En desarrollo del Plan Estratégico "Transparencia contra la Corrupción" de la Contraloría General de la República 2003 -2006, se identificó como tarea y objetivo primordial de la Contraloría Delegada para Investigaciones, Juicios Fiscales y Jurisdicción Coactiva, "Mejorar la eficiencia, eficacia, calidad y cobertura del control fiscal".

Una actividad importante para ello es la unificación de procesos, procedimientos e interpretaciones en el que hacer de los operadores jurídicos de la responsabilidad fiscal, que sin duda se traduce en el mejoramiento continuo de nuestra labor misional y se refleja en la calidad de las providencias y fallos emitidos por la Entidad.

Uno de los proyectos centrales encaminados al mejoramiento continuo de nuestra labor misional, fue la creación e implementación de la Secretaría Común, en el nivel central y en las Gerencias Departamentales, con el fin de unificar criterios y fijar directrices para efectos de garantizar la publicidad de las actuaciones administrativas adelantadas en virtud de los Procesos de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva.

El ejercicio real del derecho de defensa, se garantiza en la medida en que las decisiones adoptadas por el órgano de control sean conocidas legal y oportunamente por los presuntos responsables y/o sus apoderados. Es así como, a través de la Secretaría Común se concentran todas las labores de impulso procesal y notificaciones a partir de la relación dinámica entre los funcionarios públicos de la Contraloría General de la República y los actores de los procesos de responsabilidad fiscal y jurisdicción coactiva.

El ejercicio de estandarización de procesos y procedimientos garantiza a la ciudadanía que la labor misional se desarrolla bajo el estricto cumplimiento de normas de calidad, que propenden, de manera permanente, al respeto del debido proceso.

El Manual de Secretaria Común que hoy se presenta, es una guía práctica para los operadores jurídicos de la responsabilidad fiscal y la jurisdicción coactiva y constituye el resultado de la suma de experiencias de los funcionarios encargados de esta labor.

A lo largo de este Manual se desarrollan las funciones y procedimientos de la Secretaría Común, las actividades de notificación tanto en el Proceso de Responsabilidad Fiscal como el de Jurisdicción Coactiva y se propone, en forma práctica, algunos formatos útiles para el desarrollo de la labor.

Sin duda, este es un proyecto importante pero aún en proceso de construcción y perfeccionamiento. Agradezco de manera muy especial a Emilse Mosquera Virviescas y a los doctores Ligia Elvira Parra R., Lucy Janneth Pachón Delgado, Marcos Mantilla Martínez, Javier Martínez García y Juan Pablo Ramírez Leuro, funcionarios de esta Delegada, quienes trabajaron bajo los lineamientos de este Despacho los contenidos del Manual de Secretaría Común, con compromiso y profesionalismo; a todos los funcionarios de la Contraloría Delegada para Investigaciones, Juicios Fiscales y Jurisdicción Coactiva, en sus tres Direcciones y a las treinta y un Gerencias Departamentales que con sus aportes, observaciones y criticas constructivas al que hacer diario del área misional, han contribuido a que este objetivo lo cumplamos hoy.

Finalmente, espero que este trabajo sea enriquecido con las observaciones y criticas de todos los compañeros de la Contraloría General de la República y así continuemos en la consolidación y unificación de criterios sobre la Responsabilidad Fiscal en Colombia.

MARIA CLAUDIA LOMBO LIÉVANO.

Contralora delegada para Investigaciones,

Juicios Fiscales y Jurisdicción Coactiva.

Ver la Guía Unificada del Proceso de Responsabilidad Fiscal de la C.G.R.

GENERALIDADES

Para efectos de este instructivo, entiéndase por funcionario competente el que tiene el conocimiento, trámite y decisión de las indagaciones preliminares y procesos de responsabilidad fiscal; funcionario ejecutor, el que tiene las mismas calidades en el proceso coactivo y funcionario sustanciador o abogado sustanciador, tanto en el proceso de responsabilidad fiscal como en el de jurisdicción coactiva, cuyas funciones generales son las de sustanciar y adelantar los respectivos procesos.

La Secretaría Común podrá conformarse por un Secretario, quien es el responsable de la dependencia, dirigirá, coordinará y distribuirá todo lo relacionado con las funciones asignadas; por Abogados, quienes serán los directos colaboradores del Secretario y tendrán la labor de entenderse con todos los aspectos jurídicos de esta dependencia; por funcionarios asistenciales, quienes serán directos colaboradores y prestarán apoyo al Secretario y a los Abogados; y por los demás funcionarios que sean asignados a esta dependencia, como profesionales que puedan apoyar labores de contabilidad, estadística, manejo de sistemas de información y demás funciones inherentes a la Secretaría Común.

Igualmente se podrán conformar Grupos de Apoyo Técnico en las dependencias de Investigaciones, Juicios Fiscales y Jurisdicción Coactiva, que colaboren en la Secretaría Común, cuando no se cuente con personal para cumplir despachos comisorios, para la recepción de declaraciones juramentadas, versiones libres, desplazamientos a las cárceles y demás pruebas relacionadas con las actuaciones procesales y extraprocesales.

Dentro de la estructura de la Contraloría Delegada para Investigaciones, Juicios Fiscales y Jurisdicción Coactiva, la Secretaría Común dependerá directamente del despacho de la Delegada en el nivel central y de los Coordinadores de Gestión de los Grupos de Investigaciones, Juicios Fiscales y Jurisdicción Coactiva en el nivel desconcentrado, por tal razón, el Secretario deberá rendir a través de los citados funcionarios, los informes de gestión y cualquier otra información que se requiera.

Los funcionarios que desempeñan sus funciones en actividades de Secretaría, estarán bajo la coordinación del Secretario, quien por lo tanto es el responsable del funcionamiento de la dependencia. De él depende la organización total y la distribución del trabajo.

Los expedientes y documentos que se envíen a la Secretaria Común, deben entregarse y radicarse debidamente inventariados, relacionando entre otros datos la clase y número del proceso o de la providencia o documento; número de cuadernos por su denominación, ejemplo Cuaderno de Medidas Cautelares; número de folios; nombre de los implicados o ejecutados.

Los expedientes que por cualquier circunstancia se archiven o estén inactivos en las dependencias de Investigaciones, Juicios Fiscales y Jurisdicción Coactiva, deberán enviarse a la Secretaría Común respectiva para su custodia, anexando una relación física o inventario, en el que se especifique por lo menos, la clase y número del proceso; número de cuadernos y su denominación (Cuaderno Principal), los expedientes se recibirán debidamente foliados y legajados en carpetas de 200 folios cada una, en concordancia con lo establecido en la Tabla de Retención Documental y de acuerdo con las normas de archivo vigentes.

Así mismo, para el archivo de expedientes la Secretaría Común recibirá y custodiará los procesos, en los que deberá anexarse la providencia de terminación, previo al cumplimiento de las órdenes y comunicaciones que se determinen en la parte resolutiva de las providencias, con el fin de que se expida la constancia secretarial de ejecutoria de la misma, cumpliéndose con los requisitos exigidos en la Guía de Retención Documental. El Secretario entregará al funcionario encargado del manejo del archivo, quien dará ingreso al sistema y al Formato Único de Inventario Documental.

Cuando deban ser examinados o retirados los expedientes por las personas a quienes la Ley faculta, deberán llenar las planillas o anotar en un libro de recibo y entrega de expedientes, para el control de los mismos, con la firma completa e identificación de los interesados. De igual manera deberá relacionarse la entrega al funcionario correspondiente, cuando deba remitirse al funcionario competente o ejecutor.

Los libros de procesos que fueron abiertos, así como el radicador, el diario, el de contabilidad de títulos de depósito judicial o cualquier otro que se tenga en cada una las dependencias de Investigaciones, Juicios Fiscales y Jurisdicción Coactiva, se seguirán llevando en Secretaria Común, sin embargo, debe hacerse un análisis de su diligenciamiento, con el fin de determinar su viabilidad o no y si es del caso reaperturarlos, subsanando las falencias que se tenían o aperturando los nuevos libros dejando las constancias correspondientes.

Esta labor es bien importante por cuanto con el proyecto de modernización de la Contraloría General de la República, se sistematizará las actuaciones de las Indagaciones Preliminares, Procesos de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva, así como las funciones que tenga la Secretaría Común con relación a éstos, por lo que los libros o las planillas que se tengan, servirán de base para la captura de la información.

En cuanto al reparto de los negocios a los funcionarios sustanciadores, es decir, de los documentos de antecedentes o títulos ejecutivos o los expedientes trasladados por cualquier circunstancia de otras dependencias, serán enviados por parte de la Secretaría Común al funcionario competente o ejecutor, para que sea él quien haga el reparto en su despacho, teniendo la autonomía para hacerlo, por lo que éstos deberán informar inmediatamente a la Secretaría Común, el nombre de los sustanciadores a quienes se les repartió dichos documentos, indicando la fecha del oficio o auto de la asignación, con el fin que se haga la anotación en los respectivos libros o en el sistema, si es que se tiene.

La Secretaría Común se encargará del recibo de los expedientes provenientes de las dependencias del nivel central y desconcentrado, una vez estudiado jurídicamente su trámite, se remitirá al funcionario competente o ejecutor, de manera oportuna y cumpliendo los términos legales en los casos a que haya lugar.

En cuanto a la correspondencia que deba tramitarse a través de la dependencia de Archivo y Correspondencia, se deberá fechar, numerar, sellar, empacar, radicar y entregar, anotando lo correspondiente en el libro de control de correspondencia y/o a través del sistema.

Para la expedición de las fotocopias, una vez recibida la solicitud formalmente se autorizarán, previa cancelación del valor de las mismas cuando haya lugar, de acuerdo a lo dispuesto en las normas reglamentarias de la Contraloría General de la República.

Las funciones y procedimientos de la secretaría común de acuerdo a la Resolución 5500 de 2003 artículos 28 y 29 son:

1. Realizar, revisar y enviar los oficios, despachos comisorios, citaciones, edictos estados, traslados, avisos y demás comunicaciones relacionadas con las indagaciones preliminares, procesos de responsabilidad fiscal, procesos de jurisdicción coactiva, sancionatorios y disciplinarios, y atender al público cordial, diligente y oportunamente.

• Los abogados asignados a la Secretaría Común velaran por el cumplimiento de los términos legales, dirigiendo, coordinando y distribuyendo el trabajo asignado a esta dependencia.

2. Velar porque la información consignada en los libros radiadores de la Secretaría Común se lleven con esmero y exactitud.

• El funcionario de la Secretaría Común encargado de llevar los registros de los libros radicadores deberá velar porque éstos se lleven en debida forma, orden consecutivo, sin tachones ni enmendaduras de ninguna índole.

3. Guardar absoluta reserva sobre los hechos y situaciones que hagan parte de las actuaciones de los diferentes procesos que se adelantan.

• Los funcionarios asignados a la Secretaría Común deberán guardar absoluta reserva con ética y lealtad de todos los procesos que se encuentren en ésta.

4. Suministrar oportunamente los informes que sean solicitados.

• El funcionario encargado de entregar los informes velará porque estos sean presentados en tiempo oportuno y la información consignada en los mismos sea verás.

5. Permitir el examen de los expedientes a quienes estén legalmente autorizados para ello.

• Los abogados asignados a la Secretaría Común permitirán el examen de los expedientes a las personas y/o abogados que estén legalmente reconocidos dentro de los mismos.

6. Expedir las fotocopias que sean debidamente autorizadas.

• El funcionario encargado de diligenciar la expedición de fotocopias (a través del centro de fotocopiado), lo hará con celeridad y oportunidad, previa autorización de uno de los abogados asignados a la Secretaría Común.

7. Custodiar y mantener en orden el archivo de la Secretaría.

• Los funcionarios encargados del manejo del archivo del expediente inactivo que no se encuentran cumpliendo trámite alguno en la Secretaría Común, custodiarán y mantendrán en orden y de fácil acceso la información solicitada. Previo requerimiento.

8. Cumplir y respetar los términos establecidos para las notificaciones y demás diligencias a su cargo.

• Los funcionarios asignados a la Secretaría Común, cumplirán y respetarán los términos establecidos para cada una de las actuaciones a su cargo.

9. Recibir, radicar y darle el trámite respectivo a los escritos, recursos y demás documentos.

• Los funcionarios encargados de recibir y radicar la documentación allegada a la Secretaría Común, darán el trámite oportuno en su distribución y asignación para efectuar el respectivo reparto.

10. Realizar las notificaciones que sean necesarias dentro de los términos de ley, originadas en los distintos trámites y procesos.

• Los funcionarios asignados a la Secretaría Común realizarán las notificaciones de las diferentes providencias y demás actuaciones, administrativas a nivel nacional con oportunidad y responsabilidad.

11. Las demás que tengan relación directa con la función y que le sean asignados por sus superiores.

• Los funcionarios asignados a la Secretaría Común cumplirán en forma eficaz y respetuosa las funciones asignadas, en el desarrollo de sus labores para conservar el orden y buena imagen de la dependencia.

12. Custodiar los expedientes y entregarlos al funcionario comisionado.

• Los funcionarios encargados del archivo de los expedientes velarán por la custodia de los mismos, llevando para ello los controles respectivos.

• Autenticar copias de escritos y documentos relacionados con los procesos, previo cotejo con el original. (Art. 106 del CPC)

• Hacer constar la fecha de presentación de los memoriales que reciba, pero sólo pasará al despacho de modo inmediato y con el respectivo expediente, aquellos que requieran decisión o los agregará a éste si se encuentra allí para que resuelva simultáneamente todas las peticiones pendientes. Los demás escritos y comunicaciones que no contengan una solicitud o no requieran de un pronunciamiento, se agregarán al expediente por el secretario sin necesidad de auto que lo ordene.

Cuando se trate del ejercicio de un recurso o de una facultad que tenga señalado un término común, el funcionario asignado de la Secretaria Común deberá esperar a que transcurra en relación con todas las partes, para luego pasarlos al despacho.

La presentación personal de los escritos que la requieran, deberá hacerse en la forma y con los efectos indicados para la demanda en el artículo 84 del CPC.

Las Secretarías Comunes que cuenten con medios técnicos, podrán utilizarlos para recibir memoriales en los términos que acuerde el Consejo Superior de la Judicatura. (Art. 107 del CPC, modificado por el art. 12 de la Ley 794/2003)

• Efectuar los traslados agregándolos al expediente, para el efecto los mantendrá en la secretaría por el término respectivo. Estos traslados se harán constar en una lista que se fijará en lugar visible de la secretaría, por un día, y correrán desde el día siguiente. (Art. 108 del CPC)

• Autorizar con su firma las actas de audiencias y diligencias, los certificados, despachos y oficios que se libren, según lo ordene la ley. (Art. 109 del CPC)

• Revisar diariamente y tramitar de manera inmediata, en todos los casos en que se utilicen mensajes electrónicos. (Parágrafo del artículo 681 del CPC, modificado por el artículo 67 de la Ley 794 de 2003). Igualmente las comunicaciones como despachos y oficios que deban ser firmados por el funcionario asignado de la secretaria común y en caso en que éstos cuenten con medios técnicos, podrán utilizarlos para estos fines en los términos que acuerde el Consejo Superior de la Judicatura.(Artículo 111 del CPC, modificado por el art. 14 de la Ley 794/2003)

• Dejar constancia que el curador ad litem previamente designado por el funcionario ejecutor, haya concurrido primero a notificarse del auto de mandamiento de pago, de acuerdo al procedimiento establecido para la designación de auxiliares de la justicia contemplado en el numeral 1 del art. 9º del CPC, modificado por el artículo 3 de la Ley 794/2003.

• Verificar la lista de auxiliares de la justicia de la Contraloría General de la República, para que la designación que deba hacer el funcionario competente o ejecutor, sea rotatoria, de manera que la misma persona no pueda ser nombrada por segunda vez, sino cuando se haya agotado la lista.

• Coordinar con los abogados sustanciadores, para que éstos proyecten los autos de designación de auxiliares de la justicia, de acuerdo a la rotación descrita anteriormente y llevar el control de los nombramientos, exclusiones y demás situaciones relacionadas con las novedades que se presenten con las listas de Auxiliares de la Justicia en los procesos de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva.

• Enviar al funcionario competente o ejecutor, las copias debidamente selladas por las oficinas del telégrafo o del correo certificado que deban agregarse al expediente.

• Registrar y custodiar los títulos de depósito judicial que le sean remitidos.

• La Contralora Delegada en el nivel central y los Coordinadores de Gestión del Grupo de Investigaciones, Juicios Fiscales y Jurisdicción Coactiva en el nivel desconcentrado, asignarán un funcionario de la Secretaría Común, quien tendrá el manejo de los títulos de depósito judicial tanto en los procesos de responsabilidad fiscal como de jurisdicción coactiva y deberá registrar en el Banco su firma junto con la del funcionario competente o ejecutor, por lo que tendrá la coordinación con los abogados sustanciadores, a quienes les corresponde proyectar los oficios para la firma del funcionario competente o ejecutor, de todo lo relacionado con redimir, reintegrar, endosar, consignar y demás situaciones relacionadas con los títulos de depósito judicial.

• Elaborar las constancias respectivas, cuando el expediente o escritos deban pasar oportunamente al despacho del funcionario competente o ejecutor, con sus respectivos anexos; así mismo las constancias secretariales tales como vencimiento de términos, presentación de impugnaciones, ejecutoria de las providencias, de presentación o de recibo de duplicados de los escritos, de recibo de consignaciones de pagos de fotocopias y demás que por la naturaleza deban expedirse.

• Coordinar y realizar los trámites previos a las diligencias de secuestro y remate de bienes; asistir a ellas y firmar las actas.

• Custodiar los sellos correspondientes a la Secretaría Común, con la finalidad que no puedan ser utilizados indebidamente por cualquier persona.

• Ingresar la información relacionada con los procesos y documentos al sistema.

• Las demás funciones que se le asignen y le impongan las leyes y reglamentos por la naturaleza de su cargo.

Es el acto mediante el cual se da a conocer a las partes, a los terceros y demás interesados, una resolución o providencia proferida dentro de una Indagación Preliminar, un proceso de Responsabilidad fiscal o un proceso de Jurisdicción Coactiva, de acuerdo a las formalidades legales para cada caso.

Es un grado de competencia funcional, para que el superior jerárquico examine la legalidad de la decisión del a quo y su trámite es análogo al de la apelación.

En el proceso de responsabilidad fiscal el artículo 18 de la Ley 610 de 2000, dispone que se establece el grado de consulta en defensa del interés público, del ordenamiento jurídico y de los derechos y garantías fundamentales. Procederá la consulta cuando se dicte auto de archivo, cuando el fallo sea sin responsabilidad o cuando el fallo sea con responsabilidad fiscal y el responsabilizado hubiere estado representado por un apoderado de oficio.

Para efectos de la consulta, el funcionario que haya proferido la decisión deberá enviar el expediente dentro de los tres (3) días siguientes a su superior funcional o jerárquico, según la estructura y manual de funciones de cada órgano fiscalizador.

Hay que tener en cuenta que la decisión que resuelve la consulta, si bien requiere de notificación para que esta produzca efectos, no es susceptible de recursos, porque la decisión definitiva ya ha sido tomada dentro de la actuación administrativa y la cual es justamente materia del grado de consulta. Por otra parte la contabilización del término de tres (3) días siguientes al acto definitivo para el envío al superior del expediente para tramitar el grado de consulta, ha de entenderse con posterioridad a la ejecutoria, conforme a los artículos 18 y 55 de la Ley 610 y al artículo 48 del C.C.A., pues no de otra forma la decisión produce efectos, sin perjuicio de la interposición de los recursos, conclusión a la que llegó el Consejo de Estado, Sala de Consulta, Rad. 1497 de agosto 4 de 2003.

En cuanto al grado de consulta en el proceso de jurisdicción coactiva, a raíz de la expedición de la Ley 794 de 2003, artículo 39, se suprimió la consulta en los procesos ejecutivos, pues anteriormente procedía cuando el ejecutado estaba representado por curador ad litem.

En todos los procesos, los documentos privados presentados por las partes para ser incorporados a un expediente con fines probatorios, se reputarán auténticos sin necesidad de presentación personal ni autenticación. Todo ello, sin perjuicio de lo dispuesto en relación con los documentos emanados de terceros.

El artículo 31 del CPC, establece que solo podrá conferirse para la práctica de pruebas en los casos que autorice el artículo 181 y para la de otras diligencias que deban surtirse fuera de la sede del juez de conocimiento y para el secuestro y entrega de bienes en dicha sede en cuanto fuere menester.

El procedimiento de las Comisiones, lo establece el Título III artículo 31 a 36 del CPC, no obstante existen otras normas concordantes como el artículo 568 íbidem, para el proceso coactivo, que dispone que hay lugar a comisiones para los funcionarios investidos de jurisdicción coactiva de preferencia a otro empleado de la misma clase, de igual o inferior categoría, sin perjuicio que pueda comisionarse a los jueces municipales.

Así mismo el artículo 58 de la Ley 794/2003, que modificó el artículo 528 del CPC, establece el Remate por comisionado, pudiendo comisionar al juez o Funcionario Ejecutor del lugar donde estén situados los bienes, el comisionado está facultado para recibir los títulos de consignación para hacer postura y el saldo del precio del remate, los cuales deberán hacerse a la orden del comitente y enviarse a éste por el comisionado junto con el despacho comisorio. Si el rematante no consigna oportunamente el saldo, así lo hará constar el comisionado a continuación del acta de la diligencia, para que el comitente resuelva lo que fuere pertinente.

Se presumen auténticos todos los documentos que reúnan los requisitos establecidos en el art. 488 del C.P.C. cuando de ellos se pretenda derivar título ejecutivo.

Los memoriales presentados para que formen parte del expediente se presumen auténticos salvo aquellos que impliquen o comporten disposición del derecho en litigio y los poderes otorgados a apoderados judiciales que en todo caso requerirán de presentación personal o autenticación (art 26 de la Ley 794/03 que modificó el art. 252 del C.P.C.)

El artículo 120 del CPC, modificado por el art. 15 de la ley 794/2003, señala lo referente al computo de términos determinando que todo término comenzará a correr desde el día siguiente a de la notificación de la providencia que lo conceda; si fuere común a varias partes, será menester la notificación a todas. Por lo que se concluye que el término para recurrir una providencia se cuenta a partir del día siguiente al de la última notificación.

Debe tenerse en cuenta que los términos procesales correrán ininterrumpidamente, sin que en el entretanto pueda pasarse el expediente al despacho, salvo que se trate de peticiones relacionadas con el mismo término o que requieran un trámite urgente, en cuyo caso el secretario deberá consultar con el funcionario competente o ejecutor, de lo cual dejará constancia en el expediente.

Mientras el expediente esté en el despacho no correrán los términos, sin perjuicio de que se practiquen pruebas y diligencias decretadas por autos que no estén pendientes de reposición, así haya estado el expediente por poco tiempo, ejemplo media hora, en el despacho no corre el término por todo el día.

Los términos se reanudarán al día siguiente al de la notificación de la providencia que se profiera, o a partir del tercer día siguiente al de su fecha, si fuere de cúmplase.

En los procesos de jurisdicción coactiva, como se remite al CPC, las providencias que se profieran a excepción de la resolución que falla las excepciones y ordenan la ejecución, quedan ejecutoriadas y en firme a los tres días siguientes de notificadas, cuando carecen de recursos o han vencido los términos sin haberse interpuesto los recursos que fueren procedentes, o cuando queda ejecutoriada la providencia que resuelva los interpuestos, como lo dispone el art. 331 del CPC. La Resolución que falla las excepciones y ordena la ejecución, por ser netamente un acto administrativo demandable ante la jurisdicción contenciosa administrativa, para su firmeza y ejecutoria se aplicarán los artículos 62 y siguientes del C.C.A.

Es importante aclarar, que con la modificación que hizo el artículo 50 de la Ley 794 de 2003 al artículo 509 del CPC, al suprimir la frase que decía que las excepciones se podían proponer dentro de los diez días siguientes a la notificación del mandamiento ejecutivo o a la del auto que resuelva sobre su reposición, confirmándolo o reformándolo (Subrayado suprimido), ha venido confundiéndose si al interponerse el recurso al mandamiento de pago y al estar en el despacho para decisión, suspende los demás términos a las partes del proceso, es importante anotar lo que ha venido interpretando la doctrina, en la que citaremos al doctor Jaime Azula Camacho quien expone lo siguiente:

...El artículo 50 de la Ley 794 de 2003, le suprimió al mencionado artículo 509 la frase que venía a continuación en el sentido que el término contaba a partir del auto que resolvía la reposición, confirmándolo o reformándolo, por cuanto no se justificaba al presentarse este criterio como regla general de conformidad con el artículo 120, igualmente por virtud de la modificación efectuada por el artículo 15 de la citada ley.

Cuando hay varios ejecutados, el término es individual, como acontece con el traslado de la demanda de los declarativos, aspecto con el cual guarda semejanza en este tipo de procesos. Esto significa que a cada uno de los ejecutados le corre independientemente el término para proponer sus propias excepciones, sin que incida en ello el recurso de reposición interpuesto por cualquiera de ellos contra el mandamiento ejecutivo, que solo beneficia a quien lo formula.[1]

El anterior planteamiento aclara las oportunidades que se presentan a cada uno de los ejecutados, para la presentación de las excepciones de mérito con relación igualmente a la presentación de los recursos al mandamiento de pago de alguna de las partes en un proceso de jurisdicción coactiva, sin embargo creemos que era más sano y claro con lo que se decía anteriormente en el artículo 509, pues cuando existen obligaciones solidarias como ocurre en los fallos con responsabilidad fiscal, el recurso que presente alguna de las partes no solo beneficia al recurrente sino a todos, por tal razón en el proyecto de ley presentado al Congreso el año pasado para reformar los procesos que adelantan las contralorías incluidos el de responsabilidad fiscal y jurisdicción coactiva, en éste último se incluyo nuevamente que la oportunidad para proponer excepciones igualmente se dará: o a la del auto que resuelva sobre su reposición, confirmándolo o reformándolo.

El régimen de notificaciones aplicable al proceso de responsabilidad fiscal, se orientara por los siguientes criterios:

La notificación es el acto procesal mediante el cual se entera o se da a conocer a las partes las providencias administrativas, es decir, las notificaciones corresponden a los llamados actos de comunicación, cuyo objeto es hacer saber a otro algo que él debe conocer. Esta notificación se hace en desarrollo del principio de publicidad y como garantía del derecho constitucional de defensa.

El servidor público de la Contraloría General de la República, para garantizar el derecho de acción y defensa, debe cumplir sus funciones en el procedimiento de notificación de forma eficiente y oportuna, conforme a la ley y los reglamentos expedidos por la Contraloría General de la República.

El trámite para efectuar las notificaciones de las providencias proferidas dentro del proceso de responsabilidad fiscal que adelanta la Contraloría General de la República, se efectuará a través de la Secretaria Común respectiva y esta conformado por las siguientes etapas:

El profesional sustanciador entregará a la Secretaría Común, a través de oficio, la providencia a notificar, acompañada del expediente, el cual debe reunir los requisitos exigidos en la Guía Documental, así mismo las fotocopias de la providencia necesarias para surtir la notificación.

Cuando se trate de notificación personal, una vez recibida la providencia a notificar, se efectuarán los respectivos registros en las planillas, se elaborará y enviará por parte de la Secretaría Común la citación por correo certificado, dentro de los cinco (5) días siguientes de proferida la providencia.

Se efectuará dentro de los cinco (5) días siguientes del envío de la citación, diligenciando el respectivo formato de notificación, el cual deberá ser firmado por el notificador y el notificado. Al notificado se le hará entrega de copia íntegra, auténtica y gratuita de la decisión, informándole qué recursos de ley proceden, o si queda agotada la vía gubernativa.[2]

En caso de no haberse podido surtir la notificación personal al cabo de los cinco (5) días hábiles siguientes al envió de la citación que por correo certificado se hizo, ésta se realizará por medio de Edicto; el cual se fijara en lugar público del respectivo Despacho por el término de diez (10) días hábiles, con inserción de la parte resolutiva de la providencia.[3]

De haberse enviado la citación sin que el presunto responsable se haya notificado personalmente o por edicto, y se haga presente aportando algún documento alusivo a la decisión, dándose por suficientemente enterado, convenga en ella o utilice en tiempo los recursos legales, se tendrá por notificado por conducta concluyente.[4]

Cuando la diligencia haya de practicarse en país extranjero, debe dirigirse exhorto al Ministerio de Relaciones Exteriores quien lo enviara al cónsul de Colombia, para que a través de su despecho se cumpla lo solicitado[5].

En los eventos que el implicado se halle privado de la libertad, en lugar diferente de aquel en que se adelante el Proceso de Responsabilidad Fiscal, se comisionará a la autoridad encargada del establecimiento carcelario para que haga la respectiva notificación (Código de Procedimiento Penal, artículo 183, notificación por comisionado)[6].

No requieren notificación los autos que contengan órdenes dirigidos exclusivamente al Secretario y los demás que expresamente señala el Código de Procedimiento Civil. Al final de ellos se incluirá la orden cúmplase.

La Ley 610 de 2000, al establecer el procedimiento administrativo especial que rige el proceso de responsabilidad fiscal que adelanta los organismos de control consagra la forma de notificar algunas providencias proferidas dentro del la actuación procesal así::

• El Auto de suspensión y reanudación de términos se notifica por Estado el cual se fija al día siguiente de proferirse la decisión y contra el cual no procede recurso alguno (artículo 13 Ley 610/2000)

• El Auto de imputación de responsabilidad fiscal se notifica en forma personal a los presuntos responsables, a sus apoderados si los tuvieren y a la compañía de seguros si la hubiere, de conformidad con el Código Contencioso Administrativo (artículo 49 Ley 610/2000)

• El Auto que decreta y ordena la práctica de las pruebas en los procesos de responsabilidad fiscal se notifica por Estado fijado al día siguiente de su expedición, contra el auto que rechace la solicitud de pruebas proceden los recursos de reposición y apelación; esta última se concederá en el efecto diferido. Los recursos deberán interponerse dentro de los cinco (5) días siguientes a la notificación de esta providencia, cumpliendo los requisitos de oportunidad y presentación contenidos en los artículos 51 al 54 del Código Contencioso Administrativo (artículo 51 Ley 610/2000)

• Fallo se notificara de manera personal de acuerdo a los términos previstos en los artículos 44 y 45 del Código Contencioso Administrativo y contra esta decisión proceden los recursos de reposición y apelación deberán interponerse dentro de los cinco (5) días siguientes a la notificación de esta providencia, cumpliendo los requisitos de oportunidad y presentación contenidos en los artículos 51 al 55 del Código Contencioso Administrativo (artículo 55 Ley 610/2000)

Por mandato expreso del artículo 66 de la Ley 610 de 2000, los vacíos en la norma ibídem , se deben suplir en primera instancia por lo preceptuado en el Código Contencioso Administrativo, que en forma imperativa en el capitulo III al referirse de las decisiones en la vía gubernativa señala en forma imperativa en su artículo 61 que: Las decisiones se notificaran en la forma prevista en los artículos 44, inciso 4 y 45.

Lo anterior significa que la actuación administrativa del Proceso de Responsabilidad Fiscal con excepción de las notificaciones para las cuales la Ley 610 fija un procedimiento especial en los demás casos estas se deberán surtir en forma personal y supletoriamente por edicto.

En los casos de practica de pruebas se aplicará en titulo XIII del Código de Procedimiento Civil, en especial en los casos de decreto y practica de pruebas tales como declaraciones, interrogatorios, pruebas periciales, informes técnicos, inspecciones, valoración de indicios y documentos

En todos los aspectos no previstos en la Ley 610 y por mandato expreso del artículo 66 de la misma norma se aplicaran, en su orden, las disposiciones contenidos en el Libro I del Código Contencioso Administrativo artículos 1 a 81, el Código de Procedimiento Civil y el Código de Procedimiento Penal en cuanto sean compatibles con el proceso de responsabilidad fiscal.

En materia de policía judicial se aplicará las aplicaciones del Código de Procedimiento Penal.

Para todos los efectos se debe tener en cuenta el cuadro de trazabilidad de la Guía Unificada del Proceso de Responsabilidad Fiscal, adoptado por la Resolución 5628 del 4 de diciembre de 2004, que se trascribe a continuación (ver cuadro trazabilidad).

Según los artículos 56 de la Ley 610 de 2000 y 62 del Código Contencioso Administrativo, las providencias dentro del Proceso de Responsabilidad Fiscal quedarán ejecutoriadas:

• Cuando contra ellas no proceda ningún recurso.

• Cinco (5) días hábiles después de la última notificación, cuando no se interpongan recursos o se renuncie expresamente a ellos.

• Cuando los recursos interpuestos se hayan decidido y notificado.

En caso de que se pida la aclaración o complementación de una providencia, su firmeza sólo se producirá una vez ejecutoriada la que la resuelva.

Para adelantar un proceso de ejecución por jurisdicción coactiva, es requisito esencial que exista un título ejecutivo, documento en el que consta una obligación clara, expresa y exigible. Es clara cuando no da lugar a equívocos, cuando se encuentra plenamente identificado el deudor, el acreedor, la naturaleza de la obligación y los factores que la determinan. Que sea expresa quiere decir que en el documento se encuentra plasmada la obligación, sin que sea necesario realizar un análisis lógico para inferirla. Que sea exigible significa que no media plazo ni condición alguna para el pago de la misma.

El título ejecutivo corresponde a un documento (fallo, multa, sentencia, etc.) o conjunto de documentos (fallos modificatorios, confirmatorios, providencias que resuelven recursos, etc) que necesariamente deben reflejarse en un escrito, el cual debe expresar la obligación de pagar una suma líquida de dinero y provenir de un funcionario competente para expedirlo.

Las dependencias competentes para conformar los títulos deben enviar los siguientes documentos para el cobro coactivo:

1. Fotocopia legible del título ejecutivo. En caso de que exista recurso de reposición o segunda instancia, la fotocopia del título deberá acompañarse de todas las providencias que resuelven los recursos o las consultas. Dichas providencias deben venir autenticadas, debidamente notificadas y con la constancia de ejecutoria del título o acto administrativo principal.

En cuanto a la notificación del título ejecutivo se requiere: constancia de fijación y desfijación, cuando se trata de notificación por edicto, y constancia de correo certificado a que hace alusión el artículo 44 del Código Contencioso Administrativo y fotocopia auténtica de la notificación al asegurador, si lo hubiere.

En cuanto a las constancias de ejecutoria, se debe indicar expresamente la fecha en que quedó ejecutoriado el respectivo título ejecutivo o acto administrativo principal.

2. Las sentencias deben tener la constancia de que es primera copia y presta mérito ejecutivo (artículo 115, numeral 2 CPC).

3. Se debe indicar el domicilio, dirección y relación de bienes de los responsables o sancionados, en caso de que se conozcan. Igualmente, en caso de que se hayan decretado medidas cautelares en los procesos de responsabilidad fiscal, se debe remitir el cuaderno de medidas cautelares.

4. Fotocopia auténtica de la póliza de seguros que amparan a los responsables con sus respectivos anexos (contrato de seguros, condiciones generales y cláusulas adicionales).

• Fotocopia auténtica legible de los actos administrativos (fallo, resoluciones que impongan multas, las que ordenen reintegros o establézcanle pago de cuotas fiscales).

• Fotocopia auténtica legible de los autos que resuelvan los recursos de reposición, apelación, acciones de revocatoria directa, nulidades o que resuelvan el grado de consulta.

• Fotocopia legible de las citaciones y diligencias de notificación personal, constancias de fijación y desfijación de las notificaciones por edicto.

• Constancia de ejecutoria del acto administrativo que constituye el titulo.

• Fotocopia auténtica legible de la póliza de seguros y certificado de renovación en los casos que la compañía aseguradora sea vinculada al proceso de responsabilidad fiscal como tercero civilmente responsable.

• El título se conformará de acuerdo a lo ordenado en el artículo 115 del C.P.C., es decir, observándose que la providencia tenga constancia que es la primera copia

• Original del cuaderno de medidas cautelares.

• Debe organizarse en forma cronológica y estar debidamente foliado.

Es la que tiene carácter de principal, debido a que de poderse realizar, se prefiere a cualquier otro tipo de notificación, por cuanto garantiza el debido proceso, así como que el contenido de la providencia sea conocido por la persona a quien va dirigida o a quien interesa. Se surte de manera directa e inmediata, enterándole del contenido de determinada providencia al sujeto de derecho respectivo.

El artículo 314 del CPC establece las providencias que deben ser notificadas personalmente, así:

1. Al demandado o a su representante o apoderado judicial: a) el auto que confiere el traslado de la demanda; b) el auto de mandamiento de pago; c) la primera providencia que se dicta en el proceso.

2. La primera que se debe hacer a terceros. Ejemplo: Notificación del tercero poseedor señalado por el opositor triunfante a la entrega o al secuestro del auto que ordena tramitar el incidente.

3. A los funcionarios públicos en su carácter de tales: a) la del auto que los cite al proceso; b) la de la sentencia; c) los que ordena la ley para casos especiales, por ejemplo, cuando el juez impone una multa.

4. Cuando siendo posible notificar por medio diferente, el destinatario la solicita, siempre y cuando la notificación todavía no se haya cumplido.

Para la práctica de la notificación personal se procederá así:

Debe realizarla el secretario o el funcionario que haga las veces de notificador en la Dependencia de Jurisdicción Coactiva, quien remitirá en un plazo máximo de cinco (5) días una comunicación a quien debe ser notificado, a su representante o apoderado, por medio de servicio postal autorizado por el Ministerio de Comunicaciones, en la que informará sobre la existencia del proceso, su naturaleza y la fecha de la providencia que se debe notificar, previniéndolo para que comparezca a la Dependencia de Jurisdicción Coactiva correspondiente a recibir notificación, dentro de los cinco (5) días siguientes a la fecha de su entrega en el lugar de destino.

Cuando la comunicación deba ser entregada en municipio distinto al de la sede de la dependencia de jurisdicción coactiva, el término para comparecer será de diez (10) días; si fuere en el exterior, el término será de treinta (30) días.

Dicha comunicación deberá ser enviada a la dirección que tenga el funcionario ejecutor de acuerdo con la averiguación de bienes que hayan hecho los abogados sustanciadores, como lugar de habitación o de trabajo de quien debe ser notificado personalmente. Si se trata de persona jurídica de derecho privado con domicilio en Colombia, la comunicación se remitirá a la dirección que aparezca registrada en la Cámara de Comercio o en la oficina que haga sus veces.

Una copia de la comunicación, cotejada y sellada por la empresa de servicio postal, deberá ser entregada al funcionario ejecutor o a la parte que la remitió, acompañada de constancia expedida por dicha empresa sobre su entrega en la dirección correspondiente, para efectos de ser incorporada al expediente.

Si la persona por notificar comparece a la dependencia de jurisdicción coactiva, se le pondrá en conocimiento la providencia, previa su identificación mediante cualquier documento idóneo, de lo cual se extenderá acta en la que se expresará la fecha en que se practique, el nombre del notificado y la providencia que se notifica, acta que deberá firmar por aquél y por el empleado que haga la notificación. Al notificado no se le admitirán otras manifestaciones que la de asentimiento a lo resuelto, la convalidación de lo actuado, el nombramiento prevenido en la providencia y la interposición de los respectivos recursos.

Si el notificado no sabe, no quiere o no puede firmar, el notificador expresará esa circunstancia en el acta; el informe del notificador se considerará rendido bajo juramento, que se entenderá prestado con su firma.

Cuando el citado no comparezca dentro de la oportunidad señalada y exista constancia de la entrega de la comunicación en el lugar de destino, el secretario, sin necesidad de auto que lo ordene, procederá en forma inmediata a practicar la notificación por aviso en la forma establecida en el artículo 320 del CPC.

No obstante, esta modalidad de notificación no es aplicable para la notificación personal del mandamiento de pago en los procesos de jurisdicción coactiva; en este caso, se aplica el artículo 564 del CPC.

Si la comunicación es devuelta con la anotación de que la persona no reside o no trabaja en el lugar, o porque la dirección no existe, el secretario procederá como lo dispone el artículo 318 del CPC.

Para efectos de las notificaciones personales, los comerciantes inscritos en el registro mercantil y las personas jurídicas de derecho privado domiciliadas en Colombia, deberán registrar en la Cámara de Comercio o en la oficina de registro correspondiente del lugar donde funcione su sede principal, sucursal o agencia, la dirección donde recibirán notificaciones judiciales. Con el mismo propósito deberán registrar además, una dirección electrónica. Si se registran varias direcciones, el trámite de la notificación se podrá surtir en cualquiera de ellas.

El artículo 564 del CPC establece un procedimiento especial para la notificación del mandamiento de pago en la jurisdicción coactiva, conforme a lo siguiente:

Para la notificación personal del mandamiento ejecutivo al deudor o a su representante o apoderado, se le citará por medio de comunicación enviada por conducto de empleado del despacho o por correo certificado a la última dirección registrada en la oficina de impuestos o declarada en el respectivo proceso de sucesión, y a falta de ella, mediante aviso publicado en uno de los periódicos de mayor circulación del lugar señalado por el juez.

Si el citado no se presenta al despacho del funcionario ejecutor a recibir la notificación personal dentro del término de quince (15) días a partir de la publicación del aviso, de la fecha de la certificación postal, o de la entrega del oficio, se le nombrará curador ad litem, con quien se seguirá el proceso hasta cuando aquel se presente.

En la misma forma se hará la citación para notificar los títulos ejecutivos a los herederos del deudor.

Nota: con el objeto de disminuir al máximo los costos de los avisos en los periódicos, se debe citar en uno mismo a varios deudores que se encuentren en esta situación e incluir únicamente en el texto los elementos indispensables para identificar el proceso y los ejecutados.

Igualmente, se debe tener en cuenta que el artículo 318 del CPC fue modificado por el artículo 30 de la Ley 794 de 2003 que estableció "&Si el juez ordena la publicación en un medio escrito, ésta se hará el día domingo; en los demás casos, se podrá hacer cualquier día entre las seis de la mañana y las once de la noche".

En el proceso de jurisdicción coactiva, una vez librado el auto de mandamiento de pago, se procede a su notificación personal. Cuando no ha sido posible notificar personalmente al ejecutado sobre el mandamiento de pago y se hace indispensable su notificación para poder continuar con el proceso, una vez agotados todos los trámites, se le nombra un curador ad litem para que lo represente, garantizando así, su defensa. Para estos efectos, se deberá tener en cuenta lo que al respecto señala el artículo 564 del CPC, en los siguientes términos:

Se hace la citación por medio de comunicación enviada por conducto de empleado o por correo certificado, o mediante aviso publicado en el periódico de mayor circulación y se concede un plazo de quince (15) días para que el ejecutado se acerque a notificarse; término que empieza a correr a partir de la fecha de envío de la comunicación o de la publicación del aviso o de la fecha de la certificación postal, o de la entrega del oficio, y si no lo hace dentro de este término, se le nombrará curador ad litem.

Es importante tener en cuenta que si no se tiene la dirección de los ejecutados, es necesario solicitar a las oficinas de impuestos la última dirección registrada en éstas, previa la publicación del aviso en los periódicos a que hace mención la citada norma. En caso de que la dirección sea suministrada por parte de las oficinas de impuestos, se debe enviar la citación mediante correo certificado, y en caso de que los ejecutados no se presenten dentro del término de quince (15) días a partir de la fecha de la certificación postal, se debe nombrar curador ad litem con quien se seguirá el proceso. En caso de que no sea posible obtener la dirección, de acuerdo con lo anterior, es obligatorio hacer la publicación mediante aviso.

Cuando dentro de un proceso coactivo se tiene certeza de la muerte del demandado, el título que le dio origen es exigible contra los herederos, conforme lo preceptúa el artículo 1434 del Código Civil Colombiano que reza: "Los títulos contra el difunto lo serán igualmente contra los herederos; pero los acreedores no podrán entablar o llevar adelante la ejecución sino pasados ocho (8) días después de la notificación judicial de sus títulos".

Lo anterior significa que el título ejecutivo se debe notificar a los herederos para que se pueda adelantar la ejecución contra ellos.

Si se lleva la ejecución sin esta formalidad, el proceso está viciado de nulidad, como lo estatuye el artículo 141 del Código de Procedimiento Civil, numeral 1: "En los procesos de ejecución y en los que haya remate de bienes, son también causales de nulidad: 1. Librar ejecución después de la muerte del deudor, sin que se haya cumplido el trámite prescrito por el artículo 1434 del Código Civil Colombiano (...)".

Razón por la cual el proceso coactivo se debe interrumpir, hasta tanto no se realice la notificación del título a los herederos, según lo consagra el artículo 168 del Código de Procedimiento Civil, numeral 3: "El proceso o la actuación posterior a la sentencia se interrumpirá: (...) 3. Por la muerte del deudor, en el caso contemplado en el artículo 1434 del Código Civil Colombiano".

Ahora bien, si hay proceso de sucesión en curso, se debe continuar la ejecución contra los herederos reconocidos en éste, previa notificación de los títulos ejecutivos, como se mencionó anteriormente; si no se ha abierto el proceso de sucesión, se debe realizar la notificación de los títulos ejecutivos emplazándose previamente a los potenciales herederos, teniendo como estos a los determinados que se desconoce su domicilio y a los indeterminados, en caso de no comparecer dentro del término de quince (15) días de la publicación del aviso en uno de los periódicos de mayor circulación del lugar señalado por el funcionario ejecutor, se le deberá nombrar curador ad litem, con quien se efectuará la notificación y se continuará con el proceso coactivo, procedimiento especial que establece el inciso final del artículo 564 del CPC, para realizar la notificación de los títulos ejecutivos a los herederos del deudor.

No obstante en caso que comparezcan al proceso dichos herederos, tendrán los privilegios otorgados por la Ley de aceptación y repudiación de la herencia según el Código Civil; si por cualquier circunstancia se declara la herencia yacente, se notificarán los títulos ejecutivos al curador de la herencia yacente.

Si es necesario hacer la notificación personal a quien se halle en un lugar diferente al del funcionario ejecutor, se procederá de la manera establecida en el artículo 564 del CPC (en concordancia con el artículo 315 del CPC, modificado por el artículo 29 de la Ley 794 de 2003), que consagra un procedimiento especial para la notificación del mandamiento de pago en el proceso de jurisdicción coactiva, conforme a lo siguiente:

Para la notificación personal del mandamiento ejecutivo al deudor o a su representante o apoderado, se le citará por medio de comunicación enviada por conducto de empleado del despacho o por correo certificado a la última dirección registrada en la oficina de impuesto o declarada en el respectivo proceso de sucesión

A falta de la anterior, mediante aviso publicado en uno de los periódicos de mayor circulación del lugar, señalado por el juez.

Si el citado no se presenta al despacho del funcionario ejecutor a recibir la notificación personal dentro del término de quince (15) días a partir de la publicación del aviso, de la fecha de la certificación postal, o de la entrega del oficio, se le nombrará curador ad litem, con quien se seguirá el proceso hasta cuando aquél se presente.

En primer lugar, se debe hacer referencia al inciso 1 del artículo 315, modificado por el artículo 29 de la Ley 794 de 2003, que establece lo siguiente "...No obstante, en el caso en que la comunicación deba ser entregada en un lugar distinto al de la sede del juzgado (funcionario ejecutor), el término para comparecer será de diez (10) días; si fuere en el exterior, el término será de treinta (30) días..."

Por ser norma especial, el artículo 564 del CPC, que se encuentra dentro del capítulo VIII "Ejecución para el cobro de deudas fiscales", se debe entender que el término para comparecer en el caso que la comunicación deba ser entregada en lugar distingo al de la sede del funcionario ejecutor, es de quince (15) días y no de diez (10) días como se refiere el inciso 1 del artículo 315 del CPC.

En relación con el término para comparecer y efectuar la notificación personal en el caso en que el ejecutado se encuentre en el exterior, el artículo 315 del CPC establece que será de treinta (30) días.

En la misma forma se hará la citación para notificar los títulos ejecutivos a los herederos del deudor, en estos casos.

No obstante lo descrito en el artículo 315 del CPC, se debe entender que en casos especiales, a manera de ejemplo cuando deba notificarse providencias a las compañías aseguradoras que tienen determinado domicilio para efectos de notificaciones, se podrán realizar las notificaciones de las providencias en el proceso de jurisdicción coactiva, a través de despachos comisorios en virtud del artículo 568 del CPC, que establece que: "Cuando haya lugar a comisiones, los funcionarios investidos de jurisdicción coactiva deberán conferirlas de preferencia a otro empleado de la misma clase, de igual o inferior categoría, sin perjuicio de que puedan comisionar a los jueces municipales".

Por otra parte, el parágrafo del artículo 4 de la Resolución 5144 de 2000, dispone que cuando haya lugar a comisiones para la práctica de pruebas, por la conveniencia de las mismas en los casos autorizados en el artículo 181 del CPC y para otras diligencias que se deban surtir fuera de la sede del funcionario ejecutor, se debe aplicar en especial lo contemplado en el artículo 568 del CPC en concordancia con los artículos 31 y siguientes ibidem.

El parágrafo del artículo 31 del CPC, reformado por el artículo 8 de la Ley 794 de 2003, establece lo siguiente:

Parágrafo 1. En los procesos en que se decreten medidas cautelares que puedan practicarse como previas a la notificación del auto admisorio de la demanda o del mandamiento ejecutivo, cuando no esté notificado el demandado o faltare alguno de ellos por notificarse, a petición y costa de la parte actora y sin necesidad de que el juez lo ordene, se anexará a cada despacho comisorio destinado al secuestro de bienes, una copia del auto admisorio o del mandamiento de pago y de la demanda y sus anexos, para efectos de que el comisionado lleve a cabo la diligencia de notificación personal que también podrán adelantar los funcionarios mencionados en inciso 2 de este artículo. (La parte subrayada fue declarada inexequible por la sentencia C-798 de 2003) .

Este parágrafo es de relevante importancia en lo que corresponde al proceso de jurisdicción coactiva porque nos indica que, en el caso en que se practiquen medidas cautelares previas a la notificación del mandamiento ejecutivo, cosa que efectivamente ocurre en este proceso, si no se ha notificado al ejecutado o si falta uno de ellos, se anexará al despacho comisorio para el secuestro de bienes, la copia del mandamiento ejecutivo, caso en el cual el comisionado deberá también hacer la notificación personal del mandamiento de pago.

Es la forma subsidiaria de notificar toda clase de autos cuya notificación no se deba hacer personalmente. El estado es una lista que el secretario debe fijar en sitio visible del despacho, donde relaciona los autos con la designación del proceso en que se han dictado, su fecha, el cuaderno en que obran y el folio.

La sentencia que ordena seguir adelante la ejecución, cuando el ejecutado no propone excepciones, se notifica por estado (artículo 507 del CPC).

La inserción en el estado se hace pasado un día hábil de la fecha del auto, y queda ejecutoriada o en firme tres (3) días después, sin contar el día en que se notificó. Ejemplo: si el auto tiene fecha 13 (miércoles) se deja transcurrir el día 14 (jueves) y se hace la inserción el día 15 (viernes).

Haber transcurrido un día hábil desde la fecha en que se dictó el auto; vencido este día, se fija en lugar público de la secretaría de la dependencia de jurisdicción coactiva, durante un día, en un cuadro donde se anota:

Número del proceso; partes, (nombre del (los) ejecutado (s), fecha del auto; cuaderno donde se encuentra la providencia, fecha de fijación del estado; y firma del secretario).

Los estados se deben guardar en orden riguroso de fecha para su conservación en el archivo.

El secretario dejará constancia en la providencia de la notificación por estado.

En nuestro proceso no opera este tipo de notificación a excepción de la Resolución que falla las excepciones y ordena seguir adelante la ejecución (artículos 93 y 94 de la Ley 42 de 1993), por ser éste un acto administrativo; por tal razón, el mismo se debe notificar como lo establecen los artículos 44 y siguientes del CCA.

Es una manera especial de tener por notificada a una de las partes en el proceso y exige un requisito: una manifestación de que la parte conoce determinada providencia o que la mencione en escrito que lleve su firma, o verbalmente durante una audiencia o diligencia, caso en el cual se dejará constancia escrita en el acta respectiva.

Cuando el escrito en que se otorgue poder a un abogado se presente a la dependencia de jurisdicción coactiva, se entenderá surtida la notificación por conducta concluyente de todas las providencias que se hayan dictado, inclusive del mandamiento de pago, el día en que se notifique el auto que reconoce personería, a menos que la notificación se haya surtido con anterioridad.

Cuando se decrete la nulidad por indebida notificación de una providencia, ésta se entenderá surtida por conducta concluyente al día siguiente de la ejecutoria del auto que la decretó o de la notificación del auto de obedecimiento a lo resuelto por el superior.[7]

Por otra parte, es importante anotar que fuera de lo descrito en el Manual de Jurisdicción Coactiva citado anteriormente, existen otros aspectos que complementaremos a continuación que inciden en las funciones que le corresponden a la Secretaría Común y aclarando que ahora con la creación de las Secretarías Comunes, las citaciones para comparecer para realizar diligencias de notificaciones, se harán en dichas dependencias y no en las de Jurisdicción Coactiva.

Existe una notificación especial para la designación de Auxiliares de la Justicia, contemplada en el numeral 2 del artículo 9º de la Ley 794 de 2003, al mencionar la Aceptación del cargo, en la que se dice que todo nombramiento se notificará por telegrama enviado a la dirección que figure en la lista oficial, y en éste se indicará el día y hora de la diligencia a la cual deben concurrir. Copia debidamente sellada por la oficina de telégrafo respectiva, se agregará al expediente. Lo anterior, sin perjuicio de que dicha notificación se pueda realizar por otro medio más expedita, de lo cual deberá quedar constancia en el expediente. En la misma forma se hará cualquiera otra notificación.

Ahora con la introducción de la Ley 794 de 2003, se pueden presentar en casos excepcionales en el proceso de jurisdicción coactiva de notificaciones por aviso, en los casos contemplados para providencias que deban notificarse personalmente en el artículo 314 del CPC, que no sea el de la notificación del Mandamiento de Pago, que como ya se explicó tiene un tratamiento especial contemplado en el artículo 564 del CPC.

El artículo 32 de la Ley 794 de 2003, modificó el artículo 320 del CPC, como en el caso que se cite a un tercero, que luego de remitirle por parte del funcionario de la Secretaría Común, citación para comparecer a través del servicio postal autorizado por el Ministerio de Comunicaciones, y aquel no comparece a dicha dependencia, dentro de la oportunidad señalada y se tenga copia de la comunicación y la constancia de su entrega en el lugar de destino, el secretario, sin necesidad de auto que lo ordene, procederá en forma inmediata a practicar la notificación por aviso.

La notificación por aviso deberá expresar su fecha y la de la providencia que se notifica, el nombre de la dependencia que conoce del proceso, su naturaleza, el nombre de las partes y la advertencia de que la notificación se considerará surtida al finalizar el día siguiente al de la entrega del aviso en el lugar de destino. Cuando deba surtirse un traslado con entrega de copias, el notificado podrá retirarlas de la secretaría dentro de los tres días siguientes, vencidos los cuales comenzarán a correr el término respectivo.

El funcionario asignado de la Secretaría Común agregará al expediente copia del aviso acompañada de la constancia expedida por la empresa del servicio postal de haber sido entregado en la respectiva dirección.

Igualmente a través del correo electrónico, se podrá realizar notificaciones, como la notificación por aviso a las personas jurídicas de derecho privado con domicilio en Colombia, de acuerdo al último inciso del art. 320 del CPC citado anteriormente, en concordancia a lo descrito en el parágrafo del artículo 315 del CPC modificado por el artículo 29 de la Ley 794/2003, que dispuso que los comerciantes inscritos con el registro mercantil y las personas jurídicas de derecho privado domiciliadas en Colombia, deberán registrar en la cámara de comercio o en la oficina de registro correspondiente del lugar donde funcione su sede principal, sucursal o agencia, la dirección donde recibirán notificaciones judiciales. Con el mismo propósito deberán registrar, además, una dirección electrónica; si se registran varias direcciones, el trámite de la notificación podrá surtirse en cualquiera de ellas.

Para estos casos en el aviso se deberá fijar la firma digital del secretario, caso en el cual se presumirá que el destinatario ha recibido el aviso cuando el iniciador recepcione acuse de recibido. El secretario hará constar este hecho en el expediente y adjuntará una impresión del mensaje de datos. Así mismo conservará un archivo impreso de los avisos enviados por esta vía, hasta la terminación del proceso.

Hay que citar igualmente lo descrito en los parágrafos del artículo 320 del CPC, en cuanto le corresponde al Consejo Superior de la Judicatura implementar la creación de las firmas digitales certificadas; y por otra parte que el remitente deberá conservar una copia de los documentos enviados (E mails), la cual deberá ser cotejada y sellada por la empresa de servicio postal.

El artículo 327 del CPC, dispone que las medidas cautelares se cumplirán inmediatamente antes de la notificación a la parte contraria del auto que las decreta. Si fueren previas al proceso, es decir en el caso del proceso de jurisdicción coactiva en el que se decretan medidas cautelares previas al auto de mandamiento de pago, se entenderá que dicha parte queda notificada el día en que se apersona de aquél o actúe en ellas o firme la respectiva diligencia.

Los oficios y despachos para el cumplimiento de las mencionadas medidas solamente se entregarán a la parte interesada cuando se le haya notificado en auto de mandamiento de pago.

Por lo anterior es importante establecer que el auto que decreta las medidas cautelares previas al proceso debe hacerse por estado, así mismo cuando se decretan dentro del proceso, en los procesos ejecutivos que se adelantan en la justicia ordinaria, la notificación del auto que decreta medidas cautelares previas, se notifican para el ejecutante, quien es la persona interesada en que se de ese pronunciamiento, sin embargo como en el proceso de jurisdicción coactiva se es juez y parte (ejecutante), se utiliza la formalidad de la notificación por estado, para que el abogado sustanciador esté pendiente de realizar las diligencias pertinentes para perfeccionar el embargo en coordinación con el encargado de la Secretaría Común.

En cuanto a la notificación al ejecutado del auto que decreta la medida cautelar, el artículo citado establece que se entenderá cuando éste se apersona, esto se refiere cuando se da poder a un abogado para que lo represente en el proceso o cualquier otra solicitud que haga con relación a la medida cautelar o al proceso, por lo que la notificación se cumplirá con la fecha de radicación en la Secretaría Común del escrito; igualmente cuando se notifique del mandamiento de pago ya sea en la diligencia de secuestro o en la Secretaría Común, entraña igualmente la del auto que decreta la medida cautelar.

OFICIO CITACIÓN VERSIÓN LIBRE Y ESPONTÁNEA

Nombre y código de la dependencia

Fecha

Señor (a)

Nombre del presunto responsable

Cargo

Entidad destinataria

Ciudad destinataria

Asunto: citación exposición libre y espontánea

Sírvase comparecer a este Despacho ubicado en la Carrera 10 No. 17-18 piso 23 Torre de la Contraloría, de esta ciudad, el día ____ mes ____ año ____a las _______horas, para efectos de ser escuchado en versión libre y espontánea, dentro del Proceso de Responsabilidad Fiscal ____________, que se adelantan en la Gerencia Departamental del Chocó - Contraloría General de la República.

Se le hace saber el derecho que tiene a ser asistido por un abogado en el desarrollo de la diligencia.

Atentamente,

_______________________________

Firma Secretario (o Nombre del Comisionado)

C.C.: consecutivo y expediente

Nombre y código de la dependencia

Fecha

Señor (a)

Nombre del presunto responsable

Cargo

Entidad destinataria

Ciudad destinataria

Asunto: Citación para rendir declaración juramentada.

Sírvase comparecer a este Despacho ubicado en la Carrera 10 No. 17-18 piso 23 Torre de la Contraloría, de esta ciudad, el día ____ mes ____ año ____a las _______horas, con el objeto de rendir declaración juramentada, dentro del Proceso de Responsabilidad Fiscal __________, que se adelantan en la Gerencia Departamental del Chocó - Contraloría General de la República.

Atentamente,

______________________________

Firma Secretario (o Nombre del Comisionado)

C.C. Consecutivo y expediente

Nombre y código de la dependencia

Fecha

Señor (a)

Nombre del presunto responsable

Cargo

Entidad destinataria

Ciudad destinataria

Asunto: Citación notificación

Comedidamente solicito a usted presentarse a este Despacho ubicado en la carrera 10 No. 17-18 piso 23 Torre de la Contraloría, de esta ciudad, con el objeto de notificarse personalmente del Auto No._______ de fecha __________________, proferido por la Dirección de Investigaciones - Contraloría General de la República, dentro del Proceso de Responsabilidad Fiscal ________.

Transcurridos cinco (5) días hábiles a partir de la fecha de envío de la presente citación, se procederá a realizar la notificación por edicto si para esa fecha no se ha podido surtir la notificación personal.

Atentamente,

__________________________

Firma Secretario (o Nombre del Comisionado)

C.C. consecutivo y expediente

Nombre y código de la dependencia

Fecha

Señor (a)

Nombre del presunto responsable

Cargo

Entidad destinataria

Ciudad destinataria

Asunto: Comunicación.

Dando cumplimiento a lo ordenado por el despacho comisorio _____________, suscrito por la profesional asignada a la Secretaría Común ____________________, emanado de la Gerencia Departamental Valle del Cauca, me permito informarle que se profirió Auto de Apertura de la Indagación Preliminar fiscal No. ____________, que se va a adelantar las dependencias administrativas de ____________________________.

Anexo fotocopia del Auto en ____ folios.

Atentamente,

_____________________________

Firma Secretario (o Nombre del Comisionado)

C.C. consecutivo y expediente

CONTRALORÍA DELEGADA DE INVESTIGACIONES, JUICIOS FISCALES Y JURISDICCIÓN COACTIVA

SECRETARÍA COMÚN

ENTREGA COPIA DE AUTO

En Bogotá D.C., _______________, se presentó la doctor (a)________________, identificado (a) con la C.C. No. ___________ de ________ y T.P. _________ apoderada de_________________________ (se anexa poder general en ____ folios) con el fin de retirar copia del Auto de Imputación No. _____de fecha _______________, proferido dentro del Proceso de Responsabilidad Fiscal ____________, diligencias adelantadas en _____________________, contenido en _____ folios, lo anterior debido a que el edicto se desfijó el _________________.

Recibe

________________________

C.C.______________

Entrega

________________________

Funcionario Asignado Secretaría Común

82113 - SC

Bogotá, D. C.,

Una vez surtida las diligencias de notificación del Fallo No. _____ de fecha _____________ y el Auto Aclaratorio de fecha _____________ y dando cumplimiento al artículo tercero del fallo en mención y al Despacho Comisorio No. ______________, emanado de la Gerencia Departamental del Amazonas, recibido en ésta Secretaría el ___________ del mismo año con el radicado ______________ , cordialmente hago entrega del expediente del asunto, a fin de que se surta el grado de consulta.

El expediente está conformado así:

_____________________

Cordial saludo,

_________________________

Firma Secretario (o Nombre del Comisionado)

Anexo: Lo anunciado

C.C.: consecutivo

82113 SC

Bogotá, D. C.,

Una vez surtidas las diligencias de notificación del Auto de Archivo de fecha ________________, solicitadas por _______________________________ con oficio de fecha _________________ y de acuerdo a lo ordenado en al artículo cuarto del auto en mención, le hago entrega del mismo para que se surta el grado de consulta.

El expediente está conformado así:

_____________________

Cordial saludo,

______________________________

Firma Secretario (o Nombre del Comisionado)

Anexo: Lo anunciado

C.C.: consecutivo

82113 - SC

Bogotá, D. C.

Para su trámite correspondiente de manera atenta me permito enviarle el Despacho Comisorio del asunto.

Agradezco a usted atender la presente dándole prioridad y una vez surtidas las diligencias favor remitirlas a la calle 17 No. 9 - 82 piso 23 Contraloría Delegada de Investigaciones, Juicios Fiscales, Jurisdicción Coactiva y Dirección de Investigaciones Torre Contraloría, de esta ciudad.

Cordial saludo,

____________________________

Firma Secretario (o Nombre del Comisionado)

Anexo: Lo anunciado

C.C.: consecutivo

Al Gerente Departamental del Atlántico

Despacho Comisorio No. _______

Que de conformidad con los artículos 31 y 181 del Código de Procedimiento Civil se comisiona al Gerente Departamental del Atlántico, para que sirva ordenar a quien corresponda citar por correo certificado, y notificar personalmente o por Edicto, de acuerdo a lo estipulado en el Artículo 44 y 45 del Código Contencioso Administrativo, el contenido del Auto No. ______ de fecha ____________, proferido por la Contraloría Delegada de Investigaciones, Juicios Fiscales y Jurisdicción Coactiva Contraloría General de la República, dentro del Proceso de Responsabilidad Fiscal No. ________. A:

_________________________________________________________.

Inserto:

Una copia del auto de fecha ___________, en ____.

Dado en Bogotá D.C., a los ____________________.

Cúmplase

________________________________

Profesional Asignada Secretaria Común

C.C.: consecutivo y expediente

82113 - SC

Bogotá. D.C.

Doctor (a)

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Ministerio de Relaciones Exteriores

Bogotá D.C.

Asunto : Exhorto

Respetada Señora Ministra:

De la manera más atenta, me permito solicitar su colaboración para que a través del Consulado de Colombia en Washington, Estados Unidos de Norte América, se ubique y se le notifique al Coronel ____________________, identificado con la C.C. No. ______________ de _____________, del auto mediante el cual se vincula a unos presuntos implicados al proceso de responsabilidad fiscal No. ______, de fecha _________, diligencias adelantadas en el Comando del Ejército Nacional Batallón de Intendencia Las Juanas. Así mismo recibirle versión libre y espontánea.

Anexo fotocopia del oficio suscrito por el Doctor Eduardo Enrique Silva Lora, apoderado del Coronel, donde manifiesta que la dirección del Coronel Silva la tiene el consulado.

Cordial saludo,

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Firma Secretario (o Nombre del Comisionado)

Anexo: Formato exhorto en dos folios, copia del auto en 2 folios,

cuestionario de preguntas en dos folios y fotocopia del Expediente en 248 folios

Copia: Carpeta Consecutivo, Expediente

CONTRALORÍA DELEGADA DE INVESTIGACIONES,

Una vez cumplidos los requisitos exigidos en el artículo 62 del Código Contencioso Administrativo, el fallo con responsabilidad fiscal No. ______ de fecha ____________, proferido dentro del proceso de responsabilidad fiscal No. _________________________, ha adquirido firmeza y por lo tanto se encuentra debidamente ejecutoriado hoy __________ a las 5:00 p.m.

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Firma Secretario (o Nombre del Comisionado)

Bogotá D.C., a los ____________________se hizo presente en esta Secretaría el (a) Señor (a)_________________________________________________ identificado (a) con la cédula de ciudadanía número ____________________ de _______________ y T. P. No.__________ del C.S.J., Apoderado (a)_____________________________________, a efectos de notificarse personalmente del ________ No. ______________, de fecha ________ proferido dentro de las diligencias fiscales practicadas en las dependencias de ______________________________contenido en ______folios útiles, para lo cual se le entrega copia gratuita de la providencia, y se le informa que contra el presente no procede recurso alguno.

NOTIFICADO:________________________

DIRECCIÓN:_________________________

TELÉFONO:_________________________

NOTIFICADOR:_______________________

Bogotá D.C, a los _____________________se hizo presente en esta Secretaría el (a) Señor (a)____________________________________________________ identificado (a) con la cédula de ciudadanía número ________________ de ________________, y T. P. No.__________ del C.S.J., Apoderado (a)_________________________________________a efectos de notificarse personalmente del __________ No. __________ de fecha _______________, proferido dentro de las diligencias fiscales practicadas en las dependencias de _________________________________ , contenido en ______ folios útiles, para lo cual se le entrega copia gratuita y se le hace saber que contra el presente proceden _______________________ de conformidad con lo establecido en la providencia.

NOTIFICADO: _______________________

DIRECCIÓN: ________________________

TELÉFONO:_________________________

NOTIFICADOR:_______________________

Bogotá D.C, a los _____________________se hizo presente en esta Secretaría el (a) Señor (a)_________________________________________________ identificado (a) con la cédula de ciudadanía número ____________________ de _______________, y T. P. No.________ del C.S.J., Apoderado (a)_________________________________ _________ el contenido del AUTO No._____ DE IMPUTACION DEL PROCESO DE RESPONSABILIDAD FISCAL No. __________, de fecha ________________, diligencias practicadas en las dependencias de____________________________________________________ proferido por la ____________________________________________, contenido en _______ folios útiles, para lo cual se le entrega copia gratuita de la providencia, advirtiéndole que cuenta con el término de diez (10) días hábiles para que por escrito presente argumentos de defensa, solicite y aporte las pruebas que considere necesarias.

Igualmente, se le hace saber que el expediente del presente proceso se encuentra a disposición en esta Secretaría, durante el término aludido.

NOTIFICADO:_________________________

DIRECCIÓN:_________________________

TELÉFONO:_________________________

NOTIFICADOR:_______________________

Proceso de Responsabilidad Fiscal No: ___________

Entidad: ___________________________________

El (la) suscrito (a) funcionario (a) de la Contraloría Delegada de Investigaciones, Juicios Fiscales y Jurisdicción Coactiva de la Contraloría General de la República, con el objeto de dar cumplimiento a lo dispuesto en el artículo 45 del Código Contencioso Administrativo, procede a notificar por medio del presente Edicto a:__________________________________, del contenido de (Auto y/o fallo que se va a notificar No.)________________, de fecha ____________, proferida por _________________________________, quien no compareció a la citación enviada por correo certificado el _________________, el cual en su parte resolutiva señala:

RESUELVE:

(Entre comillas copiar textualmente el resuelve consignado en el Auto y/o Fallo que se notifica y el nombre de los que firman)

El presente Edicto se fija por el término de diez (10) días hábiles en lugar visible de esta Secretaría Común, a las 8:00 a.m, de hoy ___________de _______ (año).

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Firma

Secretario (o nombre del comisionado)

Siendo las 5:00 p.m, de hoy______________ de______________(año), se desfija el presente Edicto.

_____________________

Firma

Secretario (o nombre del comisionado)

PARA NOTIFICAR A LAS PERSONAS ENUNCIADAS SE FIJA EL PRESENTE ESTADO EN LUGAR VISIBLE DE ESTA SECRETARÍA COMÚN A LAS 8:00 a.m de hoy______________ de______________(año).

Firma

Secretario (o nombre del comisionado)

Y se desfija a las 5:00 p.m, del mismo día

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Firma

Secretario (o nombre del comisionado)

OFICIO DE CITACIÓN PARA NOTIFICAR MANDAMIENTO DE PAGO

Nombre y código de la dependencia

Fecha

Señor (a)

Nombre

Cargo

Entidad destinataria

Ciudad destinataria

Ref.: Proceso No. _______

Contra: ___________________________________.

Con carácter urgente, me permito solicitar a usted comparecer ante este Despacho, ubicado en la dirección carrera 10 No 17-18 piso 23 de Bogotá, dentro del término de quince (15) días contados a partir del recibo de la presente comunicación, con el fin de notificarle el auto de mandamiento de pago de fecha _____________________, proferido dentro del proceso por jurisdicción coactiva de la referencia.

En caso de comparecer dentro del término antes señalado, se procederá a nombrarle curador ad litem, con quien se continuará el trámite procesal hasta que comparezca de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 564 de la CPC.

Cordial saludo,

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Profesional Asignada Secretaria Común

C.C.: Consecutivo y Expediente

Contraloría General de la República

Secretaría Común

Con carácter urgente, se requiere la presencia en la Dirección de Jurisdicción Coactiva de la Contraloría General de la República, ubicada en la dirección carrera 10 No 17-18 piso 23 Edificio de la Contraloría de la ciudad de Bogotá, a la (s) persona (s) que a continuación se relacionan, con el objeto de realizar diligencia de notificación personal del mandamiento de pago de procesos que cursan en esta dependencia.

Nombre: _____________________

Cédula de ciudadanía y lugar de expedición: ____________________

Fecha del mandamiento de pago: ____________________

En caso de no presentarse dentro del término de quince (15) días, contados a partir de la fecha de la presente publicación, se procederá a nombrar curador ad litem, con quien se seguirá el proceso de cobro por jurisdicción coactiva hasta su comparecencia.Cordialmente,

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Profesional Asignada Secretaria Común

C.C.: Consecutivo y Expediente

CONTRALORÍA DELEGADA DE INVESTIGACIONES,

INVESTIGACIONES, JUICIOS FISCALES Y JURISDICCIÓN COACTIVA

SECRETARÍA COMÚN

En la ciudad de Bogotá D.C. a los ______________, notifiqué personalmente el contenido del auto de mandamiento de pago de fecha _____________ al (a) señor (a)_____________________________con C.C.______________ expedida en __________,en su calidad de ejecutado, a quien se le indicó que contra la presente providencia procede el recurso de reposición dentro de los tres (3) días siguientes a esta notificación; y para presentar excepciones dentro de los diez (10) días siguientes a la presente notificación.

Se hace entrega de una copia del auto notificado y una copia del Título Ejecutivo (s).

El notificado manifiesta

____________________________________________________________________________________________________________________________________

Dirección de la residencia: ___________________

Dirección oficina: _______________________

Teléfono: ________________

Firma: el notificado

C.C. No. ______________________

Firma: el notificador

En la ciudad de Bogotá a los _______________. notifique personalmente el contenido de la Resolución No. ____________ que falla excepciones y ordena seguir adelante la ejecución de fecha _______________ al señor _______________________, identificado con la cédula de ciudadanía No _______________ expedida en __________.

Se le advierte que contra la presente providencia procede el recurso de reposición el cual deberá interponerse ante ______________________________, dentro de los _______días

Hábiles siguientes contados a partir de esta notificación.

Se le hace entrega de una copia de la providencia notificada.

El notificado manifestó:___________________________________________________

Dirección de Oficina:__________________

Teléfono:_________________

Dirección Residencia:_______________________

Teléfono:___________________

El Notificado:________________________

El Notificador: _______________________

CONTRALORÍA DELEGADA DE INVESTIGACIONES,

INVESTIGACIONES, JUICIOS FISCALES Y JURISDICCIÓN COACTIVA

SECRETARÍA COMÚN

Compareció a este despacho el (a) doctor (a)_____________________________, quien exhibió la cédula de ciudadanía No. _______________ de ____________ y tarjeta profesional No. ______________del Consejo Superior de la Judicatura para presentar personalmente recurso de reposición o excepciones.

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Funcionaria Asignada Secretaria Común

Nombre y código de la dependencia

Fecha

Señor (a)

Nombre

Cargo

Entidad destinataria

Ciudad destinataria

Con carácter urgente, me permito solicitar a usted comparecer ante este Despacho, ubicado en la dirección carrera 10 No 17-18 piso 23 de Bogotá, dentro del término de quince (15) días contados a partir del recibo de la presente comunicación, con el fin de notificarle el auto de mandamiento de pago de fecha ______________, proferido dentro del proceso por jurisdicción coactiva de la referencia.

Si no comparece dentro del tiempo antes señalado, se procederá a nombrarle curador ad litem, con quien se continuará el trámite procesal hasta que comparezca de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 564 del CPC.

Cordial saludo,

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Profesional Asignado a la Secretaría Común

C.C. consecutivo y expediente

Nombre y código de la dependencia

Fecha

Señor (a)

Nombre del presunto responsable

Cargo

Entidad destinataria

Ciudad destinataria

Con carácter urgente se requiere que comparezca en la Secretaría Común de la Contraloría General de la República, ubicada en la carrera 10 No. 17 18 piso 23 de la Torre de la Contraloría, en esta ciudad, con el fin de recibir notificación personal del Auto de Mandamiento de Pago No.______ de fecha ________________.

En caso de no presentarse, se le nombrará Curador Ad-Litem, con quien se surtirá dicha notificación

Cordial Saludo,

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Profesional Asignada a la Secretaría Común

NOTAS DE PIE DE PÁGINA:

[1] Azula Camacho Manual de Derecho Procesal Tomo IV Procesos Ejecutivos Cuarta Edición Temis, pag. 80.

[2] Artículo 44 C.C.A. las demás decisiones que pongan termino a una actuación administrativa se notificará personalmente al interesado, o a su representante o apoderado.

Si la actuación se inicio por petición verbal, la notificación se podrá hacer de la misma manera.

Si no hay otro medio mas eficaz de informar al interesado, para hacer la notificación personal se le enviará por correo certificado una citación a la dirección que aquel haya anotado al intervenir por primera vez en la actuación o en la nueva que figure en comunicación hecha especialmente para tal propósito. La constancia de envió de la citación se anexara al expediente, el envió se hará dentro de los cinco (5) días siguientes a la expedición del acto.

No obstante, lo dispuesto en este artículo, los actos de inscripción realizados por las entidades encargadas de llevar los registros públicos se entenderán notificados el día en que se efectúe la correspondiente anotación. Al hacer la notificación personal se entregará al notificado copia íntegra, auténtica y gratuita de la decisión , si ésta es escrita . En la misma forma se harán las demás notificaciones previstas en la parte primera de este Código.

[3] Artículo 45 del C.C.A. si no se puede hacer la notificación personal al cabo de cinco (5) días del envió de la citación, se fijará por edicto en lugar público del respectivo despacho, por el termino de diez (10) días, con inserción de la parte resolutiva de la providencia.

[4] Artículo 48 del C.C.A. sin el lleno de los anteriores requisitos no se tendrá por hecha la notificación ni producirá efectos legales la decisión, a menos que la parte interesada, dándose por suficientemente enterada, convenga en ella o utilice en tiempo los recursos legales.

[5] Artículo 35 del C. P. C. Cuando la diligencia haya de practicarse en país extranjero, debe dirigirse exhorto al Ministerio de Relaciones Exteriores para que lo envíe el Cónsul de Colombia y, si fuere del caso, éste lo remita a la autoridad correspondiente del país de su destino. Si el Cónsul de Colombia debe practicar el despacho comisorio estará obligado a cuidar de su doligenciamiento.

[6] Artículo 183 del C.P.P. Cuando la notificación deba hacerse a quien se halle privado de la libertad en lugar diferente de aquél en que se adelante la instrucción o el juzgamiento, se comisionará a la autoridad encargada del establecimiento de reclusión..

[7] Javier Martínez García - Manual de Jurisdicción Coactiva Contraloría General de la República- Edición - 2005