CIRCULAR 001 DE 2024

 

(Agosto 06)

 

PARA: GOBERNADORES(AS), ALCALDES(AS), SECRETARIOS(AS) DE EDUCACIÓN DE LAS ENTIDADES TERRITORIALES CERTIFICADAS Y NO CERTIFICADAS EN EDUCACIÓN, INTEGRANTES DE LOS COMITÉS TERRITORIALES DE PLANEACIÓN Y SEGUIMIENTO DEL PAE (CTPS), COORDINADORES O LÍDERES DEL PROGRAMA DE ALIMENTACIÓN ESCOLAR Y DEMÁS DEPENDENCIAS RESPONSABLES.

 

DE: DIRECTOR GENERAL

 

ASUNTO: DIRECTRICES PARA GARANTIZAR EL INICIO OPORTUNO DEL PROGRAMA DE ALIMENTACIÓN ESCOLAR EN LA VIGENCIA 2025

 

FECHA: Agosto 6 de 2024.

 

La Unidad Administrativa Especial de Alimentación Escolar - Alimentos para Aprender, en adelante UApA, como entidad encargada de fijar la política pública en Alimentación Escolar para el país y realizar el seguimiento al Programa y en el marco de sus competencias a través de la presente circular, EXHORTA a los destinatarios de la misma, adelantar de manera eficiente y oportuna, las acciones de planeación necesarias para garantizar la operación del PAE en su respectiva jurisdicción, durante la vigencia 2025, considerando lo siguiente:

 

- El artículo 1° de la Ley 2167 de 2021, como su Decreto Reglamentario 846 de 2023, modificatorio del Decreto número 1075 de 2015, dispone al tenor del artículo 2.3.10.2.2 la concurrencia efectiva, coordinada y articulada de los recursos a cargo de la Nación, los distritos, los departamentos y los municipios para garantizar la prestación del servicio de alimentación escolar de manera oportuna y de calidad desde el primer día y durante la totalidad del calendario estudiantil. Así mismo, el artículo 2° ibidem, determinó el deber de garantizar el suministro oportuno y la disponibilidad de recursos por parte del Gobierno nacional, los departamentos, distritos y municipios por periodos iguales o superiores al calendario estudiantil para la operación del Programa de Alimentación Escolar, respetando los principios de planeación presupuestal y los criterios de sostenibilidad fiscal.

 

- El Decreto número 1075 de 2015, dispone al tenor del artículo 2.3.10.2.2, el deber de planeación del servicio de alimentación escolar para garantizarlo durante todo el calendario escolar para lo cual, las Entidades Territoriales que ejecuten recursos del Programa de Alimentación Escolar (PAE) deben trabajar en todos los procesos de gestión, incluidos los relacionados con la contratación del servicio, con observancia de lo previsto en los lineamientos del Programa según el modelo, y con la suficiente antelación para garantizar la operación desde el primer día y sin interrupciones el servicio durante toda la vigencia del calendario estudiantil, atendiendo entre otros aspectos, las condiciones particulares de ubicación e infraestructura de las instituciones educativas, las tradiciones y costumbres alimentarias de cada región, así como la proveeduría de alimentos de los pequeños productores de la agricultura campesina, familiar y comunitaria, de conformidad con lo previsto en la Ley 2046 de 2020 y el Decreto número 248 de 2021.

 

- Con el Plan Nacional de Desarrollo 2022-2026 “Colombia Potencia Mundial de la Vida” se amplía el alcance del PAE buscando contribuir a la seguridad alimentaria y nutricional en los municipios priorizados; así mismo, se vienen adelantando acciones para el incremento progresivo de la cobertura del programa hasta alcanzar la universalidad en todo el país, privilegiando la participación de las comunidades en la operación del Programa y el control social con transparencia. Adicionalmente, el Programa de Alimentación Escolar ha extendido su alcance para disponerlo durante los recesos estudiantiles en los territorios priorizados.

 

En atención a lo expuesto, a través de la presente Circular, la UApA señala de manera precisa, las principales acciones a ser adelantadas por las Entidades Territoriales, en el marco de la etapa de planeación del Programa de Alimentación Escolar, para la vigencia 2025, así:

 

1. Comité Territorial de Planeación y Seguimiento (CTPS)

 

Las Entidades Territoriales, a través del líder o coordinador del PAE, deberán convocar y reunir en el mes de agosto el Comité Territorial de Planeación y Seguimiento, a fin de presentar informe del estado del programa y la propuesta de atención para la vigencia 2025, teniendo en cuenta los cambios y novedades, el análisis de las necesidades, así como la disponibilidad de recursos que permitan garantizar la operación del Programa de Alimentación Escolar para la vigencia siguiente, conforme con lo dispuesto en la Resolución número 00335 de 2021 y el Anexo Técnico Administrativo y Financiero que hace parte integral de la misma, en el que se refieren las acciones mínimas que deben adelantar así:

 

“El Comité Territorial de Planeación y Seguimiento (CTPS) debe decidir sobre los siguientes aspectos:

 

- Priorización de sedes educativas y grados, realizando los ajustes pertinentes en el marco de su autonomía.

 

- Definición del responsable de la configuración de la estrategia en el SIMAT y de su actualización permanente. - Definición de las modalidades de atención y los tipos de complemento.

 

- Proyección de recursos para implementación del PAE y definición de las fuentes de financiación.

 

- Plan de trabajo y cronograma para la contratación de la operación del PAE, con el inicio del calendario académico, la fecha de inicio de operación del PAE, cronograma de proceso contractual.

 

- Plan de trabajo y cronograma para la contratación del equipo PAE, garantizando la oportunidad para el desarrollo de la etapa de planeación, operación y seguimiento”.

 

Los integrantes del Comité Territorial de Planeación y Seguimiento (CTPS) deberán revisar, ajustar (cuando se requiera) y avalar el contenido del informe presentado por el líder o coordinador PAE de la dependencia que tenga a cargo el Programa haciendo especial énfasis en la planeación para la vigencia siguiente.

 

Una vez avalado el informe en el mes de agosto por parte del Comité Territorial de Planeación y Seguimiento (CTPS) y a partir del mes de septiembre, las Entidades Territoriales cuentan con cuatro (4) meses para adelantar todos los procesos que permitan materializar lo planeado y garantizar el inicio oportuno del PAE en el 2025 y su continuidad durante la totalidad del calendario estudiantil. De lo anterior, la UApA, con ocasión del seguimiento que efectúa a la implementación del PAE, solicitará a partir del 1° de septiembre de 2024, copia del informe avalado por el CTPS, con el fin de realizar las verificaciones correspondientes.

 

En relación con la educación inicial, se les recuerda a las ETC que, en coordinación con el Ministerio de Educación Nacional, se ha orientado que las diferentes entidades que pretendan implementar atención a la primera infancia en itinerancia para la ruralidad y ruralidad dispersa, podrán prestar el servicio de Alimentación Escolar para dicha población, de tal manera que responda al modelo educativo previsto por la Entidad Territorial y en consecuencia, deberá considerarse estas particularidades para la respectiva contratación, recordando que la Resolución número 00335 de 2021 en su artículo 6, parágrafo 1, exhorta a las ETC, a tener en cuenta desde la etapa precontractual situaciones particulares que no permiten el consumo del complemento dentro del establecimiento educativo.

 

2. Sobre el talento humano a cargo del PAE:

 

Las Entidades Territoriales Certificadas en Educación (ETC), como responsables de la prestación del servicio del PAE, tienen el encargo de realizar los procesos que garanticen el talento humano a cargo del PAE, su vinculación oportuna para el desarrollo de las actividades en las diferentes etapas de operación del Programa, es decir, la planeación e inicio, contratación y alistamiento, ejecución y seguimiento y cierre y evaluación; de tal manera, que se garantice la adecuada y oportuna prestación del servicio de Alimentación Escolar en los territorios a su cargo. Lo anterior también aplica para los municipios no certificados en educación que operan el Programa, en coordinación con el departamento respectivo.

 

El Anexo Técnico, Administrativo y Financiero sugiere para cada uno de los ejes estructurales los perfiles idóneos, así como los presupuestos a considerarse para definir el número que requiere cada Entidad Territorial. Al respecto, el artículo 11 de la Resolución número 00335 de 2021 refiere que las entidades deben garantizar las capacidades territoriales necesarias para el adecuado funcionamiento del PAE, señalando, entre otros aspectos: (…) Garantizar la conformación del Equipo PAE idóneo para el cumplimiento de los objetivos del Programa (…)”. (Énfasis fuera de texto).

 

El talento humano a cargo del PAE, debe liderar el proceso de priorización, el reporte de información a través de los diferentes sistemas oficiales y en general, todas las actividades que soportan los cinco (5) ejes estructurales del programa, previstos en la Resolución número 00335 de 2021 o las normas que la modifiquen, adicionen o sustituyan.

 

Para los Municipios No Certificados en Educación que operan el PAE, le corresponde a la ETC departamento que corresponda, verificar la conformación del equipo humano idóneo por parte de estos; y en el marco de la conformación de la Bolsa Común, se podrán aunar esfuerzos técnicos, jurídicos, administrativos, financieros y/o operativos para fortalecer las acciones a desarrollarse en aquellos escenarios donde no se cuenten con dichas capacidades.

 

3. Modelo de Atención para Pueblos Indígenas

 

La Resolución número 18858 de 2018 definió los Lineamientos Técnicos, Administrativos, Estándares y Condiciones Mínimas para la prestación del servicio y la ejecución del Programa de Alimentación Escolar (PAE) en los establecimientos educativos que atienden población mayoritariamente indígena y aquellos que se encuentren ubicados en territorio indígena. El objetivo general de la citada disposición es contribuir al acceso con permanencia al Sistema Educativo Indígena Propio (SEIP) de los niños, niñas, adolescentes y jóvenes indígenas matriculados en los establecimientos educativos a través de la entrega de un complemento alimentario que ayude a recuperar y fortalecer los procesos culturales de alimentación, independiente de la modalidad de atención educativa.

 

Es necesario reiterar a las Entidades Territoriales Certificadas que la Resolución número 18858 de 2018 tiene como uno de sus propósitos, garantizar y promover la alimentación diferencial en el marco de los principios, objetivos y estrategias establecidos en el Sistema Educativo Indígena Propio (SEIP) y las particularidades culturales de cada pueblo indígena. El numeral 6.3 de la disposición referida y en el marco del proceso de concertación armónico, establecido entre las partes y liderado por las entidades, se deben adelantar, entre otras, las siguientes acciones:

 

- La ETC, en coordinación con la Autoridad Indígena respectiva, debe construir un documento que contenga el diagnóstico, análisis situacional de los territorios indígenas y la caracterización de los Establecimientos Educativos que atienden población mayoritariamente indígena y aquellos que se encuentren ubicados en territorio indígena donde se prestará el servicio del PAE señalando las condiciones de infraestructura, equipos, menaje, acceso y transporte de insumos y de alimentos, con el fin de realizar las adecuaciones a que haya lugar y servir de insumo para el estudio de costos para la implementación del Programa.

 

- Solicitar a las autoridades tradicionales que representan a los pueblos indígenas del territorio y que participarán en proceso para la contratación de la prestación del servicio, que remitan tres meses antes de finalizar el calendario escolar, el conjunto de 20 menús que harán parte del Plan Alimentario Indígena Propio (PAIP), el listado de alimentos y una propuesta de costos, que deberán verse reflejados en los estudios previos para la contratación del servicio PAE.

 

- Incluir el Plan Alimentario Indígena Propio concertado en los documentos y estudios previos de la contratación del PAE para establecimientos educativos que atienden población mayoritariamente indígena y aquellos que se encuentren ubicados en territorio indígena.

 

De lo anterior, se colige que el espíritu de la norma es poder adelantar de manera oportuna el proceso de concertación con las autoridades indígenas que definirá el plan de trabajo y cronograma de actividades que permitan construir el Plan Alimentario Indígena Propio a partir de los cinco componentes previstos en el numeral 2.8 de la Resolución número 18858 de 2018 para cada vigencia, en concordancia con el Proyecto Educativo Indígena Propio.

 

Si bien, la norma establece los requisitos habilitantes para la ejecución del PAE para quien desee participar del proceso contractual, son las autoridades indígenas quienes definen a quién autorizan como operador indígena para prestar el servicio; acciones que se adelantan de manera interna en cada pueblo a partir de su organización y estructura de gobierno propio; en consecuencia, la ETC debe garantizar el debido proceso respecto a la ritualidad contractual, ya sea que se logre con un operador indígena o un operador externo atendiendo para el último escenario todo lo concertado y documentado entre las partes.

 

La Unidad de Alimentación Escolar, en el marco de sus competencias y en aras de orientar de manera adecuada los procesos en cada territorio, con observancia de la Resolución número 18858 de 2018 y las diferentes orientaciones como la prevista en la Directiva número 07 de diciembre de 2021 expedida por el Ministerio de Educación Nacional, la Circular Externa número 008 de noviembre 8 de 2022 dirigida a las Entidades Territoriales, a las Autoridades, Resguardos, Cabildos, Asociaciones y Organizaciones Indígenas y el acompañamiento integral a través de conversatorios y asistencias técnicas presenciales o virtuales, han buscado atender de manera precisa, las actividades o acciones descritas en el lineamiento previsto.

 

De los procesos de concertación se deben dejar las evidencias correspondientes en actas, registros fotográficos, listas de asistencia, entre otros, que den cuenta de los acuerdos y compromisos hechos por las Entidades Territoriales y las autoridades indígenas para una prestación del servicio de alimentación ajustadas adecuadas a las realidades del Sistema Educativo Indígena Propio (SEIP).

 

Con este contexto, se debe indicar que el proceso de concertación, de conformidad con la normatividad vigente, se adelanta únicamente entre las Entidades Territoriales y las autoridades indígenas de cada territorio con el objetivo de dar cumplimiento entre otros, a los cinco (5) componentes descritos en el numeral 2.8 de la disposición referida y NO, con los operadores avalados para atender la operación del PAE por parte de las autoridades, quienes solo articularán o gestionarán con las entidades, el cumplimiento de los requisitos habilitantes descritos en el numeral 5.3 de la Resolución número 18858 de 2018 y demás normas concordantes en materia contractual.

 

Para la atención del PAE en población indígena (sedes mayoritariamente indígenas y las instituciones educativas ubicadas en territorios indígenas), independientemente de que se logre el proceso contractual con un operador de esta naturaleza o en aquellos casos donde se haya garantizado el debido proceso de la Resolución número 18858 de 2018 y deban hacerlo a través de un operador externo, la Entidad Territorial deberá en el marco del contrato que suscriba, dar cumplimiento a los acuerdos establecidos en el proceso de concertación avalado por las autoridades indígenas y del cual, deriva la aprobación entre otros, de los menús que conforman el Plan Alimentario Indígena Propio (PAIP).

 

4. Modelo de atención del PAE para las zonas rurales dispersas

 

A partir de las competencias de la UApA, previstas en la Ley 1955 de 2019, le corresponde a la entidad identificar modelos de atención, con pertinencia territorial, para lo cual, en concordancia con la expedición del Decreto número 0846 de 2023 que reglamenta la Ley 2167 de 2021, se definió un modelo más flexible en el PAE que puede ser implementado en las zonas rurales dispersas del país, como mecanismo para cerrar las brechas en términos educativos y de bienestar de nuestros NNAJ.

 

En este orden de ideas, la UApA, en cumplimiento con lo previsto en el artículo 5° del Decreto número 846 de 2023 que reglamenta la Ley 2167 de 2021, expidió la Resolución número 347 de julio 29 de 2024 con la cual se adoptan los “Lineamientos Técnicos, Administrativos, Estándares y las condiciones mínimas para el modelo de atención del Programa de Alimentación Escolar en sedes educativas en zonas rurales dispersas” , el cual se convierte en la carta de navegación para las entidades territoriales que se acojan a este modelo de atención.

 

Por consiguiente, las Entidades Territoriales que han venido adelantando acciones para el proceso de diagnóstico y priorización de las sedes educativas que cumplan con los criterios de inclusión previstos en la reglamentación citada, deberán incluir el modelo de atención del PAE para ruralidades dispersas en la planeación actual, permitiendo la articulación y coordinación con los diferentes actores en su desarrollo y de esta forma, garantizar su ejecución en la vigencia 2025 o incluso este mismo año, en las entidades que han sido acompañadas por esta Unidad en los programas piloto de este modelo de atención.

 

Este modelo de atención hace más explícita la posibilidad que padres de familia organizados en los comités de alimentación escolar o las juntas de acción comunal, puedan operar el PAE en zonas rurales dispersas, propendiendo por impulsar las Asociaciones Público Populares previstas en el Decreto número 0874 de 2024, previo cumplimiento de los requisitos de idoneidad y los técnicos que llevan a elegir a la persona natural o a la entidad sin ánimo de lucro perteneciente a la economía popular y comunitaria para ejecutar y cumplir con el objeto del contrato según lo dispuesto en el respectivo marco normativo.

 

5. Planeación Financiera

 

De acuerdo con lo previsto en el artículo 2.3.10.4.3. numeral 1 del Decreto número 1075 de 2015, las Entidades Territoriales deberán:

 

5.1. Apropiar y reservar los recursos necesarios y suficientes para la financiación o cofinanciación del PAE en su jurisdicción, y adelantar los trámites para comprometer vigencias futuras cuando haya lugar.

 

5.2. Garantizar la prestación del servicio de alimentación escolar de manera oportuna y de calidad, desde el primer día y durante todo el calendario estudiantil, sin afectar las coberturas vigentes y propendiendo por avanzar progresivamente hacia la universalidad.

 

5.3. Considerar en los planes financieros territoriales las diferentes fuentes que financian PAE, tales como las asignaciones del Presupuesto General de la Nación (PGN), el Sistema General de Participaciones - SGP de Alimentación Escolar, Sistema General de Participaciones -SGP de Calidad, Sistema General de Regalías, recursos propios y otras fuentes relacionadas con la cooperación nacional o internacional, el sector privado, el sector cooperativo y eventualmente los aportes de las cajas de compensación familiar, entre otras fuentes.

 

5.4. Incluir en la planeación financiera por cada fuente, los valores no ejecutados derivados de la operación del Programa y que no fueron reinvertidos durante el calendario escolar. En el caso de las ETC departamentales, con ocasión de la conformación del mecanismo de “Bosa Común”, se deberá definir la destinación y manejo de este concepto.

 

5.5. Las Entidades Territoriales podrán solicitar y adelantar el trámite de vigencias futuras ordinarias ante las Asambleas Departamentales o los Concejos Municipales, de conformidad con los presupuestos previstos en el artículo 12 de la Ley 819 de 2003 que señala: “(…) Vigencias futuras ordinarias para entidades territoriales. En las entidades territoriales, las autorizaciones para comprometer vigencias futuras serán impartidas por la asamblea o concejo respectivo, a iniciativa del gobierno local, previa aprobación por el CONFIS territorial o el órgano que haga sus veces (…)”.

 

5.6. Aplicación del artículo 6° de la Ley 1882 de 2018, que adicionó un parágrafo al artículo 8° de la Ley 1150 de 2007 refiriendo: “(…) No es obligatorio contar con disponibilidad presupuestal para realizar la publicación del proyecto de Pliego de Condiciones (…)”. En consecuencia, las entidades podrán estructurar el proceso que corresponda e incluso publicar pliegos sin contar con Certificado de Disponibilidad Presupuestal y de esta forma, mitigar afectaciones al inicio inoportuno del Programa de Alimentación Escolar.

 

5.7. La aplicación de lo dispuesto en el artículo 2.8.1.7.1.1 del Decreto número 1068 de 2015, permite la autorización de vigencias futuras ordinarias en ejecución de contratos, de conformidad con el artículo 10 de la Ley 819 de 2003, el CONFIS o su delegado, podrá autorizar la asunción de obligaciones que afecten presupuestos de vigencias futuras con el fin de adicionar los contratos que se encuentren en ejecución, sin que se requiera expedir un nuevo certificado de disponibilidad presupuestal.

 

Cuando los órganos que hacen parte del Presupuesto General de la Nación requieran ampliar el plazo de los contratos en ejecución, sin aumentar el monto del mismo y ello implique afectación de presupuestos de posteriores vigencias fiscales, podrán solicitar la sustitución de la apropiación presupuestal que respalda el compromiso, por la autorización de vigencias futuras, en este caso las apropiaciones sustituidas quedarán libres y disponibles. La autorización para comprometer vigencias futuras procederá siempre y cuando se reúnan las condiciones para su otorgamiento.

 

En los casos donde la ejecución del PAE esté a cargo de los municipios no certificados en educación, le corresponde a la ETC departamental correspondiente, acompañar, socializar, articular, coordinar y hacer seguimiento al cumplimiento de cada una de las directrices aquí establecidas y previstas en las etapas de operación del PAE (Planeación e inicio, contratación y alistamiento, ejecución y seguimiento y cierre y evaluación), así como los lineamientos técnicos vigentes del Programa en el marco de la conformación de la denominada “Bolsa Común” en concordancia con el modelo de atención establecido para cada caso, independiente del mecanismo definido entre las partes.

 

En consecuencia, la planeación financiera deberá estar orientada a la prestación del Programa de Alimentación Escolar para la totalidad del calendario estudiantil, sin menoscabo de las fuentes de financiación que se requieran y las acciones o procesos que se deban adelantar con tiempo suficiente. Adicionalmente, en la proyección de los recursos para la implementación del PAE y definición de las fuentes de financiación, se deberá considerar por parte del Comité Territorial de Planeación y Seguimiento (CTPS), que el análisis de los costos asociados a la prestación del servicio deberá ir acorde con las proyecciones macroeconómicas nacionales y garantizando en todo el territorio la prestación del servicio desde el primer día de calendario estudiantil.

 

6. Seguimiento a la planeación del PAE para el 2025

 

Teniendo en cuenta las directrices impartidas a las Entidades Territoriales en el marco de la presente Circular, a partir del mes de septiembre de 2024, la UApA realizará el seguimiento de cada uno de los aspectos previstos en el presente acto administrativo, cuyo objetivo no es otro que el garantizar la atención del PAE desde el inicio y durante todo el calendario estudiantil en la vigencia 2025.

 

Las Entidades Territoriales deberán reportar la información que para el seguimiento requiera la UApA, a través de los diferentes sistemas de información o en las herramientas que se definan para tal fin, en los tiempos establecidos y con calidad en el registro de la información.

 

7. Sistema de información del Programa de Alimentación Escolar – SIPAE

 

La Unidad Administrativa Especial de Alimentación Escolar Alimentos para Aprender (UApA), viene desarrollando e implementando como herramienta de gestión, control y seguimiento del Programa de Alimentación Escolar, un ecosistema de información denominado SiPAE, conformado por cuatro subsistemas así: MiPAE, SiGEPAE, PAEstar al día y PAE a la mano. De este sistema de información, se encuentran a disposición inicialmente las funcionalidades de focalización, priorización y caracterización de sedes, asignación de complementos, además de las funcionalidades para control social y reporte ciudadano.

 

Durante las vigencias 2023 y 2024 se han desplegado los subsistemas MiPAE y PAEstar al día a través de capacitaciones en el territorio con los equipos PAE de las 97 ETC.

 

En este sentido, es necesario que las ETC consideren para la realización de la planeación del Programa de la siguiente vigencia, las funcionalidades disponibles del ecosistema de información SiPAE, además de promover en el marco de sus competencias, el uso de este con sus equipos y la comunidad educativa, en cumplimiento a lo dispuesto en el artículo 13 de la Resolución número 335 de 2021, que dispone, el deber de implementar los Sistemas de Información desarrollados para el efecto, con el fin de hacer más eficiente y transparente el funcionamiento del Programa de Alimentación Escolar en Colombia.

 

La aplicación de las acciones inmediatas aquí contenidas, propenden por el cumplimiento de las responsabilidades de las Entidades Territoriales como actores fundamentales en la implementación del Programa de Alimentación Escolar en Colombia, por lo cual, esta Unidad, pone a disposición de las entidades territoriales, el apoyo técnico y profesional necesario para brindar las orientaciones que se requieran en el desarrollo de las actividades mencionadas.

 

PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE.

 

Dada en Bogotá, D. C., el 6 de agosto de 2024.

 

El Director General

 

LUIS FERNANDO CORREA SERNA

 

Unidad Administrativa Especial de Alimentación Escolar Alimentos para Aprender

 

Nota: Ver Circular original en Anexos.