CIRCULAR 027 DE 2023

(Septiembre 25)

Para: Todas la dependencias y supervisores de los contratos y convenios

De:  Gerencia General Transmilenio S.A., Subgerencia Jurídica Transmilenio S.A.

Asunto: Lineamientos para el control de la vigencia de las garantías de los contratos suscritos por Transmilenio S.A.

En atención a la importancia que tiene un adecuado proceso de contratación en todas sus etapas se estima necesaria la adopción de lineamientos institucionales como mecanismo de control para verificar la vigencia de las garantías de los contratos suscritos por TRANSMILENIO S.A., derivados del Estatuto de Contratación Estatal y sus normas reglamentarias.

Así como la aplicación de los lineamientos de la Guía de Garantías en Procesos de Contratación de Colombia Compra Eficiente, en los siguientes términos:

1. En la planeación y estructuración de los estudios previos del proceso de contratación, se deben analizar y establecer las garantías a solicitar de acuerdo con el objeto, la naturaleza, el valor, y las obligaciones del contrato, En ese sentido la vigencia de los amparos debe contemplar, como mínimo el plazo del contrato y el plazo para la liquidación de mutuo acuerdo.

2. En las modalidades de selección de contratación directa y mínima cuantía, así como las de contratación de seguros, se debe justificar la necesidad de la exigencia o no, de la constitución de garantías.

3. Es responsabilidad del supervisor o del interventor (cuando exista), revisar en los estudios previos y el contrato o convenio las estipulaciones sobre expedición, cobertura y vigencia las de garantías y requerir al contratista para que las aporte en los tiempos establecidos.

4. Si el contrato establece la obligación de constituir garantías, el contratista deberá allegarlas al supervisor para revisión previa y cargues en la plataforma SECOP II (si aplica) para su respectiva aprobación.

5. El supervisor o interventor (cuando exista), del contrato o convenio, debe verificar de forma previa la idoneidad, validez, vigencia, suficiencia de las garantías, comprobante de pago y los documentos que se entregan como soporte de las garantías que amparan los contratos o convenios estatales suscritos por TRANSMILENIO S.A., a través de medios como línea, internet, como códigos QR, hash, alfanuméricos o CUFE o el mecanismo que estime más idóneo, dejando constancia expresa de esa verificación en el expediente contractual.

6.  Previo a la suscripción del acta de inicio del contrato o convenio, el supervisor o interventor deberá verificar que las pólizas hayan sido expedidas y aprobadas de manera correcta.

7. El supervisor o interventor del contrato o convenio, debe constatar que la garantía del contrato se encuentra aprobada y que se mantiene vigente, por los valores establecidos y que ampare el término establecido en el contrato o convenio.

8. El supervisor o interventor del contrato o convenio, deberá requerir al contratista cuando no se realicen las modificaciones de manera oportuna, e informará de manera inmediata al ordenador del gasto y a la Subgerencia Jurídica, proponiendo o requiriendo las medidas a que haya lugar.

9.El supervisor o interventor deberá verificar que el contratista ampare la modificación contractual, y si es del caso, ajuste los valores o la vigencia de las garantías, y que, durante la vigencia del contrato las mismas permanezcan vigentes y amparen las prórrogas, adiciones y demás modificaciones que se realicen al contrato o convenio.

10. Cuando se modifique el contrato o convenio, se verificará que en el texto de la modificación se incluya la obligación del contratista de notificar a la aseguradora.

11. Si se suspende la ejecución del contrato o convenio, es responsabilidad del supervisor o interventor solicitar el ajuste de la vigencia de las garantías, para el reinicio de la ejecución contractual.

12. En la liquidación del contrato o convenio, el supervisor o interventor, debe verificar si se exigieron garantías que amparan riesgos que se presenten con posterioridad a la terminación del contrato o convenio, asegurarse que se encuentran aprobadas y que la vigencia de estas cumple con lo pactado en el contrato o convenio. En caso de requerir renovación periódica con posterioridad a la finalización del plazo del contrato deberá requerir al contratista su cumplimiento e informar a la entidad cualquier novedad.

Esta circular deberá ser publicada en todos los medios de comunicación de la Entidad y en el Registro Distrital de la Alcaldía Mayor de Bogotá.

Atentamente,

ORLANDO SANTIAGO

Gerente General

SOL ANGEL CALA ACOSTA

Subgerente Jurídica