ACUERDO 01 DE 2021

 

Por medio del cual se actualiza el reglamento interno del Comité Intersectorial de Coordinación Jurídica del Sector Cultura, Recreación y Deporte

 

En ejercicio de sus facultades legales, en especial las conferidas por el Decreto Distrital 139 de 2017 y en cumplimiento de lo dispuesto en la Resolución 233 de 2018 y en la Resolución 753 de 2020 expedidas por la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C.

 

CONSIDERANDO:

 

Que mediante el Decreto Distrital 139 de 2017 se establecieron las instancias de coordinación de la Gerencia Jurídica en la Administración Distrital, norma que en su artículo 1º indicó que dichas instancias “…son escenarios que permiten la articulación de la gestión de los organismos y entidades distritales, de manera que se garantice la unidad de criterio en sus diferentes actuaciones, y en el ejercicio de las actividades de defensa judicial…”.

 

Que en el artículo 10 señala que: “(...) los comités intersectoriales de coordinación jurídica son instancias encargadas de coordinar la política jurídica al interior de cada uno de los sectores administrativos de coordinación y se encuentran conformados por: 1. El/la Subsecretario/a, Director/a, o Jefe/a de las Oficinas Asesoras Jurídicas o la dependencia que haga sus veces, de la Secretaría Cabeza de Sector Administrativa de coordinación de la Administración Distrital, quien lo presidirá. 2. Los/as Directores/as, Jefes/as de las Oficinas Asesoras jurídicas o la dependencia que haga sus veces, de las entidades y organismos distritales, que conforman el respectivo Sector Administrativo de Coordinación Distrital. 3. El/la Subsecretario/a Jurídico/a de la Secretaría Jurídica Distrital, quien podrá delegar su asistencia, el cual contará con voz pero sin voto. La Secretaría Técnica será ejercida por la Subsecretaría, Dirección y/u Oficina Jurídica o la dependencia que haga sus veces de las Secretarías de Despacho cabeza de Sector Administrativo. (...)”

 

Que el artículo 11 de la citada norma señala el objeto y funciones de los Comités Intersectoriales de Coordinación Jurídica, indicando lo siguiente: “…Los Comités intersectoriales de Coordinación jurídica tienen por objeto coordinar la gestión jurídica al interior del correspondiente sector administrativo de coordinación y divulgar las políticas y lineamientos adoptados en el Comité Jurídico Distrital y en el Comité Distrital de Apoyo a la Contratación…”

 

Que el numeral 7 del mencionado artículo 11 establece como una de las funciones expedir su propio reglamento interno.

 

Que en cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 6 de la Resolución 233 de 2018 “Por la cual se expiden lineamientos para el funcionamiento, operación, seguimiento e informes de las instancias de coordinación del Distrito capital” las instancias de coordinación deberán adoptar mediante acuerdo el reglamento interno, para determinar competencias, funciones, quórum, sesiones y demás aspectos necesarios para el funcionamiento de esta instancia; asimismo indicó que las instancias creadas con anterioridad a la expedición de los lineamientos, dispondrán del término de seis (6) meses para reglamentar su funcionamiento.

 

Que en ese sentido, en reunión del 25 de julio de 2019, el Comité Intersectorial de Coordinación Jurídica del Sector Cultura, Recreación y Deporte aprobó el reglamento y mediante Acuerdo No. 01 de 30 de julio de 2019, fue adoptado según se evidencia en el orfeo 20191100145173, de la Secretaría Distrital de Cultura, Recreación y Deporte. Es de señalar que esta instancia contaba con su reglamento interno aprobado por la totalidad de los integrantes según orfeo 2015-110-006544-3.

 

Que mediante Resolución 753 de 2020 "Por la cual se modifica la Resolución 233 del 08 de junio de 2018 “Por la cual se expiden lineamientos para el funcionamiento, operación, seguimiento e informes de las Instancias de Coordinación del Distrito Capital” la cual por una parte reguló las sesiones, la toma de decisiones y su publicación, que requiere se incorporen dentro del mismo para su actualización.

 

Que de conformidad con el Artículo 3° del Decreto Distrital 430 de 2018, el Modelo de Gestión Jurídica Pública (MGJP) es un sistema integral dirigido a la administración, orientación, desarrollo y seguimiento de la gestión jurídica en el ámbito distrital en busca de alcanzar altos estándares de eficiencia y seguridad jurídica que faciliten la toma de decisiones, la protección de los intereses del Distrito Capital y la prevención del daño antijurídico.

 

Que mediante los artículos 6º y 11º del Decreto Distrital 430 de 2018, se estableció la integración del Modelo de Gestión Jurídica Pública (MGJP), indicando que el componente temático que comprende las actividades jurídicas que desarrollan las entidades y organismos, son los siguientes:

 

1. Asesoría Jurídica.

 

2. Producción Normativa.

 

3. Defensa Judicial.

 

4. Contratación Pública.

 

5. Función Disciplinaria.

 

6. Función de Inspección, Vigilancia y Control -IVC-

 

Que el artículo 31º del Decreto Distrital 430 de 2018, precisó que la función disciplinaria es la actividad a través de la cual se desarrolla el ejercicio del control disciplinario que ejercen las Oficinas de Control Interno Disciplinario y los funcionarios con potestad disciplinaria sobre los servidores públicos distritales, conforme a las competencias previstas en la Ley.

 

Que el Artículo 49º del anterior Decreto Distrital, precisó que las entidades y organismos distritales deben garantizar la articulación de la gestión jurídica a nivel sectorial e intersectorial permitiendo la materialización de los intereses del Distrito Capital.

 

Que ante la ausencia de una instancia en materia disciplinaria, que permita una articulación adecuada entre las entidades distritales del sector cultura y ante la inminente puesta en marcha del código general disciplinario y la presencia más activa de los temas disciplinarios en la agenda pública, es necesario garantizar a través de una instancia intersectorial, la posibilidad de concretar los propósitos del Modelo de Gestión Jurídica Pública (MGJP), con el fin de generar corresponsabilidad en las actividades adelantadas, la promoción de nuevos mecanismos de articulación y la búsqueda de la coordinación central, intersectorial y sectorial en materia jurídica disciplinaria, que promueva una cultura de gestión de cambio y de mejoramiento continuo, que optimice las acciones adelantadas por las entidades distritales en perspectiva de mejorar la eficiencia en la defensa de los intereses del Distrito Capital.

 

Que según el artículo 12 del Decreto Distrital 139 de 2017, en las sesiones del comité intersectorial de coordinación jurídica, podrán participar como invitados, con voz, pero sin voto, los servidores públicos de los organismos y entidades distritales que por sus áreas de desempeño tengan relación con los temas a discutir, en ese sentido, en las sesiones ordinarias se invitará a los Jefes de Control Disciplinario y a los Jefes de Contratación Pública del sector cuando se tratan estos componentes temáticos.

 

Que, en mérito de lo expuesto, los integrantes del Comité Intersectorial de Coordinación Jurídica del Sector Cultura, Recreación y Deporte, en sesión 22 de noviembre de 2021 aprueban por mayoría la actualización del presente acuerdo.

 

ACUERDAN:

 

Artículo 1. Por medio del presente Acuerdo se actualiza el Reglamento Interno del Comité Intersectorial de Coordinación Jurídica del Sector Cultura, Recreación y Deporte, en los términos que se establecen en los siguientes artículos.

 

CAPÍTULO I

 

OBJETO, FUNCIONES E INTEGRACIÓN

 

Artículo 2. Objeto. El Comité Intersectorial de Coordinación Jurídica del Sector Cultura, Recreación y Deporte, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 11 del Decreto Distrital 139 de 2017, tiene por objeto coordinar la gestión jurídica al interior del Sector Cultura, Recreación y Deporte y divulgar las políticas y lineamientos adoptados en el Comité Jurídico Distrital y en el Comité Distrital de Apoyo a la Contratación.

 

Artículo 3. Funciones básicas. De conformidad con lo dispuesto en el artículo 11 del Decreto Distrital 139 de 2017, corresponde al Comité Intersectorial de Coordinación Jurídica del Sector Cultura, Recreación y Deporte:

 

3.1. Determinar los asuntos jurídicos de impacto para el sector.

 

3.2. Analizar y decidir lineamientos respecto de asuntos que tengan alto impacto en el Sector Cultura, Recreación y Deporte.

 

3.3. Informar a las entidades que hacen parte del Sector Cultura, Recreación y Deporte las decisiones adoptadas por el Comité Jurídico Distrital, a través del Presidente del Comité.

 

3.4. Aplicar las políticas y lineamientos que, en materia de contratación estatal, gestión judicial, representación judicial y extrajudicial, gestión disciplinaria Distrital, prevención del daño antijurídico, gestión de la información jurídica e inspección, vigilancia y control de las entidades sin ánimo de lucro, se dicten para el Distrito Capital.

 

3.5. Presentar informes periódicos de la aplicabilidad y cumplimiento de las políticas y lineamientos jurídicos, impartidos por el Comité Jurídico Distrital, por el Comité de Apoyo a la Contratación y/o por la Secretaría Jurídica Distrital.

 

3.6. Analizar los temas de impacto jurídico del Sector Cultura, Recreación y Deporte y unificar una posición para ser presentados y discutidos en el Comité Jurídico Distrital, de ser el caso.

 

3.7. Expedir su propio reglamento.

 

Artículo 4. Integración. Conforme a lo dispuesto en el artículo 10 del Decreto Distrital 139 de 2017, el Comité Intersectorial de Coordinación Jurídica del Sector Cultura, Recreación y Deporte se encuentra conformado por:

 

4.1 El/la Jefe/a de la Oficina Asesora Jurídica de la Secretaría de Cultura, Recreación y Deporte, quien lo presidirá.

 

4.2 El/la Jefe/a de la Oficina Asesora Jurídica del Instituto Distrital de Recreación y Deporte - IDRD.

 

4.3 El/la Jefe/a de la Oficina Asesora Jurídica del Instituto Distrital de las Artes - IDARTES.

 

4.4 El/la Jefe/a de la Oficina Asesora Jurídica del Instituto Distrital de Patrimonio Cultural - IDPC.

 

4.5 El/la Jefe/a de la Oficina Asesora Jurídica del Fundación Gilberto Alzate Avendaño - FUGA

 

4.6 El/la Jefe/a de la Oficina Asesora Jurídica de la Orquesta Filarmónica de Bogotá - OFB

 

4.7 El/la Coordinar/a de la Oficina Asesora Jurídica de Canal Capital.

 

Parágrafo: Podrán participar como invitados, con voz, pero sin voto, los servidores públicos de los organismos y entidades distritales que por sus áreas de desempeño tengan relación con los temas a discutir. En las sesiones ordinarias se invitará a los Jefes de Control Disciplinario y a los Jefes de Contratación Pública del sector cuando se tratan estos componentes temáticos.

 

CAPÍTULO II

 

FUNCIONAMIENTO

 

Artículo 5. Organización. De conformidad con lo establecido en el artículo 10 del Decreto Distrital 139 de 2017, contará con un Presidente y un Secretario Técnico.

 

Parágrafo Primero. Presidencia. Será ejercida por El/la Jefe/a de la Oficina Asesora Jurídica de la Secretaría Distrital de Cultura, Recreación y Deporte y tendrá las siguientes funciones:

 

1. Suscribir los actos y/o decisiones adoptadas por la instancia de coordinación, entre ellas el reglamento interno.

 

2. Programar anualmente las sesiones ordinarias.

 

3. Programar las sesiones extraordinarias cuando se requieran.

 

4. Promover la articulación de la gestión sectorial, intersectorial, regional, con la nación, según corresponda.

 

5. Suscribir el informe de gestión de la instancia, acorde con los parámetros establecidos en el Anexo 5 de la Resolución 233 de 2018 de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, o la norma que la modifique o sustituya.

 

6. Coordinar con la Secretaría Técnica la elaboración de actas e informes y demás documentos para su publicación.

 

7. Someter a discusión y aprobación las actas del Comité Intersectorial de Coordinación Jurídica del Sector Cultura, Recreación y Deporte.

 

8. Dirigir los debates y mantener el orden en las sesiones.

 

9. Las demás que sean necesarias para el adecuado funcionamiento del Comité Intersectorial de Coordinación Jurídica del Sector Cultura, Recreación y Deporte.

 

Parágrafo Segundo. Secretaría Técnica. Será ejercida por El/la Jefe/a de la Oficina Asesora Jurídica de la Secretaría Distrital de Cultura, Recreación y Deporte, quien designará a un profesional de la Oficina Asesora de Jurídica para tal fin y tendrá las siguientes funciones:

 

1. Proyectar el reglamento interno de la instancia de coordinación.

 

2. Realizar la convocatoria de las sesiones de la instancia.

 

3. Verificar el quorum antes de sesionar.

 

4. Fijar y hacer seguimiento al orden del día propuesto por los integrantes de la instancia.

 

5. Consolidar y presentar para su aprobación, los documentos, estrategias, planes, programas y proyectos propuestos por sus integrantes, si así se requiere.

 

6. Elaborar las actas, informes y demás documentos, y coordinar con la Presidencia su suscripción.

 

7. Llevar el archivo de las actas y demás documentos que sirvan de soporte a las actividades que adelanta el Comité, autorizar su consulta y responder por la custodia y actualización del mismo.

 

8. Tramitar las solicitudes de copias auténticas de las actas y la expedición de certificaciones sobre las mismas.

 

9. Las demás que le sean asignadas por el Comité Intersectorial de Coordinación Jurídica del Sector Cultura, Recreación y Deporte.

 

CAPÍTULO III

 

DE LAS SESIONES

 

Artículo 6. Sesiones. Conforme a lo dispuesto en el artículo 12 del Decreto Distrital 139 de 2017, el Comité Intersectorial de Coordinación Jurídica del Sector Cultura, Recreación y Deporte sesionará de manera ordinaria por lo menos cada tres (3) meses, y de forma extraordinaria cuando se requiera.

 

La primera sesión ordinaria será en el mes de marzo en la cual se fijará la agenda anual de reuniones.  De conformidad con las solicitudes realizadas por sus integrantes, podrán ser incluidos durante la vigencia y previo al desarrollo de las sesiones ordinarias, los temas que sean requeridos.

 

Las sesiones extraordinarias se convocarán cuando se requieran tratar temas cuya urgencia e importancia impidan esperar hasta la siguiente sesión ordinaria.

 

Parágrafo Primero. Sesiones virtuales. Se podrán realizar sesiones virtuales para temas presentados por sus integrantes, siempre y cuando se disponga de medios tecnológicos que garanticen la comunicación de los integrantes de la instancia. Para decidir los temas propuestos, se tendrá un tiempo máximo de cinco (5) horas. La mecánica para la sesión virtual debe ser informada con la notificación de la misma.

 

Parágrafo Segundo. Convocatorias. A las sesiones ordinarias se convocará mediante comunicación oficial o electrónica, enviada por lo menos con ocho (8) días de antelación. A las sesiones virtuales se convocará a través de correo electrónico, con mínimo dos (2) días de anticipación.

 

Parágrafo Tercero. Contenido de las convocatorias. La invitación a las sesiones se acompañará del Orden del día.

 

Artículo 7. Quórum. Existirá quórum deliberatorio y decisorio, cuando se hallen presentes la mitad más uno de los integrantes del Comité Intersectorial de Coordinación Jurídica del Sector Cultura, Recreación y Deporte. La adopción de las recomendaciones, orientaciones y decisiones a las problemáticas jurídicas analizadas se tomarán por la mayoría simple de los miembros asistentes, pero en todo caso la decisión se entenderá adoptada por el comité en pleno.

 

Parágrafo Primero. Si dentro de los treinta (30) minutos siguientes a la hora fijada para iniciar la sesión ordinaria no hay quórum, esta se aplazará.  Los miembros asistentes fijarán nueva fecha, hora y lugar, y se hará la respectiva convocatoria,  para máximo los dos (2) días siguientes sin más citación que la efectuada dentro de la sesión.

 

Parágrafo Segundo. La ausencia de los integrantes de la instancia a las sesiones presenciales o virtuales, deberá ser informada por escrito a la Secretaría Técnica, con el fin de ser comunicadas al pleno de la misma.

 

Artículo 8. Presentación y trámite de documentos para discusión. Los temas de competencia del Comité Intersectorial de Coordinación Jurídica del Sector Cultura, Recreación y Deporte, serán propuestos y expuestos por cualquiera de los/as integrantes del mismo.

 

En caso de tratarse de temas relacionados con la función disciplinaria, el funcionario responsable de dicha labor en las entidades que conforman el sector cultura, recreación y deporte podrá presentar los documentos y análisis pertinentes, que considere de relevancia jurídica deban ser revisados y discutidos por los miembros del comité intersectorial. En todo caso y de considerarse la inclusión de estas temáticas en el desarrollo de las sesiones ordinarias y/o extraordinarias del comité, a efectos de conocer la postura de El/la Subsecretario/a, Director/a, Jefe/a o Asesor/a de las oficinas de asuntos disciplinarios de las entidades que conforman el sector, estos serán invitados(as) a la sesión, para lo cual se les remitirá junto con la invitación los documentos a discutirse.

 

Los documentos técnicos que se pretendan someter a consideración, serán entregados a la Secretaría Técnica, por lo menos con cinco (5) días calendario de anticipación, en medio físico y magnético. La Secretaría será la encargada de coordinar la presentación y socialización con los integrantes de la instancia, a efecto que los miembros lleguen preparados a la sesión y puedan presentar los análisis y posiciones correspondientes.

 

Igual tramite surtirán los documentos contractuales que se pretenda someter a consideración del Comité, y en ese sentido, los encargados del tema en el sector serán convocados por los Directores, Jefes o Coordinadores Jurídicos.

 

Artículo 9. Informe de Gestión. De conformidad con lo señalado en la Resolución 753 de 2020 emitida por la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, el  Comité Intersectorial de Coordinación Jurídica del Sector Cultura, Recreación y Deporte al ser una instancia de coordinación, deberá publicar un informe de gestión trimestral en el sitio web creado para este, así:

 

Primer trimestre (enero, febrero y marzo) la información deberá estar cargada a más tardar el último día hábil del mes de abril.

 

Segundo trimestre (abril, mayo, junio) la información deberá estar cargada a más tardar el último día hábil del mes de julio.

 

Tercer trimestre (julio, agosto, septiembre) la información deberá estar cargada a más tardar el último día hábil del mes de octubre.

 

Cuarto trimestre (octubre, noviembre y diciembre) la información deberá estar cargada a más tardar el último día hábil del mes de enero de la siguiente vigencia.

 

Su publicación forma parte de la evidencia histórica y deberá permanecer para consulta en la página web, para lo cual deberán diligenciar el Anexo No. 2 denominado "Informe de Gestión", el cual hace parte integral del presente Acuerdo.

 

El informe de gestión anual deberá publicarse antes del último día hábil del mes de diciembre de la respectiva vigencia.

 

Artículo 10. Publicación de toma de decisiones de las instancias. La toma de decisiones que se realice en cada una de las sesiones de las instancias de coordinación Distrital se hará conforme con el artículo 2 de la Resolución 753 de 2020 y en concordancia con el artículo 5 del Decreto Distrital 189 de 2020 “Por el cual se expiden lineamientos generales sobre transparencia, integridad y medidas anticorrupción en las entidades y organismos del orden distrital y se dictan otras disposiciones”.

 

Parágrafo Primero. En concordancia con el artículo 11 de Ia Ley 1712 de 2014, se publicará toda la información correspondiente a los trámites del Comité Intersectorial, los procedimientos que se siguen para tomar decisiones y el contenido de toda decisión y/o política que haya adoptado y afecte al público, junto con sus fundamentos y toda interpretación autorizada de ellas.

 

Artículo 11. Publicación de la toma de decisiones de los órganos de administración y dirección de las entidades descentralizadas Distritales. Como parte integral de los lineamientos de gobierno corporativo, los órganos de administración y dirección de las entidades descentralizadas del orden Distrital adoptarán el anexo 3 denominado "Toma de decisiones" que se diligenciara por cada sesión de trabajo y deberá publicarse en la sección de "Transparencia y acceso a la información pública" o en el micrositio que se indique. La ruta del sitio web será: https://www.culturarecreacionydeporte.gov.co/es/transparencia/informacion-adicional/11-3-1 instancias-de-coordinacion   en donde se cargará la información el último día hábil de mes siguiente una vez termine el trimestre.

 

Parágrafo Primero. La publicación del anexo 3 "Toma de decisiones" deberá estar soportado con el acta de la sesión correspondiente y estará firmado por el Señor Secretario de Despacho de la Secretaría Distrital de Cultura, Recreación y Deporte.

 

Artículo 12. Actas. De las sesiones del Comité Intersectorial de Coordinación Jurídica del Sector Cultura, Recreación y Deporte, la Secretaría Técnica levantará las actas respectivas con las decisiones que se adopten, y contarán con una numeración consecutiva anual, seguida del año en números.

 

Dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la realización de la sesión, el acta será enviada por la Secretaria Técnica a los integrantes de la instancia, a través de correo electrónico u otra alternativa informada en la respectiva reunión, para que en el término de cinco (5) días hábiles realicen sus observaciones. Si se presentan observaciones, la Secretaría Técnica dispone de dos (2) días hábiles para resolverlas y presentar el acta final. Si no se reciben observaciones, se entenderá que están de acuerdo con lo plasmado en la misma.

 

El acta final será suscrita por el/la Presidente/a y por el/la Secretario/a Técnico/a de la instancia y contendrá las decisiones tomadas, los compromisos y tareas de los integrantes y los documentos que hagan parte de cada sesión.

 

En el evento de que no se reúna el quórum o no se realice la sesión, la Secretaría Técnica elaborará el acta en la que se evidencie la razón.

 

CAPÍTULO IV

 

DISPOSICIONES GENERALES

 

Artículo 13. Transparencia. La Secretaría Técnica en un tiempo máximo cinco (5) días después de aprobadas las actas y demás documentos que deben ser publicados en la página web, deberán suministrar la información al área encargada de cumplir este requisito.

 

Artículo 14. Reglamento Interno. Este reglamento podrá ser modificado por iniciativa de uno o más de sus integrantes y aprobado por el quorum decisorio establecido.

 

Artículo 15. Vigencias y Derogatorias. El presente Acuerdo del Comité Intersectorial de Coordinación Jurídica del Sector Cultura, Recreación y Deporte, regirá a partir de la publicación y deroga el Acuerdo No. 01 de 30 de julio de 2019, adoptado según orfeo 20191100145173.

 

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE.

 

Dado en Bogotá D. C., a los

 

JUAN MANUEL VARGAS AYALA

 

Presidente

 

MARTHA REYES CASTILLO

 

Secretaria Técnica