CIRCULAR 001 DE 2014

 

(Enero 10)

 

Para: SECRETARIA DE HACIENDA, SECRETARIA GENERAL, SECRETARIA DE PLANEACIÓN, INSTITUTO DE DESARROLLO URBANO, UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE SERVICIOS PUBLICOS, SECRETARIA DE EDUCACION, FONDO DE PREVENCIÓN Y ATENCIÓN DE EMERGENCIAS, SECRETARIA DISTRITAL DE MOVILIDAD, FONDO FINANCIERO DISTRITAL DE SALUD, DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA DEFENSORIA DEL ESPACIO PUBLICO, SECRETARIA DE GOBIERNO, INSTITUTO DISTRITAL DE LA PARTICIPACION Y ACCION COMUNAL, SECRETARIA DE AMBIENTE, SECRETARIA DE DESARROLLO ECONOMICO, UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL CUERPO OFICIAL DE SOMBEROS, SECRETARIA DE CULTURA, RECREACION Y DEPORTE, SECRETARIA DE INTEGRACIÓN SOCIAL, SECRETARIA DEL HABITAT, INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACION Y DEPORTE

 

De: OFICINA ALTA CONSEJERIA DISTRITAL DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION Y COMUNICACIONES - ACDTIC

 

Asunto: Compra agregada de bienes y servicios Oracle

 

Radicado: 2-2014-811.

 

Apreciados señores:

 

Teniendo en cuenta las siguientes consideraciones:

 

1. Que entre los objetivos de la Comisión Distrital de Sistemas (CDS)[1] se establecen los de “2. Velar por el mejoramiento en la relación costo beneficio de los proyectos informáticos y de comunicaciones en el Distrito Capital” y “4. Promover la colaboración entre las entidades distritales para compartir recursos y servicios de tecnología informática y de comunicaciones”.

 

2. Que dentro de las funciones de la CDS[2] en el área de políticas y estándares informáticos y de comunicaciones se encuentran las de “a) Establecer políticas y estándares para lograr el desarrollo armónico y coordinado de la informática y las comunicaciones de las entidades del Distrito Capital y verificar su cumplimiento” y "d) Definir y fijar estándares para promover la integración, cooperación, optimización y racionalización de los recursos informáticos y de \ comunicaciones".

 

3. Que la CDS cuenta con un Grupo de Trabajo Permanente orientado al tema de “Modelos de compra agregada y eficiencia en el gasto”[3].

 

4. Que con el Decreto 77 de 2012 se creó la Oficina de Alta Consejería Distrital de Tecnologías de Información y Comunicaciones -TIC- (ACDTIC) como instancia adscrita directamente al Despacho del Alcalde Mayor, orientada a facilitar la concatenación de las acciones en esta materia, promover la eficacia y la eficiencia en la utilización de los recursos y articular el avance hacia los objetivos estratégicos de la Administración.

 

5. Que con el Decreto 56 de 2013, se asignó a la ACDTIC la función de ejercer la Secretaria Técnica de la CDS.

 

En virtud de lo anterior, la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá en conjunto con la Secretaría Distrital de Hacienda (SDH), emitieron la circular No. 008 de Julio 4 de 2013, con la cual vienen impulsando la realización de un acuerdo distrital unificado para la adquisición de bienes y servicios Oracle, que beneficie a las entidades distritales en relación con el mantenimiento y desarrollo de los proyectos que utilizan la tecnología Oracle, dentro del marco de la política de racionalización del gasto para la administración e implementación de bienes y recursos de infraestructura de tecnologías de información y comunicaciones en el Distrito Capital[4].

 

En desarrollo de lo expuesto en la mencionada circular, se realizaron diversas mesas de trabajo con las entidades distritales con el fin de identificar aspectos claves para facilitar la generación de economías de escala por compra agregada y la racionalización de costos de gestión de la tecnología, y de precisar necesidades técnicas para el impulso de proyectos de impacto acordes con los objetivos institucionales y el Plan de Desarrollo vigente. Como resultado de las reuniones realizadas, se definieron algunas necesidades de uso de las tecnologías de Oracle en las entidades distritales que han manifestado interés y se han vinculado al proyecto, lo cual se resume a continuación:

 

 

Con base en la tabla anterior que asocia los proyectos de las entidades distritales con el licenciamiento de Oracle (dando como resultado un número estimado de 46 licencias de Base de Datos y 42 de Capa Media), y teniendo en cuenta el análisis de arquitectura realizado con Oracle Colombia, se ha diseñado una solución que incluye el empaquetamiento de licenciamiento de manera ILIMITADA por los próximos 3 años, un sistema de ingeniería (HARDWARE) asociado a la consolidación del sistema de información SI CAPITAL y que sirve como pilar fundamental para empezar a crear el sistema de recuperación ante desastres (DRP) del Distrito y, en opción, un modelo basado en tecnología SAAS (Software como servicio) que busca generar impactos de corto plazo en los procesos de atención y servicio al ciudadano. Para ello, Oracle de Colombia ha presentado una oferta estructurada que contempla el empaquetamiento con economía de escala de licenciamiento y la infraestructura de ingeniería, además de un paquete de servicios de soporte especializado y transferencia de conocimiento.

 

En este contexto, las gestiones realizadas por la ACDTIC y la SDH han tenido como resultado la estructuración de un modelo de compra agregada bajo la modalidad de ULA (Unfimited License Agreement), que permite a las entidades distritales involucradas en el proyecto:

 

a) Facilitar la renovación, actualización y migración de la tecnología Oracle que utilizan actualmente.

 

b) Fortalecer los desarrollos y migraciones vinculadas con el sistema de información SI CAPITAL, considerando lo previsto en el Plan de Desarrollo y en los planes de mejoramiento de cara a los entes de control.

 

c) Facilitar la implementación de los proyectos de SI CAPITAL e impulsar los proyectos misionales que las entidades distritales vayan a realizar en los próximos 3 años.

 

El modelo de licenciamiento ilimitado permitirá a las entidades distritales: i) Disponer de la tecnología Oracle a un costo fijo y muy inferior al que se ha venido adquiriendo individualmente por parte de las entidades, ii) Hacer reposición de tecnología de Base de Datos y de Capa Media y optimizar los costos de soporte técnico hacia el futuro con estas migraciones, y iii) Simplificar los procesos de adquisición y unificar el proceso de renovación del soporte técnico anual.

 

Este modelo ULA se realizaría con el único proveedor autorizado para realizar éste tipo de negociación en Colombia, el cual es Oracle de Colombia.

 

Conveniencia financiera

 

El empaquetamiento de la solución de ULA presentada por Oracle de Colombia y ajustada y negociada por la ACDTIC incluye los siguientes componentes:

 

- Licenciamiento de Base de Datos

 

- Licenciamiento de Capa Media

 

- Opciones de gestión, administración y seguridad de Base de Datos

 

- Sistema de Ingeniería para procesamiento y consolidación de sistemas de información

 

- Servicios de transferencia de conocimiento

 

- Servicios de soporte especializado para la implementación de la base de conocimiento, la habilitación del sistema de ingeniería y apoyo para planeación de migraciones

 

- Servicios de soporte técnico de licenciamiento nuevo 1er. año (*)

 

- Servicios de renovación de soporte técnico de licenciamiento convertido y reemplazado, hasta 24-Ene-2015

 

- Servicios de soporte técnico de licenciamiento antiguo (no convertido ni reemplazado), hasta 24-Ene-2015

 

- Como opcional, licenciamiento SaaS para Base de Conocimiento de Atención al Ciudadano

 

(*) Nota 1: Este valor se congela durante los 3 años de vigencia del ULA

 

Nota 2: Se logró que Oracle le ofrezca al Distrito Capital un descuento del 50% sobre todos los productos que no estén incluidos en el ULA, durante los 3 años de vigencia del ULA (para el año anterior el descuento era del 35%).

 

Desde el punto de vista financiero, y con base en las necesidades identificadas en las entidades distritales, el comparativo entre los precios de lista al público y lo logrado en la negociación del ofrecimiento empaquetado que Oracle de Colombia presenta, de manera transaccional, refleja los siguientes ahorros para el Distrito Capital:

 

 

En contraste a lo anterior, si se adquiriera por parte de las entidades distritales únicamente la tecnología de Base de Datos y de Capa Media estimada en las necesidades identificadas, de manera transaccional, se tendría un costo para el Distrito Capital equivalente a $16.788.239.420 por licenciamiento más $3.693.412.672 por concepto de soporte técnico del 1er año, para un total de $20.481.652.093, de acuerdo a los precios estándar de Oracle.

 

No obstante el anterior beneficio económico, el ahorro en soporte técnico anual es el que adquiere mayor relevancia en tanto que dentro del empaquetamiento el soporte técnico para el año 2 y 3 es igual al del año 1 ($960.620.411) mientras que en la compra transaccional el valor del soporte técnico para el año 2 sería de $3.951.951.560 y para el año 3 sería de $4.228.588.169. De esta manera, el Distrito Capital estaría ahorrando en el costo de soporte técnico por los 3 años un valor equivalente a $8.992.091.168, el cual se hará más significativo en los años subsecuentes.

 

Esta negociación con Oracle que inicialmente cobijaba a 15 entidades del distrito se logró ampliar a 19 entidades y cuenta con más tecnología, más servicios y más posibilidades de resultados para las entidades distritales con el empaquetamiento de ULA que con la compra transaccional.

 

Por otra parte, en la medida que se haga la conversión y reemplazo de licencias de Base de Datos y de Capa Media de tecnología antigua a tecnología nueva dentro del ULA, los beneficios de la disminución del costo anual de soporte técnico por licencia se harán aún más significativos para el Distrito Capital, toda vez que se hará uso del beneficio del valor del empaquetamiento de licenciamiento y de la congelación del valor de soporte técnico por 3 años, que son las características esenciales del ULA negociado por la ACDTIC y la SDH.

 

También es importante resaltar que dentro del costo del empaquetamiento se han previsto una serie de servicios adicionales que se lograron negociar con Oracle los cuales ayudarán a las entidades distritales a establecer las mejores prácticas en los procesos de migración de SI CAPITAL o en la aplicación de la tecnología de Oracle en los desarrollos de sus proyectos. Adicionalmente, se obtendrá una tarifa preferencial con soporte ACS para bolsas de paquetes de 500 horas para todas las entidades del Distrito, a precio de soporte de Partner.

 

En cuanto al soporte técnico del licenciamiento Oracle de todas las entidades distritales, se ha unificado la fecha de corte al 25 de enero de 2014 y se ha proyectado el servicio de soporte técnico unificado a 1 año, hasta el 24 de enero de 2015.

 

En síntesis, es importante reiterar que este acuerdo que la ACDTIC y la SDH viene impulsando involucra la tecnología Oracle empaquetada para ser utilizada por las entidades distritales vinculadas al proyecto en los próximos 3 años, con un precio de soporte técnico congelado durante este periodo de tiempo y ofreciendo la posibilidad de utilizar licenciamiento de Base de Datos, servidor de aplicaciones de capa media WebLogic, tecnología Saas para fortalecimiento de portales y sistemas de atención al ciudadano y un sistema de ingeniería robusto para la consolidación de aplicaciones y sistemas de información, además de los servicios asociados para la habilitación de esta tecnología en las entidades distritales.

 

Con el fin de concretar su participación y el grado de contribución de su entidad en esta negociación, que favorece a todo el Distrito y que está en concordancia con las políticas distritales de racionalización del gasto para la administración e implementación de bienes y recursos de infraestructura de tecnologías de información y comunicaciones en el Distrito Capital, lo invitamos amablemente a una reunión el día miércoles 15 de enero, de 10:00 AM a 12:00M en el despacho del Secretario de Hacienda, Carrera 30 N° 25-90 Piso 6. Se requiere la presencia de la instancia jurídica y de planeación que corresponda, a fin de establecer y concretar su participación como entidad dentro del mecanismo de contratación previsto, el cual debe surtirse antes del 24 de enero del presente año.

 

Agradecemos de antemano su atención y participación.

 

Cordialmente,

 

MAURICIO TRUJILLO URIBE

 

Alto Consejero Distrital de TIC

 

C.C. N.A, Anexo: N.A.

Proyectó: Niver Vides Villadiego

Aprobó: Mauricio Trujillo Uribe

 

NOTA: Ver norma original en Anexos.

 

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