RESOLUCIÓN 025 DE 2023(SIC)

(Enero 19)

Por la cual se constituye y establece el funcionamiento de la Caja Menor de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., para la vigencia 2024

LA SECRETARIA GENERAL DE LA ALCALDIA MAYOR DE BOGOTA, DISTRITO CAPITAL

En ejercicio de sus facultades legales, en especial las conferidas por el artículo 2 del Decreto Distrital 140 de 2021 y el artículo 57 del Decreto Distrital 192 de 2021 y

CONSIDERANDO

Que, el Decreto Distrital 492 de 2019 estableció lineamientos generales sobre austeridad y transparencia del gasto público en el Distrito Capital y, en su artículo 20, dispuso que: "El responsable y ordenador del manejo de la caja menor en cada entidad y organismo distrital deberá ceñirse estrictamente a los gastos que tengan carácter de imprevistos, urgentes, imprescindibles e inaplazables y enmarcados dentro de las políticas de racionalización del gasto".

Que, el Decreto Distrital 192 de 2021 reglamentó el Estatuto Orgánico del Presupuesto Distrital, en especial, sobre el funcionamiento de las Cajas Menores y los Avances en Efectivo y estableció en su artículo 57 que las Cajas Menores se constituirán para cada vigencia fiscal.

Que, el artículo 2 del Decreto Distrital 643 de 29 de diciembre de 2023, estableció el presupuesto total de gastos e inversiones de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., para la vigencia 2024, por valor de $ 237.844.885.000 que corresponde a 182.957,60 salarios mínimos legales mensuales vigentes, lo que permite constituir una caja menor hasta por una cuantía máxima de 180 salarios mínimos legales mensuales vigentes, de conformidad con lo dispuesto por el artículo 61 del Decreto Distrital 192 de 2021.

Que, el Contador General de Bogotá, mediante la Resolución DDC-000002 del 2 de septiembre del 2022, "Por la cual se actualiza el Manual para el Manejo y Control Contable de Cajas Menores", señaló en el Artículo 2°. "campo de Aplicación. Las disposiciones contenidas en la presente resolución son aplicables a los órganos que conforman el Presupuesto Anual, los Fondos de Desarrollo Local, las Subredes Integradas de Salud E.S.E. y las Empresas Industriales y Comerciales del Estado financiadas con transferencias del Sector Central"

Que, la Secretaría Distrital de Hacienda, a través de la Resolución SDH - 000191 del 22 de septiembre de 2017, adoptó y consolidó el Manual de Programación, Ejecución y Cierre Presupuestal del Distrito Capital, y en el numeral 3.2.2 del Módulo 1 del manual referente al manejo de cajas menores, estableció que cada entidad constituirá la caja menor para cada vigencia fiscal, mediante resolución suscrita por el representante legal del respectivo organismo, la cual debe indicar la cuantía, el responsable, la finalidad, la clase de gastos que se pueden realizar, la unidad ejecutora y la cuantía de cada rubro presupuestal.

Que, el artículo 62 del Decreto Distrital 192 de 2021, el numeral 6 del Título III Generalidades en el Manual para el Manejo y Control de Cajas Menores de la Resolución DDC-000002 del 02 de septiembre del 2022, el numeral 3.2.2 del Módulo 1 del manual adoptado mediante la Resolución SDH - 000191 del 22 de septiembre de 2017 y el párrafo 2 del artículo 20 del Decreto Distrital 492 de 2019, establecieron las operaciones que no se podrán realizar con fondos de la caja menor.

Que, en cumplimiento de lo establecido en el artículo 59 del Decreto Distrital 192 de 2021, el Subdirector Financiero de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., expidió el certificado de disponibilidad presupuestal No. 17 del 4 de enero de 2024 para constituir la caja menor de la entidad.

Que, de conformidad con las normas legales vigentes, se hace necesario constituir una caja menor para atender los gastos de funcionamiento y adquisición de bienes y servicios definidos en el presupuesto anual del Distrito Capital, que tengan el carácter de urgentes, imprescindibles, inaplazables y necesarios para el buen funcionamiento de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C.

En mérito de lo expuesto,

RESUELVE:

Artículo 1°-: Constitución y Cuantía. Constituir la caja menor de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., para la vigencia 2024, con el fin de sufragar los gastos urgentes, imprevistos, inaplazables e imprescindibles por cuantía anual de CINCUENTA Y TRES MILLONES SETECIENTOS DOS MIL PESOS ($53.702.000) M/CTE, con respaldo de certificado de disponibilidad presupuestal No. 17 del 4 de enero de 2024 y distribución mensual de CUATRO MILLONES OCHOCIENTOS OCHENTA Y DOS MIL PESOS ($4.882.000) M/CTE, distribuidos así:

Artículo 2°-: Ordenador del Gasto. Delegar la ordenación del gasto de la caja menor en el(la) Subdirector(a) de Servicios Administrativos de la Dirección Administrativa y Financiera de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., quien será el(la) responsable del manejo de la misma.

Parágrafo. El responsable del manejo de la caja menor, deberá cumplir con el procedimiento para el funcionamiento de las Cajas Menores y demás disposiciones consagradas en el Decreto Distrital 192 de 2021, con lo establecido en el numeral 3.2.2. Manejo Cajas Menores de la Resolución SDH -  000191 del 22 de septiembre de 2017, o las normas que lo modifiquen o sustituyan, y estar amparado por el 100% de su valor por una póliza de manejo ante una entidad aseguradora debidamente reconocida por el Estado.

Artículo 3°-: Administración. Designar la administración de la caja menor al Profesional Universitario, Código 219, Grado 03, de la Dirección Administrativa y Financiera de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., quien deberá "realizar actividades relacionadas con la caja menor de gastos generales, conforme a las normas y los procedimientos establecidos, de manera eficiente y responsable", tal como lo establece la Resolución 160 de 2021 "Por la cual se modifica el Manual Específico de Funciones y de Competencias Laborales para los empleos de la plan/a de personal de la Secretaria General - Alcaldía Mayor de Bogotá D.C.".

Artículo 4°-: Cambio de Responsable o del Administrador. Cuando se efectué un cambio en la delegación o designación en forma definitiva y/o por ausencia temporal del (la) responsable de la Caja Menor o del (la) Profesional Universitario, Código 219, Grado 03 de la Dirección Administrativa y Financiera, deberá entregar al Subdirector (a) de Servicios Administrativos el reembolso total de los gastos efectuados en el periodo y el arqueo del fondo fijo de la caja menor con corte a la fecha del cambio.

Artículo 5°-: Finalidad. La caja menor atenderá los gastos identificados y definidos en el artículo 1 de la presente resolución, siempre y cuando tengan carácter de urgentes, imprescindibles, inaplazables y necesarios, de acuerdo con los montos autorizados y las normas presupuestales vigentes citadas en la parte considerativa del presente acto administrativo.

Artículo 6°-: Controles. El responsable del manejo de la caja menor deberá adoptar los controles internos contemplados en el procedimiento PR-382, el cual garantiza el adecuado uso y manejo de los recursos, independientemente de las verificaciones que le compete adelantar a la Oficina de Control Interno.

Artículo 7°-: Comunicar el contenido de la presente resolución a él (la) Subdirector (a) de Servicios Administrativos, al Profesional Universitario Código 219 Grado 03 de la Dirección Administrativa y Financiera, y a la Subdirección Financiera, a través de la Subdirección de Gestión Documental de la Secretaria General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C., para lo de su competencia.

Artículo 8°-: La presente resolución rige a partir del día siguiente a la fecha de su publicación.

COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE.

Dada en Bogotá D.C., a los 19 días del mes de enero del año 2024.

LILIANA CABALLERO DURÁN

Secretaria General

Nota: Ver norma original en Anexos.