CIRCULAR EXTERNA 002 DE 2024

 

(Enero 17)

 

PARA: SECRETARIOS (AS) DE DESPACHO, DIRECTORES (AS) DE DEPARTAMENTOS ADMINISTRATIVOS, GERENTES, PRESIDENTES (AS) Y/O DIRECTORES (AS) DE ESTABLECIMIENTOS PÚBLICOS, UNIDADES ADMINISTRATIVAS ESPECIALES, EMPRESAS INDUSTRIALES Y COMERCIALES DEL DISTRITO, AGENCIA DE EDUCACIÓN SUPERIOR PARA LA CIENCIA Y LA TECNOLOGÍA ATENEA, SOCIEDADES ENTRE ENTIDADES PÚBLICAS, EMPRESAS SOCIALES DEL ESTADO, EMPRESA DE ACUEDUCTO Y ALCANTARILLADO DE BOGOTA, RECTOR ENTE UNIVERSITARIO AUTONOMO, PRESIDENTE DEL CONCEJO DE BOGOTÁ, VEEDORA

DISTRITAL, PERSONERO DE BOGOTÁ, CONTRALOR DE BOGOTÁ, JEFES O RESPONSABLES DE TALENTO HUMANO.

             

DE: DIRECTORA (E) DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DEL SERVICIO CIVIL DISTRITAL

             

ASUNTO: LINEAMIENTOS PLANEACIÓN ESTRATÉGICA DEL TALENTO HUMANO

             

FECHA: 17 de enero de 2023

 

El Departamento Administrativo del Servicio Civil Distrital en ejercicio de sus funciones y competencias en torno a orientar y asesorar a las entidades y organismos de Bogotá, D.C. en el diseño y desarrollo de los programas de bienestar social, mejoramiento del clima laboral, planes de capacitación, sistema de incentivos y en general en la gestión de las relaciones laborales se permite impartir instrucciones y orientaciones en el marco del proceso de planeación institucional que durante cada vigencia fiscal   se surte en relación con la gestión estratégica e integral del talento humano en el Distrito Capital, considerando que en virtud del Decreto Nacional 612 de 2018^[1],, los diferentes planes institucionales deben publicarse a más tardar el 31 de enero de 2023.

 

Al respecto, ha de tenerse en cuenta que en el Distrito Capital, en el marco de la implementación  de la Política Pública Distrital de Gestión Integral del Talento Humano 2019- 2030, aprobada mediante el Documento CONPES Distrital 07 de 2019, se han venido desplegando un conjunto de programas y estrategias que complementan las acciones institucionales y que están encaminadas a gestionar el potencial del talento humano vinculado  con la administración pública distrital y guían el accionar de las unidades de talento humano y de las organizaciones distritales en cuanto al fortalecimiento de las competencias, el mejoramiento de la calidad de vida y la generación de condiciones de trabajo digno y decente de los y las servidoras y los y las colaboradoras distritales, en procura de ofrecer mejores servicios a la ciudadanía.

En tal sentido, desde el DASCD se ha diseñado un portafolio de servicios y actividades enfocadas en la gestión estratégica del talento humano en el Distrito Capital que se pone a disposición de las entidades y organismos distritales para efectos de lograr sinergias que permitan: por una parte, complementar la oferta institucional que cada organización distrital gestiona para sus servidores y servidoras, por otra, lograr la optimización de recursos, mejorar la relación costo  – beneficio, descongestionar los procesos institucionales de temáticas  transversales para que se ocupen de las necesidades operacionales y estratégicas de cada entidad y responder a los requerimientos planteados tanto por nuestros servidores como por nuestros socios y grupos de valor. 

 

De tal forma que considerando que el Decreto Nacional 612 de 2018, unificó la fecha para que las entidades integren al Plan de Acción Institucional, los doce (12) planes institucionales y estratégicos, seis (6) de los cuales, corresponden a la gestión del talento humano, así:

 

1. Plan Anual de Vacantes

 

2. Plan de Previsión de Recursos Humanos

 

3. Plan Estratégico de Talento Humano

 

4. Plan Institucional de Capacitación

 

5. Plan de Incentivos Institucionales,

 

6. Plan de Trabajo Anual en Seguridad y Salud en el Trabajo

 

En observancia del artículo 15[2] de la Ley 909 de 2004, el Decreto Nacional 612  de 2018, el Decreto Nacional 1083 de 2015, así como el Plan de Acción de la Política Pública Distrital de Gestión Integral del Talento Humano, el Decreto Distrital 492 de 2019 y las directrices del Departamento Administrativo de la Función Pública y de este Departamento Administrativo, las entidades y organismos distritales en la adopción de sus Planes de Acción Institucional y cada uno de sus instrumentos de planeación del talento humano, deberán considerar los siguientes aspectos: 

 

1. Plan Anual de Vacantes 

 

El Plan Anual de Empleos Vacantes es un instrumento para programar la provisión de los empleos con vacancia definitiva. En dicho Plan se relaciona el número y el perfil de dichos empleos que cuenten con apropiación y disponibilidad presupuestal y que deban ser objeto de provisión para garantizar el adecuado funcionamiento de los servicios que cada una presta. (Artículo 15, literal b), Ley 909 de 2004).

 

Al respecto, nos permitimos reiterar que el sistema oficial de empleo público en el Distrito Capital es el Sistema de información Distrital del Empleo y la Administración Pública (SIDEAP), que es administrado por el DASCD y, que por lo tanto, resulta fundamental contar con información fidedigna y actualizada sobre el estado de provisión de sus plantas de empleos y sobre las vacantes existentes, para efectos de garantizar la interlocución efectiva con entidades como la Comisión Nacional del Servicio Civil (CNSC) y el Departamento Administrativo de la Función Pública (DAFP) en la planeación de procesos de selección o convocatorias públicas. 

 

Por lo anterior, nos permitimos recomendar a las Entidades y organismos distritales, descargar el reporte anual de vacantes del Sistema Distrital del Empleo y la Administración Pública –SIDEAP-, con corte al 31 de diciembre de 2022 y en caso de considerarlo pertinente, realizar los ajustes que resulten necesarios, directamente a través del Sistema.

 

Igualmente, nos permitimos reiterar que mediante Circular Externa No. 019 de 2022 se indicó que las entidades y organismos distritales deberían reportar las vacantes objeto de provisión definitiva  mediante el uso de listas de elegibles en el marco de lo previsto en la Ley 1960 de 2019 en empleos iguales o equivalentes. El reporte deberá ser realizado en el sistema de información definido por la Comisión Nacional del Servicio Civil- CNSC, SIMO 4.0, con el fin de guardar la trazabilidad sobre el uso de listas y en todos los casos, las vinculaciones deberán ser registradas por las entidades y organismos distritales en el Sistema de Información Distrital del Empleo y Administración Pública - SIDEAP, en las fechas y términos ya previamente establecido.

 

En el caso de que la vinculación se de en período de prueba en uso de listas para un empleo igual o equivalente, luego de realizar el reporte a la Comisión Nacional del Servicio Civil – CNSC, la entidad u organismo distrital deberá remitir al DASCD mediante oficio dirigido a la Subdirección Técnica de Desarrollo Organizacional y Empleo Público, el detalle del uso de lista de elegibles: Número de cédula del elegible que fue nombrado y posesionado, denominación del empleo, número de la convocatoria, OPEC a la que pertenece la lista que se usó y soporte de la autorización de uso de lista.

 

2. Plan de Previsión de Recursos Humanos 

 

Teniendo en cuenta que según el artículo 17 de la Ley 909 de 2004, el Plan de Previsión de Recursos Humanos es un instrumento de gestión del talento humano que permite contrastar los requerimientos de  personal con la  disponibilidad  interna  que se tenga del mismo, a fin de adoptar las medidas necesarias para atender dichos  requerimientos y, con el propósito de establecer las necesidades reales de planta y de actualizar las plantas de empleos, se insta a las entidades y organismos distritales para que realicen el ejercicio establecido en el Decreto Nacional 1800 de 2019 con la periodicidad allí prevista.

 

En caso de que las entidades y organismos distritales en los últimos dos años hayan adelantado el ejercicio establecido en el Decreto 1800 de 2019, y dentro de este realizado estudios de cargas laborales que permitan determinar las necesidades reales de planta de personal, este será utilizado como insumo para continuar con la estrategia de formalización que está adelantando en el Distrito Capital en aplicación del artículo 61 del Acuerdo Distrital 760 de 2020 que establece el Plan Distrital de Desarrollo, teniendo en cuenta en todo caso, la disponibilidad presupuestal para apalancar dicho proceso. 

 

Igualmente y considerando que en la actualidad se está adelantando la fase de planeación de las convocatorias de mérito para la provisión de empleos de carrera administrativa adelantadas por la Comisión Nacional del Servicio Civil (CNSC), se exhorta a las entidades y organismos distritales para que se desarrollen las actividades correspondientes a dicha fase revisando los perfiles de los empleos objeto de concurso y verifiquen su adecuación a las necesidades institucionales para efectos de promover la atracción y retención de los mejores servidores a la administración pública del Distrito Capital. 

 

Lo anterior, además puede conllevar a la revisión y ajustes de los Manuales Específicos de Funciones y Competencias Laborales, por lo se invita a las entidades para que dentro de su plan incluyan la revisión y actualización de los Manuales cuando a ello hubiere lugar, y en caso de considerar necesaria su modificación se tenga en cuenta lo dispuesto en la Directiva Conjunta 002 de 2022 de la Secretaría General y el Departamento Administrativo del Servicio Civil Distrital, así: 

 

“Como regla general que las entidades y organismos distritales durante el proceso de adopción, modificación o actualización de sus manuales específicos de funciones y competencias laborales, al momento de establecer, definir a modificar los requisitos de formación académica previstos en los perfiles de cada uno de los empleos públicos que conforman sus plantas de personal, deberán disponer su exigencia a partir de la identificación de los núcleos Básicos de Conocimiento - NBC que contienen las disciplinas académicas o profesiones, de acuerdo con la clasificación establecida en el Sistema Nacional de Información de la Educación Superior - SNIES-. 

 

Para ello, tendrán en cuenta dichos requisitos de formación académica se adecúan a los requerimientos funcionales y las competencias exigidas para el desempeño de cada empleo, teniendo en cuenta el estudio técnico realizado por la unidad de Personal, o la dependencia que haga sus veces.”

 

En este punto, se sugiere consultar la guía que al respecto se expidió desde DASCD para la modificación o actualización de los Manuales: https://serviciocivil.gov.co/transparencia/informacion-interes/publicacion/publicaciones/gu%C3%ADat%C3%A9cnica-elaboraci%C3%B3nomodificaci%C3%B3n.     

 

3. Plan Estratégico de Talento Humano

 

Ha de recordarse que el Departamento Administrativo del Servicio Civil Distrital, expidió el lineamiento para la “Implementación de la Política de Gestión Estratégica de Talento Humano -PGETH- del MIPG en el Distrito Capital” a través del cual se imparten lineamientos que permiten avanzar en la implementación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión y, de la Política Institucional de Gestión Estratégica de Talento Humano, el cual puede ser consultado en el siguiente link: https://serviciocivil.gov.co/sites/default/files/documentos/Lineamiento_MIPG_GETH_2_.pdf?width=800&height=800&iframe=true, en tanto articula, la normatividad y directrices nacionales con las diferentes disposiciones que guían el accionar de las entidades y organismos distritales, a partir del desarrollo de cada una de las cinco etapas de la gestión estratégica del talento humano.

 

Etapas que deben ser tenidas en cuenta en el momento de diseñar el plan estratégico de talento humano, por lo que se invita a las entidades a consultar y aplicar los lineamientos allí establecidos y a considerar que los instrumentos de planeación del talento humano deben estructurarse considerando la normatividad, los parámetros procedimentales vigentes y las asignaciones presupuestales respectivas y se realizan a partir de los resultados  diagnósticos y las prioridades definidas en la entidad. 

 

Por consiguiente, cada uno de los planes de que componen la planeación estratégica del talento humano deberá desarrollar los programas y actividades considerando su articulación con otros planes institucionales (capacitación, seguridad y salud en el trabajo, reconocimiento y estímulos) y debe tener en cuenta la oferta distrital realizada por el Departamento Administrativo del Servicio Civil Distrital o derivadas de alianzas interinstitucionales.

 

4. Plan Institucional de Capacitación

 

El Decreto 1567 de 1998, en su artículo 4°, define la capacitación como un proceso estructurado y organizado para desarrollar unas capacidades en diversas dimensiones, a saber: cognitivas, de habilidades y destrezas y actitudinales o comportamentales, con el propósito de incrementar la capacidad individual y colectiva para contribuir a la misión institucional. 

 

De esta manera, el Plan Institucional de Capacitación constituye el conjunto coherente de acciones de capacitación y formación, que durante un período y a partir de unos objetivos específicos, facilita el desarrollo de competencias, el mejoramiento de los procesos institucionales y el fortalecimiento de la capacidad laboral de los empleados a nivel individual y de equipo para conseguir los resultados y metas institucionales establecidos en una entidad pública.

 

En tal sentido y comprendiendo cómo ha venido efectuándose el proceso de capacitación a servidores y servidoras públicas en las entidades y organismos distritales durante los últimos años, nos permite enfocar los esfuerzos institucionales en procesos efectivos para el fortalecimiento de las competencias del talento humano distrital, en observancia, entre otros, de los lineamientos generales sobre austeridad y transparencia del  gasto público en las entidades y organismos del orden distrital consagrados en el Decreto Distrital 492 de 2019, que en su artículo 7°, consagra: “Capacitación. El proceso de capacitación de servidores públicos se ceñirá a los lineamientos señalados en el Plan Institucional de Capacitación - PIC adoptado por la respectiva entidad u organismo, y por las disposiciones normativas vigentes (…).

 

Por consiguiente y entendiendo la dinámica de los procesos de capacitación y formación que se han venido desarrollando en el Distrito Capital durante el período 2019-2022, hemos diseñado una oferta de capacitación que responde a la misma y, respecto de la cual, resulta pertinente destacar las siguientes dinámicas que nos permiten entender la forma de responder a las mismas y avanzar en la estructuración de una oferta pertinente, a saber: 

 

Tendencia 1. Consolidación Modalidad de Capacitación Virtual

 

El análisis de la información reportada por las entidades y organismos distritales sobre sus Planes Institucionales de Capacitación consolidados en SIDEAP, a través de los módulos “PIC en línea” y “Módulo de Actividades Distritales – MAD” nos permite indicar que durante los últimos años la modalidad de capacitación preferida es la virtual, tal como se muestra a continuación: 

 

Ilustración 1. Modalidades de Capacitación y Formación en Entidades y Organismos Distritales período 20192022

Fuente: DASCD, 2022.

 

De acuerdo con la gráfica precedente, las modalidades virtuales y las presenciales han tenido las variaciones más significativas, pues mientras que en el 2019 la modalidad predominante era la formación presencial, a partir del 2020 se consolida la formación virtual como la de mayor participación, situación que se explica entre otras razones, dado el período de aislamiento preventivo y luego obligatorio derivado de la crisis sanitaria por el Covid-19 así como luego, por el retorno a actividades presenciales empieza a repuntar la capacitación presencial. En todo caso, no logra recuperarse en las proporciones del año 2019 posiblemente por la profundización del Teletrabajo como forma de organización laboral en la administración pública distrital y en razón a la apropiación, aprendizajes y confianza generada frente a los mecanismos de formación y capacitación haciendo uso de las TIC. 

 

Tendencia 2. Capacitación en el Distrito Capital se imparte aprovechando sinergias institucionales para reducir la dependencia de los recursos presupuestales de la entidad y lograr ampliar la oferta disponible

 

Por otro lado, se encuentra la financiación de los Planes Institucionales de Capacitación, en donde se muestra que para año 2022, de las 1.668 actividades programadas por las entidades y organismos distritales, el 12% (200) fueron actividades contratadas utilizando recursos del presupuesto público, y el 88% restante, es decir, 1.468 actividades, se gestionan principalmente con facilitadores internos de las mismas entidades, con las ARL, con la ESAP, el SENA, el DASCD, la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá, entre otras entidades y, que para el período da cuenta de lo siguiente:

 

Ilustración 2. Uso de Recursos Presupuestales para Actividades de Capacitación y Formación en Entidades y Organismos Distritales período 2019-2022

 

Fuente: DASCD, 2022.

 

De acuerdo con la gráfica anterior, las entidades y organismos distritales han venido logrando impartir capacitación a sus servidores y servidoras públicas a partir del aprovechamiento de sinergias institucionales lo que les permite depender cada vez menos del presupuesto institucional destinado al rubro de capacitación, en tanto, muchas de las actividades se encuentran apalancadas por la oferta distrital o por la canalización de la oferta de otras entidades u organismos públicos, logrando con ello, ampliar la cobertura y las temáticas incluidas en sus planes institucionales de capacitación. 

 

Tendencia 3. Incremento del número de Actividades de Capacitación y Formación en las entidades y organismos distritales

 

En relación con las actividades de capacitación y formación desarrolladas por las entidades y organismos del Distrito Capital según la información registrada en el aplicativo de PIC EN LÍNEA muestra que durante el período 2019-2022 se ha venido generando un crecimiento sostenido de las mismas, tal como se muestra en la siguiente gráfica: 

 

Ilustración 3. Comportamiento Actividades de Capacitación y Formación en Entidades y Organismos Distritales período 2019-2022

 

Fuente: DASCD, 2022

 

Según la gráfica precedente, durante el período 2019-2022 ha incrementado el número de actividades de capacitación programadas por las entidades y organismos distritales en sus Planes Institucionales de Capacitación, pasando de 877 en el año 2019 a 1.668 en el 2022, esto es, un crecimiento del 90% entre las dos anualidades. Lo anterior, puede explicarse además porque dada la situación generada por la pandemia por el Covid19, las entidades profundizaron sus procesos de formación para reforzar los procesos de gestión del conocimiento organizacional y para apalancar el fortalecimiento de competencias de  sus servidores en los procesos de inducción del personal en cumplimiento de listas de elegibles derivadas de las convocatorias realizadas en el Distrito Capital para proveer empleos de carrera administrativa. 

 

Tendencia 4. Predominio de la Capacitación Distrital en el Eje de Gestión del Conocimiento y la Innovación del PNFC

 

El Departamento Administrativo de la Función Pública (DAFP), como organismo rector de la administración pública en el país, expidió el Plan Nacional de Formación y Capacitación –PNFC 2020-2030 y las Circulares Externas No. 100-010 de 2014 y No. 100-023 de 2021, mediante las cuales impartió orientaciones sobre capacitación y formación de empleados públicos de las entidades que conforman la rama ejecutiva de los órdenes nacional y territorial, reiterando los cuatro (4) ejes temáticos establecidos en el Plan Nacional de Formación y Capacitación, así:

 

Ilustración 4. Ejes Temáticos Plan Nacional de Formación y Capacitación 2020-2030:

Fuente: Construcción propia, a partir de DAFP 2020.

 

En tal sentido, el análisis sobre la distribución temática de las actividades de formación y capacitación efectuadas por las entidades y organismos del Distrito Capital durante el período 2019-2022 permite establecer que el énfasis ha estado concentrado en el Eje de Gestión del Conocimiento y la Innovación, tal como se muestra en la siguiente gráfica: 

 

Ilustración 5. Clasificación temática de actividades de capacitación del Distrito Capital, según ejes del Plan Nacional de Formación y Capacitación para el período 2019-2022

 

Obsérvese en la gráfica anterior, que las entidades y organismos distritales en sus Planes Institucionales de Capacitación han venido programando un número significativo de actividades en el Eje de Gestión del Conocimiento y la Innovación que representa casi el 70% del total de actividades realizadas, tal como se muestra a continuación: 

 

Ilustración 6. Distribución porcentual por Ejes Temáticos del Plan Nacional de Formación y Capacitación en entidades y organismos del Distrito Capital para el período 2019-2022

Fuente: DASCD, 2022

 

Por su parte, se puede observar que existe un equilibrio en la programación de actividades de los ejes Probidad y Ética en lo Público, Creación de Valor Público y Transformación Digital, sin embargo esta última, ha venido creciendo en el período al pasar del 6% en el año 2019 al 10% en el año 2022. 

 

Tendencia 5. Incremento del número de personas que participan en Actividades de Formación y Capacitación desarrolladas por el DASCD

 

El DASCD presenta en octubre de 2021, el Aula Distrital del Saber Distrital, cómo una apuesta estratégica y de transformación de la capacitación y formación de las entidades distritales, la cual hace parte de uno de los productos de la Política Pública Distrital de Gestión Integral del Talento Humano -PPGITH que busca elevar el nivel de calidad en materia de capacitación transversal en el Distrito Capital. 

 

El Aula Distrital del Saber integra la formación al sistema de gestión del talento humano de las entidades del Distrito Capital. Por lo tanto, fortalece las competencias comportamentales y funcionales de los servidores públicos por medio de la identificación de necesidades y expectativas, tanto de las entidades como de los servidores. El Aula contempla rutas de aprendizaje personalizadas e integrales cuyos resultados puedan ser evaluados posteriormente mediante la evaluación del servicio y del desempeño.

 

El comportamiento acerca del número de cursos ofrecidos por el DASCD, se contempla en la siguiente gráfica:

 

Ilustración 7. Oferta de Formación del DASCD – Número de Cursos para el período 2019-2022

 

Fuente: DASCD, 2022

 

Como se observa en la gráfica precedente, desde el DASCD hemos venido haciendo un esfuerzo institucional tendiente a ampliar la oferta de formación y capacitación puesta a disposición de las y los servidores distritales con el fin de apalancar el fortalecimiento de competencias de la fuerza laboral pública del Distrito Capital y además contribuir a la optimización de recursos destinados a estos fines por cada entidad u organismo y, de esta manera, focalizar procesos formativos que permitan responder a los requerimientos de una atención efectiva de las demandas de la ciudadanía frente a la prestación de bienes y servicios públicos. 

 

Lo anterior, nos ha permitido incrementar el número de personas capacitadas a través de la oferta de formación realizada por el Departamento Administrativo del Servicio Civil Distrital, tal como se muestra a continuación: 

 

Ilustración 8. Oferta de Formación del DASCD – Número de Servidores Capacitados para el período 2020-2022

 

Fuente: DASCD, 2022

 

El número de servidores que han tomado las capacitaciones impartidas por el DASCD ha tenido un comportamiento creciente, de 2020 a 2021, tuvo un incremento del 137%, debido a la ampliación del portafolio de capacitación, mientras que el crecimiento del 2021 al 2022, es del 27%. 

 

De esta manera, la composición de la oferta de cursos realizada por este Departamento Administrativo para la presente vigencia estará distribuida en los cuatro (4) ejes temáticos establecidos en el Plan Nacional de Formación y Capacitación, es la siguiente:

 

Tabla 1. Distribución Oferta de Capacitación y Formación Aula del Saber Distrital 2023, distribuida según Ejes Temáticos del Plan Nacional de Formación y Capacitación

Fuente: DASCD, 2022

 

Para el 2023 la oferta de cursos aumenta en un 19%, conservando la participación mayoritaria del eje de Gestión del Conocimiento e Innovación Pública, con un peso del 54% dentro del portafolio, a partir de ocho líneas de formación, así: 

 

Todos los anteriores clasificados bajo las siguientes ocho (8) líneas estratégicas de aprendizaje:

 

Tabla 2. Oferta de Capacitación y Formación Aula del Saber Distrital 2023 según Líneas de Aprendizaje

Fuente: DASCD, 2023

 

En tal sentido, en el Anexo No. 1. Se detalla el Portafolio de Capacitación y Formación que el Departamento Administrativo del Servicio Civil Distrital pone a disposición de las entidades, organismos y servidores y servidoras distritales para la vigencia 2023 y, que deberá ser considerado por las entidades en el momento de definir sus Planes Institucionales de Capacitación para la presente anualidad, según el diagnóstico de necesidades de capacitación realizado durante la etapa de planeación. 

 

Para mayor información, pueden comunicarse con: 

 

- Raúl Fabián Cadena Vidal – Profesional Especializado de la Subdirección de Gestión Distrital de Bienestar, Desarrollo y Desempeño – recadena@serviciocivil.gov.co

 

- Correo: capacitacion@serviciocivil.gov.co  

 

- Teléfono 3680038 extensiones: 1401

 

5. Plan de Bienestar Social e Incentivos

 

El Plan de Bienestar Social e Incentivos Institucionales, por disposición del parágrafo del artículo 36 de la Ley 909 de 2004, constituye el instrumento a través del cual se definen acciones encaminadas a favorecer el desarrollo integral de los servidores, el mejoramiento de su calidad de vida y el de su familia y, a otorgar reconocimientos por el buen desempeño en el ejercicio de funciones públicas.

 

En tal sentido, la Política Pública Distrital para la Gestión Integral de Talento Humano - PPDGITH 2019-2030 prevé como necesario una articulación eficiente del conjunto de prácticas de gestión de los recursos humanos que permita: a) atraer, retener y desarrollar personas con las competencias requeridas para realizar las tareas requeridas, y b) operar sobre la motivación de las personas y grupos de trabajo promoviendo un desempeño de excelencia y el compromiso con el servicio público.

 

En consonancia con lo anterior, en Bogotá D.C. durante los últimos siete (7) años se ha venido trabajando en la consolidación de un Modelo de Bienestar para la Felicidad Laboral liderado por el Departamento Administrativo del Servicio Civil Distrital – DASCD y basado en la psicología positiva, que se centra en el ser humano y su desarrollo integral, volcando su atención hacia 4 ejes de trabajo, que gráficamente se interrelacionan de la siguiente manera: 

 

Modelo de Bienestar para la Felicidad Laboral

 

 

El Modelo de Bienestar para la Felicidad Laboral del Distrito Capital, se estructura a partir de los cuatro ejes siguientes:

 

 

Estos planteamientos, nos acercan a nociones más representativas de la vida laboral a partir de un enfoque desarrollado desde la psicología positiva, la cual no pretende desconocer las realidades y dificultades propias del contexto social e institucional y del ser humano, sino que se focaliza en identificar y desarrollar aquellos elementos que caracterizan a las personas que a pesar de las dificultades han aprendido a ser felices, haciendo este aprendizaje extensivo a las organizaciones, para nuestro caso, a las entidades (DASCD, 2019) y, además encuentra concordancia con el Modelo Integrado de Planeación y Gestión –MIPG- que concibe al talento humano como el activo más importante con el que cuentan las organizaciones públicas colombianas y con su Política Institucional de Gestión Estratégica del Talento Humano que prevé el despliegue de un conjunto de acciones orientadas a lograr servidores (as) públicos (as) con un mayor nivel de bienestar, desarrollo y compromiso, apuntando al mejoramiento de la productividad y la satisfacción de los y las servidoras públicas con su trabajo y con la entidad.

 

Así las cosas, para la planeación y la implementación de los Planes de Bienestar Social e Incentivos para la vigencia 2023, las entidades y organismos distritales deben tener en cuenta los siguientes lineamientos:

 

a) Para la formulación de los planes y programas en materia de Bienestar e Incentivos Institucionales, las entidades y organismos distritales, buscarán alinear las actividades y los beneficiarios, consultando, tanto las orientaciones estratégicas de la entidad según lo previsto en el Plan Distrital de Desarrollo “Un Nuevo Contrato Social y Ambiental para la Bogotá del Siglo XXI” como los resultados obtenidos en las evaluaciones previas o encuestas realizadas a servidores y servidoras públicas de la entidad, buscando alinear la estrategia organizacional multinivel (individual, equipos de trabajo, institucional) e incentivando el compromiso de las y los servidores/as distritales a partir de acciones que contribuyan significativamente al mejoramiento de sus condiciones de vida y las de sus familias.

 

b) En observancia de los lineamientos para la implementación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión (MIPG), las entidades y organismos deberán definir indicadores y mecanismos de monitoreo y seguimiento de las acciones contempladas, así como prever, el análisis sobre riesgos del proceso en términos de cumplimiento, calidad, oportunidad, entre otros.

 

c) Revisar la oferta presentada por el DASCD e incluirlas en sus planes de bienestar social e incentivos con los objetivos de evitar la duplicidad de las acciones y optimizar al máximo los recursos. (Ver el Anexo No. 2  Plan Distrital de Bienestar 2023,  numeral 3)

 

d) Establecer acciones de contención y acompañamiento a servidores/as y colaboradores/as que contribuyan a la preservación de la salud mental. (Revisar el programa de apoyo emocional de la oferta del DASCD del numeral 4 de esta circular; también apoyarse en la oferta presentada por las ARL, EPS y Cajas de Compensación)

 

e) Crear estrategias, junto con las áreas de comunicaciones, que permitan una adecuada difusión y conocimiento de las actividades, eventos y acciones que se desarrollarán en el marco del plan de bienestar tanto a nivel distrital como al interior de cada entidad. (Utilizar piezas comunicativas atractivas, con lenguaje incluyente, difundir con tiempo la información, establecer claramente la población objetivo, motivar la participación de los y las servidoras distritales, resaltando la importancia en términos del mejoramiento de su calidad de vida)

 

f) Crear estrategias que fomenten la participación en las actividades, eventos y acciones propuestos en los planes de bienestar tanto a nivel distrital como al interior de cada entidad. (Revisar encuestas de satisfacción, encuestas de necesidades, caracterización de la población y resultados de las diferentes mediciones para determinar la población objetivo y direccionar las invitaciones).

 

g) Gestionar con las Cajas de Compensación y dentro del marco legal vigente, la realización de acciones que complementen los planes de bienestar propuestos.

 

h) Revisar el objetivo, alcance y acciones previstas para el desarrollo de los 39 productos de la Política Pública de Gestión Integral del Talento Humano, apoyándose en el DASCD a través de la participación activa en sus diferentes programas.

 

i) Participar en la creación de un banco de buenas prácticas, recopilando las experiencias exitosas en materia de gestión del talento humano, tanto propias como de las demás entidades y organismos distritales. (Ejercicio que se realizará con una metodología planteada desde el DASCD).

 

j) Participar activamente en la implementación de la metodología de Impacto y en la  identificación de la cultura organizacional. 

 

k) Incluir programas de protección y servicios sociales, deportivos, recreativos y vacacionales, artísticos y culturales, de promoción y prevención de la salud, capacitación informal en artes y artesanías u otras modalidades que conlleven la recreación y el bienestar. (Revisar Decreto 1083 de 2015).

 

l) Acatar las disposiciones normativas en materia de austeridad en el gasto público. (Revisar Decreto 26 de 1998 y Decreto Distrital 492 de 2019).

 

m) Verificar que la información de los servidores, servidoras y colaboradores se encuentre correctamente diligenciada y actualizada en SIDEAP (la calidad de los datos permitirá un uso eficiente de herramientas como Medición de clima organizacional, Instrumento de Cultura, Metodología de impacto y facilitará la planeación y ejecución de las actividades de bienestar).

 

n) Por último, es importante tener en cuenta que los programas de bienestar social e incentivos hacen parte del Sistema de Estímulos para los empleados del Estado y su propósito es elevar los niveles de eficiencia, satisfacción, desarrollo y bienestar de los empleados en el desempeño de su labor y de contribuir al cumplimiento efectivo de los resultados institucionales, por lo tanto, deben responder a procesos permanentes orientados a crear, mantener y mejorar las condiciones que favorezcan el desarrollo integral del empleado, el mejoramiento de su nivel de vida y el de su familia; así mismo deben permitir elevar los niveles de satisfacción, eficacia, eficiencia, efectividad.

 

Por lo tanto, los programas de bienestar social que formulen las entidades deben propiciar ambientes de trabajo que favorezcan el desarrollo de la creatividad, la identidad, la participación y la seguridad laboral de los empleados de la entidad, fomentar la aplicación de estrategias y procesos en el ámbito laboral que contribuyan al desarrollo del potencial personal de los empleados, a generar actitudes favorables frente al servicio público y al mejoramiento continuo de la organización para el ejercicio de su función social.

 

De igual forma, estos programas deben desarrollar valores organizacionales en función de una cultura de servicio público que privilegie la responsabilidad social y la ética administrativa, generando compromiso institucional, sentido de pertenencia e identidad institucional.

 

En tal sentido, en el Anexo No. 2  Plan Distrital de Bienestar 2023, se presenta la Oferta de Actividades de Bienestar Distrital programada por el Departamento Administrativo del Servicio Civil Distrital para la vigencia 2023 y puesta a disposición de las entidades y organismos distritales y de las y los servidores públicos de la administración pública de Bogotá, D.C. 

 

Para mayor información, pueden comunicarse con: 

 

- Carolina León Baca – Profesional Especializado de la Subdirección de Gestión Distrital de Bienestar, Desarrollo y Desempeño – cleon@serviciocivil.gov.co

 

- Correo: bienestar@serviciocivil.gov.co  

 

- Teléfono 3680038 extensiones: 1511, 1519, 1520

 

6. Plan de Trabajo Anual Seguridad y Salud en el Trabajo 

 

El Plan de Trabajo Anual de Seguridad y Salud en el Trabajo es un instrumento a través del cual se garantiza la implementación, sostenibilidad y mejora  de la política de seguridad y salud en el trabajo de la entidad, basado en un enfoque de prevención de lesiones y enfermedades  causadas por las condiciones de trabajo, y de promoción de la salud de los trabajadores, con el fin de promover el mantenimiento del   bienestar físico, mental y social de los trabajadores en todas las ocupaciones. Numeral 7, artículo 2.2.4.6.8., Decreto Único Reglamentario 1072 de 2015.

 

Este plan debe identificar claramente metas, responsabilidades, recursos y cronograma de actividades, en concordancia con los estándares mínimos del sistema obligatorio de garantía de calidad del Sistema General de Riesgos Laborales, de conformidad con lo dispuesto en el Decreto 1072 de 2015 “Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Trabajo”, Capitulo 6 “Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo”, Artículo 2.2.4.6.1. Objeto y campo de aplicación y, la Resolución 312 de 2019 “Por la cual se definen los Estándares Mínimos del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST” Artículo 1. Objeto. 

 

En tal sentido, las Entidades y Organismo distritales deben formular y ejecutar el sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, para lo cual deben tener en cuenta los siguientes lineamientos:

 

1. Diseñar el Plan de Trabajo Anual en Seguridad y Salud en el Trabajo, inmerso en el Plan Estratégico de Talento Humano que se encuentra articulado con el Modelo Integrado de Planeación y Gestión -MIPG- el cual es medido mediante el registro que hacen las entidades públicas en el Formulario Único de Reporte de Avances de la Gestión -FURAG- y se enmarca en la Política Pública Distrital de Gestión Integral de Talento Humano 2019 – 2030.

 

2. Alinear las actividades definidas en sus Planes de Trabajo Anual del SG-SST, con la oferta de Seguridad y Salud en el Trabajo dispuesta por este Departamento Administrativo, de manera que se fortalezca así el compromiso de las y los servidores/as distritales el mejoramiento de sus condiciones de vida y la generación de ambientes de trabajo sanos y seguros.

 

3. Definir acciones de promoción de la salud y prevención de la enfermedad, para los riesgos prioritarios identificados por la Entidad de acuerdo con la medición de la matriz de peligros y riesgos.

 

4. Participar activamente de la medición de madurez del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo con el fin identificar nuevas oportunidades de mejora que orienten a las entidades al crecimiento y fortalecimiento de la gestión estratégica del SGSST.

 

5. Fomentar la participación de los servidores públicos en las diferentes instancias bipartitas, siendo estas el Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo, Comité de Convivencia Laboral y la Comisión de Personal.

 

Por su parte y con el propósito de continuar generando ambientes laborales saludables y seguros, así como garantizar el diseño y ejecución de medidas preventivas y correctivas en relación con el Acoso Laboral y el Acoso Sexual Laboral, en el marco del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, las Entidades y Organismos Distritales, deberán:

 

- Conformar el Comité de Convivencia Laboral, dando cumplimiento a las disposiciones legales contenidas en la Resolución 652 de 2012, “Por la cual se establece la conformación y funcionamiento del Comité de Convivencia Laboral en Entidades Públicas y empresas privadas y se dictan otras disposiciones”, y la Resolución 1356 de 2012, “por la cual se modifica parcialmente la Resolución 652 de 2012”, expedidas por el Ministerio de Trabajo, regulando así la elección, creación, conformación y funcionamiento del Comité de Convivencia Laboral.

 

- Implementar un programa de vigilancia epidemiológica de factores de riesgo psicosocial en el trabajo, a través de la dependencia responsable de Gestión Humana y en concordancia con el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.

 

- Adoptar el Protocolo para la Prevención del Acoso Laboral y Sexual Laboral, establecido en el Decreto 044 de 2015, según lo dispone la Circular Externa 23 de 2019, emitida por este Departamento Administrativo cuyo asunto es “Lineamientos Distritales para la prevención del acoso laboral”.

 

- Establecer mecanismos y espacios de formación y sensibilización, propendiendo por el mejoramiento del ambiente laboral y de la transformación de imaginarios culturales proclives al acoso laboral o sexual laboral.

 

- Comunicar, mediante el uso de piezas comunicativas o campañas de sensibilización pedagógica, y demás medios de comunicación, el Protocolo para la Prevención del Acoso Laboral y Sexual Laboral, adoptado mediante el Decreto 044 de 2015^[3]

 

Adicionalmente, las entidades y organismos distritales, así como los servidores, servidoras públicas y contratistas de Bogotá, D.C., pueden solicitar al correo contacto@serviciocivil.gov.co la oferta relacionada con Seguridad y Salud en el Trabajo para la vigencia 2023, disponible  en el Anexo 3, que hace parte integral de la presente Circular.

 

7. Mesas Técnicas Sectoriales 

 

De otra parte y con el fin de fortalecer las capacidades de nuestras entidades y organismos distritales, de nuestras unidades de personal y del equipo humano que le apuesta a la consolidación de mejores prácticas organizacionales para la gestión integral y estratégica del talento humano vinculado a las entidades y organismos distritales, el Departamento Administrativo del Servicio Civil Distrital ha previsto el desarrollo de Mesas Técnicas Sectoriales que tienen como propósito lograr una interrelación directa entre las entidades del Distrito Capital y el DASCD, con el fin de atender de manera precisa y oportuna, los requerimientos en relación con los servicios que ofrece el DASCD en el 2023.

 

Esta dinámica permitirá además realizar un proceso de referenciación conjunta, de transferencia de conocimiento y buenas prácticas, nos permitirá avanzar en el establecimiento de vínculos y relaciones estratégicas entre los equipos de talento humano apostando a la consolidación de un modelo de gobernanza en red y nos provee información valiosa sobre el desarrollo de actividades y necesidades de las diferentes entidades, acerca de sus resultados, de sus metas o alianzas que puedan ser replicadas en las otras entidades del Distrito Capital, por esta razón se han organizado las siguientes mesas técnicas sectoriales, a saber: 

 

Tabla 3. Cronograma Mesas Técnicas Sectoriales Talento Humano 2023

 

Para el desarrollo de estas mesas técnicas sectoriales se han previsto los siguientes aspectos: 

 

¿Quién o quienes asistirían por entidad u organismos?

 

Jefes de talento Humano.

 

Gestores de Bienestar.

 

Gestores de Capacitación.

 

Gestores de Seguridad y Salud en el Trabajo.

 

Gestores de Evaluación del Desempeño.

 

Organización por sectores

 

Los sectores se dividieron teniendo en cuenta los siguientes aspectos:

 

- Jefes de talento humano y equipos que cambiaron y no conocen a profundidad las acciones del DASCD.

 

- Cantidad de entidades por sesión.

 

- Buscar fortalecer los lazos entre las entidades que conforman los sectores administrativos.

 

Para el desarrollo de estas mesas técnicas, se ha previsto el desarrollo de los siguientes interrogantes orientadores: 

 

Temáticas por mesas

 

Cada entidad del Distrito, deberá dar respuesta a los siguientes interrogantes:

 

- ¿Cuál es el aporte más importante que su entidad ha hecho a la Política Pública de Gestión Integral de Talento Humano - PPGITH?

 

- ¿Qué producto o productos de la PPGITH ha incluido en sus planes de acción?

 

- ¿Cuál es el mayor reto enfrentado por la entidad, para el correcto desarrollo de los programas de Política Pública de Gestión Integral de Talento Humano – PPGITH?

 

- ¿Cuál sería la mejor práctica implementada en la entidad para desarrollar  los programas de Política Pública de Gestión Integral de Talento Humano – PPGITH, que pudieran replicar en otras entidades? (puede ser a través de aliados estratégicos)

 

¿Cómo lo haremos?

 

Cada entidad deberá elaborar un video de máximo 5 minutos, que dé respuesta a los interrogantes propuestos en el punto anterior.

 

El video debe atender las siguientes recomendaciones: 

 

- Ser concretos: 5 minutos o menos (es un buen tiempo) 

 

- Formato horizontal de los videos (a lo ancho) con algo de espacio entre la cabeza y el borde, además de una buena iluminación.

 

- El mejor sonido posible 

 

- Uso de gráficos (que le den dinámica al video) 

 

- De preferencia, imagen mejor que texto 

 

El video debe ser enviado al correo capacitacion@serviciocivil.gov.co, macosta@serviciocivil.gov.co, y rcadena@serviciocivil.gov.co, a más tardar el día seis (6) de febrero del año en curso, con el propósito de organizar la logística de las mesas sectoriales. 

 

Además, se solicita que envíen por cada entidad la información de las respuestas en formato PDF, para construir las memorias de la actividad, y compartirlas con las demás entidades del Distrito.

 

¿Cuál será la mecánica?

 

Luego de socializar el video de cada entidad, la misma tendrá cinco (5) minutos adicionales para una sesión de preguntas y respuestas de los demás asistentes ese día.

 

Acto seguido, las entidades que requieran una atención personalizada de parte del DASCD, podrá tener un encuentro en la sala de capacitaciones para atender y agendar sus requerimientos.

 

Fechas y lugar de realización: según programación previamente detallada, se llevarán a cabo en la sede del DASCD en la carrera 30 No. 25-90 Piso 9, previo inscripciones según aforo establecido. Agenda

 

 

En virtud de lo anteriormente expuesto, se exhorta a las entidades y organismos distritales para participar de estos espacios de encuentro y para desarrollar las actividades pertinentes para garantizar la armonización de los diferentes instrumentos de planificación del talento humano, de acuerdo con lo estipulado en el artículo 74 de la ley 1474 de 2011, así como asegurar su aprobación y proceder a la publicación en su respectiva página Web a más tardar el 31 de enero del 2023.

 

Resaltando que los planes de acción de la vigencia en torno a la gestión del talento humano, deben especificar los objetivos, las estrategias, los proyectos, las metas, los responsables, junto con los indicadores de gestión y, para lo cual tendrán en cuenta la oferta transversal en capacitación, bienestar, seguridad y salud en el trabajo, así como, nuestros servicios orientados al fortalecimiento de las capacidades institucionales, la actualización de sus plantas de personal y/o la actualización de los manuales específicos de funciones y competencias laborales y la gestión de información del talento humano a través de SIDEAP, puestos a disposición de las entidades y organismos y de las y los servidores del Distrito Capital por el Departamento Administrativo del Servicio Civil Distrital. 

 

Para tal fin, se adjuntan a la presente circular, los siguientes documentos:

 

- Anexo 1. Oferta de capacitación DASCD - Aula del Saber Distrital- vigencia 2023. 

 

- Anexo 2. Plan Distrital de Bienestar 2023 y Oferta en materia de Seguridad y Salud en el Trabajo 2023

 

Finalmente, les reiteramos el compromiso del Sector Administrativo de Gestión Pública por contribuir con el fortalecimiento institucional, la consolidación de una gestión pública transparente y al servicio de la ciudadanía y le recordamos que cualquier inquietud relacionada con la presente instrucción administrativa será oportunamente atendida por el Departamento Administrativo del Servicio Civil

Distrital. 

 

Cordialmente, 

 

MARÍA CONSTANZA ROMERO OÑATE

 

Directora (E) DASCD

 

Anexo 1. Oferta de capacitación DASCD - Aula del Saber Distrital- vigencia 2023. 

Anexo 2. Plan Distrital de Bienestar 2023 y Oferta en materia de Seguridad y Salud en el Trabajo 2023

 

 

Nota: Ver norma original y anexos en Anexos.

 

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