CIRCULAR EXTERNA 027 DE 2023

(Diciembre 27)

PARA: SECRETARIOS (AS) DE DESPACHO, PRESIDENTES (AS), DIRECTORES (AS) DE DEPARTAMENTOS ADMINISTRATIVOS Y ESTABLECIMIENTOS PÚBLICOS, DIRECTORES (AS) DE UNIDADES ADMINISTRATIVAS ESPECIALES, GERENTES DE SUBREDES INTEGRADAS DE SALUD E.S.E-, GERENTES DE SOCIEDADES PÚBLICAS, GERENTE EMPRESA DE ACUEDUCTO Y ALCANTARILLADO DE BOGOTÁ E.S.P., DIRECTOR AGENCIA DISTRITAL PARA LA EDUCACIÓN SUPERIOR, CIENCIA Y TECNOLOGÍA -ATENEA, RECTOR ENTE UNIVERSITARIO AUTÓNOMO, PRESIDENTE DEL CONCEJO DE BOGOTÁ, VEEDORA DISTRITAL, CONTRALOR DISTRITAL, PERSONERO DISTRITAL.

DE: DIRECTORA DEL DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DEL SERVICIO CIVIL DISTRITAL

ASUNTO: LINEAMIENTOS PARA LA GESTIÓN DE LA SALUD OCUPACIONAL EN LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA DE BOGOTÁ EN CUMPLIMIENTO DEL NUMERAL 13 DEL ACUERDO COLECTIVO LABORAL 2023.

Respetados (as) doctores (as), reciban un cordial saludo:

En virtud del Acuerdo Colectivo Laboral 2023 suscrito entre la Alcaldía Mayor de Bogotá, D.C. y las organizaciones sindicales[1]: Central Unitaria de Trabajadores -CUT-; Central Unitaria de Trabajadores - Subdirectiva Bogotá Cundinamarca -CUT Bogotá Cundinamarca-; Confederación General del Trabajo -CGT-; Confederación de Trabajadores de Colombia -CTC-; Federación Nacional de Trabajadores al Servicio del Estado -Fenaltrase-; Unión Nacional de Trabajadores del Estado y los Servicios Públicos de Colombia -Utradec -CGT-; Federación Colombiana de Trabajadores y Servidores Públicos -Fecotraservipúblicos-; Confederación de la Unión Sindical Colombiana del Trabajo -Confederación Central CTU Usctrab-; Federación Nacional de la Unión Sindical Colombiana del Trabajo -Fedeusctrab Nacional-; Federación Sectorial Estatal de la Unión Sindical Colombiana del Trabajo -Fedeusctrab Estatal-; Federación Regional Bogotá de la Unión Sindical Colombiana del Trabajo -Fedeusctrab Bogotá-; Federación Nacional Ambiental de la unión Sindical Colombiana del Trabajo -Fedesusctrab Ambiental-; Federación Deporte, Bienestar y Recreación de la Unión Sindical Colombiana del Trabajo - Fedeusctrab Deporte, Bienestar y Recreación-; Federación Social de la Unión Sindical Colombiana del Trabajo -Fedeusctrab Social-; Federación Afrodescendiente, Raizal y Palenquera de la Unión Sindical Colombiana del Trabajo -Fedeusctrab Afro-; Federación Pueblos Indígenas y Tribales de la Unión Sindical Colombiana del Trabajo -Fedeusctrab Pueblos Indigenas y Tribales-; Federación Educación, Cultura, Ciencia y Tecnología de la Unión Sindical Colombiana del Trabajo -Fedeusctrab Educación, Cultura, Ciencia y Tecnología-; Federación Derechos Humanos Paz y Territorio de la Unión Sindical Colombiana del Trabajo -Fedeusctrab Derechos Humanos, Paz y Territorio-; Unión Sindical Colombiana del Trabajo -Usctrab-; Confederación Colombiana Alternativa del Trabajo -CAT FEM-; Federación Sindical de Trabajadores de Colombia -FTC FEM-; Sindicato de Pagadores, Pensionados y Trabajadores de Colombia -Sipatco-; Federación Unión Nacional de Trabajadores del Estado, los Servicios Públicos y la Comunidad -Únete- ; Confederación Nacional de Trabajadores -CNT-; Confederación de Servidores Públicos y de los Servicios Públicos de Colombia -CSPC-; Federación Nacional de Trabajadores por el Mérito y el Trabajo Decente -Propaís-; Federación Nacional de Trabajadores de Colombia -Fedeasonal-; Federación Nacional de Trabajadores de la Educación y Servidores Públicos de Colombia -Fenaltraesp-; Sindicato de Trabajadores de la Educación de Bogotá D.C. -Sintraeducación-; Asociación Sindical Educativa - Asonaleducativa-; Asociación Nacional de Trabajadores de la Educación Colombia - Asoeducadores-; Sindicato de Trabajadores y Servidores Públicos de la Secretaría de Educación del Distrito Capital -Sintrased-; Asociación del Trabajo del Sector Territorial y Ambiental -Biopaz-; Sindicato de la Secretaría de Seguridad Convivencia y Justicia de Bogotá y Otras entidades del Distrito -SCJ Bogotá-; Asociación Nacional de Trabajadores, Administrativos, Contratistas, Técnicos, Profesionales, Orientadores, Instructores y Docentes de Colombia -Asonal Colombia-; Colegiado Nacional de Orientadores de Colombia; Unión Distrital de Trabajadores -UDT-; Sindicato Colombiano Estatal -Sincoest- Unión Nacional de Servidores Públicos de los Distritos y Municipios de Colombia -Unes Colombia-; Sindicato de Empleados Públicos de la Secretaría de Educación del Distrito - Sinepsed-; Asociación Sindical de Empleados Distritales -ASED-; Agremiación Sindical del Sector Salud Secretaría Distrital de Salud -Assesalud-; Sindicato de Trabajadores del Hospital Occidente de Kennedy -Sintrahosken Subred Sur Occidente - CUT- ; Asociación Distrital de Auxiliares de Enfermería -ADAE-; Sindicato de Servidores Públicos del Hospital Vista Hermosa -Sintra Hospital Vista Hermosa- ; Sindicato Nacional de la Salud y Seguridad Social -Sindess Nacional-; Sindicato Nacional de Servidores Públicos de las Empresas Sociales del Estado -Sinaltraeses-; Sindicato de Servidores Públicos de la Subred Sur ESE -Sintrasubred Sur-; Sindicato de Rama de los Trabajadores, Empleados, Funcionarios, Contratistas y Servidores de la Salud y la Seguridad Social del Territorio Nacional -Sintrasalud, Sindicato de Empleados Distritales de Bogotá - Sindistritales, en el marco de las disposiciones del Decreto Nacional 1072 de 2015, suscribieron el 31 de agosto de 2023 el "Acuerdo Colectivo Laboral 2023" que establece en su numeral 13, lo siguiente:

“13. SALUD OCUPACIONAL:

La Administración Distrital se compromete a garantizar el funcionamiento y cumplimiento de los estándares mínimos en las entidades y organismos distritales, así como a la mejora continua de sus Sistemas de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo y a que en la adopción e implementación de sus Planes Anuales de SST se establezcan objetivos, metas, responsables, cronograma de actividades y recursos y que para su adopción tenga en cuenta los resultados de las auditorías realizadas en la materia.

Igualmente, a que las entidades y organismos distritales realicen el reporte periódico de información al SIDEAP-Módulo SST en Línea, con el fin de generar datos e indicadores para el conocimiento de los trabajadores distritales, la ciudadanía y grupos de valor, a través de su procesamiento y publicación mediante el Sistema de Analítica de Datos del Talento Humano. Para este fin, se adelantarán las acciones de mejora en el SIDEAP-Módulo SST en Línea para consolidar información sobre indicadores de incidencia de enfermedad laboral y accidentabilidad laboral.

Para dichos propósitos, las entidades y organismos distritales deberán disponer del talento humano idóneo y capacitado para la consolidación de sus Sistemas de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, atendiendo los requerimientos normativos, así como las necesidades, tamaño organizacional y disponibilidad presupuestal.

Asimismo, a realizar actividades encaminadas a la promoción de la salud y la prevención de la enfermedad en el mes de abril de cada anualidad en el marco de la Semana de la Salud y Seguridad y Salud en el Trabajo. De igual forma se reiterará a las entidades y organismos distritales la obligatoriedad en el cumplimiento de todas las actividades de identificación, evaluación, intervención y monitoreo de los factores de riesgo psicosocial."

En desarrollo de lo previsto en el numeral 13 del Acuerdo Colectivo Laboral 2023 suscrito con las organizaciones sindicales de empleados distritales sobre la salud ocupacional, el Departamento Administrativo del Servicio Civil Distrital en ejercicio de sus funciones y atribuciones en materia de orientación a la gestión pública distrital imparten las siguientes directrices:

I. Cumplimiento Estándares Mínimos de Seguridad y Salud en el Trabajo por parte de entidades y organismos distritales

Los Estándares Mínimos establecidos en la Resolución 0312 de 13 de febrero de 2019, constituyen el conjunto de normas, requisitos y procedimientos de obligatorio cumplimiento de los empleadores y contratantes, mediante los cuales se establece, verifica y controla las condiciones básicas de capacidad tecnológica y científica; de suficiencia patrimonial y financiera; y de capacidad técnico administrativa, indispensables para el funcionamiento, ejercicio y desarrollo de actividades en el Sistema General de Riesgos Laborales.

Su implementación se ajusta, adecúa y armoniza a cada entidad según el número de personas vinculadas (tamaño organizacional) y el nivel de riesgo al que se encuentran expuestos sus trabajadores; por lo tanto, se exhorta a las entidades y organismos distritales para que se adopten las medidas necesarias para garantizar el cumplimiento de los estándares mínimos definidos en la Resolución 0312 de 2019.

En virtud de lo anterior, las entidades y organismos distritales deben disponer acciones tendientes a garantizar el cumplimiento de los estándares mínimos en SST integrándolas a su planeación anualizada y, en el mes de diciembre de cada vigencia, deberán aplicar la Autoevaluación conforme a la Tabla de Valores y Calificación de los Estándares Mínimos y a partir de allí, elaborarán el Plan de Mejora conforme al resultado de dicha autoevaluación y formularán sus Planes Anuales del Sistema de Gestión de SST que debe empezar a ejecutarse a partir del primero de enero de cada anualidad.

II. Funcionamiento Módulo SST En Línea de SIDEAP - Reporte de Información Oficial por parte de entidades y organismos distritales

Adicionalmente, las entidades y organismos distritales deben llevar un registro de los indicadores de SST, entre los cuales se determina: frecuencia de accidentalidad, severidad de accidentalidad, proporción de accidentes de trabajo mortales, prevalencia de la enfermedad laboral, incidencia de la enfermedad laboral y ausentismo por causa médica, como mínimo, tal como lo establece el artículo 30 de la Resolución 0312 de 2019.

En virtud de lo anterior, el Departamento Administrativo del Servicio Civil Distrital -DASCD- a través del SIDEAP y su módulo denominado SST-En Línea permite recopilar, registrar y almacenar información de los componentes fundamentales del SG-SST de las entidades Distritales. Es además procedente señalar que el SIDEAP cuenta con un módulo encargado de recopilar información, herramienta diagnóstica de la gestión de la seguridad y salud en el trabajo para ser aplicada a todas las entidades del Distrito Capital y además permite la recolección de datos e interpretación de estos.

Esta herramienta permite identificar oportunidades de mejora en los sistemas de gestión de las entidades a partir de los siguientes componentes.

1. Indicadores

2. Estándares de Mínimos

3. Instrumento de Madurez

4. Reporte de Accidente Laboral

5. Reporte de Enfermedad Laboral

En virtud de ello, debe indicarse que la información sobre el cumplimiento de los estándares mínimos por parte de cada una de las entidades y organismos distritales, así como sobre sus indicadores y sobre el estado de madurez de sus SG-SST, se encuentra disponible a través del Sistema de Analítica de Datos en el tablero' de control denominado Batería de Indicadores del Talento Humano en el siguiente link: https://serviciocivil.gov.co/tablero-de-control/bateria-de-indicadores-del-talento-humano, tal como se ilustra a continuación:

Indicadores que son publicados para promover el monitoreo y control por parte de la ciudadanía y grupos de valor y por lo tanto, se insta al cumplimiento de las obligaciones de reporte oportuno de información a través del SIDEAP, sistema de información que se constituyen en fuente de información oficial sobre la gestión del talento humano en la administración pública de Bogotá.

III. Designación de Personal Idóneo para la Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo en entidades y organismos distritales

En cumplimiento de las disposiciones normativas sobre seguridad y salud en el trabajo y de los compromisos establecidos en el Acuerdo Colectivo Laboral 2023, se exhorta a las entidades y organismos distritales a la designación del personal idóneo y competente para gestionar el sistema, cuyo perfil deberá ser acorde con lo establecido con la normatividad vigente y los estándares mínimos que para tal efecto determina el Ministerio del Trabajo en la Resolución 0312 de 2019 y que se recuerda, corresponde al siguiente:

Fuente: Resolución 0312 de 2019 por la cual se definen los Estándares Mínimos del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST.

Al respecto, debe señalarse que las personas asignadas para gestionar la Seguridad y Salud en el Trabajo en las entidades y organismos distritales deben, entre otras actividades: 10.1 Planear, organizar, dirigir, desarrollar y aplicar el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST, y como mínimo una (1) vez al año, realizar su evaluación; 10.2 Informar a la alta dirección sobre el funcionamiento y los resultados del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST, y; 10.3 Promover la participación de todos los miembros de la empresa en la implementación del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST.

Para tales efectos, con el propósito de garantizar la atención oportuna y permanente de las necesidades de la administración respecto a la seguridad y salud en el trabajo, es necesario que las entidades y organismos distritales evalúen el modelo de operación de la entidad y las distintas modalidades legales para la eficiente y eficaz prestación de estas actividades, analizando los perfiles y las cargas de trabajo que se requieran para el cumplimiento de las funciones y, si efectuados los análisis anteriores se determina que hay faltantes en la planta de personal, la entidad adelantará el respectivo estudio técnico que soporte la ampliación de la planta de personal, revisando las posibles fuentes de financiación, adelantando el trámite y la gestión correspondiente para obtener concepto técnico favorable del Departamento Administrativo del Servicio Civil Distrital- DASCD y contando con la viabilidad presupuestal de la Secretaría Distrital de Hacienda, según lo previsto en el Acuerdo Distrital 199 de 2005 y las normas que le complementan y desarrollan.

Ahora bien, entendiendo la importancia de contar con personal competente para liderar la gestión de los sistemas de seguridad y salud en el trabajo en el Distrito Capital, se busca que los servidores públicos y colaboradores desarrollen estas líneas formativas dentro del Aula del Saber Distrital, la cual se encuentra compuesta por dos (2) cursos principales, así:

En virtud de lo anterior, se exhorta a las unidades de talento humano o a quienes hagan sus veces, sean incluidos en sus planes institucionales de capacitación -PIC- como parte de la formación de sus equipos de trabajo, en especial, dentro de las rutas de aprendizaje de las personas quienes cumplen funciones relacionadas con la SST en sus entidades u organismos.

IV. Semana de la Seguridad y Salud en el Trabajo

Las entidades y organismos distritales deberán adelantar durante el mes de abril de cada anualidad, actividades tendientes a la promoción de la salud y la prevención de la salud en el marco de la Semana de la Seguridad y Salud en el Trabajo. Para tal fin, podrán concurrir al desarrollo de las actividades distritales promovidas por el Departamento Administrativo del Servicio Civil Distrital para dicho propósito.

V. Obligatoriedad en el cumplimiento de todas las actividades de identificación, evaluación, intervención y monitoreo de los factores de riesgo psicosocial

Considerando que la Ley 1616 de 2013, en su artículo 9° respecto a la promoción de la salud mental y la prevención del trastorno mental establece que las Administradoras de Riesgo Laboral dentro de las actividades de promoción y prevención en salud deben generar estrategias, programas, acciones o servicios de promoción de salud mental y, garantizar que sus empresas afiliadas incluyan dentro de su Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, el monitoreo permanente de la exposición a factores de riesgo psicosocial en el trabajo para proteger, mejorar y recuperar la salud mental de los trabajadores y, que a través de la Resolución 2404 de 2019, el Ministerio del Trabajo adoptó la batería de instrumentos para la Evaluación de Factores de Riesgo Psicosocial, la Guía Técnica General para la Promoción, Prevención e Intervención de los Factores Psicosociales y sus Efectos en la Población Trabajadoras y sus Protocolos Específicos, se exhorta a las entidades y organismos distritales al despliegue de las acciones tendientes a la identificación, evaluación, intervención y monitoreo de los factores de riesgo psicosocial de sus entornos laborales, teniendo en cuenta, las referidas guías técnicas sobre la materia.

Es pertinente recordar que la batería de instrumentos para la evaluación de factores de riesgo psicosocial está conformada por un conjunto de instrumentos que permiten establecer la presencia o ausencia de factores de riesgo psicosocial intralaboral y extralaboral, así como los efectos en la salud de los trabajadores en el trabajo y, que los cuestionarios que la integran deben realizarse garantizando la reserva y confidencialidad de la información y siguiendo estrictamente las instrucciones y condiciones establecidas en cada uno de los cuestionarios de la batería, tal como lo dispone el artículo 4° de la Resolución 2404 de 2019, razón por la cual, las entidades y organismos distritales deberán contar para su aplicación con el talento humano idóneo para su aplicación y procesamiento, según las condiciones definidas en la referida resolución.

Cordialmente.

NIDIA ROCIO VARGAS

Directora

Departamento Administrativo Del Servicio Civil Distrital

NOTA: Ver norma original en Anexos.

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