CIRCULAR EXTERNA 006 DE 2021

(Diciembre 31)

PARA: JEFE O REPRESENTANTE LEGAL DE LA ENTIDAD U ORGANISMO PÚBLICO, SECTOR CENTRAL Y DESCENTRALIZADO, O QUIEN HAGA SUS VECES, ALCALDE LOCAL Y PARTICULAR Y/O ENTIDAD DE CARÁCTER PRIVADO, SUJETO DE VIGILANCIA Y CONTROL FISCAL DE LA CONTRALORÍA DE BOGOTÁ D.C.

DE: CONTRALOR DE BOGOTÁ D.C.

ASUNTO: MODIFICACIONES DE RENDICIÓN DE LA CUENTA ANTE LA CONTRALORÍA DE BOGOTÁ, D.C.

A. RENDICIÓN DE LA CUENTA MENSUAL DE CONTRATACIÓN Y PRESUPUESTO A PARTIR DE LA DEL MES ENERO DE 2022 PARA LOS SUJETOS QUE APLIQUE Y ANUAL 2021 DE LOS COLEGIOS.

Dentro del proceso de rendición de cuenta de los Sujetos de Vigilancia y Control ante este Órgano de Control que se lleve a cabo a partir de la rendición de la cuenta mensual de enero de 2022 y la cuenta anual de la vigencia 2021 deben tenerse en cuenta los siguientes cambios en la forma y contenido de los formatos que hacen parte de los respectivos informes:

1. INFORME DE PRESUPUESTO:

- Formatos electrónicos nuevos:

- CB-0132: CASCADA DE RECURSOS PÚBLICOS APROPIACIÓN INICIAL: Formato en donde se especifica el valor del presupuesto inicial de cada entidad, se ingresa el total de apropiación, cuentas por pagar y constitución de reservas cada una discriminada por tipo de gasto, está diseñado con cuatro columnas y tres filas fijas, se pedirá solamente en la cuenta mensual de enero de cada vigencia.

- CB-0133: CASCADA DE RECURSOS PÚBLICOS APROPIACIÓN NOVEDADES: Formato en donde se relacionan las modificaciones presupuestales, está diseñado con cinco columnas fijas.

- CB-0134: CASCADA DE RECURSOS PÚBLICOS APROPIACIÓN MENSUAL: Formato en donde se relacionan mes a mes el total de los CDP, CRP, obligaciones y pagos; está diseñado con cuatro columnas y filas fijas.

- CB-0131: MOVIMIENTOS CUENTAS CONTABLES: Información de los movimientos de las cuentas contables por código, nombre, tipo de gasto y tipo de novedad

- Formatos electrónicos actualizados:

- CB-0103: EJECUCIÓN DEL PRESUPUESTO DE GASTOS E INVERSIONES: Es la relación del presupuesto y ejecución de gastos de funcionamiento, deuda e inversión por los rubros de las diferentes entidades de la administración distrital.

El siguiente cuadro refleja las actualizaciones realizadas al formato.

- CB-0126: RELACIÓN REGISTROS PRESUPUESTALES POR RUBRO: Información consecutiva de los Registros Presupuestales por Rubros de la vigencia fiscal que se reporta con corte 31 de diciembre.

El siguiente cuadro refleja las actualizaciones realizadas al formato.

2. INFORME DE CONTRATACIÓN:

El reporte de contratación para las entidades a las cuales la Secretaría de Hacienda Distrital les reporte la información de presupuesto, se realizará con posterioridad al mismo. Lo anterior por cuanto cada contrato debe tener su registro de presupuesto, de no ser así el sistema mostrará el error correspondiente.

- Formatos electrónicos nuevos:

- CB-0014: PRESUPUESTO Relación de la información presupuestal (registro presupuestal, CDP y RP) de los contratos de la cuenta mensual que se reporta.

Debe tenerse en cuenta en el diligenciamiento de este formulario que los datos de las columnas "VIGENCIA CUENTA", "CÓDIGO CUENTA", "CDP CÓDIGO", CÓDIGO' deben ser exactamente iguales, misma cantidad de caracteres y/o números que la de presupuesto que es reportada por la Secretaría de Hacienda Distrital. Para ello se

recomienda revisar la información de presupuesto de la entidad en SIVICOF que se encuentra en los formatos CB-0126 y CB-0103

Para las entidades que aplica el formato CB-0014 cada contrato nuevo que se reporta en el formato CB-0012 debe tener el correspondiente reporte de información presupuestal en el formato CB-0014

- Formatos electrónicos actualizados:

- CB-OOII: CONTRATISTAS: Reporte de la información de los contratistas y de los integrantes de los consorcios o uniones temporales con los cuales se suscriben compromisos, registrados en el formato CB-0012 — CONTRACTUAL, en el mes del que se reporta la cuenta

El siguiente cuadro refleja las actualizaciones realizadas al formato.

- CB-0012: CONTRACTUAL: Este reporte antes denominado "Reporte de los contratos suscritos durante el mes del que se reporta la cuenta", se actualizó por Reporte de los contratos iniciados durante el mes del que se reporta la cuenta para lo cual es obligatorio proporcionar la fecha de inicio y terminación del contrato

El siguiente cuadro refleja las actualizaciones realizadas al formato.

- CB-0015: MODIFICACIONES: Reporte de la información de las modificaciones que se registran en cada contrato suscrito por el sujeto objeto de control en el mes que se presentó la novedad, correspondientes al mes del que se reporta la cuenta

El siguiente cuadro refleja las actualizaciones realizadas al formato:

- CB-0016: NOVEDADES: Reporte de la información de las novedades de cada contrato suscrito por el sujeto objeto de control, que se presentaron durante el mes del que se reporta la cuenta

El siguiente cuadro refleja las actualizaciones realizadas al formato.

- CB-0019: INTERVENTORIA: reporte de la información de los interventores o supervisores designados en el contrato suscrito de conformidad con el formato electrónico CB — 0012 CONTRACTUAL en el mes correspondiente del que se reporta la cuenta. Si se tienen los dos (supervisión e interventoría externa), se deben realizar dos registros uno para cada caso

El siguiente cuadro refleja las actualizaciones realizadas al formato

- CB-0013: LOCALIZACIÓN: reporte de la información de la UBICACIÓN en formato de dirección en la que se ejecuta el contrato principal, rendido en el formato CB — 0012 Contractual, en el mes del que se reporta la cuenta.

El siguiente cuadro refleja las actualizaciones realizadas al formato.

B. RENDICIÓN DE LA CUENTA SOBRE GESTIÓN AMBIENTAL Y PROCESOS JUDICIALES A PARTIR DE LA CUENTA ANUAL 2021 Y SIGUIENTES.

1. INFORME DE GESTIÓN AMBIENTAL.

Este instrumento de planeación deberá ser presentado por todas las entidades que tengan presupuesto asignado en el PACA de cada administración. Teniendo en cuenta que el Acuerdo mediante el cual se suscribió el SIAC no se ha modificado, las nuevas entidades que administren recursos con destino a mejorar, preservar, recuperar y conservar los recursos naturales en el Distrito Capital deben informar al correo electrónico soporte sivicof@contraloriabogota.govtco para ser incluidas en el Anexo F, con el fin de aperturarles el informe correspondiente en el SIVICOF.

2. INFORME DE PROCESOS JUDICIALES:

Es preciso señalar que se creó el formato CB - 0423, el cual debe ser rendido por todos los sujetos de vigilancia y control (llámese éste Entidad o Empresa de Servicios Públicos) competencia de la Contraloría de Bogotá, D.C. que cuenten con procesos judiciales vigentes en contra.

C. ASPECTOS GENERALES.

- La actualización e inclusión de los formatos descritos en esta circular se verán reflejados en el anexo B Formatos y documentos electrónicos, anexo D Guía General Formatos Gestión Ambiental, anexo E Notas aclaratorias formatos y documentos electrónicos y anexo F Asociación formatos y documentos electrónicos en el cual se relacionan las entidades y la periocidad a las que aplica. Anexos que hacen parte de la rendición de cuentas de los sujetos de control, acorde con lo establecido en la Resolución Reglamentaria vigente.

- Para la rendición de la cuenta anual correspondientes al informe 50: Contratación de la vigencia 2021, los colegios deben utilizar los formatos con los cambios descritos en esta circular.

- Los archivos en Excel que genera StormUser correspondientes a los cambios de los informes de procesos judiciales, -presupuesto y contratación junto con los instructivos actualizados, se pondrán a disposición en el portal de acceso a SIVICOF a partir de esta comunicación.

Para el proceso de validación de los nuevos formatos, es necesario que los sujetos de control eliminen la versión que tengan de StormUser siguiendo las indicaciones del documento que se encuentra publicado en. http://sivicof.contraloriaboaota.gov.co/stormWeb/ y realicen una nueva instalación, el cual estará disponible el primer día hábil del mes de febrero de 2022, en el portal de sivicof http://sivicof.contraloriabogota.gov.co/stormWeb/ y se proporcionarán las indicaciones de la última versión que debe ser utilizada.

Para la Contraloría de Bogotá, D.C., es importante prestar el apoyo técnico que sea requerido durante el proceso de rendición de cuenta en el Sistema de Vigilancia y Control Fiscal — SIVICOF, por tanto se han dispuesto los siguientes canales de comunicación para la atención de inquietudes y/o requerimientos de soporte técnico.

- PBX 3358888 extensión 10708 y 10704.

- Correo electrónico: soporte sivicof@contraloriabogota.gov.ço

El horario de atención es de lunes a viernes de 8 a.m. a 5 p.m., en días hábiles; las solicitudes recibidas por fuera de este horario a través del correo electrónico, serán tramitadas a partir del día hábil siguiente a su recepción.

Cordial saludo,

ANDRÉS CASTRO FRANCO

NOTA: Ver norma original en anexos

Proyectó: Jorge Alexis Rodríguez Meza joalrodriguez@contraloriabogota.gov.co Subdirector de Gestión de la Información

                 Carmen Aldana Gaviria caldana@contraloriabogota.gov.co Subdirectora Fiscalización Energía

Aprobó: Jorge Enrique García Suárez jegarcia@contraloriabogota.gov.co Contralor Auxiliar

Revisó: Michael Andrés Ruiz Falach maruiz@contraloriabogota.gov.co Director Técnico de Planeación