CIRCULAR EXTERNA 027 DE 2023

(Diciembre 29)

De: Unidad Administrativa Especial Dirección Nacional de Derecho de Autor.

Para: Representantes Legales y Jefes de Oficina de Control Interno o quienes hagan sus veces, de las Entidades u Organismos Públicos del Orden Nacional y Territorial

Asunto: Modificación Circular 017 del 01 de junio de 2011, sobre recomendaciones, seguimiento y resultados sobre el cumplimiento de las normas en materia de derecho de autor sobre programas de computador (software).

Fecha: 29 de diciembre de 2023

l. CONSIDERACIONES RESPECTO AL MARCO LEGAL VIGENTE

El 25 de febrero de 1999 se expidió la Directiva Presidencial No. 01, relacionada con el respeto al derecho de autor y los derechos conexos. A través de dicha circular la Presidencia de la República instruye a los servidores públicos en la obligación de adoptar un comportamiento respetuoso del derecho de autor y la prohibición de utilizar o adquirir obras literarias o artísticas, fonogramas y señales de televisión que infrinjan tales derechos.

Posteriormente, a través de la Directiva Presidencial No. 02 del 12 de febrero de 2002, se reitera el interés del Gobierno Nacional en la protección del derecho de autor y los derechos conexos y se ordena a las Oficinas de Control Interno, Auditores u Organismos de Control de las respectivas entidades, verificar el cumplimiento de las disposiciones en materia de derecho de autor en la adquisición y uso de programas de computador en las entidades.

De conformidad con lo ordenado por las Directivas Presidenciales 01 de 1999 y 02 de 2002, el Consejo Asesor del Gobierno Nacional en materia de Control Interno de las Entidades del Orden Nacional y Territorial, expidió la Circular 04 del 22 de Diciembre de 2006, mediante la cual solicitó a los Representantes Legales y Jefes de las Oficinas de Control Interno de las Entidades u Organismos públicos del orden nacional y territorial, la información relacionada con la “Verificación, recomendaciones, seguimiento y resultados sobre el cumplimiento de las normas en materia de derecho de autor sobre Software”.

“Esta información se recibirá a más tardar el tercer viernes del mes de marzo de cada año, en medio magnético, suscrita por el Jefe de Control Interno o quien haga sus veces y remitida por el Representante Legal de la entidad, a la Unidad Administrativa Especial Dirección Nacional de Derechos de Autor”.

En la mencionada circular se consagró: “La Dirección Nacional de Derecho de Autor establecerá el procedimiento para el recibo, administración y custodia de esta información".

La Unidad Administrativa Especial Dirección Nacional de Derecho de Autor desarrolló y alojó en su página Web www.derechodeautor.gov.co un aplicativo para recepcionar la información objeto de esta circular.

ll. OBJETIVOS

La presente Circular tiene por objeto definir la información que debe contener el reporte sobre “Verificación, recomendaciones, seguimiento y resultados sobre el cumplimiento de las normas en materia de derecho de autor sobre Software” a presentar por los Jefes de Control Interno en virtud de lo solicitado por la Circular 04 de 2006, expedida por el Consejo Asesor del Gobierno Nacional en materia de control Interno de las Entidades del Orden Nacional y Territorial.

La información será diligenciada, en los términos de la Circular No. 04 del 22 de diciembre de 2006, suscrita por el Jefe de Control Interno o quien haga sus veces y remitida por el Representante Legal de la entidad en el aplicativo que para el efecto dispondrá la Unidad Administrativa Especial Dirección Nacional de Derecho de Autor en la página www.derechodeautor.gov.co, desde el primer día hábil del mes de enero de cada año hasta el tercer viernes del mes de marzo de cada año, fecha en la cual se deshabilitará el aplicativo.

En cumplimiento de la Circular No. 04 de 2006, los Jefes de Control Interno de las de las entidades u organismos públicos del orden nacional y territorial deberán remitir la siguiente información de conformidad con el siguiente cuestionario:

- ¿Con cuántos equipos cuenta la entidad?

- ¿El software instalado en estos equipos se encuentra debidamente licenciado?

- ¿Qué mecanismos de control se han implementado para evitar que los usuarios instalen programas o aplicativos que no cuenten con la licencia respectiva?

- ¿Cuál es el destino final que se le da al software dado de baja en su entidad?

El día 13 de enero de 2011, el Departamento Administrativo de la Función Pública, ante solicitud de esta Unidad Administrativa, por medio de correo electrónico informó este hecho a todos los responsables del envío de la información para que procedieran en consecuencia, a través del aplicativo antes mencionado.

lll. ALCANCES

El alcance de la presente Circular es para informar a los Representantes Legales y Jefes de Oficina de Control Interno o quienes hagan sus veces, de las Entidades u Organismos Públicos del Orden Nacional y Territorial que a partir de la vigencia 2024 en la página web de la Unidad Administrativa Especial Dirección Nacional de Derecho de Autor www.derechodeautor.gov.co se habilitará un nuevo campo en el micrositio del Informe de Software, en el cual deberán subir el link que permita acceder al informe “Verificación, recomendaciones, seguimiento y resultados sobre el cumplimiento de las normas en materia de derecho de autor sobre Software” en los términos de la Circular No. 04 del 22 de diciembre de 2006 del Consejo Asesor del Gobierno Nacional en materia de Control Interno de las Entidades del Orden Nacional y Territorial.

Finalmente, la Dirección Nacional de Derecho de Autor, al ejercer como autoridad nacional en materia de derecho de autor y derechos conexos, pone a disposición de todas las entidades el conocimiento especializado e infraestructura técnica y humana para atender cada una de sus inquietudes.

HERMAN DE JESÚS GUTIÉRREZ GUTIÉRREZ

Director General

NOTA: Ver norma original en Anexos.