CIRCULAR 018 DE 2018

(Febrero 27)

Para: SECRETARIOS(AS) DE DESPACHO, DIRECTORES(AS) DE DEPARTAMENTOS ADMINISTRATIVOS, GERENTES Y DIRECTORES(AS) DE UNIDADES ADMINISTRATIVAS ESPECIALES, GERENTES PRESIDENTES(AS) Y DIRECTORES(AS) DE ESTABLECIMIENTOS PÚBLICOS, EMPRESAS INDUSTRIALES Y COMERCIALES, SOCIEDADES PÚBLICAS, SOCIEDADES MIXTAS, ENTES UNIVERSITARIOS, HOSPITALES, VEEDOR DISTRITAL, PERSONERO DE BOGOTÁ.

De: OFICINA ALTA CONSEJERÍA DISTRITAL DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LAS COMUNICACIONES      

Asunto: Lineamientos virtualización de trámites.     

Radicado: 2-2018-7124

La virtualización de trámites debe ser una prioridad para cada una de las entidades del Distrito, pues facilita la interacción con el ciudadano. Teniendo en cuenta lo anterior y en atención a lo establecido en el Artículo 7° del Decreto 058 de 2018, la Alta Consejería Distrital de TIC describe a continuación las políticas y lineamientos que las entidades distritales señaladas en el Decreto deben considerar para la Virtualización de Trámites vinculados a la Cadena de Urbanismo y Construcción en Bogotá D.C.

La Alta Consejería Distrital de TIC resalta que la normatividad nacional aplicable a la virtualización de trámites no sólo es de obligatoria observancia para las entidades del Distrito, sino que además refleja, junto a los lineamientos que son emitidos por las autoridades nacionales (ej. Ministerio TIC, Departamento Administrativo de la Función Pública), las prácticas que han sido estructuradas en la administración pública para llevar a cabo estos proyectos. Por lo tanto, convencidos de la importancia de construir sobre lo construido, estos lineamientos están enfocados en que las entidades conozcan las normas que les aplican y hagan uso de las herramientas que las autoridades nacionales ya han puesto a su disposición, y que se complementan con las circulares y productos que han sido emitidos por esta Alta Consejería y que se reseñan en este documento.  

Así, por ejemplo, es fundamental que las entidades publiquen sus trámites en el Sistema Único de Trámites - (“SUIT"), que es administrado por el Departamento Administrativo de la Función Pública (DAFP). Para el efecto, es necesario que la entidad haya efectuado un trámite previo de racionalización, evitando incluir requisitos o procedimientos no contemplados en la Ley y absteniéndose de solicitar información que ya está en su poder.

Lo anterior ilustra, de una parte, que proyectos de virtualización deben adelantarse en armonía con la normatividad y las autoridades nacionales (de hecho el DAFP designó un asesor para apoyar al Distrito en los trámites del SUIT) y en segundo lugar que la virtualización consiste en ofrecer a la ciudadanía la gestión de los trámites por medios electrónicos.

Esto significa que las entidades deben llegar a la virtualización luego de haber depurado y racionalizado sus trámites. De lo contrario, si se llegaran a limitar a hacer un ejercicio mecánico, sin una adecuada racionalización y simplificación, lo que haría la entidad es virtualizar un trámite que tiene falencias.

No obstante es necesario que estas acciones de racionalización estén incluidas en el plan de racionalización del componente Estrategia Antitrámites del Plan de Anticorrupción y Atención al Ciudadano (PAAC), así como estar registradas en los planes de virtualización requeridos por la Alta Consejería Distrital de TIC a través de la circular 019 de 2017. De otra parte, en el marco de la Estrategia de Gobierno Digital del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones es pertinente incorporar estos proyectos con componente tecnológico en el Plan Estratégico de las Tecnologías de la Información y Comunicaciones ( PETI ) de la Entidad.

Los invitamos a consultar el documento anexo que describe los lineamientos para la virtualización de trámites y sus respectivos vínculos que allí se incluyen, o a aquellos que los reemplacen (en caso de que sean actualizados por la autoridad que los emite).

Atentamente,

SERGIO MARTÍNEZ MEDINA

ALTO CONSEJERO DISTRITAL DE TIC

Proyectó: Julio Enrique Lozano Reyes, Oscar Alberto Cardona Vargas

Revisó: Erick Castro e Iván Mauricio Hernández Lanao/Sergio Martínez Medina

Anexo Cinco (5) Folios

Nota: Ver anexo y norma original en Anexos