RESOLUCIÓN 1920 DE 2023

(Diciembre 23)

Por la cual se adopta el Sistema de Información para Registro de Información de Proyectos y Repositorio de Información de la Caja de la Vivienda Popular

EL DIRECTOR DE LA CAJA DE VIVIENDA POPULAR

En ejercicio de sus facultades legales y estatutarias, en especial las conferidas en el artículo 17 del Acuerdo No. 003 de 2008 y el artículo 2 del Acuerdo No. 004 de 2008, emanados del Consejo Directivo de la Caja de la Vivienda Popular, y

CONSIDERANDO:

Que conforme al principio de "masificación del gobierno en línea" hoy Gobierno Digital, consagrado en el numeral 8 del artículo 2 de la Ley 1341 de 2009, las entidades públicas deberán en el marco de sus funciones adoptar todas las medidas necesarias para garantizar el máximo aprovechamiento de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (TIC) en el desarrollo de sus funciones y los mecanismos y condiciones para garantizar el desarrollo de este principio.

Que el parágrafo del artículo 16 del Decreto Ley 2106 de 2019, “Por el cual se dictan normas para simplificar, suprimir y reformar trámites, procesos y procedimientos innecesarios existentes en la administración pública” señala que las autoridades que realicen tramite y procedimientos por medios digitales deberán disponer de una estrategia de seguridad digital, para la gestión documental electrónica y preservación de la información garantizando la conformación de expedientes electrónicos con características de integridad, disponibilidad y autenticidad de la información.

Que por medio del Acuerdo No. 057 de 2002[1], del Honorable Concejo de Bogotá, se dictaron disposiciones generales para la implementación del Sistema Distrital de Información - SDI - y se establece la Comisión Distrital de Sistemas - CDS -, como organismo rector de las políticas y estrategias que a nivel de tecnología informática y de comunicaciones deben ser adoptadas en todas las entidades del Distrito Capital y como asesor técnico de la Administración Distrital en dichas materias, estipulando que las políticas, estrategias y recomendaciones de la citada comisión, serán de obligatorio cumplimiento por parte de las entidades del Distrito Capital que conformen la misma.

Que el artículo 10 Ibídem, dispone: “OBLIGATORIEDAD DE LAS DECISIONES DE LA COMISIÓN DISTRITAL DE SISTEMAS: Las políticas, estrategias y recomendaciones de la Comisión Distrital de Sistema, serán de obligatorio cumplimiento por parte de las entidades del Distrito Capital que conformen la misma.”

Que la Alcaldía Mayor de Bogotá, emitió la Directiva No. 005 de 2005[2], por medio de la cual se proporcionan las Políticas Generales y Directrices que orienten el desarrollo tecnológico para facilitar la implementación del Sistema Distrital de Información -SDI - en las entidades del Distrito Capital.

Que mediante al Acuerdo No. 003 de 2008[3], se estableció la naturaleza, objeto y funciones de la Caja de la Vivienda Popular, siendo su objeto: “La Caja de Vivienda Popular es la entidad del Distrito Capital que con un alto compromiso social contribuye al desarrollo de la política del Hábitat, a través del mejoramiento de barrios, reasentamiento de hogares, titulación de predios y mejoramiento de vivienda, mediante la participación ciudadana y un talento humano efectivo, con el propósito de elevar la calidad de vida de las comunidades más vulnerables y la construcción de una mejor ciudad integrada a la región”.

Que en el numeral 3 de la Directiva 003 de 13 de julio de 2009, expedida por la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, estableció el Plan de Acción del Sistema de Gestión de la Calidad 2009-2011 la cual involucra los lineamientos acerca del modelo de “Sistema Integrado de Gestión”.

Que el Decreto 221 de 2023 adoptó para el Distrito Capital el Sistema de Gestión de que trata el artículo 2.2.22.1.1 del Título 22 de la Parte 2 del Libro 2 del del(sic) Decreto Único Reglamentario 1083 de 2015, sustituido por el artículo 1 del Decreto Nacional 1499 de 2017, el cual se articula con el Sistema de Control Interno dispuesto en la Ley 87 de 1993 a través de la implementación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión - MIPG.

Que en cumplimiento de la normatividad anteriormente referida la Caja de la Vivienda Popular expidió la Resolución No. 0387 de 2015, con la cual conformó el Comité del Sistema Integrado de Gestión, dentro del cual se encuentra el Comité de Seguridad de la Información, del cual adelanta la Secretaría Técnica la Dirección de Gestión Corporativa y la Oficina Control Disciplinario Interno.

Que con el fin de cumplir con los principios señalados en la Ley 489 de 1998, Ley 962 de 2005 y el Decreto Ley 019 de 2012, frente a las acciones integrales de racionalización, simplificación o automatización de trámites y de conformidad con lo establecido en el Decreto Nacional 2573 de 2014, la Caja de la Vivienda Popular desarrolló el Sistema de Información para Registro de Información de Proyectos y Repositorio de Información, que soportará el registro de información de todas las áreas de la Caja de la Vivienda Popular.

Que en cumplimiento de lo establecido en la Ley 1712 de 2014, por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y se dictan otras disposiciones, se requiere adoptar el Sistema de Información para Registro de Información de Proyectos y Repositorio de Información.

Que con el fin de impulsar el desarrollo del SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA REGISTRO DE INFORMACIÓN DE PROYECTOS Y REPOSITORIO DE INFORMACIÓN que permita mantener la trazabilidad, seguimiento y control del registro de información, se desarrolló y se realizó la puesta en producción del sistema de información de los módulos de seguimiento a proyectos, repositorio, actas, actos administrativos, Fiducias, los cuales cuentan con diferentes integraciones por medio de consumo de servicios para interoperabilidad.

En merito a lo anterior,

RESUELVE

ARTÍCULO 1.- ADOPCIÓN. - Adoptar el “SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA REGISTRO DE INFORMACIÓN DE PROYECTOS Y REPOSITORIO DE INFORMACION” de la Caja de Vivienda Popular, el cual hace parte integral de la presente Resolución, para mantener la trazabilidad, seguimiento y control del registro de información.

ARTÍCULO 2.- MODULOS IMPLEMENTADOS. - Implementación de los módulos para el “SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA REGISTRO DE INFORMACIÓN DE PROYECTOS Y REPOSITORIO DE INFORMACIÓN” de la Caja de Vivienda Popular, que permita mantener la trazabilidad, seguimiento y control del registro de información, los cuales cuentan con diferentes integraciones por medio de consumo de servicios para interoperabilidad con el sistema de SiCapital, Google Drive, unidades compartidas de Windows de la siguiente manera.

- Seguimiento a Proyectos. Este módulo permite realizar el seguimiento a los proyectos que ejecuta la entidad, en donde las áreas misionales pueden desagregar sus proyectos y agruparlos por Macropoyectos, registrar los avances en la ejecución de cada uno de los hitos establecidos. Los componentes del módulo son: Macroproyectos, Proyectos, Metas plan, Hitos, Avances, Documentos, Fotos, Novedades, Contratos.

- Repositorio. Este módulo permite registrar de forma organizada y categorizada la información de todas las áreas de la entidad con sus respectivos soportes, contempla los registros de información de Procesos Judiciales, Contratos, Control legal, Procesos relevantes, Inventarios Gestión Predial, Contabilidad, Cartera, Tesorería, Contraloría, Presupuesto, Gestión e inversión, entre otros. Los componentes del módulo son: Registro, Categoría, Temas, Anexos. - Actos Administrativos. Este módulo permite registrar la información de todos los Actos Administrativos expedidos por la entidad. Los componentes del módulo son: Acto, Tipo, Clasificación, Anexos.

- Actas. Este módulo permite registrar la información de todas las actas adelantas en el proceso de reuniones y toma de decisiones de todas las áreas de la entidad, las cuales contempla los registros de las actas de Comité Directivo, Comités Fiduciaria, Comité Institucional de Control Interno, Comité de Contratación, Comité de Gestión y Desempeño, Comité de Conciliación, Bienes Inmuebles, Consejo Directivo, Bienes Muebles, Gestión Financiera, entre otros. Los componentes del modulo son: Acta, Tipo, Categoría/Subcategoría, Agenda, Adjuntos.

- Fiducias. Este módulo incluido en el sistema SiCapital, permite realizar el control de los recursos vigentes en las Fiducias, su distribución, los rendimientos financieros generados y los pagos que se desprenden de los mismos mediante órdenes de operación y cuenta con el repositorio de toda la información contractual.

ARTÍCULO 3. - ALCANCE E IMPLEMENTACIÓN. La Dirección General en conjunto con la Oficina de las Tecnologías de la información y Comunicación, realizarán la socialización y capacitación a los usuarios internos del Sistema de Información para Registro de Información de Proyectos y Repositorio de Información y formulará un plan de implementación de este.

ARTÍCULO 4. - RESPONSABILIDAD DE LA INFORMACIÓN. Son responsables de la calidad, veracidad y oportunidad de la información que ingrese y repose en el Sistema de Información para Registro de Información de Proyectos y Repositorio de Información, los funcionarios o servidores públicos a quienes se les asignen los roles y permisos para operar las diferentes funcionalidades del sistema.

ARTÍCULO 5. - ACTUALIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN. La actualización de la información debe realizarse por parte de los servidores públicos que produzcan información y deban procesarla en el Sistema de Información para Registro de Información de Proyectos y Repositorio de Información de la Caja de Vivienda Popular conforme a sus funciones u obligaciones.

ARTÍCULO 6. - SEGURIDAD. La Oficina TIC será la encargada en la definición e implementación de políticas y controles de seguridad de la información en el Sistema de Información para Registro de Información de Proyectos y Repositorio de Información de la Caja de Vivienda Popular, asegurando la confidencialidad y disponibilidad de los datos, mientras que la integridad de la información será responsabilidad de las áreas que la produzcan y deban procesarla.

ARTÍCULO 7.- La presente Resolución rige a partir del día siguiente a su publicación.

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE.

Dada en Bogotá D.C., a los 29 días del mes de diciembre del año 2023.

JAVIER ANDRÉS BAQUERO MALDONADO

Director General

Nota: Ver norma original en Anexos.        

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