto Distrital de Recreación y Deporte - IDRD, con la respectiva aprobación en sesión del Comité CICCI. La presente Resolución deroga el artículo 5 de la Resolución 327 de 2018 y demás disposiciones que le sean contrarias. Se publica en la página web de la entidad, regirá a partir de la vigencia 2023.

El texto original era el siguiente:

Artículo 10. Vigencia y derogatorias: La presente Resolución rige a partir de la fecha de su expedición y deroga todas aquellas que le sean contrarias, en especial la Resolución 1185 del 28 de diciembre de 2015 expedida por el Director General del IDRD. 

COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE.

Dada en Bogotá, D.C., a los 13 días del mes de junio del año 2018.

PEDRO ORLANDO MOLANO PÉREZ

Director General

Nota: Ver norma original en Anexos.