CIRCULAR DDT 003 DE 2022

(Julio 26)

PARA: Representantes Legales, Directores Financieros, Jefes de Planeación, Tesoreros, Alcaldes Locales, Contadores, Ordenadores del Gasto, Ordenadores del Pago, Responsables del Presupuesto y Responsables del PAC de las entidades de la Administración Central, Unidades Administrativas Especiales sin personería jurídica, Organismos Distritales de Control y Fondos de Desarrollo Local- FDL.

DE: Tesorera Distrital

ASUNTO: Lineamientos para la administración de recursos derivados de Convenios Interadministrativos pactados en moneda extranjera, suscritos por las entidades distritales con organismos internacionales y/o multilaterales

Mediante la presente Circular, la Dirección Distrital de Tesorería de la Secretaría Distrital de Hacienda (en adelante, DDT-SDH) establece los lineamientos que deben cumplir las entidades distritales destinatarias de la presente Circular, en el evento en el que requieran que la DDT-SDH les administre recursos en moneda extranjera (recaudo, ejecución de pagos y/o realización de operaciones de inversión), derivados de Convenios Interadministrativos suscritos con organismos internacionales y/o multilaterales. 

1. ENTREGA OPORTUNA DE INFORMACIÓN A LA DIRECCIÓN DISTRITAL DE TESORERÍA SOBRE LA RECEPCIÓN DE RECURSOS EN MONEDA EXTRANJERA

En el evento en el que alguna de las entidades distritales destinatarias de la presente Circular tenga conocimiento que recibirá recursos en moneda extranjera, deberá informar oportunamente sobre esta situación a la DDT-SDH mediante un oficio radicado en el canal oficial de radicación de la Secretaría Distrital de Hacienda (radicación_virtual@shd.gov.co) y dirigido al(a) Tesorero(a) Distrital, con al menos dos (2) meses de antelación de la fecha estimada de recepción. 

En el citado oficio se deberá informar lo siguiente:

1.1 Cada uno de los montos de recursos que se espera recibir, indicando claramente el tipo de moneda, el concepto de ingreso al que corresponde y si los recursos deberán reconocerse como Ingresos Distrito o si son recursos que deban reconocerse como Acreedores Varios en administración de la DDT-SHD, caso en el cual se deberá suscribir el respectivo Acuerdo de Servicios de Administración Delegada en los términos del artículo 79 del Decreto Distrital 192 de 2021 (o la norma que lo sustituya o modifique). 

En todo caso, si los recursos se reciben en diferentes instalamentos, se deberá informar el valor, la fecha y la periodicidad con la que éstos se recibirán. 

1.2 Si los recursos requieren ser monetizados o se mantendrán en la moneda de ingreso. En caso de requerir que se mantengan en la moneda de ingreso, se deberá consultar a la Oficina de Gestión de Ingresos de la DDT-SDH a la dirección recaudoconceptosvarios@shd.gov.co, la cuenta bancaria de la DDT-SDH en la cual deben desembolsar los recursos.

1.3 Determinación de la necesidad de la apertura de una nueva cuenta bancaria en la DDT-SDH, si aplica. Si los recursos en moneda extranjera o sus respectivos rendimientos financieros tienen una destinación específica establecida en una normativa vigente y se requiere el manejo independiente, en el oficio descrito en el párrafo precedente también deberá solicitarse dicha apertura. En caso contrario y de no requerirse un tratamiento diferenciado de los recursos o sus rendimientos financieros, estos ingresarán a la Cuenta Única Distrital. 

En caso de requerirse la apertura de una nueva cuenta bancaria, la Subdirección de Operación Financiera de la DDT - SDH informará su número para los trámites que aplique (recaudo, ejecución de pagos y/o realización de operaciones de inversión). 

Igualmente, la entidad distrital deberá adelantar ante la Dirección Distrital de Presupuesto de la SDH las gestiones pertinentes para la definición los rubros y fuentes o fondos de financiación, a través de las cuales se llevará el control presupuestal en caso de que los recursos se reconozcan como Recursos Distrito.

1.4 Tipo de moneda (divisa o COP) en la que se realizarán los pagos.

1.5 Numeral cambiario asociado a los ingresos que se esperan recibir. 

2. PROCESO DE LEGALIZACIÓN Y MONETIZACIÓN

Cuando se reciba el abono en cuenta de compensación en moneda extranjera de la DDTSDH, y teniendo en cuenta la información y/o soportes recibidos e indicados en el ítem 1 de la presente Circular, la Oficina de Gestión de Ingresos de la DDT-SDH procederá a su legalización en el Sistema de Información Financiera de la SDH, e informará del valor resultante de este proceso mediante un correo electrónico dirigido a la respectiva entidad distrital, para que ésta última realice los trámites presupuestales pertinentes.

Posteriormente, la Oficina de Inversiones de la DDT-SDH procederá con la monetización de los recursos y su abono en moneda legal (COP) a la cuenta bancaria autorizada por la DDTSDH para el correspondiente manejo. Para ello, la entidad distrital deberá enviar un oficio dirigido al(a) Tesorero(a) Distrital en el canal oficial de radicación virtual (radicación_virtual@shd.gov.co), indicando i) el valor preciso de recursos que se desea monetizar y ii) el numeral cambiario aplicable a los ingresos que se espera recibir, para que la Oficina de Inversiones de la Subdirección de Planeación Financiera e Inversiones de la DDT- SDH proceda con la monetización. 

3. LINEAMIENTOS PARA LA REALIZACIÓN DE LOS PAGOS POR PARTE DE LA DIRECCIÓN DISTRITAL DE TESORERÍA

Según la moneda en la que se realicen los pagos, la entidad distrital deberá tener en cuenta lo siguiente:

3.1 El flujo de caja estimado de estos recursos con la programación de las fechas en las que se realizarán pagos con cargo a los mismos. 

3.2 Pagos en moneda extranjera: Para pagos en moneda extranjera, las entidades distritales deberán radicar con al menos cinco (5) días hábiles de anticipación a la radicación de la cuenta por pagar en el Sistema de Información Financiera y Administrativa de la SDH, un oficio firmado por el Ordenador del Gasto y el Responsable del Presupuesto, dirigido a la Oficina de Gestión de Pagos de la DDT, que incluya las instrucciones del pago en moneda extranjera, incluyendo toda la información y requisitos exigidos en la Circular DDT No. 8 de 2021 (o la norma que la sustituya o modifique), en donde se establecen las condiciones de los pagos en moneda extranjera.

3.3 Pagos en moneda colombiana (COP): Para la atención de cualquier pago con cargo a los recursos previamente legalizados por la Oficina de Gestión de Ingresos de la DDT-SDH, se deberán cumplir los lineamientos dispuestos en los artículos 31, 33, 34 y 35 del Decreto Distrital 192 de 2021(o la norma que lo sustituya o modifique), así como en la Circular de Programación de Pagos DDT No. 11 del 20 de diciembre de 2021 o aquella que la reemplace.

3.4 En ambos casos, se debe tener en cuenta que, si los fondos para realizar el pago deben ser girados de una cuenta bancaria que tiene una destinación específica, se debe solicitar a la Oficina de Gestión de Pagos de la DDT-SDH la parametrización del fondo presupuestal, en el formato requerido y con las firmas respectivas del Ordenador del Gasto y Responsable del Presupuesto, con el fin de que las cuentas por pagar sean programadas desde la cuenta bancaria de la DDT-SDH aperturada para el manejo del respectivo Convenio Interadministrativo.

4. RECHAZOS EN LOS PAGOS EFECTUADOS POR LA DIRECCIÓN DISTRITAL DE TESORERÍA

En caso de presentarse el rechazo de un pago, la Oficina de Operaciones Financieras de la DDT-SDH informará esta situación a la entidad distrital dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la fecha en que se conozca el rechazo; esto, con el objetivo de que la entidad distrital subsane o corrija la situación que generó el rechazo, ya sea realizando la reordenación o la anulación en Sistema de Información Financiera de la SDH de la cuenta por pagar, para que la Oficina de Gestión de Pagos de la DDT-SDH realice el reenvío del giro. 

5. APROPIACIÓN PRESUPUESTAL PREVIA E INICIO DE LA EJECUCIÓN DE LOS RECURSOS

Teniendo en cuenta lo dispuesto en el literal d)[1] del artículo 13 del Decreto Distrital 714 de 1996, respecto del principio de universalidad, se informa que la ejecución tesoral de los recursos administrados en las cuentas bancarias de la DDT-SDH, solo podrán ser ejecutados hasta el momento en el que estos se encuentren incorporados en el Presupuesto Distrital. Esto se corroborará con una certificación suscrita por el Responsable del Presupuesto y el Ordenador del Gasto de la respectiva entidad distrital, en donde se deje constancia que estos recursos ya se encuentran incluidos en el Presupuesto y alleguen el respectivo Decreto de incorporación o adición presupuestal e informar el código y descripción de la fuente o fondo de financiación con la cual se ejecutarán dichos recursos. 

6. COSTOS POR COMISIONES BANCARIAS PRODUCTO DE LA ADMINISTRACIÓN TESORAL DE RECURSOS EN MONEDA EXTRANJERA

Los eventuales costos por diferencial cambiario, comisiones por contravalor o cualquier otro valor asociado a la administración de los recursos administrados en moneda extranjera y que sean cobrados por las entidades financieras en el proceso de monetización, se asumirán con cargo a los mismos recursos objeto de administración.

7. LIMITE DE ORDENACIÓN DE GIROS

En ningún caso las entidades distritales podrán ordenar giros que superen el monto disponible en la cuenta bancaria de la DDT-SDH designada para la administración de estos recursos, ni la respectiva apropiación presupuestal asignada a cada entidad. De llegar a suceder esta situación, se entenderá que la misma no podrá ser cumplida. 

Igualmente, para poder radicar la correspondiente cuenta por pagar en el Sistema de Información Financiera de la SDH, se debe tener disponibilidad del Programa Anual Mensualizado de Caja (PAC) en la respectiva cadena presupuestal. Para ello, cada una de las entidades debió haber programado con antelación el PAC correspondiente, el cual debe reflejar la necesidad real de giro por parte de la entidad.

8. RENDIMIENTOS FINANCIEROS

Por regla general, para la determinación de la titularidad de los rendimientos financieros se seguirán las reglas dispuestas en el artículo 47 del Decreto Distrital 192 de 2021 (o la norma que lo sustituya o modifique). En consecuencia, cualquier excepción a las reglas allí dispuestas sobre la destinación y propiedad de los rendimientos financieros, deberá ser justificada por la respectiva entidad distrital, informando su sustento legal. 

9. PROHIBICIÓN DE ASIGNACIÓN DE COMPETENCIAS ADICIONALES EN CABEZA DE LA DDT-SDH

Las entidades distritales no podrán asignar competencias adicionales a la DDT-SDH, respecto de aquella establecidas en la normatividad distrital vigente. En consecuencia, la DDT-SDH no acatará ninguna obligación que se incorpore en un Acuerdo de voluntades en donde la DDT-SDH no sea parte y que le implique realizar alguna actividad adicional a aquellas reguladas en los Decretos Distrital 714 de 1996, 601 de 2014 y 192 de 2021, así como en las Resoluciones internas de la Secretaría Distrital de Hacienda. 

La presente Circular rige a partir de la fecha de su publicación y los lineamientos establecidos son de obligatorio cumplimiento.

SANDRA NARVÁEZ CASTILLO

Tesorera Distrital

Nota: Ver norma original en Anexos.