CIRCULAR CONJUNTA 018 DE 2015

(Septiembre 03)

DE: CONTRALOR GENERAL DE LA REPÚBLICA PROCURADOR GENERAL DE LA NACIÓN

PARA: Gobernadores de departamento, alcaldes distritales, metropolitanos y municipales, gerentes regionales de la CGR, procuradores provinciales y regionales, personeros municipales, y jefes de oficinas de control interno de entidades territoriales.

ASUNTO: Cumplimiento de Leyes 951 de 2005, 1151 de 2007 y 1551 de 2012 proceso de empalme entre mandatarios entrantes y salientes.

FECHA: Septiembre 03

Respetados servidores públicos:

El Contralor General de la República y el Procurador General de la Nación, actuando en el marco de sus competencias constitucionales y legales, de forma coordinada para el cumplimiento de los fines de Estado en los parámetros del artículo 209 de la Constitución Política, instan a los actuales gobernadores y alcaldes distritales, metropolitanos y municipales del país en idear, planear y ejecutar el proceso integral de empalme que ha de aplicarse conforme a las obligaciones contenidas en las Leyes 951 de 2005, 1151 de 2007 y 1551 de 2012.

Como es de público conocimiento el país está ad portas de elegir nuevos mandatarios territoriales para el periodo 2016 - 2019, de modo que ante ello es necesario satisfacer las obligaciones contempladas en la Ley 951 de 2005[1] "Por la cual se crea el acta de informe de gestión" y en la Ley 1151 de 2007[2], para que los servidores públicos en el orden nacional, departamental, distrital, municipal y metropolitano, en calidad de titulares y representantes legales, así como los particulares que administren fondos o bienes del Estado al separarse de sus cargos, al finalizar la administración o al ser ratificados en el mismo al término del período, según sea el caso, presenten un informe (Acta de Informe de Gestión) a quienes los sustituyan legalmente en sus funciones, de los asuntos de su competencia, así como de la gestión de los recursos financieros, humanos y administrativos que tuvieron asignados para el ejercicio de sus funciones.

Por lo anterior. exhortamos a todos los servidores públicos de las administraciones entrantes y salientes en adoptar y ejecutar cuidadosa, diligente y verazmente las directrices (circulares, instructivos y formatos) emanadas del Departamento Nacional de Planeación -D.N.P.-, conjuntamente con el Departamento Administrativo de la Función Pública - DA.F.P.- en uso de sus atribuciones legales y reglamentarias, para el desarrollo del proceso de empalme de las administraciones entrantes y salientes el cual debe ser de plena observancia y aplicación de los gobernadores, alcaldes distritales, metropolitanos y municipales. Formatos de empalme que se allegan con esta circular conjunta e igualmente pueden ser consultados en las páginas web del Portal Territorial (www.portalterritorial.gov.co), el portal del DNP (www.dnp.gov.co) y del servidor público: "Sirvo a mi país- (www.sirvoamipais.qov.co), y en la página Web del programa "Elijo saber: Candidatos formados, gobiernos exitosos (www.elijosaber.esap.edu.co) para las entidades certificadas en educación (ETC.) tendrán que observar la metodología de empalme diseñada por la Dirección de Fortalecimiento a la Gestión Territorial del Ministerio de Educación Nacional la cual se encuentra alojada en la página www.mineducacion.qov.co, www.candidatosconlaeducacion.esap.edu.co

La Procuraduría General de la Nación, dentro de la competencia misional preventiva y de control de gestión que le otorga el Decreto 262 de 2000, y teniendo en cuenta la defensa de los derechos fundamentales, la protección del patrimonio público y la lucha contra la corrupción y la impunidad, sugiere para el desarrollo de dicho proceso de empalme la observancia de las siguientes etapas[3], cuyo seguimiento estará únicamente a cargo de la Procuraduría, así:

a) Entre Septiembre y Octubre, la elaboración del informe de empalme en los componentes de gestión administrativa y gestión del desarrollo territorial[4], a cargo de la administración saliente, que le servirá a la misma para revisar los logros, generar alertas oportunas y realizar acciones correctivas antes de entregar la administración;

b) Entre Noviembre y diciembre, el desarrollo de las sesiones de empalme entre ambos equipos - salientes y entrantes. A partir del análisis conjunto del informe de empalme se deberá entregar la información (física y digital), el estado de gestión y los procedimientos de cada una de las dependencias de la entidad territorial al equipo de empalme de la administración entrante, que certificará su recepción guardando el derecho a revisión establecido en la normativa correspondiente y;

c) Entre Enero y Marzo de 2016, la apropiación y uso de la información del informe de empalme por parte del nuevo gobierno territorial, con el fin de garantizar la continuidad de los servicios básicos a la ciudadanía y la correcta ejecución de los procedimientos administrativos y financieros de la administración para mitigar los traumatismos asociados a los cambios de gobierno.

Conforme a los resultados en procesos de empalme anteriores, las administraciones salientes y entrantes tendrán especial cuidado en realizar el traspaso y empalme de la siguiente información y/o procedimientos a fin de no entorpecer el correcto funcionamiento de la administración, que se consignará en el informe de gestión:

a) Seguridad de archivos, claves de ingreso a sistemas informativos y/o aplicativos a efectos de reportar información a entidades de orden nacional o de operación de los sistemas internos de la organización;

b) Organización clara y detallada de toda la información contractual de la gobernación, alcaldía distrital, metropolitana o municipal, respectivamente, incluyendo vigencias futuras;

c) Informar clara y detalladamente qué contratos finalizan en el período de transición anotando los servicios afectan;

d) Información presupuestal, estados financieros y proyectos aprobados a ejecutar, diferenciando el presupuesto del informe contable;

e) Relación clara y detallada de las obligaciones (pasivos) y estado de la deuda de la gobernación o municipio;

f) Relación de procesos vigentes de responsabilidad fiscal, disciplinaria y de aquellos procesos judiciales y/o administrativos en los que la Gobernación o municipio sea parte;

g) Relación de proyectos financiados directa o conjuntamente con entidades nacionales, departamentos u otros municipios, detallando su estado actual.

h) Información en capítulo especial sobre la gestión de la entidad territorial en materia de prevención, protección, atención, asistencia y reparación integral a las víctimas del Conflicto armado, la documentación soporte deberá permitir evidenciar su entrega al equipo de la Administración entrante, a los órganos de control, así como a los representantes de las mesas municipales y departamentales de víctimas del conflicto armado.

Este informe debe contener toda la gestión correspondiente al periodo 2012 - 2015 en materia de la Ley 1448 de 2011, Decreto Ley 4633, Decreto Ley 4634, Decreto Ley 4635 de 2011, conforme al documento diseñado por la Unidad para la Atención y Reparación Integral a las Víctimas, el Ministerio del Interior, al cual pueden acceder a través de www.unidadvictimas.qov.co

Con el propósito de que a través de dicho informe especial de gestión de atención integral a víctimas le permita a las autoridades entrantes contar con la información precisa y oportuna sobre las problemáticas relevantes, el estado de avance de los planes y programas que viene ejecutando la administración saliente en relación con esta política pública; indicando aquellos aspectos institucionales y administrativos que deberá asumir la administración entrante, de manera prioritaria, una vez asuma sus funciones.

El seguimiento y control sobre el resultado de los informes de gestión de empalme entre mandatarios entrantes y salientes, en materia de atención integral a las víctimas del conflicto armado, será informado a la Comisión Nacional del Ministerio Público para la Justicia Transicional (Resolución 550 de 7 de noviembre de 2013), sin perjuicio de la funciones constitucionales y legales de la Procuraduría General de la Nación y la Contraloría General de la Republica, como órganos de control.

Asi las cosas, el personero municipal, el jefe de control interno de cada administración territorial, las Gerencias Regionales de la Contraloría General de la República (CGR) y las Procuradurías Regionales y Provinciales, dentro del ámbito de sus competencias y en el momento de intervención legalmente establecido, deberán velar por la correcta aplicación del proceso de empalme en las gobernaciones, alcaldías distritales, metropolitanas y municipales. El jefe de control interno y el personero municipal elaborarán un informe claro, y pormenorizado del proceso de empalme conforme a las etapas planteadas y al cronograma de trabajo dispuesto por la administración saliente, hasta el mes de diciembre del presente año, y con la administración entrante al iniciarse su gestión en el año 2016, que tendrá un plazo de un mes a partir del 15 de enero para manifestar sus inconformidades. Este informe debe reportarse a la procuraduría provincial y esta a su vez a la regional quien lo allegará formalmente a la Procuraduría Delegada para la Descentralización y Entes Territoriales, así como a las Gerencias Regionales de la CGR, el cual servirá de insumo para el control y vigilancia que constitucional y legalmente ejerce cada una de estas entidades. Aquellos departamentos que no cuentan con Procuradurías Provinciales, el reporte de los jefes de control interno y personeros lo realizarán directamente a la Procuraduría Regional para lo suyo. El informe de gestión de cada administración saliente, deberá ponerse a disposición de la ciudadanía a través de la página web de la respectiva entidad territorial antes del 10 de diciembre de 2015.

Ahora bien, por tratarse de una obligación depositada en la Ley 951 de 2005 y consecuentemente de obligatorio cumplimiento, su omisión implica ser objeto de la acción disciplinaria por la Procuraduría General de la Nación recordando que la Ley 734 de 2002, en su artículo 34 establece como deber de los servidores públicos, entre otros, los de Cumplir y hacer que se cumplan los deberes contenidos en la Constitución, la ley, y demás actos administrativos emitidos por funcionario competente; así como el cumplir con diligencia, eficiencia e imparcialidad el servicio que le sea encomendado y abstenerse de cualquier acto u omisión que cause la suspensión o perturbación injustificada de un servicio esencial. De modo que omitir el proceso de empalme entre las administraciones salientes y entrantes, los tornan sujetos de la vista disciplinaria al igual que a los personeros y los jefes de control interno por el incumplimiento de sus deberes funcionales.

Cordialmente,

EDGARDO JOSÉ MATA VILLAZÓN

Contralor General de la Republica

ALEJANDRO ORDÓÑEZ MALADONADO

Procurador General de la Nación

Nota: Ver norma original en Anexos.

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