RESOLUCIÓN 720 DE 2023

(Octubre 31)

Por la cual se autoriza y ordena la baja y disposición final de unos bienes de propiedad de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C.

LA SUBSECRETARIA CORPORATIVA DE LA SECRETARÍA GENERAL DE LA ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTÁ, D.C.

En ejercicio de sus facultades legales, en especial las conferidas por la Resolución Nº 001 de 2019 de la Secretaría Distrital de Hacienda de Bogotá, el artículo 32 del Decreto Distrital N* 140 de 2021, la Resolución N° 532 del 2016 de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., y

CONSIDERANDO:

Que con base en las facultades otorgadas por el Decreto Distrital 601 del 2014, la Contaduría General de Bogotá, D.C. emitió la Resolución Nº 001 del 2019 que contiene el Manual de Procedimientos Administrativos y Contables para el manejo y control de los bienes de las Entidades de Gobierno Distritales. Que, el numeral 5º del precitado Manual define los lineamientos administrativos asociados a las diversas modalidades de retiro de los bienes y su baja en cuentas, específicamente en el punto 5.2.1 de Retiro de Bienes Servibles no Utilizables establece lo siguiente: “Es la salida definitiva de aquellos bienes que se encuentran en condiciones de seguir prestando un servicio, pero que los Entes y Entidades no los requieren para el normal desarrollo de sus actividades o que aunque los requiera, por políticas económicas, disposiciones administrativas, por eficiencia y optimización de recursos, existe orden expresa de la autoridad competente para ser retirados definitivamente y definir su destino final, siendo viable, entre otros, el aprovechamiento por desmantelamiento, la venta, la permuta, la entrega a otro Ente y Entidad Pública Nacional, Distrital o Territorial.”

Que el numeral 5.2.2. del citado Manual, con respecto a los bienes inservibles señala: “En esta categoría se agrupan aquellos bienes que no pueden ser reparados, reconstruidos o mejorados tecnológicamente debido a su mal estado físico o mecánico o que por relación costo - beneficio, resulta su uso ineficiente y antieconómico; y por su mal estado, no se espera que en el futuro generen flujos de efectivo, ni beneficios económicos o potencial de servicio para los Entes y Entidades. ”

Que el numeral 5.2.1.1 del Manual define los parámetros para determinar cuándo un bien es servible no Utilizable para las entidades, originándose, entre otras, por las siguientes circunstancias:

“No útiles por obsolescencia: Son aquellos elementos que, aunque se encuentran en buen estado físico, mecánico y técnico, han quedado en desuso debido a los adelantos científicos y tecnológicos. Además, sus especificaciones técnicas son insuficientes para el volumen, velocidad y complejidad que la labor exige. ”

Que, mediante la Resolución Nº 532 del 2016, el Secretario General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C. delegó en el/la Subsecretario/a Corporativo/a de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., la facultad para dar de baja mediante acto administrativo, los bienes de propiedad de la Entidad tipificados como servibles no utilizables e inservibles, así como autorizar su destino final, de acuerdo con las disposiciones legales vigentes sobre la materia.

Que, de conformidad con lo señalado en el numeral 10 del artículo 32 del Decreto Distrital 140 de 2021 “Por medio del cual se modifica la Estructura Organizacional de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C.”, la Subsecretaría Corporativa de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C. cumple la función de “Dirigir las actividades de administración de los recursos físicos y el manejo del almacén, los inventarios de los bienes muebles e inmuebles asignados a la entidad y la prestación adecuada de los servicios requeridos ”.

Que mediante la Resolución Nº 494 del 2019 “Por medio del cual se constituye el Comité Institucional de Gestión y Desempeño de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C. y reorganizan las demás instancias de coordinación la Entidad” se fusiona el Comité de Inventarios con el Comité Técnico de Sostenibilidad del Sistema Contable. Que, según acta de reunión de la Subdirección de Servicios Administrativos de fecha el 3 de agosto de 2023, se reunieron los funcionarios Edgar Edidier Ávila Benavides, profesional universitario, Fidel Quiroga Triana, profesional especializado y el contratista Jhon Alexander Ramírez Mendieta, en donde se definió el 31 de julio de 2023 como fecha de corte para segunda baja de elementos de bodega año 2023. En dicho documento también se menciona que, se solicitará concepto técnico de los bienes a la Dirección Administrativa y Financiera, Dirección del Sistema Distrital de Servicio a la Ciudadanía, Oficina de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones y a la Subdirección de Servicios Administrativos.

Que, la Subdirección de Servicios Administrativos envió los listados de bienes clasificados para dar de baja a las dependencias anteriormente definidas, en aras de solicitar los conceptos técnicos y la clasificación de cada elemento como servible, inservible u obsoleto. Las solicitudes se hicieron con los siguientes memorandos:

Memorandos de solicitud de conceptos técnicos

Que, en respuesta al memorando de la Subdirección de Servicios Administrativos de radicado No. 3- 2022-37557 y asunto “RESPUESTA ADQUISICIÓN DE EQUIPOS Y REINTEGRO”, con memorando de radicado No. 3-2023-11099 del 18 de abril de 2023, cuyo asunto es “REMISIÓN CONCEPTOS LUXOMETROS PLACAS 11333 — 80281 - 80282”, la Subdirección de Gestión del Patrimonio documental del Distrito remitió el concepto técnico de tres (3) luxómetros, respecto a los cuales “(...) se recomienda dar de baja los equipos (...)”. Que, en respuesta al memorando de la Subdirección de Servicios Administrativos de radicado No. 3- 2023-21683 y asunto “SOLICITUD CONCEPTO TÉCNICO PARA BAJA DE ELEMENTOS - CELULARES”, con radicado No. 3-2023-25871 del 22 de septiembre de 2023, cuyo asunto es “REMITE DOCUMENTOS FORMATO BAJA CELULARES”, la Dirección Administrativa y Financiera remitió el concepto técnico de ciento noventa y cuatro (194) celulares, los cuales “(...) remito documento formato de baja de celulares (...)”.

Que, en respuesta al memorando de la Subdirección de Servicios Administrativos de radicado No. 3- 2023-21685 y asunto “SOLICITUD CONCEPTO TÉCNICO PARA BAJA DE ELEMENTOS DE MOBILIARIO”, con radicado No. 3-2023-24204 del 04 de septiembre de 2023, cuyo asunto es “CONCEPTOS TÉCNICOS PARA BAJA DE MOBILIARIOS / OCT-SEP 2023”el contratista Jilmar Hernández Chaparro de la Subdirección de Servicios Administrativos, adjuntó un “(...) archivo Excel con concepto Técnico de trecientos setenta y tres (373) elementos clasificados inservibles y obsoletos bal”, Que, en respuesta al memorando de la Subdirección de Servicios Administrativos de radicado No. 3- 2023-21741 y asunto “SOLICITUD CONCEPTO TÉCNICO PARA BAJA DE ELEMENTOS LICENCIAS Y SOFTWARE”, con radicados Nos. 3-2023-22519 del 09 de agosto de 2023 y 3-2023- 25600 del 20 de septiembre de 2023, cuyo asunto es “RESPUESTA A SOLICITUD DE CONCEPTO PARA BAJA SOFTWARE/LICENCIAS y ALCANCE AL MEMORANDO — 3-2023-25012”, respectivamente, el jefe de la Oficina de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, Roberto Díaz Granados Díaz adjuntó un “(...) archivo Excel con concepto Técnico de treinta y tres (33) licencias y software clasificados inservibles y obsoletos (....)”.

Que, en respuesta al memorando de la Subdirección de Servicios Administrativos de radicado No. 3- 2023-21743 y asunto “SOLICITUD CONCEPTO TÉCNICO PARA BAJA DE ELEMENTOS INFORMÁTICOS”, con radicado No. 3-2023-25012 del 13 de septiembre de 2023, cuyo asunto es “CONCEPTO TÉCNICO BAJAS MEMORANDO 3-2023-21743”, el Jefe de la Oficina de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, Roberto Diazgranados Díaz, mencionó que “(...) se realiza verificación por parte del personal técnico de la Oficina de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones donde se verifican 388 elementos, a continuación, se relaciona el concepto con relación a la baja. ELEMENTOS INSERVIBLES: se tienen 353 elementos categorizados como inservibles (...) (...) ELEMENTOS OBSOLETOS: Se tienen 35 elementos por obsolescencia tecnología debido a que son tecnología que ya no es utilizada por la entidad (...)”. Que, en respuesta al memorando de la Subdirección de Servicios Administrativos de radicado No. 3- 2023-21744 y asunto “SOLICITUD CONCEPTO TÉCNICO PARA BAJA DE ELEMENTOS ELÉCTRICOS, ELECTRÓNICOS Y OTROS”, con radicado No. 3-2023-24252 del 04 de septiembre de 2023, cuyo asunto es “RESPUESTA EQUIPOS PARA BAJA RADICADO NRO. 3- 2023-21744”, el arquitecto Carlos Andrés Hernández Montiel, contratista del equipo de infraestructura de la Dirección Administrativa y Financiera, adjuntó “(...) archivo Excel con concepto Técnico de doscientos diez (210) elementos clasificados inservibles y obsoletos (...)”. “(...) dentro de los elementos revisados se observa que se encuentran 26 elementos en estado de obsolescencia (...)” y “(...) Así mismo, 182 elementos en estado de inservibles (...)”.

Que, en razón a los memorandos de conceptos técnicos mencionados, durante la sesión N° 23 del 20 de octubre de 2023 del Comité Técnico de Sostenibilidad del Sistema Contable, la Subdirección de Servicios Administrativos presentó los bienes que requieren ser dados de baja por estar catalogados como inservibles u obsoletos así: 

Que mediante acta de sesión Nº 23 del 20 de octubre de 2023 del Comité Técnico de Sostenibilidad del Sistema Contable de la entidad, la Subdirección de Servicios Administrativos realizó las siguientes recomendaciones:

“(...) 1. Dar de baja los 77 elementos devolutivos y los 887 elementos de consumo controlado mencionados en los cuadros anteriores, para que su destino final sea la Enajenación de Bienes a título gratuito entre Entidades Estatales conforme al procedimiento establecido en el Decreto 1082 de 2015.

2. Dar de baja las 3 licencias devolutivas, los 22 software de consumo controlado y las 5 licencias de consumo controlado mencionados en los cuadros anteriores, cuya destinación final sugerida es la destrucción y/o desactivación y si se generan residuos, disponerlos de acuerdo a los lineamientos del PIGA de la entidad.

3. Dar de baja los 8 celulares devolutivos y los 186 celulares de consumo controlado mencionados en el cuadro denominado “Teléfonos celulares para destinación final por destrucción ”, cuya destinación final sugerida es la destrucción y posterior disposición final de residuos de acuerdo a los lineamientos del PIGA de la entidad. (...)”.

Que, previo análisis de los bienes presentados para baja, los conceptos emitidos por las mencionadas dependencias de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C. y, de conformidad con lo establecido en el artículo 32 de la Resolución Nº 494 de 2019, los miembros del Comité Técnico de Sostenibilidad del Sistema Contable en sesión del N* 23 del 20 de octubre de 2023 “(...) decidieron por unanimidad, aprobar las tres sugerencias de baja de los bienes anteriormente relacionados, con el objetivo de que esta depuración se vea reflejada en los estados financieros de la SGAMB del mes de octubre del presente año (...)”.

Que, en el acta aclaratoria del acta No. 23 del 20 de octubre de 2023 del Comité Técnico de Sostenibilidad del Sistema Contable, suscrita el 27 de octubre de 2023, se mencionó que “(...) desde la Subdirección de Servicios Administrativos (...)” se evidenció que el elemento de consumo controlado de placa Nº 11516 “(...) a pesar de estar registrado en el grupo “EQUIPO Y ACCESORIOS DE CONSERV. REST. Y REPROGRAF. ”, tenía parametrizadas en el aplicativo de inventarios SÁl, las cuentas correspondientes al grupo de “EQUIPO Y MAQUINARIA PARA LABORATORIO”. (...)”, razón por la cual “(...) se deben modificar los grupos a dar de baja desagregados en el cuadro que se presentó durante la sesión del comité y que se citó en el acta inicial (...)”. Por tal motivo, las cantidades y valores correctos son los del siguiente cuadro:

Que, anteriormente el aplicativo de inventarios SAI manejaba dos consecutivos de placas, uno para elementos devolutivos y otro para elementos de consumo controlado. Con la implementación del Nuevo Marco Normativo Contable, durante la vigencia 2018 se reclasificaron los bienes de acuerdo a su valor, razón por la cual parte de los elementos que anteriormente estaban catalogados como devolutivos pasaron a ser de consumo controlado. Debido a lo anterior, el aplicativo de inventarios tiene registrados algunas placas repetidas que hacen referencia a diferentes elementos con historiales independientes.

Que, el acta aclaratoria del acta No. 23 del 20 de octubre de 2023 del Comité Técnico de Sostenibilidad del Sistema Contable, suscrita el 27 de octubre de 2023, también menciona que “(...) esta modificación no afecta el valor total de la baja aprobada por unanimidad por el Comité Técnico de Sostenibilidad Contable el día 20 de Octubre de 2023 (...)”. Que, el Manual de Procedimientos Administrativos y Contables para el Manejo y Control de los Bienes de las Entidades de Gobierno Distritales menciona en el numeral 4.5.5.1. sobre “Deterioro del Valor de los bienes no generadores de efectivo” que “(...) Como mínimo al cierre del periodo contable, los Entes y Entidades evalúan la existencia de indicios de deterioro (...)”.

Que, se registraron los comprobantes de egreso números 40, 41, 42 y 43 de 2022 para dar de baja de inventarios diez (10) elementos devolutivos que presentaron indicios de deterioro de acuerdo con los informes de deterioro de las vigencias 2020, 2021 y 2022 y por tal motivo se hace necesario gestionar su disposición final para retirarlos físicamente de la entidad. Que, con oficio N* 2-2023-19777 del 24 de julio de 2023 con el asunto “CONSULTA POSIBLE INTERÉS - ESCULTURA "FIGURAS GEOMÉTRICAS" PLACA NO. 17336” dirigido al Director del Instituto Distrital de Patrimonio Cultural -IDPC, la Subdirectora de Servicios Administrativos, María Y enifer Prada Peña, le indicó a dicho funcionario que “(...) considerando la idoneidad de su entidad para la gestión de este tipo de bienes, se escribe en esta ocasión para conocer si están interesados en que la escultura les sea cedida a título gratuito. (...)”. Que, como respuesta al oficio No. 2-2023-19777 el IDPC envío a la Secretaría General un oficio recibido con el radicado N° 1-2023-24066 del 5 de septiembre de 2023, en el cual se manifiesta que “(...) stes de interés de esta Entidad recibir esta escultura de manera permanente (...)”. Que, durante la sesión N* 23 del 20 de octubre de 2023 del Comité Técnico de Sostenibilidad del Sistema Contable, la Subdirección de Servicios Administrativos presentó los elementos que fueron dados de baja por concepto de deterioro con los comprobantes de egreso números 40, 41, 42 y 43 de 2022 para definir la destinación final correspondiente:

Que mediante acta de sesión Nº 23 del 20 de octubre de 2023 del Comité Técnico de Sostenibilidad del Sistema Contable de la entidad, la Subdirección de Servicios Administrativos sugirió la destinación final así:

“(...) Lote 1: Gestionar la entrega definitiva de la escultura al Instituto Distrital del Patrimonio Cultural IDPC. (...)”.

“(...) Lote 2: Destinación final por medio de la Enajenación de Bienes a título gratuito entre Entidades Estatales conforme al procedimiento establecido en el Decreto 1082 de 2015. (…)

Que, previo análisis de los bienes presentados para destinación final, los antecedentes de su egreso por deterioro y de conformidad con lo establecido en el artículo 32 de la Resolución Nº 494 de 20109, los miembros del Comité Técnico de Sostenibilidad del Sistema Contable en sesión Nº 23 del 20 de octubre de 2023 “(....) decidieron por unanimidad, aprobar las dos sugerencias de disposición final de los bienes anteriormente relacionados, con el objetivo de gestionar el retiro físico de los bienes de las instalaciones de la entidad. (...)”.

Que, el artículo 2.2.1.2.2.4.3 del Decreto Nacional 1082 de 2015, Único Reglamentario del Sector Administrativo de Planeación Nacional, consagra el procedimiento para la enajenación de bienes muebles a título gratuito entre Entidades Estatales, en el cual se indica que “(...) Las Entidades Estatales deben hacer un inventario de los bienes muebles que no utilizan y ofrecerlos a título gratuito a las Entidades Estatales a través de un acto administrativo motivado que deben publicar en su página web.(...)”.

Que, una vez la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C., agote el proceso de enajenación de bienes muebles a título gratuito establecido y en caso de no obtener manifestación de interés por parte de ninguna entidad estatal, dentro de los treinta (30) días calendario siguientes a la fecha de publicación del acto administrativo, procederá a subastarlos a través de intermediario idóneo, de conformidad con lo establecido en el artículo 2.2.1.2.2.1.4 del Decreto Nacional 1082 de 2015.

Que, el “Manual de Procedimientos Administrativos y Contables para el Manejo y Control de los Bienes de las Entidades de Gobierno Distritales” expedido mediante la Resolución 001 de 2019 de la Secretaría Distrital de Hacienda de Bogotá D.C. menciona en el numeral 5.3 sobre Destinos Finales que “(...) como destinos finales se encuentran, la venta, la entrega a una entidad autorizada para el manejo de dichos bienes o elementos, el aprovechamiento, la destrucción, la entrega de bienes muebles entre Entidades Públicas, entrega de bienes a la comunidad, (...)”.

En mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

Artículo primero.- Autorizar y ordenar la baja de los inventarios de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., de setenta y siete (77) bienes devolutivos que se relaciona a continuación, tipificados como inservibles y/u obsoletos, cuyo destino final será la enajenación de bienes muebles a título gratuito entre Entidades Estatales.

Una vez sea efectiva la baja de los bienes, los Movimientos Contables serán los siguientes: 

Artículo segundo.- Autorizar y ordenar la baja de los inventarios de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., de ochocientos ochenta y siete (887) elementos de consumo controlado que se relacionan a continuación, tipificados como inservibles y/u obsoletos, cuyo destino final será la enajenación de bienes muebles a título gratuito entre Entidades Estatales. 

Parágrafo. Considerando que, los elementos anteriormente mencionados son de consumo controlado, la baja de los mismos genera movimiento de tipo administrativo que no implica ningún tipo de movimiento contable. 

Artículo tercero.- Autorizar y ordenar la baja de los inventarios de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., de tres (3) licencias devolutivas que se relacionan a continuación, tipificados como inservibles y/u obsoletos, cuyo destino final será la desactivación y/o la destrucción del original y las copias en caso de existir, incluidas las licencias que acreditan la propiedad.

Una vez sea efectiva la baja de los bienes los Movimientos Contables serán los siguientes: 

Artículo cuarto.- Autorizar y ordenar la baja de los inventarios de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., de veintisiete (27) licencias y softwares de consumo controlado que se relacionan a continuación, tipificados como inservibles y obsoletos, cuyo destino final será la destrucción del original y las copias en caso de existir, incluidas las licencias que acreditan la propiedad.

Parágrafo. Considerando que, los elementos anteriormente mencionados son de consumo controlado, la baja de los mismos genera movimiento de tipo administrativo que no implica ningún tipo de movimiento contable.

Artículo quinto.- Autorizar y ordenar la baja de los inventarios de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., de ocho (8) celulares devolutivos que se relacionan a continuación, tipificados como inservibles y obsoletos, cuyo destino final será la destrucción.

Una vez sea efectiva la baja de los bienes los Movimientos Contables serán los siguientes:

Artículo sexto.- Autorizar y ordenar la baja de los inventarios de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., de ciento ochenta y seis (186) celulares de consumo controlado que se relacionan a continuación, tipificados como inservibles y obsoletos, cuyo destino final será la destrucción.

Parágrafo. Considerando que, los elementos anteriormente mencionados son de consumo controlado, la baja de los mismos genera movimiento de tipo administrativo que no implica ningún tipo de movimiento contable. Artículo séptimo.- Autorizar y ordenar la disposición final de la escultura devolutiva de placa N° 17336 de propiedad de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., que presentó indicios de deterioro y fue dada de baja al cierre de la vigencia 2022, cuyo destino final será la entrega definitiva de la escultura al Instituto Distrital del Patrimonio Cultural - IDPC.

Artículo octavo.- Autorizar y ordenar la disposición final de nueve (9) bienes devolutivos de propiedad de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., que presentaron indicios de deterioro y fueron dados de baja al cierre de la vigencia 2022, cuyo destino final será la enajenación de bienes muebles a título gratuito entre Entidades Estatales.

Artículo noveno.- Una vez la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C., agote el proceso de enajenación a título gratuito establecido para cada uno de los elementos dados de baja detallados en los artículos 1, 2 y 7, y no obtenga manifestación de interés por parte de ninguna entidad estatal, procederá a subastarlos a través, de intermediario idóneo, conforme con lo establecido en el artículo 2.2.1.2.2.1.4 del Decreto Nacional 1082 del 2015. Artículo décimo.- Comunicar el contenido del presente acto administrativo a la Dirección Administrativa y Financiera, a la Subdirección de Servicios Administrativos y a la Subdirección Financiera, para dar cumplimiento a lo contenido en la presente resolución, lo que se realizará a través de la Subdirección de Gestión Documental.

Artículo décimo primero.- Contra la presente Resolución no procede recurso alguno, de conformidad con el artículo 75 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo. 

Artículo décimo segundo.- La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición.

PUBLÍQUESE, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE.

Dada en Bogotá, D.C., a los 21 días del mes de octubre del año 2023.

YANETH SUÁREZ ACERO

Subsecretaria Corporativa

Nota: Ver norma original en Anexos.