CIRCULAR 003 DE 2023

(Septiembre 14)

PARA: SUBSECRETARIOS DE DESPACHO, JEFES DE OFICINA, DIRECTORES Y DEMÁS SERVIDORES PÚBLICOS DE LA SECRETARÍA DISTRITAL DE SEGURIDAD, CONVIVENCIA Y JUSTICIA

DE: DIRECCIÓN DE GESTIÓN HUMANA

ASUNTO: LINEAMIENTOS DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO PARA LA INCLUSIÓN EN LOS PROCESOS CONTRACTUALES, CON EXCEPCIÓN DE LOS CONTRATOS DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES Y DE APOYO A LA GESTIÓN

La Dirección de Gestión Humana en desarrollo de su Programa “Talento Humano en una Organización Saludable” adoptado mediante Resolución 023 de 2021, expide los siguientes lineamientos, para garantizar el cumplimiento de la mencionada normatividad en materia de Seguridad y Salud en el Trabajo en los procesos de contratación que adelante la Secretaría Distrital de Seguridad, Convivencia y Justicia:

Conforme a lo establecido en el Decreto Único Reglamentario 1072 de 2015 en sus Artículos 2.2.4.6.27 que trata de las Adquisiciones y que señala que: “El empleador debe establecer y mantener un procedimiento con el fin de garantizar que se identifiquen y evalúen en las especificaciones relativas a las compras o adquisiciones de productos y servicios, las disposiciones relacionadas con el cumplimiento del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST por parte de la empresa”, y el Artículo 2.2.4.6.28 que trata de la Contratación, el cual indica: “El empleador debe adoptar y mantener las disposiciones que garanticen el cumplimiento de las normas de seguridad y salud en el trabajo de su empresa, por parte de los proveedores, trabajadores dependientes, trabajadores cooperados, trabajadores en misión, contratistas y sus trabajadores o subcontratistas, durante el desempeño de las actividades objeto del contrato. / Para este propósito, el empleador debe considerar como mínimo, los siguientes aspectos en materia de seguridad y salud en el trabajo: 1. Incluir los aspectos de seguridad y salud en el trabajo en la evaluación y selección de proveedores y contratistas.”

Así mismo lo señalado en la Resolución 312 de 2019 expedida por el Ministerio del Trabajo y la norma internacional ISO 45001:2018 con la que actualmente se encuentra certificada la Entidad en materia de Seguridad y Salud en el Trabajo, la Dirección de Gestión Humana como líder y responsable del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo y con el fin de alcanzar su objetivo de prevenir accidentes y enfermedades laborales del personal contratista, establece como requisito habilitante técnico en los procesos contractuales que se adelanten, lo siguiente:

1. Realizar el diligenciamiento del Anexo “CERTIFICACIÓN DE CUMPLIMIENTO DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO SG-SST”, por el cual el proponente deberá declarar que reconoce, evalúa y controla los riesgos que puedan afectar la seguridad y la salud en el entorno laboral, con el fin de dar cumplimiento a lo establecido en el Decreto Único Reglamentario 1072 de 2015.

NOTA ACLARATORIA QUE DEBE INCLUIRSE EN LOS ESTUDIOS PREVIOS PARA LOS DIFERENTES PROCESOS CONTRACTUALES CON EXCEPCIÓN DE LOS CONTRATOS DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES Y DE APOYO A LA GESTIÓN:

Las empresas que hacen parte de un Consorcio o Unión Temporal deben presentar de manera independiente el Anexo de certificación de cumplimiento por cada uno de sus integrantes, de acuerdo con lo establecido en el Decreto 1072 de 2015 y la Resolución 312 de 2019 y deben dar cumplimiento al Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo - SGSST durante la ejecución del proceso y del contrato.

Así mismo las personas jurídicas creadas a partir del primero de enero de la vigencia en que se esté realizando el proceso contractual, deben contar con el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo que debe estar certificado por la ARL a la cual estén afiliados sus trabajadores, o por el profesional de SST que sea responsable del SGSST de acuerdo a la proporción del tiempo transcurrido hasta la presentación de la propuesta, sin embargo deberán continuar en el proceso de implementación del SGSST durante la ejecución del contrato en caso de ser adjudicado.

Por otro lado, las personas jurídicas de origen extranjero que presenten propuestas se someterán en todo caso a la legislación colombiana. Para aquellas que no cuenten con sucursal en Colombia al momento de la presentación de la propuesta, deberán presentar el Anexo Carta de compromiso de cumplimiento que es requisito habilitante en materia de Seguridad y Salud en el Trabajo.

En caso de que el proponente no tenga personal a cargo conforme al Parágrafo 2 del Artículo 2 de la Resolución 0312 de 2019 no están obligados a implementar los Estándares Mínimos, por lo que presentará su certificación de afiliación voluntaria al Sistema General de Riesgos Laborales de que trata la Sección 5 del Capítulo 2 del Título 4 de la Parte 2 del Libro 2 del Decreto 1072 de 2015, Único Reglamentario del Sector Trabajo; excepto para aquellos procesos contractuales que incluyan actividades que impliquen Alto Riesgo: trabajo en alturas, espacios confinados, trabajos en caliente, trabajos con energías y sustancias químicas peligrosas; en cuyo caso sí se debe acreditar el cumplimiento de lo señalado en el Anexo que es requisito habilitante en materia de Seguridad y Salud en el Trabajo.

2. INCLUIR EN LOS ESTUDIOS PREVIOS Y EN LA MINUTA DE LOS PROCESOS CONTRACTUALES, CON EXCEPCIÓN DE LOS CONTRATOS DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES Y DE APOYO A LA GESTIÓN, LO SIGUIENTE:

OBLIGACIONES GENERALES DEL CONTRATISTA:

a. Dar cumplimiento al Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo de acuerdo con la normatividad vigente y lo establecido por la Secretaría Distrital de Seguridad, Convivencia y Justicia frente a este Sistema.

b. Reportar cualquier incidente, accidente o emergencia durante la ejecución del contrato, al supervisor del mismo y al correo electrónico: salud.trabajo@scj.gov.co.

c. Participar en las actividades de Seguridad y Salud en el Trabajo requeridas por la Secretaría Distrital de Seguridad, Convivencia y Justicia.

d. Poner a disposición de la Secretaría para el inicio del contrato y durante la ejecución del mismo, copia del certificado de cumplimiento del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo junto con los anexos requeridos, en cumplimiento del Decreto 1072 de 2015 o la norma que lo sustituya y de la Resolución 0312 de 2019, tales como: Manual o SG-SST, Plan de Emergencias, Programa de Capacitaciones, Programa de Elementos de Protección Personal, Programa de Inspecciones, Matriz de peligros y riesgos, Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial, Autoevaluación de estándares mínimos de SST bajo la Resolución 312 de 2019 de vigencia anterior y Matriz legal; todos estos documentos vigentes, actualizados y firmados por el responsable del SG-SST.

e. Poner a disposición de la Secretaría para el inicio del contrato y durante la ejecución del mismo, el plan de trabajo y cronograma de capacitaciones para la ejecución de las actividades del SG-SST a ejecutar en la vigencia 20, el cual será firmado por el representante legal y el responsable de SST.

f. En caso de ser un proponente adjudicatario extranjero sin sucursal en Colombia deberá gestionar los trámites requeridos ante las entidades competentes para la implementación de lo señalado en el Decreto 1072 de 2015, Resolución 0312 de 2019 y las demás normas que le apliquen para el cumplimiento del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo, el cual llevaré a cabo en un término de veinte (20) días calendario una vez se informe la adjudicación del contrato.

3. INCLUIR EN LOS ESTUDIOS PREVIOS Y EN LAS OBLIGACIONES GENERALES DEL SUPERVISOR O INTERVENTOR DE LA MINUTA DEL CONTRATO, CON EXCEPCIÓN DE LOS CONTRATOS DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES Y DE APOYO A LA GESTIÓN, LO SIGUIENTE:

“Verificar el cumplimiento por parte del Contratista de lo dispuesto en el Decreto 1072 de 2015, Resolución 0312 de 2019 del Ministerio del Trabajo y demás normas relacionadas con las obligaciones generales en materia del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo.”

La presente Circular deberá ser aplicada a partir de la fecha de su publicación.

Dada en Bogotá D.C., a los 14 días del mes de septiembre del año 2023.

SANDRA PATRICIA PINILLA MARTÍNEZ

Directora de Gestión Humana

Proyectó: Alexis Rodrigo Díaz Quiroz, Profesional Dirección de Gestión Huma Patricia de Arco Sambo, Contratista Dirección de Gestión Humana

Revisó: Ana Karina Mantilla Pardo, Contratista Dirección de Gestión Humana

Javier Alberto Jiménez Valderrama, Profesional Dirección de Gestión Humana

Nota: Ver norma original y Anexo.