CIRCULAR EXTERNA 027 DE 2023

 

(Junio 30)

 

PARA: Representantes Legales, jefes del Área Administrativa y Financiera, y Responsables del Área Contable de las Secretarías, Departamentos Administrativos, Órganos de Control, Unidades Administrativas Especiales, Establecimientos Públicos, Universidad Distrital Francisco José de Caldas, las Corporaciones, Agencias y demás Entidades clasificadas como Entidades de Gobierno Distritales.

 

DE:  Contadora General de Bogotá D.C.

 

ASUNTO: Procedimiento para el reconocimiento contable de incapacidades, licencias de maternidad y paternidad.

 

1. OBJETIVO GENERAL

 

Establecer las directrices para el reconocimiento contable de incapacidades médicas, licencias de maternidad y paternidad, y de su recobro a las Entidades Promotoras de Salud – EPS, el Fondo Nacional de Prestaciones Sociales del Magisterio - FOMAG^[1] y la Administradora de Riesgos Laborales – ARL.

 

2. ÁMBITO DE APLICACIÓN

 

La presente Circular Externa aplica a las Secretarías, Departamentos Administrativos, Órganos de Control, Unidades Administrativas Especiales, Establecimientos Públicos, Universidad Distrital Francisco José de Caldas, las Corporaciones, Agencias y demás Entidades clasificadas como Entidades de Gobierno Distritales. 

 

3. BASE LEGAL

 

Ley 91 de 1989 “Por la cual se crea el Fondo Nacional de Prestaciones Sociales del Magisterio” FOMAG y sus modificatorias.

 

Ley 100 de 1993, “Por la cual se crea el sistema de seguridad social integral y se dictan otras disposiciones” y sus modificatorias.

 

Ley 776 de 2002, “Por la cual se dictan normas sobre la organización, administración y prestaciones del Sistema General de Riesgos Profesionales.”

 

Ley 1438 de 2011, “Por medio de la cual se reforma el Sistema General de Seguridad Social en Salud y se dictan otras disposiciones.”

 

Código Sustantivo del trabajo, “Adoptado por el Decreto Ley 2663 del 5 de agosto de 1950 "Sobre Código Sustantivo del Trabajo", publicado en el Diario Oficial No 27.407 del 9 de septiembre de 1950, en virtud del Estado de Sitio promulgado por el Decreto Extraordinario No  3518 de 1949” y sus modificatorias, artículos 236, 239.

 

Decreto (Ley) 19 de 2012, “Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública”.

 

Ley 1562 de 2012 “Por la cual se modifica el Sistema de Riesgos Laborales y se dictan otras disposiciones en materia de Salud Ocupacional”. 

 

Sentencia T-333 de 2013 de la Corte Constitucional de Colombia, Magistrado Ponente. Luis Ernesto Vargas Silva.

 

Decreto Nacional 1295 de 1994, “Por el cual se determina la organización y administración del Sistema General de Riesgos Profesionales”.

 

Decreto Nacional 780 de 2016 “Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Salud y Protección Social” y sus modificatorios.

 

Decreto Nacional 1075 de 2015 “por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Educación” y sus modificatorios.

 

Decreto Nacional 1083 de 2015 “Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector de Función Pública” y sus modificatorios.

 

Concepto 212200 del 24 de septiembre de 2012, Ministerio de salud y Protección social, “Empleador asume el pago de incapacidades no reconocidas”. 

 

Circular Externa No. 017 de 2019 del Departamento Administrativo del Servicio Civil Distrital “Lineamientos distritales sobre incapacidades”.

 

Concepto Unificador No. 5 de 2018 y SDH2019EE46228 del 29 de marzo de 2019 de la Dirección Jurídica de la Secretaría Distrital de Hacienda. 

 

Conceptos No. 20182000045201 del 7 de septiembre de 2018, No. 20182000046701 del 18 de septiembre de 2018, No. 20211120104681 del 13 de diciembre de 2021 de la Contaduría General de la Nación. 

 

4. GENERALIDADES

 

La incapacidad médica hace parte del esquema de prestaciones económicas y está diseñado para cubrir a los afiliados al Sistema General de Seguridad Social Integral frente a las contingencias que menoscaban su salud y su capacidad económica. En concreto, este valor cumple el propósito de sustituir un porcentaje o el total del salario, dependiendo de la causa que la origina, ya sea la ocurrencia de una enfermedad de tipo laboral, general o accidente de trabajo, cuando el trabajador debe ausentarse del lugar en el que cumple sus actividades laborales, tras sufrir una enfermedad o un accidente que le impide desempeñar temporalmente su profesión u oficio^[2].

 

De otra parte, con el propósito de disfrutar de un tiempo de descanso remunerado para incentivar la adecuada atención y cuidado de la primera infancia, se otorga la licencia de maternidad, remunerada con el salario devengado por la funcionaria al momento de iniciar su licencia; en este mismo sentido, para el esposo o compañero permanente, de acuerdo con los tiempos establecidos en la normatividad vigente^[3].

 

El reconocimiento y pago de las incapacidades, licencias de maternidad y paternidad se lleva a cabo por parte de las Entidades Promotoras de Salud - EPS como integrante del Sistema General de Seguridad Social en Salud o por las Administradoras de Riesgos Profesionales - ARL como integrante del Sistema General de Riesgos Laborales, según corresponda. 

 

En el caso de los docentes y directivos docentes que se encuentran vinculados a la Secretaría de Educación del Distrito - SED afiliados al Fondo Nacional de Prestaciones Sociales del Magisterio - FOMAG no les aplica el Sistema Integral de Seguridad Social establecido a través de la Ley 100 de 1994 (sic); para estos servidores públicos, el FOMAG contrata la prestación de los servicios médico-asistenciales^[4].  

 

Reconocimiento de la incapacidad, licencias de maternidad y paternidad como un derecho exigible por el Ente o Entidad empleadora. 

 

Los Entes y Entidades Públicas Distritales como empleadores, liquidan y descuentan a sus funcionarios los aportes normados en el Sistema de Seguridad Social Integral^[5], entre ellos, los correspondientes a salud y riesgos laborales, reportados y girados a través de la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes – PILA, a las Entidades Promotoras de Salud - EPS y Administradoras de Riesgos Laborales - ARL, como entidades autorizadas para administrar el régimen contributivo del sistema general de seguridad social en salud^[6]. Así mismo, en esta planilla son reportadas las novedades de incapacidades y licencias de maternidad y paternidad^[7] de los funcionarios.

 

De otra parte, en atención a la excepcionalidad del sistema de salud para los docentes, la SED reporta a la sociedad fiduciaria que administra los recursos del FOMAG, dentro de los primeros diez (10) días de cada mes las novedades de personal que se hayan producido durante el mes inmediatamente anterior^[8], entre ellas las incapacidades y las licencias de maternidad y paternidad a través de los mecanismos establecidos en el sector de educación^[9].

 

Dado que los Entes y Entidades pagan la nómina, incluyendo los días correspondientes a la incapacidad, licencias de maternidad y de paternidad, los funcionarios están obligados a comunicar la expedición de ésta al Ente o Entidad empleadora^[10], con el objetivo de tramitar el cobro a la EPS, ARL o a la sociedad fiduciaria que administra los recursos del FOMAG. 

 

Para el reconocimiento y pago de la incapacidad por enfermedad general por parte de las EPS se requiere que los afiliados cotizantes hayan efectuado aportes por un mínimo de cuatro (4) semanas^[11]; de esta manera, cuando no se cumpla esta condición, están a cargo del empleador el valor de las incapacidades por enfermedad general a que tengan derecho sus trabajadores, debido a que en estos eventos no procede el reembolso por parte de la EPS.^[12] 

 

De otra parte, a partir de la excepcionalidad del plan integral de salud para los docentes y directivos docentes, donde se establecen diversos beneficios^[13], entre otros: (i) inexistencia de copagos y de cuotas adicionales a los aportes de ley por los servicios de salud; (ii) atención de todo tipo de patologías sin restricción; (iii) inexistencia de periodos mínimos de cotización para la atención de las enfermedades; aunque éstos no están previstos en la ley, sino que son fijados a través de acuerdos, por el Consejo Directivo del FOMAG, estos servidores públicos se entienden afiliados y con derecho a la prestación de servicios, a partir de la afiliación al Fondo. 

 

El reconocimiento de la incapacidad se efectúa dependiendo de los días que el médico haya indicado y del tipo de enfermedad que lo origine (general o laboral). Así las cosas, cuando se trata de enfermedad general, en la liquidación de la nómina se establece un gasto por incapacidad para el Ente o Entidad por los dos primeros días de incapacidad, y el derecho de cobro a la EPS o a el FOMAG y al funcionario a partir del tercer día en el porcentaje establecido; cuando se concede licencia de maternidad o paternidad, se reconoce el derecho de cobro a la EPS o a el FOMAG desde el día de inicio de la licencia. De otra parte, cuando se indica incapacidad de carácter profesional o por accidente de trabajo, el Ente o Entidad Pública Distrital reconoce la cuenta por cobrar a la ARL o a el FOMAG desde el día siguiente a la ocurrencia del evento^[14].

 

Para el reconocimiento y pago de la licencia de maternidad, en el Sistema General de Seguridad Social en Salud se requiere que la afiliada cotizante hubiere efectuado aportes durante los meses que correspondan al período de gestación, cuando se cotiza por un período inferior al de la gestación, se reconoce y paga la proporción de los días cotizados con relación al período real de gravidez^[15]. Para el reconocimiento y pago de la licencia de paternidad es necesario que el afiliado cotizante haya efectuado aportes durante los meses que correspondan al período de gestación de la madre y procede el reconocimiento proporcional por cotizaciones cuando hubiere cotizado por un período inferior al de la gestación^[16], sin embargo, para docentes y directivos docentes, atendiendo la excepcionalidad del sistema, en relación con estas licencias no se requiere períodos mínimos de cotización.  

 

La gestión de cobro de las incapacidades, licencias de maternidad y paternidad a las EPS inicia con la solicitud de pago, la cual se realiza directamente por los Entes y Entidades Públicas Distritales, la EPS valida el cumplimiento de las condiciones para el reconocimiento de las incapacidades y los documentos que soportan la solicitud de pago^[17]; de la misma manera, el recobro de las incapacidades de docentes y directivos docentes lo realiza la Secretaría de Educación del Distrito ante la sociedad fiduciaria que administra los recursos del FOMAG^[18].

 

La revisión y liquidación de las solicitudes de reconocimiento de incapacidades se efectúan dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la solicitud de pago del empleador, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes, la EPS efectúa el pago que haya autorizado por este concepto, mediante transferencia electrónica y envía comunicación al empleador, por el medio autorizado por éste, informando el monto reconocido y pagado. La EPS que no cumpla con el plazo definido para el trámite y pago de las incapacidades, debe realizar el reconocimiento y pago de intereses moratorios a los Entes o Entidades Públicas Distritales; así mismo, si se presenta incumplimiento en el pago se debe informar de este hecho a la Superintendencia Nacional de Salud, para que, de acuerdo con sus competencias, esta entidad adelante las acciones a que hubiere lugar¹⁹.

 

De la misma manera, las ARL deben reconocer el pago de las prestaciones económicas por incapacidades, dentro de los dos (2) meses siguientes contados desde la fecha en la cual se alleguen o acrediten los requisitos exigidos para su reconocimiento. Vencido este término, la ARL debe reconocer y pagar, un interés moratorio igual al que rige para el impuesto de renta y complementarios en proporción a la duración de la mora, sin perjuicio de las sanciones a que haya lugar^[19], de esta manera, cuando las ARL incurran en conductas tendientes a dilatar, injustificadamente, el pago de las prestaciones económicas por enfermedad laboral o accidente de trabajo, pueden ser sancionadas por la Superintendencia Financiera^[20].

 

En relación con los docentes y directivos docentes, la sociedad fiduciaria administradora de los recursos del FOMAG efectúa el reembolso de las incapacidades por enfermedad general o profesional, licencias de maternidad y paternidad dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la fecha de recepción de los documentos soporte de la incapacidad^[21].  

 

El empleador debe iniciar el recobro de las incapacidades a la EPS, ARL o la sociedad fiduciaria administradora de los recursos del FOMAG, cuando tenga los documentos indicados por la normatividad vigente para el reconocimiento, liquidación y pago de las prestaciones económicas originadas por la incapacidad. 

 

Responsabilidad sobre los tipos de incapacidades y licencias de maternidad y paternidad, de acuerdo con el tiempo por el que se expide.

 

- Incapacidad por enfermedad general

 

 

- Adicionalmente a lo indicado en la tabla anterior, después del día quinientos cuarenta (540) la EPS, cuando^[22]:

 

- Exista concepto favorable de rehabilitación expedido por el médico tratante, en virtud del cual se requiera continuar en tratamiento médico.

 

- El paciente no haya tenido recuperación durante el curso de la enfermedad o lesión que originó la incapacidad por enfermedad general de origen común, habiéndose seguido con los protocolos y guías de atención y las recomendaciones del médico tratante.

 

- Por enfermedades concomitantes se hayan presentado nuevas situaciones que prolonguen el tiempo de recuperación del paciente.

 

- En los demás casos que no cumplan las características anteriores, luego de 540 días los paga la Administradora de Fondos de Pensiones.

 

Es importante precisar que la incapacidad se entiende prorrogada cuando entre una y otra no existe un lapso mayor a 30 días y corresponden al mismo diagnóstico médico o existe relación directa; así, tengan diferente código CIE (Clasificación Internacional de Enfermedades)^[23].

 

En relación con las incapacidades temporales de los docentes y directivos docentes no podrán superar el término máximo de ciento ochenta (180) días; en todo caso, en relación con éstas se atiende el procedimiento para el reconocimiento de la pérdida de la capacidad laboral emitida a través de la normatividad vigente^[24].

 

- Por licencia de maternidad y paternidad

 

Las licencias de maternidad y paternidad deben ser pagadas por la EPS o la sociedad fiduciaria que administra los recursos del FOMAG, desde el día de inicio de la licencia por el 100% del salario base de cotización^[25].

 

- Por enfermedad profesional o accidente de trabajo

 

Las incapacidades que se originan en un accidente o enfermedad de origen laboral deben ser pagadas por la ARL o por la sociedad fiduciaria que administra los recursos del FOMAG, desde el día siguiente al suceso, por el 100% del salario base de cotización, hasta que el trabajador se recupere o hasta que sea pensionado por invalidez^[26].

 

Proceso de cobro de incapacidades, licencias de maternidad y paternidad

 

El área competente elabora y radica la solicitud de pago, de las incapacidades, licencias de maternidad y paternidad ante las diferentes EPS y ARL o ante la sociedad fiduciaria que administra los recursos del FOMAG, para su reconocimiento de acuerdo con la normatividad vigente. Se recomienda igualmente realizar seguimiento a estas solicitudes, identificando las que han sido reconocidas para verificar su pago, y las que presentan problemas con su aceptación, para realizar la gestión que permita el cobro. Cuando pasado el plazo establecido por la normatividad vigente para el pago de las incapacidades y las EPS y ARL o la sociedad fiduciaria administradora de los recursos del FOMAG, no dan respuesta sobre el estado para la autorización y pago, los Entes y Entidades Públicas Distritales inician el cobro persuasivo.^[27] 

 

Una vez gestionado el cobro persuasivo y con resultado negativo con relación a la recuperación de la cartera por incapacidades, licencias de maternidad y paternidad, el área de Talento Humano con apoyo de las Áreas Jurídicas y de Cobro, o de la Dirección Distrital de Cobro para los Entes de la Administración Central del Distrito Capital, cuya competencia no se hubiera asignado a otra dependencia^[28], procede a iniciar el cobro coactivo conforme a los lineamientos establecidos para tramitarlo.

 

Resultado del proceso de cobro, se recaudan los valores consignados por las EPS, ARL o por la sociedad fiduciaria que administra los recursos del FOMAG, en la Dirección Distrital de Tesorería y demás Pagadurías o Tesorerías para las Entidades Descentralizadas. Esta información es reportada al área contable para reconocer la recuperación de la cartera por incapacidades, licencias de maternidad y paternidad.

 

Término para solicitar el reembolso de las incapacidades, licencias de maternidad y paternidad

 

El derecho de los empleadores de solicitar a las EPS el reembolso del valor de las prestaciones económicas por enfermedad de origen común, licencias de maternidad y paternidad prescribe en el término de tres (3) años contados a partir de la fecha en que el empleador hizo el pago correspondiente al trabajador^[29]. 

 

En cuanto a las incapacidades originadas por un accidente o enfermedad laboral a cargo de la ARL, el recobro también prescribe en el término de tres (3) años contados a partir de la fecha en que se genere, concrete y determine el derecho^[30]. 

 

Baja en cuentas de incapacidades, licencias de maternidad y paternidad

 

Los Entes y Entidades Públicas Distritales deben mantener un continuo proceso de conciliación de las incapacidades, licencias de maternidad y paternidad, que permita evidenciar cuales partidas no están siendo reconocidas por pagar por parte de la EPS, ARL o por la sociedad fiduciaria administradora de los recursos del FOMAG, y determinar las inconsistencias presentadas en los documentos soporte para el recaudo de los recobros.

 

Por otra parte, las actividades dirigidas a la depuración de la información contable se deben realizar de forma permanente para garantizar que los saldos presentados en la contabilidad cumplan con las características fundamentales de relevancia y representación fiel.

 

5. PROCEDIMIENTO CONTABLE

 

A continuación, se presenta el procedimiento contable para las incapacidades, licencias de maternidad y paternidad, los ajustes cuando son reconocidas por la EPS, ARL o por la sociedad fiduciaria administradora de los recursos del FOMAG y se encuentran reconocidas en gasto, los mayores y menores valores liquidados y pagados por las EPS, ARL o por la sociedad fiduciaria administradora de los recursos del FOMAG, por diferencias de criterios aplicados en la liquidación, reconocimiento de los intereses de mora, deterioro y baja en cuentas.

 

5.1 Registro contable de la incapacidad, licencias de maternidad y paternidad como cuenta por cobrar a las Entidades Promotoras de Salud – EPS, Administradoras de Riesgos Laborales – ARL y a la sociedad fiduciaria administradora de los recursos del FOMAG.

 

En este numeral se desarrolla el reconocimiento contable de las incapacidades originadas por enfermedad general, por enfermedad laboral o accidente de carácter laboral y las licencias de maternidad y paternidad.

 

5.1.1 Registro contable de los dos (2) primeros días de incapacidad originada por enfermedad general. 

 

En la liquidación de la nómina el Ente o Entidad Pública Distrital asume el gasto de los dos primeros días de la incapacidad: 

 

 

* Los valores de beneficios a los empleados relacionados con los costos generados en la prestación de servicios o venta de bienes. Para lo cual se debe identificar la cuenta y subcuenta contable que corresponda, según el hecho económico que la origina.

 

5.1.2. Registro contable a partir del tercer día de incapacidad por enfermedad general.

 

La incapacidad del empleado originada por enfermedad general ocasiona un derecho de cobro a las entidades Promotoras de Salud – EPS o a la sociedad fiduciaria administradora de los recursos del FOMAG, a partir del tercer (3) día de su emisión. Los aportes a los Sistemas de Salud y Pensiones están a cargo de los empleadores y empleados, en la proporción que establece la Ley^[31].

 

 

 

Nota: Lo anterior siempre y cuando el Ente o Entidad cumpla con los requisitos señalados por la ley para solicitar el reembolso; en caso contrario el empleador asumirá estas prestaciones económicas y el registro contable será contra el resultado, conforme al numeral 5.1.1.

 

5.1.3. Registro contable de la licencia de maternidad y paternidad.

 

La licencia de maternidad y paternidad se reconoce como una cuenta por cobrar a la EPS o a la sociedad fiduciaria administradora de los recursos del FOMAG desde el día de inicio hasta el término de la licencia. Los aportes a los Sistemas de Salud y Pensiones están a cargo de los empleadores y empleados, en la proporción que establece la Ley^[32].

 

 

5.1.4. Registro contable de las incapacidades por enfermedad laboral o accidente de carácter laboral 

 

En el caso de las incapacidades ordenadas por la ARL o por el prestador de salud, según corresponda, por una enfermedad o accidente de carácter laboral, el valor de los aportes para los Sistemas de Seguridad Social en Salud y Pensiones que se causan durante la incapacidad están a cargo de la ARL o de la sociedad fiduciaria administradora de los recursos del FOMAG, en la parte que corresponde al empleador^[33].

 

 

 

5.2. Recaudo de la cuenta por cobrar a cargo de la EPS, ARL o de la sociedad fiduciaria administradora de los recursos del FOMAG

 

La EPS, ARL o la sociedad fiduciaria administradora de los recursos del FOMAG realiza el pago de la incapacidad en las cuentas bancarias autorizadas por la Dirección Distrital de Tesorería o en la Pagaduría o Tesorería de los Establecimientos Públicos. 

 

- Entes del Sector Central^[34] y Órganos de Control^[35] 

 

 

Notas: 

 

- Para efectos de la operatividad del sistema BOGDATA – SAP, se debe atender lo indicado con relación al uso de las cuentas técnicas.

 

 - Establecimientos Públicos^[36]

 

 

Notas: 

 

- Una vez se inicie por parte de la DDT la implementación gradual de la centralización de recursos propios, referente a los recaudos y pagos de los establecimientos públicos, se deberá atender los lineamientos dispuestos en la actualización del procedimiento contable de la Cuenta Única Distrital – CUD.  

 

5.3. Ajuste contable de la incapacidad cuando posterior al registro como gasto en el Ente o Entidad es aceptada por la EPS, ARL o por la sociedad fiduciaria administradora de los recursos del FOMAG

 

Cuando el Ente o Entidad Pública Distrital evidencia que asumió un gasto que corresponde a una obligación de pago por incapacidad, reconocida por la EPS, ARL o por la sociedad fiduciaria administradora de los recursos del FOMAG, se debe realizar el siguiente registro contable: 

 

 

 

*  Los valores de beneficios a los empleados relacionados con los costos generados en la prestación de servicios o venta de bienes. Para lo cual se debe identificar la cuenta y subcuenta contable que corresponda, según el hecho económico que la origina.

 

** Cuando el recobro corresponde a la misma vigencia.

 

*** Cuando el recobro corresponde a vigencias anteriores, este registro tiene afectación contable en la subcuenta en la cual se reconoció el resultado de la vigencia anterior.

 

**** Corresponde al valor del aporte del empleador que está a cargo de la ARL o del FOMAG.

 

5.4. Registro contable de las diferencias por mayores o menores valores liquidados por las EPS, ARL o por la sociedad fiduciaria administradora de los recursos del FOMAG, respecto a la cuenta por cobrar reconocida inicialmente por el Ente o Entidad. 

 

En algunas ocasiones se presentan diferencias entre el valor reconocido por el Ente o Entidad Pública Distrital y el valor pagado por las EPS, ARL o por la sociedad fiduciaria administradora de los recursos del FOMAG, por criterios aplicados en la liquidación, esto origina diferencias de valores negativos o positivos, los cuales se reconocen de acuerdo con la causa que los origina.  Es necesario analizar los factores que dieron origen a las diferencias, con el propósito de disminuir el error en los siguientes períodos, para esto, debe realizarse una conciliación permanente.

 

5.4.1. Registro contable cuando el menor o mayor valor pagado se presenta por error de la EPS, ARL o de la sociedad fiduciaria administradora de los recursos del FOMAG.

 

La liquidación de la incapacidad, licencia de maternidad y paternidad realizada por el Ente o Entidad Pública Distrital es correcta, pero el valor reconocido por la EPS, ARL o por la sociedad fiduciaria administradora de los recursos del FOMAG, tiene errores por: 

 

5.4.1.1. Mayores valores pagados

 

Cuando la EPS, ARL o la sociedad fiduciaria administradora de los recursos del FOMAG, consigna un mayor valor al liquidado, el cual previamente fue reconocido por el Ente o Entidad. Este mayor valor pagado por la EPS, ARL o por la sociedad fiduciaria administradora de los recursos del FOMAG se registra como un pasivo a favor de ésta.

 

- Entes del Sector Central³⁵, Órganos de Control³⁶

 

 

* Cuando no exista obligación de pago por devolución de saldos a la EPS, ARL O FOMAG, el Ente o Entidad deberá registrar la diferencia en la subcuenta 480890-Otros ingresos diversos de la cuenta 4808- INGRESOS DIVERSOS.

 

Notas:

 

- Para efectos de la operatividad del sistema BOGDATA – SAP, se debe atender lo indicado con relación al uso de las cuentas técnicas.

 

- Establecimientos Públicos³⁷

 

 

* Cuando no exista obligación de pago por devolución de saldos a la EPS, ARL O FOMAG, el Ente o Entidad deberá registrar la diferencia en la subcuenta 480890-Otros ingresos diversos de la cuenta 4808- INGRESOS DIVERSOS.

 

Notas:

 

- Una vez se inicie por parte de la DDT la implementación gradual de la centralización de recursos propios, referente a los recaudos y pagos de los establecimientos públicos, se deberá atender los lineamientos dispuestos en la actualización del procedimiento contable de la Cuenta Única Distrital – CUD.

 

 5.4.1.2. Menores valores pagados

 

Cuando la EPS, ARL o la sociedad fiduciaria administradora de los recursos del FOMAG consigna un menor valor que el reconocido por el Ente o Entidad, se reconoce el valor del pago de la incapacidad y continúa reflejando el saldo insoluto de la cuenta por cobrar por incapacidad hasta cuando se realice su recaudo.

 

- Entes del Sector Central³⁵, Órganos de Control³⁶ 

 

 

Notas: 

 

- Para efectos de la operatividad del sistema BOGDATA – SAP, se debe atender lo indicado con relación al uso de las cuentas técnicas.

 

-  Establecimientos Públicos³⁷

 

 

Notas: 

 

- Una vez se inicie por parte de la DDT la implementación gradual de la centralización de recursos propios, referente a los recaudos y pagos de los establecimientos públicos, se deberá atender los lineamientos dispuestos en la actualización del procedimiento contable de la Cuenta Única Distrital – CUD.

 

5.4.2. Reconocimiento contable cuando el Ente o Entidad reconoce un menor o mayor valor en el gasto, por error en la proporción asumida de la liquidación de la incapacidad.

 

El Ente o Entidad producto de errores en el cálculo de la proporción de la incapacidad frente al valor de la cuenta por cobrar reconocida, puede presentar mayores o menores valores liquidados y consignados por la EPS, ARL o por la sociedad fiduciaria administradora de los recursos del FOMAG, lo que ocasiona ajuste en el gasto reconocido por concepto de incapacidades.

 

5.4.2.1. Mayores valores reconocidos como gasto por incapacidad

 

- Entes del Sector Central³⁵ y Órganos de Control³⁶ 

 

 

* Los valores de beneficios a los empleados relacionados con los costos generados en la prestación de servicios o venta de bienes. Para lo cual se debe identificar la cuenta y subcuenta contable que corresponda, según el hecho económico que la origina.

 

** Cuando el recobro corresponde a la misma vigencia.

 

*** Cuando el recobro corresponde a vigencias anteriores, este registro tiene afectación contable en la subcuenta en la cual se reconoció el resultado de la vigencia anterior.

 

**** Corresponde al valor del aporte del empleador que está a cargo de la ARL o FOMAG.  

 

Notas: 

 

- Para efectos de la operatividad del sistema BOGDATA – SAP, se debe atender lo indicado con relación al uso de las cuentas técnicas.

 

- Establecimientos Públicos³⁷

 

 

* Los valores de beneficios a los empleados relacionados con los costos generados en la prestación de servicios o venta de bienes. Para lo cual se debe identificar la cuenta y subcuenta contable que corresponda, según el hecho económico que la origina.

 

** Cuando el recobro corresponde a la misma vigencia

 

*** Cuando el recobro corresponde a vigencias anteriores, este registro tiene afectación contable en la subcuenta en la cual se reconoció el resultado de la vigencia anterior.

 

**** Corresponde al valor del aporte del empleador que está a cargo de la ARL.

 

Notas:  

 

- Una vez se inicie por parte de la DDT la implementación gradual de la centralización de recursos propios, referente a los recaudos y pagos de los establecimientos públicos, se deberá atender los lineamientos dispuestos en la actualización del procedimiento contable de la Cuenta Única Distrital – CUD.

 

5.4.2.2. Menores valores reconocidos como gasto por incapacidad

 

- Entes del Sector Central35 y Órganos de Control³⁶

 

 

* Los valores de beneficios a los empleados relacionados con los costos generados en la prestación de servicios o venta de bienes. Para lo cual se debe identificar la cuenta y subcuenta contable que corresponda, según el hecho económico que la origina.

 

** Cuando el recobro corresponde a la misma vigencia

 

*** Cuando el recobro corresponde a vigencias anteriores, este registro tiene afectación contable en la subcuenta en la cual se reconoció el resultado de la vigencia anterior.

 

**** Corresponde al valor del aporte del empleador.

 

Notas: 

 

- Para efectos de la operatividad del sistema BOGDATA – SAP, se debe atender lo indicado con relación al uso de las cuentas técnicas.

 

- Establecimientos Públicos³⁷

 

 

*Cuando el recobro corresponde a vigencias anteriores

 

**Cuando el recobro corresponde a la misma vigencia

 

*** Los valores de beneficios a los empleados relacionados con los costos generados en la prestación de servicios o venta de bienes. Para lo cual se debe identificar la cuenta y subcuenta contable que corresponda, según el hecho económico que la origina.

 

**** Corresponde al valor del aporte del empleador.

.

Notas: 

 

- Una vez se inicie por parte de la DDT la implementación gradual de la centralización de recursos propios, referente a los recaudos y pagos de los establecimientos públicos, se deberá atender los lineamientos dispuestos en la actualización del procedimiento contable de la Cuenta Única Distrital – CUD. 

 

5.4.3.  Registro contable cuando el Ente o Entidad reconoce un menor o mayor valor en el gasto por error u omisión.

 

El Ente o Entidad reconoce los mayores y menores valores liquidados por la EPS, ARL o por la sociedad fiduciaria administradora de los recursos del FOMAG, producto de errores aritméticos, omisión o inadvertencia de la regulación laboral vigente, frente al valor de la cuenta por cobrar registrada, ajustando el valor reconocido por concepto de incapacidades.

 

5.4.3.1. Mayores valores reconocidos como gasto por incapacidad

 

El Ente o Entidad ajusta el valor en exceso reconocido en el gasto por incapacidades y el derecho de cobro al funcionario por el mayor valor liquidado en la nómina.

 

 

* Cuando el recobro corresponde a vigencias anteriores, este registro tiene afectación contable en la subcuenta en la cual se reconoció el resultado de la vigencia anterior.

 

** Cuando el recobro corresponde a la misma vigencia.

 

*** Los valores de beneficios a los empleados relacionados con los costos generados en la prestación de servicios o venta de bienes. Para lo cual se debe identificar la cuenta y subcuenta contable que corresponda, según el hecho económico que la origina.

 

**** Corresponde al valor del aporte del empleador que está a cargo de la ARL o FOMAG.

 

5.4.3.2. Menores valores reconocidos como gasto por incapacidad

 

El Ente o Entidad Publica Distrital al evidenciar que producto de errores aritméticos, omisión o inadvertencia de la regulación laboral vigente descontó en exceso el valor de la incapacidad, ajusta el gasto y en consecuencia disminuye el valor por cobrar a la EPS, ARL o a la sociedad fiduciaria administradora de los recursos del FOMAG y reconoce la obligación por pagar al funcionario por el valor descontado inicialmente. 

 

 

* Cuando el recobro corresponde a la misma vigencia

 

** Cuando el recobro corresponde a vigencias anteriores, este registro tiene afectación contable en la subcuenta en la cual se reconoció el resultado de la vigencia anterior.

 

*** Los valores de beneficios a los empleados relacionados con los costos generados en la prestación de servicios o venta de bienes. Para lo cual se debe identificar la cuenta y subcuenta contable que corresponda, según el hecho económico que la origina.

 

**** Corresponde al valor del aporte del empleador.

 

Posteriormente, se reconoce el valor consignado por la EPS, ARL o por la sociedad fiduciaria administradora de los recursos del FOMAG, conforme el numeral 5.2 del presente documento.

 

5.5. Registro contable del deterioro de cuentas por cobrar por incapacidades, licencias de maternidad y paternidad.

 

Los derechos por incapacidad, licencias de maternidad y paternidad en los Entes y Entidades Distritales son objeto de cálculo de deterioro, el cual corresponde a la estimación de las pérdidas crediticias esperadas de manera individual o de manera colectiva. El reconocimiento del deterioro se registra en forma separada, como un menor valor del derecho por incapacidades y afecta el gasto del período; si en mediciones posteriores las pérdidas por este concepto disminuyen, se reconoce un menor valor del deterioro, contra el gasto afectado inicialmente, sí el deterioro ha sido reconocido durante el periodo contable; o contra un ingreso por reversión de las perdidas por deterioro de valor, cuando el valor deteriorado fue registrado en periodos anteriores. En ningún caso las reversiones pueden ser superiores a las pérdidas por deterioro previamente reconocidas. 

 

Así mismo, cuando se haya reconocido deterioro a las incapacidades, licencias de maternidad y paternidad, y posteriormente el Ente o Entidad reciba el pago de estas prestaciones económicas deterioradas, se cancela el deterioro acumulado y se registra la recuperación de la cartera que corresponde. 

 

 

5.6. Reversión del Deterioro

 

Cuando se presenta reversión de deterioro, el Ente o Entidad Pública Distrital realiza este reconocimiento contable, afectando el gasto hasta el valor del deterioro reconocido en la vigencia y el ingreso por la diferencia, así:  

 

 

*Cuando corresponde a la misma vigencia.

 

**Cuando corresponde a vigencias anteriores.

 

5.7. Recuperación de la cartera con saldo en el deterioro 

 

Cuando previamente se ha registrado un deterioro asociado a la cuenta por cobrar por concepto de incapacidades, y la EPS, ARL o la sociedad fiduciaria administradora de los recursos del FOMAG, realiza el pago de la obligación que tiene con el Ente o Entidad, adicional al reconocimiento de la recuperación de la cartera, se realiza la reversión del deterioro. 

  

- Entes del Sector Central³⁵ y Órganos de Control³⁶

 

 

*Cuando el recobro corresponde a vigencias anteriores.

 

**Cuando el recobro corresponde a la misma vigencia.

 

Notas: 

 

- Para efectos de la operatividad del sistema BOGDATA – SAP, se debe atender lo indicado con relación al uso de las cuentas técnicas.

 

- Establecimientos Públicos³⁷

 

 

*En el valor que corresponde a la misma vigencia.

 

**El valor que corresponde a vigencias anteriores.

 

Notas: 

 

- Una vez se inicie por parte de la DDT la implementación gradual de la centralización de recursos propios, referente a los recaudos y pagos de los establecimientos públicos, se deberá atender los lineamientos dispuestos en la actualización del procedimiento contable de la Cuenta Única Distrital – CUD.

 

 5.8. Baja en cuentas

 

La cuenta por cobrar por incapacidades, licencias de maternidad y paternidad se deja de reconocer cuando el derecho de cobro expire, prescriba la acción de cobro, el Ente o Entidad renuncie a ellos, o cuando los riesgos y las ventajas inherentes a la cuenta por cobrar se transfieran, caso en el cual se registran por separado los activos o pasivos que se produzcan en la transacción. En todos los casos se retira el saldo de la cuenta por cobrar, los intereses, el deterioro acumulado y los demás conceptos relacionados con este derecho. 

 

En ese sentido, el Ente o Entidad Pública Distrital debe realizar un análisis para determinar si existe deterioro, o baja en cuenta por prescripción de la incapacidad, licencia de maternidad y paternidad, para aplicar el procedimiento contable que corresponda, teniendo en cuenta que son excluyentes.

 

 

* Registro de la diferencia entre la cuenta por cobrar y su deterioro asociado.

 

5.9. Intereses de mora

 

Los Entes y Entidades Públicas Distritales reconocen el cobro de intereses de mora cuando las EPS, ARL o la sociedad fiduciaria administradora de los recursos del FOMAG, no cancelen el valor de las incapacidades dentro de los plazos establecidos por la normatividad vigente para el recaudo de este tipo de cartera^[37].Una vez, se identifique que es prácticamente cierto el recaudo de los intereses de mora originados en el no pago de las incapacidades se reconoce el derecho:  

 

 

Respecto los intereses de mora originados por el no pago de incapacidad, de los cuales se tenga incertidumbre en su recaudo, se registran en cuentas de orden como activos contingentes, hasta tanto la entrada de los beneficios económicos sea prácticamente cierta.

   

5.10. Recaudo de intereses de mora

 

La EPS, ARL o la sociedad fiduciaria administradora de los recursos del FOMAG, cancelan los intereses de mora en las cuentas autorizadas por la Dirección Distrital de Tesorería o las pagadurías o Tesorerías de los Establecimientos Públicos.

 

- Entes del Sector Central³⁵ y Órganos de Control³⁶

 

 

Notas: 

 

- Para efectos de la operatividad del sistema BOGDATA – SAP, se debe atender lo indicado con relación al uso de las cuentas técnicas.

 

- Establecimientos Públicos³⁷

 

 

Notas: 

 

- Una vez se inicie por parte de la DDT la implementación gradual de la centralización de recursos propios, referente a los recaudos y pagos de los establecimientos públicos, se deberá atender los lineamientos dispuestos en la actualización del procedimiento contable de la Cuenta Única Distrital – CUD.

 

6. VIGENCIA 

 

La presente Circular Externa rige a partir de su publicación y deroga los documentos técnicos emitidos por la Dirección Distrital de Contabilidad que le sean contrarios.

 

MARCELA VICTORIA HERNÁNDEZ ROMERO

 

Contadora General de Bogotá D.C.

NOTA: Ver norma original en anexos

 

Revisado por: Kelly Tatiana Cervera Horta

Proyectado por: Marlene Herminia Lara Villalba