CARTA CIRCULAR 121 DE 2023

(Mayo 12)

PARA: Jefes Áreas Financieras, Jefes de Contabilidad, Contadores o Responsables del Área Contable de las Secretarías, Departamentos Administrativos, Unidades Administrativas Especiales sin personería jurídica, Fondos de Desarrollo Local, la Personería Distrital, el Concejo de Bogotá, la Veeduría Distrital, el Fondo de Pensiones Públicas de Bogotá y el Sistema Integrado de Transporte Público Distrital - SITP.

DE: Contador General de Bogotá D.C. (E)

ASUNTO: Publicación de informes financieros y contables para los Entes Públicos Distritales[1].

De acuerdo con el análisis realizado por este Despacho a la Resolución No. 356 de 2022[2], emitida por la Contaduría General de la Nación - CGN y a las necesidades de información financiera de diferentes entidades u organismos, se solicita a los Entes Públicos Distritales que conforman la Entidad Contable Pública Bogotá D.C., en aras de mantener buenas prácticas y garantizar la disponibilidad de la información ante cualquier requerimiento, atender los siguientes lineamientos para la publicación de los informes financieros y contables:

1. Los Entes Públicos Distritales publicarán de forma trimestral los informes financieros y contables con corte al 31 de marzo, 30 de junio y 30 de septiembre del respectivo año, como máximo, en el transcurso del mes siguiente al trimestre informado, conformados por:

a) un estado de situación financiera: se presentarán los activos, pasivos y patrimonio al final del respectivo trimestre comparado con el estado de situación financiera del trimestre inmediatamente anterior. Para el trimestre con corte al 31 de marzo, el estado de situación financiera se presentará comparado con el estado de situación financiera contenido en el conjunto completo de estados financieros presentados a 31 de diciembre del año anterior[3];

b) un estado de resultados: se presentarán los ingresos, gastos y costos acumulados desde el 1º de enero hasta la fecha de corte del respectivo trimestre, comparado con los ingresos, gastos y costos acumulados desde el 1º de enero hasta la fecha de corte del mismo trimestre del año anterior[4] ; y

c) las notas: se presentarán cuando, durante el trimestre, surjan hechos económicos que no sean recurrentes y que tengan un efecto material en la situación financiera o en el rendimiento del Ente. En algunas circunstancias será necesario que se revelen en forma detallada las partidas más representativas que afectaron los informes financieros y contables del trimestre[5].

No obstante lo anterior y para efectos de la elaboración de las notas a los informes financieros y contables de la Entidad Contable Publica de Bogotá D.C., construidas a partir de la información de cada Ente, se solicita a los Entes Públicos Distritales que remitan vía correo electrónico al asesor de la Dirección Distrital de Contabilidad, el documento correspondiente a las notas, dentro de los veinte (20) días calendario del mes siguiente al trimestre informado; por su parte, el Sistema Integrado de Transporte Público - SITP, la Secretaría Distrital de Hacienda - SDH, la Secretaría de Educación del Distrito - SED y los demás entes que adelantan procesos de agregación y/o consolidación, envían la información descrita anteriormente, dentro de los veinticinco (25) días calendario del mes siguiente al trimestre informado.

2. Mensualmente, cada Ente Público Distrital continuará realizando todas las actividades dispuestas en sus procedimientos contables, con el propósito de garantizar los cierres contables, las conciliaciones y la generación de sus informes financieros y contables compuestos como mínimo por: a) un estado de situación financiera; y b) un estado de resultados; considerando que esta actividad permitirá asegurar la disponibilidad de la información financiera ante cualquier requerimiento.

3. A 31 de diciembre del respectivo año cada Ente Público Distrital prepara, presenta y publica el juego completo de estados financieros regulado en el Marco Normativo Contable para Entidades de Gobierno, conforme a los lineamientos dispuestos por la Contaduría General de la Nación y la Resolución No. DDC-000004 de 2022[6].

De lo anterior, se solicita a los Entes Públicos Distritales adelantar las gestiones necesarias para actualizar los procesos y procedimientos, que permitan garantizar la generación de los informes financieros y contables; y su publicación según corresponda.

Cordial saludo,

REINALDO CABEZAS CUELLAR

Contador General de Bogotá D.C. (E)

contabilidad@shd.gov.co

Revisado por: Kelly Tatiana Cervera Horta

Proyectado por: Ricardo Castro Novoa

Nota: Ver norma original en Anexos.

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