CIRCULAR DDT 001 DE 2023

(Enero 24)

PARA: Representantes Legales, Ordenadores del Gasto, Responsables de Presupuesto, Contadores y Responsables Administrativos de las entidades y dependencias ejecutoras que conforman la Administración Central, Fondos de Desarrollo Local, Personería de Bogotá, Concejo de Bogotá y Veeduría Distrital

DE: Tesorera Distrital

ASUNTO: Instrucciones para Reporte de INFORMACIÓN EXÓGENA TRIBUTARIA-DIAN - Año Gravable 2022 - Bogotá Distrito Capital NIT 899.999.061

RADICADO: 2023EE011405O1

Mediante la presente informamos las directrices e instrucciones que deberán cumplir las entidades y dependencias destinatarias de la presente Circular identificadas con el NIT 899.999.061-9 de Bogotá Distrito Capital, en el proceso de elaboración, revisión y consolidación de la Información Exógena Tributaria, para su posterior reporte a la DIAN por parte de la Dirección Distrital de Tesorería – DDT. Esto, en cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 4¹ de la Resolución SDH-179 de 2018, “Por la cual se establecen los lineamientos que deben observar las entidades identificadas con el NIT de Bogotá D.C. No. 899.999.061-9 para el correcto y oportuno suministro de la información tributaria que debe consolidar la Dirección Distrital de Tesorería a nombre de Bogotá D.C.”.

Lo anterior, teniendo en cuenta la Resolución 000124 de octubre 28 de 2021 de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, que establece los obligados, el contenido y las características de la información exógena que se debe suministrar a través de sus canales electrónicos, respecto del año gravable 2022.

1. ENTREGA DE BASE DE DATOS A CADA ENTIDAD DISTRITAL PARA REVISIÓN

La Dirección Distrital de Tesorería (DDT-SDH), a través de la Oficina de Consolidación realizará la entrega de la base de datos de información que se genera desde el Sistema de Información Financiera de la Secretaría Distrital de Hacienda - Bogdata, con la información detallada contenida en las cuentas por pagar radicadas por las entidades distritales, y que es insumo para preparar las declaraciones de impuestos mensuales y bimestrales a cargo de Bogotá D.C.

Para la entrega de la mencionada base de datos, las entidades que conforman el Nit.899.999.061-9 de Bogotá D.C. deben informar a la DDT-SDH la cuenta de correo electrónico y el nombre del funcionario delegado para gestionar el proceso. Esta información deberá ser remitida a más tardar el 14 de febrero de 2023 por el Director del área encargada de cada entidad, a la dirección de correo electrónico Retefuente_exogenas@shd.gov.co, con el asunto “CORREO BASE DATOS EXOGENA 2022 ENTIDAD 0XX”.

Entre los días 27 y 28 de febrero de 2023, se enviará a los correos electrónicos informados por las entidades, el mencionado archivo en Excel de la base de datos que contiene las retenciones nacionales y distritales registradas en los documentos de recaudo y cuentas por pagar, legalizados y giradas respectivamente, del 1 de enero al 31 de diciembre de 2022.

Como complemento de esta información entregada, sugerimos realizar sus validaciones con el reporte “Historial de pagos TR” de BogData transacción ZTR_0062, para que también puedan identificar aquellos registros que no tienen descuentos tributarios.

2. CONTENIDO DE LA BASE DE DATOS

La información de la base de datos que remite la Oficina de Consolidación de la DDT-SDH no es definitiva. Se suministra como insumo de apoyo para contribuir a que cada entidad bajo su exclusiva responsabilidad pueda organizar la información, revisarla, depurarla, complementarla y preparar los archivos cumpliendo las especificaciones indicadas en la Resolución 124 de octubre 28 de 2021 de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, y sus anexos técnicos establecidos. Las entidades distritales deberán tener en cuenta lo siguiente:

- Esta base de datos solo contiene información de aquellas cuentas por pagar radicadas por entidades y que contienen descuentos tributarios.

- Para complementar la información de aquellas cuentas por pagar sin descuentos tributarios, se pueden apoyar generado la información del “Reporte Historial de Pagos” Transacción ZTR_0062 dispuesta para entidades, que tengan estatus “pagado” y que el pago haya sido efectuado en la vigencia 2022. Igualmente, deben realizar verificación con su información contable y demás soportes de cada proveedor o contratista.

- Los valores de la columna “Importe en moneda de transacc. saldo” de la base de datos entregada, tiene incluido el valor del IVA. Este valor debe discriminarse para ser reportado en la columna “IVA mayor valor costo o gasto No deducible” del formato 1001.

- Los valores de las columnas “Importe en moneda de transacc.saldo” y “Base imponible ret.ML” se repiten en cada fila por indicador de retención. Por lo cual estos valores deben ser revisados para determinar correctamente el valor a incluir en la columna “pago o abono en cuenta no deducible” del formato 1001

- Deben revisar, verificar y consolidar para cada tercero (proveedor, contratista o empleado), la información y valores por devoluciones y reclasificaciones registradas por la entidad en el ERP-SAP.

- Deben verificar que la información sea consistente con los registros y soportes contables que reposan en la entidad por cada tercero y concepto.

- La información de los documentos de cuenta por pagar de nómina en ERP- SAP está registrada de manera global, sin discriminación de la retención aplicada a cada tercero beneficiario.

- La información de saldos de pasivos formato 1009 debe ser construida por la entidad con base en su información contable ya que está no reposa en el ERP-SAP módulo de la Tesorería Distrital.

- Se recomienda validar bien, por cada tercero que no se dupliquen los valores que se reportan

3. FORMATOS PARA ENTREGA A LA DDT

Cada entidad o dependencia responsable del reporte de información exógena, debe preparar y estructurar la información acumulada y consolidada por tercero y por concepto, en los formatos establecidos en la Resolución 000124 de octubre 28 de 2021 de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, y sus anexos técnicos establecidos, con observancia de cada artículo y teniendo en cuenta las especificaciones técnicas señaladas en los anexos de la citada Resolución de la DIAN, así:

3.1. Formato 1001 Versión 10: Artículo 17 - Información de pagos o abonos en cuenta y retención en la fuente practicada. Ver especificación técnica en el Anexo 18 Resolución DIAN 000124 de 2021.

3.2. Formato 1009 Versión 7: Artículo 21 - Información del saldo de los pasivos a 31 de diciembre. Ver especificación técnica en el Anexo 23 Resolución DIAN 000124 de 2021.

3.3. Formato 2276 Versión 4: Artículo 35 - Información de ingresos y retenciones por rentas de trabajo y de pensiones por el año gravable 2021. Ver especificación técnica en el Anexo 45 Resolución DIAN 000124 de 2021.

3.4. Formato 1159 Versión 10: Artículo 2 - Información a suministrar por las entidades públicas o privadas que celebren convenios de cooperación y asistencia técnica con organismos internacionales. Ver especificación técnica en el Anexo 1 Resolución DIAN 000124 de 2021.

3.5. Formato 2575 Versión 1: Articulo 42 - Información de donaciones recibidas y certificadas por las entidades no contribuyentes. Ver especificación técnica en el Anexo 30 Resolución DIAN 000124 de 2021.

Y los formatos que consideren necesarios reportar las entidades y dependencias destinatarias de la presente Circular identificadas con el NIT 899.999.061-9 de Bogotá Distrito Capital, de acuerdo con su misionalidad, que no estén contenidos en los numerales anteriores, cumpliendo con los requisitos contenidos en la Resolución DIAN 000124 de octubre 28 de 2021.

4. VALIDACIÓN PRELIMINAR DE FORMATOS

Cada entidad o dependencia deberá validar la información usando el Prevalidador dispuesto por la DIAN en su página Web para la vigencia 2022.

Una vez el resultado de la validación sea exitoso, se debe generar el archivo XML. El Contador o el funcionario responsable designado en cada entidad o dependencia debe remitir al correo electrónico Retefuente_exogenas@shd.gov.co entre el 21 y 24 de marzo de 2023, los archivos en formato EXCEL y XML, para la respectiva revisión por parte de los funcionarios de la Oficina de Consolidación de la DDT.

Revisada la información por parte de la Oficina de Consolidación, se informará por correo electrónico para que se continúe con la entrega y presentación.

5. ENTREGA DE ARCHIVOS DEFINITIVOS Y PRESENTACIÓN DE LA INFORMACIÓN EN LA PÁGINA WEB DE LA DIAN

A más tardar el lunes 27 de marzo de 2023, la entidad o dependencia deberá radicar la información ante la Oficina de Consolidación de la DDT de la siguiente manera:

5.1. Mediante oficio que debe venir firmado por el Ordenador del Gasto, el Responsable de Presupuesto y el Contador, a través del canal de radicación virtual a la cuenta de correo  radicacion_virtual@shd.gov.co, adjuntando los archivos definitivos, con el siguiente contenido:

- Los archivos en Excel por cada uno de los formatos señalados en el punto 3 de la presente Circular, mediante el cual se trabajó la información antes de ser cargada en el prevalidador DIAN.

- Un archivo en Word con los pantallazos en los que se evidencie la validación exitosa de la información por cada uno de los formatos a cargo.

- Los archivos XML generados por el prevalidador DIAN, para cada uno de los formatos a entregar.

5.2. De forma virtual con el número de radicado de la SDH, el funcionario designado por cada entidad deberá remitir los archivos señalados en el numeral 5.1 de la presente Circular, a la cuenta de correo electrónico Retefuente_exogenas@shd.gov.co.

Una vez radicada la información en la SDH, el funcionario de la Oficina de Consolidación de la DDT citará de manera virtual por la aplicación Teams, al funcionario delegado por cada una de las entidades, con el objetivo de realizar conjuntamente el envío de la información a través de la página Web de la DIAN, con el fin de tener constancia del registro y cargue de la información dicha sesión será grabada.

En el evento de que la información no cumpla con lo solicitado en la presente Circular, ésta se dará por no recibida y, en consecuencia, la entidad o dependencia remitente será la exclusiva responsable por los errores, omisiones o perjuicios causados, en los términos del artículo 6 de la Resolución SDH-179 de 2018.

Finalmente, la Oficina de Consolidación - DDT pone a su disposición el grupo de profesionales de apoyo para aclarar las dudas e inquietudes que se presenten respecto de la presente Circular, por medio del correo electrónico Retefuente_exogenas@shd.gov.co, indicando en el asunto: “Código de la entidad y Exógena Nacional - DIAN”. ejemplo 001 FDL Usaquén Exógena Nacional DIAN 2022.

Con toda atención, 

SANDRA NARVÁEZ CASTILLO

Tesorera Distrital

Nota al píe de página:

1 Artículo 4. Preparación, consolidación y presentación de la información exógena nacional. Las entidades que conforman el sector central de la administración distrital y los fondos de desarrollo local serán los responsables por el suministro completo y oportuno de la información de terceros en cada uno de los formatos establecidos por la DIAN.

Nota: Ver norma original en Anexos.